法人登記とは? 登記に必要な12の書類から申請方法の手順まで解説!

創業手帳

提出が必要な書類を見極めて準備しよう!


会社設立や法人設立時の法人登記に必要な書類は、全部で12種類。一見、多く感じられますが、場合によっては不要な書類もありますから、実際に準備すべきものはもう少し減るかもしれません。今回は、会社設立や法人設立時の法人登記に必要な書類について、詳しく解説していきます。

法人設立後も必要な手続きがあります。それは、税務関係の手続きです。具体的には、“法人設立届出書”、“給与支払事務所等の開設届出書”、“青色申告の承認申告書”の3つです。冊子版の創業手帳(無料)では、これら3つの書類についてわかりやすく解説していますので、法人設立後の参考にしてください。また、創業手帳では法人登記後の設立の流れもまとめてあります。

法人登記とは


法人登記とは、会社に関する事項を法務局に登録し開示できるようにすることです。会社の情報は、一般に公開され、安全に取引できることを目的とし、法人登記は法律で義務付けられています。開示内容は、例えば次のようなものです。
・商号(社名)
・本社所在地
・代表者の氏名と住所
・事業の目的

設立方法は、「発起設立」と「募集設立」の2種類です。多くは、手続きが簡単な、発起人設立が利用されています。募集設立だと、会社に出資する株主の募集から始めなければなりません。まずは、発起設立か募集設立かを決めましょう。

ここでは、主に発起設立について解説していきます。

設立に必要な手順

会社を設立すると決めたら、法人登記する前に決めることがあります。

会社概要を決める

会社概要は、次のようなものです。登記場所である法務局の管轄は地域ごとに異なるため、本店所在地を決めなければなりません。
・商号(社名)
・本店所在地
・発起人
・取締役
・取締役会と監査役の有無
・事業目的
・資本金
・事業年度

類似の商号や事業目的の適否を確認

類似商号とは、同じ市区町村内に同じ名前の会社があることです。現行の会社法が施行される前に、旧商法で登記できない決まりがありましたが、すでに「類似商号制度」は廃止されました。ただし、会社法により現在でも、同じ場所で同じ名前の会社を登記することはできません。

同一の場所と名前の会社を登記できないのは、誤認の恐れがあるためです。場合によっては、相手方から差止請求される恐れがあります。また不正競争防止法に違反すると、賠償問題に発展する可能性があります。類似商号は、法務局で事前に調べておきましょう。

また、事業目的は定款に記載する項目です。違法性がなく、利益を上げられるのか、誰が見ても目的がわかるよう明確にしなければなりません。いい加減な事業目的では、許可が下りない恐れがあります。

法人用ハンコの作成

会社設立の際には、会社の「法人実印」が必要です。法人実印は、印鑑登録した印鑑と同様に、法的効力を持ちます。合わせて、会社銀行印・会社角印・会社認印・ゴム印も作成すると良いでしょう。法人実印は、法務局へ登録します。

印鑑証明の取得

会社設立や法人設立手続きの必要書類として、印鑑証明書があります。用意するのは、発起人と取締役全員分です。取締役会を置くなら、代表取締役の印鑑証明書のみで手続きできます。

また、法人印鑑の登録の際に、印鑑提出者の印鑑証明書が必要です。同じ人が登記申請に行くなら、1枚の印鑑証明書で対応できます。印鑑証明書の下部にある「登記申請書に添付のものを援用する」という項目にチェックを入れてください。

定款の作成・認証

定款とは、会社の根本規則のことです。会社設立や法人設立の際には、必要書類として発起人が定款を作成します。記載内容は、「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3つです。他の項目に決まりはありませんが、絶対的記載事項がないと定款は無効になります。

【絶対的記載事項】
・事業目的
・商号
・本店の所在地
・設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
・発起人の氏名または名称と住所

【相対的記載事項】
・現物出資の内容
・株式の譲渡制限
・取締役の任期
・株券の発行
・株式総会招集通知の期間短縮
・財産引受の内容

【任意的記載事項】
・会社の事業年度
・取締役の人数
・役員報酬の計算方法
・株式総会開催時のルール
・会社の経営理念など

なお、定款の認証は、公証役場で行います。手続きには、5万円の認証費用と謄本交付手数料1枚につき250円が必要です。

資本金の支払い

定款の認証を終えたら、資本金を銀行口座に振り込みます。会社名義の銀行口座は設立後でないと作成できないため、振り込み先は発起人の個人口座です。

資本金を振り込んだら、「払込証明書」を作成します。銀行通帳の表紙・裏表紙・出資金の入金が記帳されたページのコピーを取ります。さらに法人実印を押し、修正できるよう捨印を押しておきましょう。

