「御中」の正しい使い方は?「御中」と「様」の使い分けやメールでの取り扱い等を解説

創業手帳

ビジネスでの文書のやりとりで使用する「御中」正しく使えますか?他の敬称との違いや使い方について解説します。


ビジネスにおいて、取引き先や他の会社宛てに文書を送る時に使用する敬称が「御中」です。
「御中」を使用することは知っていても、他の敬称との使い分けを正確には知らないという人もいるのではないでしょうか。

正しい使い方を知っていなければ、ビジネスにおける常識を身に着けていないとみなされ、今後の仕事に影響を与えることもあるかもしれません。
今回は、「御中」の意味や使い分け、シーンごとの取扱い等について解説します。

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「御中」の意味について


「御中」という敬称は、そもそもどのような意味を持つのでしょうか。それをまず知ることで、正しい使い方を行う第一歩となります。
こちらでは、「御中」の持つ意味や使用するケース、封筒に記載する際の基本的な書き方について紹介します。

「御中」の意味とは

「御中」の御は、「御招待」や「御氏名」等のように、名刺の上に冠する尊敬語です。
御中の中とは、組織や団体等の中といった意味合いで、組織や団体を目上に上げた状態で中に連絡を取るイメージです。

つまり、「御中」とは組織や団体の中に属する人全体に対して尊敬の意を表すものであり、この意味合いから組織や団体そのものへの敬意を表する言葉となります。
このような理由から、「御中」は組織や団体宛てに文書等を送付するときに使われます。

「御中」はどのような時に使うか

「御中」を使用するのは、組織や団体=会社等の法人公的機関、学校や店舗等に文書を送付する時が主です。
また、他社の特定の部署に送付したい場合も、「御中」を使用します。
さらに、担当者の名前を知らないケースにおいても、組織や団体に宛てる「御中」は便利に使える敬称です。

「御中」は組織や団体にのみ使用するものであり、個人宛てに送付する場合には使いません。
個人の相手に「御中」と使うと、常識がないと見られてしまいます。

郵便物における「御中」の書き方


封筒やはがき等、郵便物の宛て名に「御中」を付けて送付する場合、書き方にも一定のマナーがあります。
これは、礼儀の意味合いのほかに見やすさも考慮されたものです。では、郵便物における「御中」の書き方をあげていきます。

会社名もしくは部署名等の後ろを空けて書く

会社名や部署名等、組織・団体名に「御中」を付けるとき、宛て名から少し空白を空けて書きます。また、文字の大きさは宛て名にそろえるようにします。
「御中」は「様」と同様に敬称であるため、小さく書いてしまうとその意味をなさなくなります。

「行」と書いてある郵便物では「行」を消す

先方から送られてくる郵便物で、返信用の封筒やはがきが同封されている場合、先方の組織・団体名の後ろに「行」と書かれていることがあります。
これは、先方が自分自身に敬称を使うことを避けるためです。

返信をする際はこちらからの尊敬の意を表すために、「行」に二重線を書いて消します。そして、その横にわかりやすく「御中」と記載します。

ちなみに、「行」を消すときに修正液等は使わないように注意しましょう。
修正液等で消した場合、先方の表記に誤りがあって、それをこちらが正したと取られてしまい、逆に失礼となるからです。

「係」の後に「御中」はどうつけるか

返信用封筒やはがきの宛て名の後ろに、「係」が付いていることもあります。
「係」も、組織や団体、特に会社内の担当部署に付けられることが多いです。
この場合、「係」は消さずに縦書きなら宛て名の下、横書きなら宛て名の横に「御中」を付けます。

「御中」と「様」の使い分け


「御中」と同様に、敬称として多く使用されるものが「様」です。
「御中」が組織・団体に使用するものであるなら、「様」はどのように使い分ければ良いのでしょうか。
こちらでは、「御中」と「様」の使い分けや、間違いやすいケースについてあげていきます。

「様」は特定の個人宛てに使用する

「様」は、特定の個人宛てに文書等を送る時に使用します。これは、組織や団体内に所属する個人の場合にも同様です。
特に、自分とやりとりをする人が決まっている場合には、宛て名を個人名とし「様」を付けます。

会社名と個人名を併せて書く時

組織や団体に属する人で、担当者がわかっている場合には「御中」は使わず、「組織名 個人名+様」の順に記載します。先方が役職付きの場合には、「組織名 部署名・役職名 個人名+様」の順で書くようにします。

