ManualForceでマニュアル作成を効率化！業務品質の向上・均一化にも有効

マニュアル作成の自動化により工数を90％削減できるManualForce

業務品質の向上や業務効率化のためにマニュアルを作成するシーンは少なくありません。マニュアル作成は一つ一つプロセスを洗い出して要点をまとめなければならない手間のかかる作業です。また、プロセスの変化や属人的なノウハウなどを反映しきれず、ミスや不備のもとになることもあります。

企業のマニュアル作成の効率化と品質強化を実現するうえでおすすめなのが、今回紹介するManualForceです。ManualForceを使えば、マニュアル作成を自動化し精度の高いマニュアルが簡単に作成できます。

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マニュアル作成によくある課題

日々の業務を円滑化し、組織のメンバーが変わってもビジネスが継続できる体制を整えるためにしばしば整備されるマニュアルですが、作成にはさまざまな課題があり、しばしば現場の負担となります。また、マニュアル不備がかえって業務に支障をきたす原因となることも。まずはマニュアル作成の課題をまとめました。

時間がかかりすぎる

PC作業が中心である現代においても、マニュアル作成は従業員が多くの工数をさかなければならない作業です。プロセスをひとつひとつ洗い出し、説明をするためにスクショを切りはりし、そこに補足文を入力していかなければなりません。業務プロセスの複雑さに比例して、マニュアル作成の負担も増大します。

また、システムや使用ツールの更新、法制度などの変更やビジネスプロセスの変更、時には組織や経営層の意向によって業務内容が変化することもしばしば。そのたびにマニュアルをその時点で正しい内容にアップデートしなければなりません。

このように通常のマニュアル作成は時間がかかり、従業員の工数を消費する作業です。

手順モレなどの不備が発生

人間が手作業でマニュアルを作成すると、どうしても不備が出てきてしまいます。手順の記載漏れや個々の判断が必要な曖昧な記述が原因で、マニュアル通りに作業を進めても正しく完了できなかったり、作業品質が下がってしまったりすることもあります。

本来誰でも正しく作業するために整備したマニュアルが原因でミスが頻発しては本末転倒ですが、完璧なマニュアルを揃えるのは意外なほど難しいといえるでしょう。

文字だらけで読みづらい

業務プロセスをひとつひとつキャプチャするのは面倒な一方、これを怠って文字ばかりのマニュアルを作ると読みづらくなってしまいます。マニュアルが読みづらいとついつい読み飛ばして、正しい作業手順が身につかないなどの弊害が生じます。しかし、正確なマニュアルを人間が作ろうとすればするほど、追記する情報が多くなって、文量も増えがちです。

マニュアル作成を自動化するManual Forceの特徴

マニュアル作成の手間や不備にお悩みの企業におすすめしたいのが、マニュアル作成を自動化するManualForce。Google Chromeの拡張機能を導入すれば、簡単に普段の作業を自動記録できるようになります。

Google Chromeの拡張機能で導入

ManualForceはGoogle Chromeの設定変更によって導入できる拡張機能の一つです。加入して設定を変えればすぐに作業を自動記録できるようになります。また、今なら無料トライアルも行なっています。まずは無料で利用してみて、マニュアル作成のしやすさを実感してみてください。

PC上の作業を自動で記録

ManualForceを一度起動させると、そのPCで行う作業を自動で記録します。タイピングやメニュー選択、ページ遷移を含めて全て漏れなく記録可能です。また記録した内容はManualForceのテンプレートに従って、マニュアルとして編集されます。本来は手動で行わなければならない作業のほとんどを省略して、大幅な業務効率化につながります。

大事な情報は柔軟に隠せる

個人情報などマニュアルとして記録されては困る部分は柔軟に覆い隠すことも可能です。高度な編集機能によって記録した内容の一部のモザイク処理やプライバシー保護もカンタン。機密情報を扱う作業でも、気にせず記録し、後で編集してマニュアルに仕上げられます。

マニュアル共有もしやすい

ManualForceで作成したマニュアルは、チーム内外への共有も容易です。社内のフォルダ内で保存することもできますし、URLを発行して社内外への共有も可能です。作成したマニュアルを社内外の関係者に共有することで、ナレッジやノウハウ共有が柔軟に実行できます。

ManualForceがマニュアル作成の課題を解決

ManualForceにより正確で見やすいマニュアルを効率的に作成できるようになります。マニュアル作成の作業負担や不備の発生などに課題を感じている企業にとって有効な解決策となるでしょう。

作業の自動記録により時間を節約

ManualForceを起動させると、自分が行う作業が自動で記録されていきます。自身でキャプチャをとってパワポやワードなどに起こす必要はなく、普段の作業を行いながらマニュアルの大部分を作成することが可能に。ManualForceを運営するOrange Moon調べでは、マニュアル作成工数の90％を削減することができます。

マニュアル作成に関わる従業員の負担が大幅に軽減するでしょう。

自動化により不備なく正確な記録が可能

ManualForceでは今行っているPC作業の全てを自動的に記録していきます。メニューのクリックや遷移先はもちろん、文字入力などのタイピングも記録していくため、手順を記録する上で抜け・漏れがありません。人間が手で作成するマニュアルよりも正確なマニュアルを作ることができるため、業務品質の維持やミス・不備の防止に役立ちます。

