オンライン商談ツールおすすめを紹介|商談に特化しているからZoomやSkypeとは使いやすさが違う

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オンライン商談ツールのメリットとデメリットを解説!機能満載・安全性の高いサービスを選んで事業の拡大・安定を目指す

オンライン商談ツールは、ビジネスで使える便利なシステムです。オンライン商談ツールを使うことでコスト削減や快適な商談環境の確保が叶いやすくなります。

無料で使えるチャットツール、Zoomやスカイプとは違ったメリットが多く、商談をスムーズに進めるためのサービスが充実しているのが特徴です。
オンライン商談ツールを検討している企業はその特徴を理解し、正しいツールを選びましょう。

無料チャットではなく商談特化型ツールを選ぶ理由とは


オンライン商談ツールとは、インターネットを利用した取引先との通信システムです。近年無料のZoomなどのチャットツールも豊富にあり、これらの無料ツールで代用できるならそれでいいのではないかと思われがちですが、オンライン商談ツールにはZoomなど通常の会議ツールと違った特徴があります。

わざわざ有料の商談特化型を選ぶ理由は何か、商談特化型ツールの特徴と魅力を紹介します。

商談に役立つ機能が豊富

商談に特化したオンライン商談ツールには独自の機能が豊富です。
無料のチャットツールにはない商談に特化した機能があり、それらの機能によってより効果的な商談を進めることができるようになります。

オンライン商談ツールには取引先とのやり取りをよりスムーズにするための機能、取引先を管理するための機能などもあり、商談シーン以外でも便利です。

喋れればいいわけではない

ビジネスにおいて無料チャットツールではなくあえて商談特化型の有料ツールを使うわけには、商談の重要性があります。
無料チャットツールでもただのおしゃべりならできますが、商談はただ喋ればいいというわけではありません。

顧客への理解を深め、さらに顧客からの理解と満足を得ることが重要です。商談特化型のツールにはそうした顧客との関係を深めるための機能が豊富で無料ツールとは違った利便性があります。

安全性セキュリティが強固

オンライン商談ツールは無料のチャットツールとは異なり、セキュリティ面にもこだわったツールが豊富です。
商談では外部に漏らすことのできない情報のやり取りも行われます 。そのため安全性の低い チャットツールでは不安があります。

オンライン商談ツールであれば、 より強固なセキュリティ安全対策を行ったサービスも多いため、安心して利用することができるでしょう。

音声品質が安定

一般的にオンライン商談ツールは無料のチャットツールよりも高音質で、まるで直接会って話をしているような会話が可能です。臨場感あふれるやり取りで商談も進みやすくなるでしょう。

またそれぞれのサービスで独自の通信技術を持ち、音声の途切れや遅延なども回避できるツールが豊富です。
複数の拠点での接続や低帯域の環境下でも安定して商談が進められます。

音声の悪さや通信環境の悪さはストレスとなり、商談の妨げとなる可能性も高いものです。そのため、 コストをかけてでも音声と通信環境を整えることが求められます。

オンライン商談ツール無料チャット・web会議との違い


オンライン商談ツールと無料チャットやWeb会議との具体的な違いについて紹介します。 サービスの仕組みやコスト、アプリの必要性など、それぞれに違いがあり、使い勝手を左右します。

オンライン商談ツールにも使いにくい面はありますが、その面も含めて違いを把握し導入を検討することが大切です。

電話回線を使用する

オンライン商談ツールは無料チャットとは異なり、基本的に電話による通話を前提としています。
そのため、無料チャットやWeb会議とは違い、一対一のやり取りが基本です。(複数人数を対応する機能を持つサービスもあります)

音声の安定性が高くなり、音声の遅延や劣化もありません。オンライン商談ツールでは、取引先と通話をしながらパソコンやスマートフォンなどの画面を見て商談を行う仕組みです。画面ではお互いの顔や 資料を見ながら商談を進めます。

初期費用と月額費用がかかる

オンライン商談ツールは基本的に初期費用と月額費用がかかります。無料のチャットツールなどではない、オンライン商談ツールのみのデメリットといえるでしょう。

ただし有料だからこそ得られるセキュリティの安全性や高い機能性があります。またオンライン商談ツールのおかげで、遠方の取引先との商談に交通費や宿泊費などがかからなくなり、営業資料の印刷費用などもカットすることが可能です。

オンライン商談ツールにかかるコストが気になる方は、対面での営業にかかる費用と比較検討してみましょう。

アプリのインストールが不要

オンライン商談ツールは基本的に特定のアプリのインストールをする必要がありません。無料チャットツールやWeb会議などでは大体アプリのインストールが必要なことが多くなります。
アプリのインストールを求められるサービスでは顧客の理解が得られないことも多いものです。

ところがオンライン商談ツールであれば、自社も取引先も双方がアプリのインストールを必要としないので、利用を進めやすくなります。
またもちろん商談を行う相手である顧客には、商談ツールのコストは発生しません。