法人登記に必要な12種類の書類一覧

会社設立や法人設立時の法人登記に必要な書類は、以下の12種類です。

  • 登記申請書
  • 定款
  • 発起人の同意書
  • 代表取締役を選定したことを証する書面(5.があれば不要)
  • 代表取締役、取締役、監査役の就任承諾書
  • 代表取締役の印鑑証明書
  • 取締役、監査役の本人確認証明書
  • 設立時取締役及び設立時監査役の調査報告書及びその附属書類
  • 払込みを証する書面
  • 資本金の額の計上に関する設立時代表取締役の証明書
  • 委任状
  • 印鑑届出書

一見すると、必要書類が多く大変そうに感じるかもしれません。しかし、中には特定の場合にだけ必要で、該当しない場合には準備不要の書類もあります。

それぞれの書類については後ほど詳しく解説しますので、必要かどうかを見極めて、効率的に登記準備を進めましょう。

さらに、用意すべき書類以外にも、法人登記を申請する前に決めておくべきことがいくつかあります。これについては次の章で解説しますので、気になる方は先に「法人登記までの流れ」をチェックしてみてください。

それでは法人登記に必要な書類について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.登記申請書

法人登記に一番大切な書類が、「登記申請書」です。
法務省のホームページより、記載例やテンプレートがダウンロードできます。

法務省「商業・法人登記の申請書様式」

記載が必要な項目は、以下の8項目です。

  • 会社名(商号)
  • 本店の所在地
  • 登記の事由
  • 登記すべき事項
  • 課税標準金額
  • 登録免許税
  • 添付書類一覧
  • 収入印紙貼付台紙

登記申請書が複数ページにわたる場合は、各ページのつづり目に契印が必要です。
使用する印鑑は、「印鑑届出書」で登記所に登録する(法人登記と同じタイミングでよい)代表取締役の印鑑です。間違えないように気をつけましょう。

2.定款

会社登記手続きには、事前に公証人に承認された「定款」の添付が必要です。

「定款」とは、会社設立や法人設立時に必要書類として必ず作成するもので、会社の事業目的、構成員など様々な項目で成り立つ、会社の基本的な規則が記載された文書のことです。

会社を設立する際には必ず作成が必要なので、あらかじめ用意しておきましょう。なお、合同会社は定款認証の必要はありません。

詳しい作成方法は以下の記事で解説しています。参考にしてみてください。

【設立登記の基本】知っておきたい登記実務・定款作成方法まとめ

3.発起人の同意書

「発起人」とは、会社設立の際、資本金の出資、定款の作成など会社設立の手続きを行う人のことです。発起人の同意書は、以下の項目が定款で定められていない場合に必要です。

  • 発起人が割当を受けるべき株式数と発起人が払い込むべき金額
  • 株式発行事項または発行可能株式総数の内容
  • 資本金、資本準備金の額

作成が必要な場合は、無料で利用できるテンプレートを使うと便利です。

4.代表取締役を選定したことを証する書面

代表取締役を選んだことがわかる書類のことを指します。

少数人で会社を設立する場合、口頭での話し合いで代表取締役が決まることが多くありますが、「代表取締役をあの人に頼もう」と決まったことを、書面に残すためのものです。

この書類は、次に説明する「就任承諾書」と兼用することが多くあります。

5.代表取締役、取締役、監査役の就任承諾書

代表取締役、取締役、監査役の就任承諾書とは、その名のとおり、選任されたことを承諾する旨の記載をした書類です。

代表取締役の場合、前述した「代表取締役を選定したことを証する書面」と兼用するために、「○○が選任され、それを○○は承諾した」という記載がされることが多くあります。

6.代表取締役の印鑑証明書

代表取締役の就任承諾書に押した、個人の印鑑の印鑑証明を用意します。発行から3か月以内の印鑑証明書が必要なので、期限切れに注意しましょう。

取締役が複数いる場合には、業務全般の意思決定をするための組織として取締役会というのを設置することが多いのですが、それがない場合は、取締役全員の印鑑証明書が必要です。同じく期限が切れていないか確認するようにしてください。

取締役会については詳しくは下記記事をご覧ください

取締役会とは|いつ、どこで、誰が、何を決める?メリットや注意点も併せて解説します。

また、会社設立時には、準備しておいたほうがよい3つの法人印鑑があります。印鑑証明で必要とするのは、会社名と代表者の役職が記された実印です。このほかに、銀行印と、日常的に使う角印が必要となります。冊子版の創業手帳では、この法人印鑑についてわかりやすく解説しています。また、併せて契約書の基本についても解説しています。

