サイボウズ Officeの基本情報を解説！気になるメリット・デメリットは？

中小企業の業務効率を向上させる「サイボウズ Office」の基本機能とメリット・デメリットを解説します

社内のデジタルトランスフォーメーション(DX)が進まず、従業員の業務環境が改善されない企業も多いのではないでしょうか。ツールを導入することで、従業員同士の情報共有や、業務効率を期待できます。

そこで、本記事では、中小企業向けのグループウェアである「サイボウズ Office」についてご紹介します。基本機能や、導入するメリット・デメリットについてまとめました。

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「サイボウズ Office」とは？

「サイボウズ Office」とは、ソフトウェアの開発を行っているサイボウズ株式会社のグループウェアです。1997年に発売して以降、累計導入数は69,000社を超えており、主に中小企業で使用されています。社内の業務効率の改善、コストカット、働きやすい環境作りなど幅広い目的に最適です。

サイボウズの基本情報

まずは、サイボウズ Officeの基本情報から把握しましょう。複数の機能を備えており、業務上のプロセスを改善できます。また、スマートフォン・タブレットにも対応しているため、外出中でも使用可能です。

さまざな機能を用意

・主な機能
スケジュール、ファイル管理、掲示板、メッセージ、メール、ワークフロー、報告書作成、電話メモ、プロジェクト、タイムカード

サイボウズ Officeは、多くの機能がパッケージ化されているのが嬉しいポイントです。従業員のスケジュール・メッセージ機能・社内掲示板・アドレス帳といった10種類以上の機能が揃っています。また、ログイン後のトップページには、その日の予定や自分宛の連絡事項などが掲載され、1日の業務スケジュールを立てるのに便利です。

スマートフォンからでも操作可能

パソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレットからの操作に対応しています。オフィスにいるときと同じようにアクセスできるため、移動・出張が多い営業社員にも使いやすいソフトウェアです。

また、専用のアプリ(iPhone・Andoroid対応)をダウンロードしておくことで、スケジュールの新規登録や、メッセージを受信したときにプッシュ通知を受け取れます。

充実したサポート体制

サイボウズ Officeは、電話・メール・専用フォームからの問い合わせに加え、対面式による導入相談も行っています。ユーザー専用サイトでは、使い方や新しい活用方法などを紹介しており、ITツールが苦手な方も安心です。

さらに、カスタマーサポートセンターは、「ヘルプデスク協会」から三つ星評価を受賞しており、丁寧な対応を受けられます。

サイボウズ Officeを導入するメリット

次に、サイボウズ Officeを導入するメリットをご紹介します。従業員のスケジュールや社内情報を把握しやすくなるほか、業務効率の改善に効果を期待できます。ほかにも、オフィス以外からでも業務を管理えきるようになるため、働き方改革の推進にも最適です。

社内の情報共有が便利になる

紙媒体によるスケジュール管理や、社内会議室の予約を行っていたことで、情報共有に課題を企業も多いのではないでしょうか。サイボウズ Officeでは、クラウド上で、従業員のスケジュールや会議室の予約などを行えます。情報共有がスムーズになるほか、時間的な節約にも効果的です。

業務効率の改善につながる

サイボウズ Officeを導入することで、従業員の業務効率改善につなげられます。たとえば、報告書作成機能を使用すれば、オフィスにいなくても、外出先から上司に書類を送れます。また、サイボウズ Office上で、ファイルやプロジェクトの進捗状況を一括で管理できるため、ほかのソフトウェアを導入する必要もありません。

さまざまな働き方を実現できる

さまざまな働き方を実現できるのも、サイボウズ Officeのメリットです。インターネット環境があれば、いつでもどこでもプラットフォームに接続できるため、オフィスにいなくても仕事をしやすい環境が整えられます。オフィス外からの業務が容易となり、テレワークやワーケーションなど新しい働き方を推進できます。

サイボウズ Officeのデメリット

一方で、サイボウズ Officeのデメリットに注意しましょう。月額制を採用しているため、毎月決まった固定費が発生します。また、買い切り型のパッケージ版も販売してますが、今後はクラウド版に一本化される予定です。

固定の維持費がかかる

サイボウズ Officeは月額料金制を採用しており、固定の維持費が発生します。従業員1人につき、月額500円(税抜)と価格はそこまで高くありませんが、規模の大きい企業だと負担に感じるかもしれません。一方、スタートアップ企業や中小企業といった従業員の人数が限られている企業の場合、安く利用できるのがメリットです。

パッケージ版が利用できなくなる

2021年3月現在、「クラウド版」と「パッケージ版」の2種類を展開していますが、2027年に、クラウド版に一本化される予定です。パッケージ版の方がランニングコストを削減できる点がメリットでしたが、サポート自体が終了してしまう点に気をつける必要があります。なお、パッケージ版のバージョン6以降を使用している場合、クラウド版へのデータ移行が可能です。

サイボウズ Officeの料金

最後に、サイボウズ Officeのクラウド版の料金をご紹介します。クラウド版に関しては、「スタンダードコース(月額税抜500円)」と、「プレミアムコース(月額税抜800円)」の2パターンをラインアップしています。プレミアムコースの方が、月額費用が300円高く設定されていますが、標準機能に加え、100種類以上のテンプレートを選び、カスタムアプリを作成できます。

まとめ

サイボウズ Officeは、企業全体の業務効率改善や、新しい働き方を実現できるソフトウェアです。これまで、従業員の負担となっていた業務をクラウド上で行えるようにすることで、働きやすい環境を整えられます。固定費がかかってしまいますが、日々の業務パフォーマンスを向上させたい企業の担当者の方は、導入を検討してみてください。

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