このとき、個人名および部署名・個人名は会社名の横の行に記載し、会社名よりも大きく記載することで、宛て先が明確になりますし、失礼にもあたりません。

「御中」と「様」は併用しない

「御中」と「様」は、それぞれに付けるべき宛て名が異なりますが、この2つを併用することは避けましょう。
例えば、「組織名 部署名+御中 個人名+様」や「組織名+様+御中」等の使い方は行いません。

明確に個人宛てである場合には、「御中」ではなく「様」の方を選んで使います。
また、担当者等が個人であることがわかっている時に、組織や担当部署に「御中」を付けて送ると失礼と取られる場合もあります。
「様」を使うことを優先して「個人名+様」とするように意識してください。

個人名以外に「御中」ではなく「様」をつけるケース

上記のように、個人名には「御中」ではなく「様」を付けますが、個人名以外にも「様」を使用することがあります。

「ご担当者」の後につける時は

「様」を個人名以外に使うケースもあります。
例えば、組織名や担当部署がわかっていて、その中の特定の個人とやりとりしたいが名前がわからない場合等です。
この時は、組織名および部署名の後に「ご担当者様」と記載することができます。

前述したように、「御中」よりも「様」を優先させるのが基本的なマナーであるため、担当者等の名前がわからなくとも個人であることが明確である場合は、「ご担当者様」とするのがスマートです。
逆に、担当者等が個人ではなくチームである時、また誰に宛てて送ればいいかわからない時は「御中」を使用しても問題ではありません。

組織 名はわかるが個人名を知らない時は

組織名や役職名がわかっていて個人名を把握しておらず、その役職に就いているのが1名しかいないケースでは、例外的に「役職名+様」とすることも可能です。
また、町内会や自治会のような団体では、町内会長や自治会長は1名しか存在しないため、「町内会長様」「自治会長様」と使うことが容認されているケースもあります。

退職等の挨拶をする時は

文書にて、退職や新任等の挨拶を自社以外の組織・団体に送る時は、「御中」よりも「各位」「皆様」を使うのがスマートです。
これは、「御中」が組織・団体の中の不特定多数全体に宛てたものであるのに対し、「各位」「皆様」は組織内の1人1人すべてに宛てる意味合いを持つためです。

文書の中でも、特に挨拶状は丁寧に個人個人に送りたいものですが、個人を特定できない場合には「各位」「皆様」を使用すると誠意が伝わり、好印象を与えることができます。

メールで「御中」を使用する時は


郵便物ではなくメールで先方とやりとりする場合、「御中」の使い方は迷いどころです。オンラインでのやりとりが増えている昨今では、メールでのマナーも把握しておく必要があります。
以下では、メールにおける「御中」の使い方を説明します。

ccでメールを送る場合には

自社以外の組織にccでメールを送る場合は、基本的に「御中」で問題ありません。
ただし、それぞれに担当の個人名がわかっている時は、注意が必要です。
「御中」ではなく「様」を付けるのはもちろんのこと、宛先が複数名の場合、名前の並びは役職やキャリアが上の人から順に横並びにすることを意識しましょう。
また、ccで複数の会社の担当者に送りたい場合も、「御中」は使わない代わりに役職、キャリアが上の順から下に記載します。

件名で「〇〇御中」としない

メール送付の際に注意したいことは、件名に「組織名+御中」と記載しないことです。
「御中」を使用することは問題ではありませんが、先方は件名を見てメールの内容を判断し、処理の分類を行います。
そのため、件名には宛て先ではなくメールの内容を記載するべきです。

郵便物で送る文書の感覚では、最初に「組織名+御中」を書くイメージがあるため、件名にも「御中」を記載しがちです。
しかし、メールの取扱いに困るだけではなく、人によっては失礼と取ってしまう人もいるため、件名に宛て先を書かないように意識しましょう。

「御中」とその他の敬称の使い分け方はどうするか


文書のやりとりを行う場合、「御中」や「様」以外にも敬称が使用されることがあります。
それらは、いずれも使用するシーンが決まっており、「御中」や「様」とは明確な違いが存在します。では、「御中」とどのように使い分ければ良いのでしょうか。

「御中」と「各位」の使い方は迷いやすい

こちらでは、前述で少し触れた「各位」について説明します。
「各位」は、特定の1個人ではなく複数のカテゴリーの中の1人1人に宛てる意味合いを持ちます。
例えば、「関係者各位」「保護者各位」等、使われる範囲は広いものの、その中の誰かが読めば良いものではなく、それぞれの人に目を通してもらいたいときに使用します。
この点が、組織や団体全体に宛てる「御中」との大きな違いです。

