Chatwork(チャットワーク)を起業家・リモートワーカーが使いこなす方法

創業手帳

国産チャットツールは使いやすさ抜群だった!

(2020/04/01更新)

ビジネスチャットツールとして利用者数、知名度ともにトップクラスのChatwork(チャットワーク)。開発元となるChatwork 株式会社は、2019年9月24日に東京証券取引所マザーズに上場し、ツール開発を主軸とするベンダーとして非常に勢いに乗っています。ビジネスチャットの中でも、フリーランスやITベンチャーのプロジェクト内で使われる事例の多いChatworkは何が良いのでしょうか?
今回は、さまざまなプロジェクトをチャットワークで進行し、業務効率化を実現している編集部がその魅力をまとめました。
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チャットワークって何?

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最近ビジネスの現場では、プロジェクトの進行にビジネスチャットの存在が欠かせません。

「チャットワークで仕事の詳細を送ります!」
「facebookでプロジェクト用のグループを作ります!」
「Slackで各々のプロジェクトを管理します!」
上記のように、プロジェクトメンバーの管理や情報共有など、ビジネスチャットの利用を求められる機会は年々増加傾向にあります。

チャットワークとは、“ビジネスコミュニケーションをこれ一つで”をコンセプトに、メールや電話、会議、訪問など、仕事に必要不可欠なコミュニケーションの効率化を実現するビジネスチャットツールです。

SkypeやFacebook、Slackなど外資が強いチャットツールの領域で、ChatworkはLINEとともに日本発で着実に力をつけているメジャーなツールとして、知名度と利用者数を増やし続けています。

メールコミュニケーションによる問題を克服

ビジネスチャットが導入される以前は、主な連絡手段としてメールが利用されていました。しかし、メールコミュニケーションには、誤送信や迷惑メール、情報管理、セキュリティなどの問題や送信にかかる労力などがつきものです。

これらの問題を克服したのがビジネスチャットツールであるチャットワークです。テキストメッセージの送信以外にも画像やPDF、音声など、ファイルの種類を問わず、あらゆるものをクラウド上にアップロードすることで、メールコミュニケーションでは実現できなかった領域へと進むことが可能となりました。
現在は、導入社数20万社を突破し、個人、または法人問わず、多くの人や企業が気軽に情報共有できるクラウドサービスとして利用されています。

起業家やフリーランスにとってのメリットとは?

現在、インターネット上では、多くの種類のビジネスチャットツールが公開されています。中でも、起業家やフリーランスの利用が多いチャットワークは、どのような点にメリットがあるのでしょうか。

抜群に使いやすい個別チャット機能

チャットワークは、ビジネスチャットツールの中でも個別チャット機能が群を抜いて使いやすいです。個別チャット機能を利用すれば、プロジェクトメンバーや取引先と個別にメッセージを送り合うことができます。

すぐに相手に伝えるべきメッセージがある場合は、“To(返信)” の設定を利用すれば、相手にメッセージの送信についてすぐに気づいてもらえます。そのため、メールよりも時間的な遅れが生じづらく、リアルタイムで情報共有が可能となります。

プロジェクトの進行に欠かせないグループチャット機能


起業家やフリーランスの中には、複数のプロジェクトを立ち上げ、業務内容ごとにグループを管理している人もいるでしょう。その際、グループチャット機能を利用すれば、これまでよりも簡単に多くのプロジェクト情報を管理できます。

ビジネスチャットツールによっては、コミュニケーション可能な範囲が社内に限られることもありますが、チャットワークは社内・社外関係なくプロジェクト単位でグループの作成ができます。

また、社内アカウントや社外アカウントのようにアカウントを分ける必要がなく、複数の取引先とそれぞれグループの作成ができます。

業務期限を決められるタスク管理機能

複数のメンバーが同時にプロジェクトを進めると、誰がどの業務を進行しているのか、管理が煩雑になりがちです。誰かが進めていると思っていた仕事が、まったく手付かずの状態だったということにもなりかねません。