ManualForce独自の高品質なデザイン

記録した手順はManualForceのテンプレートに沿って見やすいマニュアルにまとめられます。文字ばかりだったり、余計な情報が多かったりといった見づらいマニュアルが作られる心配がなく、誰でも優れたデザインのマニュアルを作ることが可能に。見やすいマニュアルで業務内容を共有することで、作業品質のアップにもつながるでしょう。

すでに経営者からも高い評価を獲得

日本ビジネスリサーチが2022年10月に経営者に向けて行なったリサーチによると、ManualForceは現場の顧客対応速度の向上において91％、業務効率化において91％、ナレッジシェアの効率化において92％といずれも90％以上の経営者に評価されています。

ManualForceを導入することで現場の負担軽減やナレッジの共有と作業品質の向上につながるでしょう。また、カスタマーサポートなど顧客とコミュニケーションをとる部署においては、対応速度の改善が顧客満足度の向上にも寄与します。

ManualForceはさまざまな部署の効率化・業務安定に寄与

ManualForceは企業のさまざまな部署に導入されています。営業や人事、システム関連部署など、それぞれの業務の効率化や業務品質の均一化に役立っています。

営業・CSでは問い合わせ工数削減や顧客対応の強化に

営業やカスタマーサポートは、電話やWebを通じて顧客から問い合わせや要望などを受けるシーンがしばしばあります。ManualForceを通じて顧客に合わせた自社サービスのマニュアルを作成したり、過去の一般的な対応内容をFAQのようにして保存しておけば、営業やCSの経験が浅い人でも、安定した品質で迅速な顧客対応が実現します。

従業員の工数削減に加えて、素早く的確に対応することによる顧客満足度の向上にも役立つでしょう。

人事・経理で多様化するシステム活用がスムーズに

人事や経理の部署では評価システムや経費精算システムなどさまざまなSaaSを活用して業務を行う状態が一般化しつつあります。

どのシステムも慣れれば便利ですが、新任者やシステムの変更・更新時などには、マニュアルが整備されていないと操作に戸惑ったり、細かい不備・ミスの原因となることも。ManualForceを導入して、誰でも見やすいマニュアルを整備すればSaaSを部内の誰でも使いこなせるようになり、業務効率が一段とアップします。

開発・情報システムの専門的なオペレーションを共有

開発・情報シスなどIT関連の部署の業務プロセスは時に高度化し、専門家でなければ対応できない属人化したプロセスがしばしば発生します。こうしたプロセスをマニュアル化しておかないと、人事異動や退職などによって組織が停滞・弱体化するリスクもあります。

ManualForceを導入すれば、このような難易度の高い作業もカンタンにマニュアル化。出来上がったマニュアルは見やすく、また関係者への共有も容易です。部内のみんながオペレーションを理解することで、業務品質を安定化させ、また特定の人材が流出することによるリスクを抑制できます。

マーケティングプラットフォームを誰もが使いこなせる状態に

Webを活用したマーケティングの現場では、多数のマーケティングプラットフォームを活用しながら日々のマーケティング活動を進捗させなければなりません。

ManualForceを通じて、それぞれのプラットフォームの操作手順や情報の共有、プラットフォームの連携方法などをまとめて共有しておくことで、属人的な業務になりがちなマーケティング活動を、みんなが対応できるようになります。

マニュアル作成例｜Zoomによる会議作成方法

実際にManualForceで自動記録して作成したZoomによる会議作成方法のマニュアルについて紹介します。ManualForceを検討するうえでの参考にしてください。

Zoomのプロセスは次の通りになります。

1. Zoomにアクセスする
2. スケジュールのボタンをクリックする
3. 打ち合わせの名称を入力
4. 開催日時を変更
5. カレンダーから会議をセットする日程を選択
6. 「保存」をクリックして完了

以下が実際のManualForceで生成されたマニュアルです。

Zoomにアクセスする

ZoomのURLがリンク表示されるため、このマニュアルから直接作成に進むことが可能です。

スケジュールのボタンをクリックする

次にクリックするボタンに印がつくので一目瞭然です。

打ち合わせの名称を入力

フォーム入力も記録されるので、入力ミスなどの心配がありません。

開催日時を変更

「カレンダーマーク」にスポットを当てることで、自然とカレンダーから日付を選ぶように誘導できます。日付や曜日の誤認リスクを減らせます。

カレンダーから会議をセットする日程を選択

カレンダー上の日付をクリックすれば日程を選択できることが一目でわかります。

「保存」をクリックして完了

「保存忘れ」もありがちなミスなので、完了するところまでを含めています。もちろん実際にはこれより詳細な会議設定の方法をマニュアル化することもできます。

ManualForceでのマニュアル整備が企業の業務効率化や品質向上に寄与

今回紹介したManualForceは、企業の現場において負担となりがちなマニュアル作成を自動化し、90％以上のマニュアル作成の工数を削減可能なツールです。対応する従業員の業務効率化に大きく役立ちます。

さらに、自動記録することで、属人的な判断やプロセスの反映漏れなどを防ぎ、ミスの出ない正確なマニュアルを作ることが可能に。誰でもすぐにマニュアルを見ながら安定した品質で作業ができるようになります。

効率的なマニュアルの整備が、従業員の負担削減や業務品質の向上・安定化につながります。マニュアル作成や整備状況に課題を感じている企業は、ぜひまずManualForceの無料トライアルを試してみましょう。

（監修： Orange Moon株式会社）
（編集： 創業手帳編集部）