Microsoft Teamsの基本機能とは？企業で導入するメリット・デメリットを解説

社内コミュニケーションをスムーズにする「Microsoft Teams」の基本機能や、メリット・デメリットをご紹介します。

在宅勤務やシェアオフィスなどリモートワークが広がるなかで、ビジネス向けのチャットツールが注目されるようになりました。本記事では、マイクロソフト社が開発した「Microsoft Teams」の基本機能をご紹介します。また、メリット・デメリットに関しても解説するため、導入を検討している企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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Microsoft Teamsとは？

Microsoft Teamsとは、世界最大シェアを誇るWindows OSを開発するマイクロソフト社のビジネスチャットツールです。WordやExcelでおなじみのサブスクリプションサービス「Microsoft 365アプリケーション」の1つであり、2017年3月から世界中でリリースされました。社内コミュニケーションの活性化や、新しい働き方に欠かせなくなったリモートワークにも対応したツールです。

Microsoft Teamsの基本機能

多くのビジネス向けチャットツールがラインナップされているなかで、Microsoft Teamsと他社製品との違いを確認しておきましょう。基本的なコミュニケーション方法に対応しているほか、録音機能を搭載しているため、会議を円滑に行えます。

あらゆるコミュニケーション方法に対応

Microsoft Teamsでは、さまざまなコミュニケーション方法を提供しています。チャット・通話・オンライン会議(ビデオ通話)に対応しており、社内のちょっとした連絡や、リモートワークでの会議など幅広いシーンで活用できます。また、iOS・Android OSバージョンも配信しているため、スマートフォン上でのコミュニケーションも可能です。

録音機能を搭載

Microsoft Teamsの有料プランでのみ、会議の録音機能を備えています。顧客先との打ち合わせや、経営に関する重要な会議などで、議事録が必要となる場面に便利です。

Microsoft Teamsを企業で導入するメリット

Microsoft Teamsは、企業にとって多くのメリットを享受できます。オフィス外からでも同僚や上司との連絡を取りやすくなるため、働き方改革に活用できます。セキュリティ面での信頼性や、Microsoftソフトウェアとの親和性が高い点も注目してみてください。

多様な働き方を実現できる

Microsoft Teamsを企業で導入することで、多様な働き方の実現につながります。たとえば、子育てで家から離れられない場合でも、在宅でのビデオ会議参加や、チャットを通して業務の進捗状況を報告できます。リモートワークやワーケーションといった会社にいなくても、社内コミュニケーションをスムーズに行えるため、従業員の満足度向上に役立つツールです。

セキュリティ対策が万全

社内でソフトウェアを導入する上で、セキュリティ面に懸念を感じる経営者の方も多いのではないでしょうか。個人情報や企業の機密情報など漏洩が、社会的な問題となるなかで、高いセキュリティ機能を有するソフトウェアを選ぶ必要があります。

Microsoft Teamsは、世界的に実績のあるマイクロソフト社が開発している点に安心感を得られます。また、ログイン時の多要素認証・ファイルデータの暗号化・24時間年中無休の電話とWebサポート(有料プランのみ)などのセキュリティ対策を提供しています。

Microsoftソフトウェアとの親和性が高い

普段使用しているマイクロソフト社のアプリケーションと連携している点も、ユーザーにとってメリットです。Microsoft Teams上に、Word・Excel・PowerPointなどのデータをそのまま相手に送信できます。

たとえば、プレゼン資料としてPowerPointのデータを上司に送ると、パソコン内に保存する必要がなく、Microsoft Teams上で直接開きながら作業を行えます。他社のビジネスチャットツールの場合、一度保存したあとに、編集を行い、再保存をしてデータを送る必要がありました。Microsoft Teamsを通して、あらゆる業務を行えることから、生産性向上にも期待できます。

Microsoft Teamsを使用する際に気を付けたいデメリット

社内業務をスムーズに行えるMicrosoft Teamsですが、デメリットにも注意が必要です。Microsoft Teamsを通して、チャットやビデオ会議を実施するためには、社内メンバーはもちろん、取引先も登録していなければなりません。また、無料プランを用意していますが、機能やサポート面に制限があります。

登録したメンバー内でしか連絡を取れない

Microsoft Teamsで、社内コミュニケーションを行うには、すべての従業員が登録する必要があります。ユーザーごとに課金されるため、経費がかさんでしまう点に注意しなければなりません。なお、取引先など社外の人をビデオ会議に招待する場合、相手側はライセンス・アプリともに不要で、無料のWeb版を利用して会議に参加できます。

無料プランだとサポートを利用できない

Microsoft Teamsの無料プランでは、電話・Webでのサポートを利用できません。また、有料プランで利用可能である「多要素認証」や、「高度な報告機能」などのセキュリティ機能も対象外です。そのほかに関しても、無料プランでは、個人用ストレージが1人あたり2GBと少なく、有料プラン(月額税抜540円～)を選択するのがおすすめです。

Microsoft Teamsの法人プランと料金

まとめ

Microsoft Teamsは、社内コミュニケーションや、業務効率の向上に適したビジネスチャットツールです。世界中で高い信頼性があるマイクロソフト社の製品であるため、安心して企業に導入できます。自社での働き方や、コミュニケーション活性化を目指している経営者の方は、この機会にぜひ導入を検討してみてください。