チャットワークのタスク管理機能を利用すれば、誰がいつまでに何をするべきなのか、期限を設けられると同時に、その詳細をプロジェクトメンバー内で簡単に共有できます。期限までにタスクが完了した場合は、完了ボタンを押すことで仕事が終わったことを伝えます。タスクの表示方法は、自分のものに限定して表示可能なため、使いやすい方法で利用しましょう。

チャットワークの利用は、無料?無制限なら有料版がおすすめ


ビジネスチャットの利用には、一定の予算が必要と思っている方もいるでしょう。確かに、チャットワークにも、有料版のサービスがありますが、人によっては無料版で十分な場合もあります。

起業家や中小企業などは、無料版がおすすめ

起業家やリモートワーカー、中小企業なら無料版(フリー)のチャットワークサービスで十分です。無料のサービスでも次のことができます。

【チャットワークの機能一覧】
・コンタクト無制限
・累計14グループチャット
・1対1でのビデオ通話/音声通話
・2段階認証
・5GBストレージ

グループチャットは合計14グループ、5GBまでストレージを利用できるため、無料版だからといって、機能性が低く不便ということはありません。

有料版は、グループ作成が無制限

チャットワークには、パーソナルやビジネス、エンタープライズなどの有料版サービスがあります。無料版との決定的な違いは、“グループチャットのグループ数を無制限に作成できる”点です。

20、30のグループを同時に管理しなければいけないという場合は、無料版ではグループチャットの作成制限を受けて、思うように利用できません。有料版のパーソナル以上のサービスなら、50や100以上のプロジェクトでも無制限で作成できます。
また、ストレージ容量は、パーソナルで10GB、さらに上のプランだと1ユーザー当たり10GB割り当てられます。

運営している会社は、信用できる?

チャットワークは、どのような企業が運営しているのでしょうか。

ビジネスチャットの運営企業は外資も多いですが、チャットワークの運営は山本敏行氏と正喜氏兄弟が起ち上げた日本企業が行っています。2004年に設立され、スタッフは111名(2020年2月末日時点)が在籍しています。日本の企業が開発、運営していることが、使いやすさにつながっているのでしょう。

拠点は、東京オフィスや大阪オフィス、台湾駐在所など、海外にも置いています。現在、中小企業を中心に全世界で20万社以上の企業がチャットワークを導入しており、企業としてのビジネスチャット業界への貢献度は、非常に大きいです。

「チャットワークについてもっと知りたい!」という方は、創業手帳でチャットワーク創業者の山本敏行氏に取材した記事がありますのでぜひご覧ください。

関連記事
「創業手帳大久保が、山本敏行氏のこれまでを聞きました」

他のチャットツールとの違い

現在、ビジネスチャットサービスには、SlackやSkype、Facebook、LINEなどがあります。チャットワークとは、どのような点が違うのでしょうか。その機能性の違いを比較してみました。

Slackとの違い


Slackの魅力は、連携ツールの豊富さです。チャットワークよりも拡張性が高いため、Slack上でさまざまなアプリと連携してプロジェクトを効率的に進められます。たとえば、Google CalendarやGoogle Driveなどと連携できるため、予定やファイル管理の煩雑化を防げます。

Slackは、非常に高機能ではあるものの、IT初心者には直感的に使いづらい印象です。チャットワークの方がパソコンに詳しくない方でも、直感的に操作しやすく、ビジネスチャット導入による抵抗を抑えられる可能性が高いです。

Skypeとの違い


Skypeには、相手がオンラインなのか、オフラインなのかログイン状態を簡単に見分けられる機能があります。また、仕事中は、“取り込み中”や“ログイン状態を隠す”という設定にもできるため、他者に対して手軽に意思表示ができます。これは、チャットワークには搭載されていない魅力の1つといえるでしょう。

しかし、Skypeは、相手がオンラインの状態でなければ、メッセージの送信ができません。また、過去のメッセージについて知りたいことがあっても横断検索ができず、チャットワークよりも手間がかかります。