オンライン商談ツールの機能


オンライン商談ツールと無料のチャットツールの違いがわかったところで、オンライン商談ツールの具体的な機能について解説します。

オンライン商談ツールの機能は、商談の目的に合わせて作られているものです。
商談特化型のツールとして、その目的を果たすために以下のような機能があります。

トークスクリプト表示機能

オンライン商談ツールの機能にはトークスクリプト表示というものがあります。トークスクリプトとは営業のための台本のようなものです。
オンライン商談ツールでは、トークスクリプトを自社側のパソコン画面のみに映し出すことができます。

これによって未熟な営業マンでも効果的な営業を行うことができ、成約率の向上につながります。顧客側の画面にはトークスクリプトは映し出されません。

対面の商談ではできない機能であり、オンライン商談ツールだからこそのメリットです。上司にアドバイスを求めながら商談を進めることもできます。

商談相手との資料共有機能

オンライン商談ツールでは資料を共有機能によって、商談相手と簡単に資料の共有ができ商談の質を高めることができます。
資料共有機能では、自在に商談相手の画面上に見せたい資料を表示させることが可能です。

PDF、Word、Excel、PowerPointなどのファイルが利用でき、ダウンロードやアップロードもできます。

自動音声テキスト化機能

自動音声テキスト化機能も、オンライン商談ツールの特徴のひとつです。
無料のチャットツールなどにはない機能で、これによって商談相手とのやり取りを自動でテキスト化することができます。
録音や文字起こしなど議事録の作成をする必要がなくなり、商談後の手間を省く事が可能です。

またテキスト化によって商談の記録を残すことで商談相手との言った言わないのトラブルを避けることもできます。
商談内容をより具体的に見直すこともでき、今後の継続的なやり取りで重複した内容を話す無駄も省けます。

時間無制限

無料のチャットツールでは、利用できる時間に制限があったり、制限時間をオーバーすると有料になったりすることがあります。
そのため大切な話をする時には時間が気になって使い勝手が良くありません。
ところがオンライン商談ツールでは、有料にはなりますが時間に制限なく利用することができるので、落ち着いて商談を進めることが可能です。

Web上での名刺交換

オンライン商談ツールではインターネット上での名刺交換が可能なサービスもあります。 オンライン名刺交換は、名刺情報のデータ化や社内での共有化がしやすく、紙よりも多くの情報を掲載できる為、商談相手への情報提供量も増やすことが可能です。

受け取った名刺データは 別のツールと連動させて活用することもできます。紙とは違い、保管状態や保管場所のスペースを気にする必要もありません。

オンライン名刺交換をメインにできれば、紙の名刺の印刷代の削減にもつながります。またオンライン名刺であれば、名刺を切らしてしまうリスクもありません。

商談時間や活動状況の確認

オンライン商談ツールではそれぞれの顧客に対する商談時間や活動状況のデータをシステム上に保存、管理することができます。
顧客への接触頻度などそれぞれの顧客への対応を常に監視しておくことで、次のアプローチに活かすことも可能です。

在宅勤務をはじめとしたテレワークの増加により、管理者の部下の営業活動の把握も難しくなってきています。

また、部下から上司への報告漏れや報告ミスなども起こりがちです。しかし商談の履歴など商談状況を管理できれば、責任者や管理者がもれなく状況を把握することができるでしょう。

オンライン商談ツールを選ぶポイント


LINE 商談ツールを選ぶポイントとしては便利な機能面も重要ですが、 それ以外にも押さえておきたいポイントがあります。比較検討の材料として重視したい三つのポイントについて紹介します。

料金

オンライン商談ツールは基本的に有料のサービスです。そのため導入にあたっては月額料金や初期費用の比較が必要です。
また料金体系も異なる場合があるので、自社の利用に合っているかどうかの確認が必要となります。

オンライン商談2の料金体系は主に利用するアカウント数、同時接続の件数、商談の件数などが基準になっています。社員の人数や動きなどに合わせてツールのコストパフォーマンスの高さを比較しましょう。

セキュリティ

有料のオンライン商談ツールは無料のチャットツールよりもセキュリティ面の安全性は高くなっています。しかし、導入するタイミングではツールにどのようなセキュリティ機能が備わっているのか確認することが必要です。

通信や送信ファイルの暗号化、 ISO27001やISMS認証の取得状況などを見て、各社のセキュリティレベルを比較しましょう。

動作環境

オンライン商談ツールでは顧客側の環境には特定の条件はありませんが、商談ツールを導入する側に対しては特定の動作環境が必要なこともあります。
OSやブラウザの種類に条件がある場合、自社の環境と比較して導入が可能かどうか検討することが必要です。

またサービスによっては3拠点以上で接続ができない場合、海外とは通話できない場合もあります。
動作環境の問題はサービスや機能のバリエーション以前の問題なのではじめに確認することが必要です。