7.取締役、監査役の本人確認証明書

「取締役、監査役の本人確認証明書」は、取締役、監査役の印鑑証明を添付しない場合に必要です。

本人確認証明書には、以下のような書類を使用できます。

  • 住民票記載事項証明書(住民票の写し※個人番号が記載されていないもの)
  • 戸籍の附票
  • 住基カード(住所が記載されているもの)
  • 運転免許証等のコピー
  • マイナンバーカードの表面のコピー

上記のうちいずれかのもので、本人確認をとることが出来ます。

住基カード、運転免許証のコピーについては、裏面もコピーする必要があります。その際、本人が「原本と相違がない」と記載し、記名、押印も必要です。

マイナンバーカードの表面のコピーについても、本人が「原本と相違がない」と記載し、記名、押印が必要です。ちなみに、個人番号の「通知カード」は、本人確認証明書として使えません。

いずれの書類も、複数ページにわたる場合は、綴じたあと契印を忘れずにおこないましょう。

8.設立時取締役及び設立時監査役の調査報告書及びその附属書類

定款で「変態設立事項に関する事項」が定められている場合に必要な書類です。
定款に記載された内容に相違がないことを調査し、報告書にまとめたものをさします。複数ページにわたる場合は契印が必要です。

9.払込みを証する書面

「払込みを証する書面」とは、資本金の振込を証明する書類のことをいいます。

  • 通帳の表紙のコピー
  • 通帳の1ページ目(口座番号・名義などの情報が載っているページ)のコピー
  • 通帳の振込が確認できるページのコピー

上記4つを印刷し、綴じます。それぞれのページに契印するのを忘れずにしましょう。

資本金の払込みは、原則は定款認証後とされています。そして資本金の払込みから2週間以内に登記申請をします。

10.資本金の額の計上に関する設立時代表取締役の証明書

資本金として出資されるものが、金銭だけの場合は作成不要です。

土地や建物など、お金以外のものによる「現物出資」がある場合には作成します。法務省の記載例の中に作成例が載っていますので、必要な場合には利用しましょう。

11.委任状

委任状は、司法書士など代理人に申請を委任した場合のみ必要です。

12.印鑑届出書

印鑑届出書は、会社の実印を法務局に届けるための書類です。
テンプレートが法務省のホームページに載っているので、ダウンロードして使用します。

法務省「商業・法人登記の申請書様式」※【第8 印鑑届書】の章にあります。

法人登記までの流れ

これまで解説してきた書類の準備はもちろんですが、法人登記までにやるべきことはほかにもあります。法人登記は、以下のようなステップで進めましょう。

法人登記の5ステップ
  • 1.基本事項の決定
  • 2.定款作成・定款認証
  • 3.資本金の払込み
  • 4.登記書類作成
  • 5.登記申請

会社名(商号)の決定や印鑑の作成、資本金額の決定など、決めることはたくさんあります。

また定款を作成する際には、必ず記載するべき「絶対的記載事項」の記載が必要です。記載がないと定款全体が無効になってしまうため、慌てて作成するようなことは避けた方がいいでしょう。

法人登記の申請方法

法人登記の申請場所は、会社本店所在地の管轄する法務局です。法務局の窓口に必要書類を持参し申請します。郵送やオンラインでもできますが、書類に不備があると再提出しなければなりません。

法人登記の完了後に行うこと

法人登記が完了したら、「登記事項証明書」と「印鑑証明書」を取得します。登記事項証明書は、法人口座開設や税務署への届け出に必要です。法務局で取得するか、オンラインで入手しましょう。印鑑証明書は、担保の設定や諸契約に必要なため、取得しておいてください。

自分でもできる法人登記

法人登記は、「会社設立freee」の無料ツールを使うと、自分でもできます。手続きに必要な書類作成に役立ててみてください。

会社設立する時の「定款の書き方」

法人登記の流れについては、以下の記事で詳しく解説しています。確認してから作業を始めると、抜け漏れがなく時間を有効に使えるはずですよ。

【保存版】株式会社設立の「全手順」と流れを詳しく解説します

まとめ

これで、法人登記に必要な書類について理解できたでしょうか?
大変そうな「法人登記」ですが、やるべきこと・準備するべきものを事前に知り、整理しておけば、実際に準備してみたらそれほどでもなかった…と感じるかもしれません。

何より、法人成りすることで受けられるメリットは数多くあります。前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

法人成りすることで受けられるメリットや会社設立することによって受けられるメリットについては、こちらの記事を参考にしてみてください。

また、会社設立後に必要となるノウハウは、冊子版の創業手帳がわかりやすくまとめています。法人登記と同じように、事前に知って準備しておくだけで大変さが全然違うと思いますので、起業の際はぜひ創業手帳を参考にしてみてください。

個人事業主が「法人成り」をする5つのメリットと手続きについて解説!
会社設立のメリット・デメリットの勘所を押さえてスムーズな起業をしよう!

(編集:創業手帳編集部)

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