また、「御中」は自社に対して使う敬称ではありませんが、「各位」は「従業員各位」のように社内での通達文書に使用されるケースも多いです。
そのため、「各位」は「御中」と比べて広い用途に使うことができる言葉です。

「各位」の使い方について

「各位」の具体的な使い方として、やはり敬称を二重で使用しない点があげられます。
例えば、「組織名+各位+御中」等、「御中」と併用することはできません。
また、「各位」は1人1人に宛てるものではありますが、「関係者様各位」「関係者各位の皆様」等、「様」と「各位」の併用も行わないのが通常です。

ただし、ここにも例外があり、「お客様」のように敬称を含め1つの単語として扱われている場合には、「お客様各位」と表現されることは容認されています。

「殿」の使用シーンも覚えておくと便利

「御中」「様」以外の敬称として、「殿」の使用方法も覚えておくと良いです。
「殿」も敬称の1つですが、基本的には目上から目下に対して使用するものであり、対外的なやりとりで使用すると、先方は「下に見られている」と考えてしまいます。
例えば、「組織名 代表取締役社長 個人名+殿」と使用してしまうと、とても失礼にあたるため注意が必要です。

また、「殿」の言い回しが堅苦しい印象を与えてしまうことから、一般的なビジネスの現場では淘汰されつつある敬称です。
「殿」がよく使用されるのは、自社の中で会社自体や目上の人から従業員個人に宛てた文書です。
そのため、対外的にはほぼ使わなくて良いと覚えておきましょう。

「御中」を英語で表記する時に使う表現


ビジネスをグローバル展開している場合、英語でのメールのやりとりは日常的です。
英語でも、日本ので「御中」にあたる単語が存在するため、知っておくと便利です。
以下では、「御中」の英語表記と使い方について説明します。

「御中」の英語表記には以下のようなものがある

「御中」を英語で表現するなら、以下のような言葉が使用されます。

「Dear」は「御中」と同義で使える

英語では、日本語のような敬称が存在しておらず、どのような人に対してもフラットに呼び合うのが通常です。
イメージとして友人等に使用することを思い浮かべる「Dear」は、「親愛なる」という意味合いから転じて、組織名の前に付けると「御中」もしくは「各位」の意味にできます。
さらに、個人名の前に付ければ「様」の役割も果たしてくれる便利な言葉です。

具体的な使い方としては、「営業部御中」としたい場合は「Dear Sales department:」、担当者の性別がわかっている場合は「Dear Mr.(Ms.) 個人名:」とします。

「For the attention of」でもOK

「Dear」の他に「御中」として使える英語表現には、「For the attention of」もあります。
「attention」が「注意・注目」の意味であり、「For the attention of」を直訳すると「~の注目を集める」となるため、「~宛て」の意味で使えます。

具体的な使い方は「For the attention of 会社名(部署名):」等です。「For the attention of Sales department:」で「営業部御中」となります。
また、さらに短縮して「Attention:」のみで使用されることもあります。

「ご担当者様」を英語表記にすると

日本語の表現としても複雑である「ご担当者様」も、英語で使える表現があります。
一般的には「Dear Sir or Madam:」がよく使われ、名前を把握していない特定の個人宛てとすることができます。
また、この表現は担当者の性別がわからないときにも有効です。

さらに、ビジネスの現場でかしこまった雰囲気を出したいときは「To whom it may concern:」を使うと良いかもしれません。
英語では少し堅い表現であることから、日本語に訳すと「関係者各位」等にも使える言葉です。

まとめ

「御中」の使い方は、特にビジネス初心者はいろいろと迷うところです。
「御中」とその他の敬称の使い分けは、就職活動の際に覚えることも多いですが、これから起業する人も色々な場面で使うので、改めて深く知っておくと良いでしょう。

特に、対外的なマナーがしっかりしているという印象を与えることができれば、会社自体の信用度も上がるはずです。
「御中」を正しく使い、先方に失礼の内容に対応しましょう。

創業手帳冊子版では、ビジネスにおける敬称の使い方や文書、メールのマナーについても詳しく解説しています。常識ある取り引きを行うためにも、ぜひ参考になさってください。

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(編集:創業手帳編集部)

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