おすすめのオンライン商談ツール7つ


おすすめのオンライン商談ツールを紹介します。それぞれの魅力や導入の仕方などを確認し、導入の参考にしてください。

【商談ツール早見表】

料金 実績 機能 導入サポート
『bellFace』 ダウンロード申し込みが必要 2,000社以上が正規契約 オンラインの自己紹介機能
ビューティーモード(美肌&痩身(横幅10%圧縮)
シンクロプレゼンテーション
(お互いのマウス位置が分かる)
資料のチーム共有
トークスクリプト表示
同時編集のメモ帳
専任のコンサル担当が初期導入を支援
『B-ROOM』 1ルーム月額35,000円 リリース半年で500社 4拠点接続
Web上での名刺交換
デスクトップ共有
プレゼンモード
トークスクリプト
資料の受け渡し
ステルスメモ
音声自動議事録
チャット機能
自動リマインドメール
削減コストの自動計算
SSLにより暗号化
など
テクニカルサポートチームが、スムーズな導入と運用をサポート
『meet in』 問い合わせが必要 約2,000社が利用 資料・画面共有
契約書捺印
複数人接続
名刺表示
チャット
オンラインサポートあり
『ONTALK』 月額28,000円 Web会議、セミナー活動、ヘルプデスクなど幅広く導入 資料共有自動音声議事録
テキストチャット
外部ユーザー招待
セミナー配信機能
セキュリティマネジメントシステムのISO27001(ISMS)の認証
ユーザー・グループ管理
無料トライアルあり
『WEBセールス・オフィス』 資料ダウンロードにて 中堅大手1,300サイトで導入 直感的に活用できるUI
使った分だけの月額費用
ecbeingの堅牢なセキュリティ
『VCRM』 初期費用98,000円
月額費用36,000円/4ルーム
ホームページに事例 音声通話
最大10人までの同時接続
事前URL発行可能
ユーザー登録数無制限
無料トライアルあり
『RemoteOperator Sales』 10,000円(税抜)/ 1ライセンス ホームページに事例 基本機能に加え、iPadでも利用可能 オンライン上で体験可能
サービス契約期間中専用サイトや専用電話・メールでのサポート

『bellFace』の魅力と導入方法

『bellFace』は、大手企業をはじめとした2,000社以上が正規契約しているオンライン商談ツールです。
事前準備は不要で、ブラウザの制限もありません。軽い商談から本格的なものまで、自由に活用できます。
商談相手はインターネットから簡単に入れます。

『B-ROOM』の魅力と導入方法

『B-ROOM』は、リリース半年で500社の導入実績を達成したオンライン商談ツールです。
URL接続とワンタイムパスワード接続の2つの接続方法が選べて、メールでのやり取りを行っていない新規顧客とも繋がりやすくなっています。

1つの商談ルームに入れるのは最大4名です。WEBで申し込みを行うと、ログインURLとパスワードが発行され、利用がスタートできます。

『meet in』の魅力と導入方法

『meet in』は、URLを作成するだけでいつでもどこでも接続スタートできるオンライン商談ツールです。
テレワーク向けとして有料のパソコンレンタルサービスもあります。

『ONTALK』の魅力と導入方法

『ONTALK』は、商談だけでなくオンライン会議が可能です。月額料金は業界最安級933円~(1日あたり)となっています。
オンライン商談システムとしては、業界最安級価格です。

『WEBセールス・オフィス』の魅力と導入方法

『WEBセールス・オフィス』は豊富なリソースとノウハウにより、独自業務機能のカスタマイズや連携も可能なツールです。
サブスクリプション型ツールとして、使った分だけしかコストがかかりません。

『VCRM』の魅力と導入方法

『VCRM』は、ユーザー登録数無制限でルーム数による課金制を採っているツールです。会議や採用面接などさまざまなビジネスシーンに対応できます。

『RemoteOperator Sales』の魅力と導入方法

『RemoteOperator Sales』はテレワークでの利用にも適したオンライン商談ツールです。iPadでの利用もできるため、より自由な環境で営業活動ができます。
初期費用ゼロ円、1ライセンス月額1万円という分かりやすい料金システムです。

まとめ

オンライン商談ツールは、無料チャットや会議ツールとは異なり、安全な環境で快適に商談を進めるために役立ちます。
無料チャットや会議ツールよりも商談に特化しているため、これまで無料チャットなどをビジネスシーンで使用していた企業も検討してみましょう。

オンライン商談ツールを利用すると、これまで対面でできたことはもちろん、対面商談ではできなかったことまで可能になります。新人営業マンの商談をサポートする機能や顧客データを管理しやすくする機能など、活用することで営業活動がもっと活発になるでしょう。

創業手帳(冊子版)は、販路拡大やオフィスツールなど起業後に必要な情報を掲載しています。起業間もない時期のサポートにぜひお役立てください。

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(編集:創業手帳編集部)

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