Facebookとの違い


一見すると、Facebookとチャットワークは類似する点が多数あるように思えます。しかし、決定的に違う点があります。それは、メッセージ機能の有無です。チャットワークでは、メッセージの編集や引用、絵文字などの多数の機能が利用可能ですが、Facebookにはそのような機能が一切ありません。

他にも、Facebook上で供給可能なファイルは、動画と写真に限られます。プロジェクトの資料は、PDFで作成されるケースが多々ありますが、アップロード対応していません。一方でチャットワークには、ファイル制限がないため、どのようなファイルでもアップロードが可能です。

LINEとの違い


LINEには、既読機能が搭載されているため、すぐにメッセージを返信しなければ、「なぜメッセージを読んでいるのに、すぐに返信しないの?」と思われてしまう可能性があります。しかし、チャットワークには、既読機能が搭載されていないため、返信時間を自由に決められます。

また、LINEは、家族や友人などの関係性の範囲内で利用するケースが多いです。1日中、LINEの通知が気になる状態では体が休まらないため、プロジェクト遂行時の連絡先に利用することはおすすめできません。

集中力を高めるためにも私生活ではLINE、仕事はチャットワークというふうに用途で使い分けたほうが何かと都合が良いでしょう。

【業務効率を上げる】チャットワークの基本的な使い方

チャットワークは、基本的な使い方さえ覚えておけば、業務効率を簡単に上げることができます。絶対に押さえておきたいチャットワークの使い方について説明します。

コンタクトの管理で相手を追加する

メッセージの送信相手を追加する場合は、“コンタクトの管理”から追加します。メールアドレスや名前、チャットワークIDなど、さまざまなもので簡単に招待できます。

事前に、相手のメールアドレスさえ把握しておけば、だれでも簡単にチャットワーク上でビジネスチャットをスタートできます。

プラスボタンでグループチャットを作成する

グループチャットの新規作成は、プラスボタンから実行できます。画面左上にあるプラスボタンをクリックしてみてください。すると、グループチャットを新規作成する画面が表示されます。

チャット名を決定し、プロジェクトメンバーを選定してください。このとき、特定のグループチャットに招待できる“招待リンク”が自動生成されます。メンバーを追加で参加させる必要がある場合は、招待URLをメッセージで伝えてあげましょう。

ドラッグ&ドロップでファイルを添付する

チャットワーク上のファイルの添付方法は、非常に簡単です。画面上で、ドラッグ&ドロップすれば、クラウド上にアップロードできます。

ちなみに、メッセージ送信部分のクリップボタンからでもファイルのアップロードができます。

期限を設けてタスク管理する

プロジェクト上のタスクは、画面右側の“タスク追加”からできます。

タスク追加をクリックすれば、タスクの内容と担当者、期限が決められます。これで、メールコミュニケーションにありがちな伝達ミスを確実に減らせます。

返信、編集や引用、削除を行う

相手のメッセージに対して返信する場合は、返信予定の文言をマウスで触ってみましょう。すると、返信ボタンが表示されますので、こちらをクリックします。

これで特定のメッセージに返信機能が付属された状態となります。

また、同じ方法で自分のメッセージも編集や引用ができるため、積極的に利用していきましょう。

【最新機能】ベルフェイスとの連携で商談情報を記録する


2020年3月、日本で1番使われているオンライン商談システムとして有名な“ベルフェイス”とチャットワークが連携を開始しました。ベルフェイスとの連携により、商談履歴がチャットワーク上に自動的に記録されます。

しかし、ベルフェイスの基本的なサービスについてご存じない方もいらっしゃるかと思いますので、サービスの詳細やチャットワークとの具体的な連携方法についてご説明します。

ベルフェイスとは?

ベルフェイスとは、スムーズなオンライン商談の実現を目的に開発されたシステムで、無料ツールとは異なる営業に特化した数々の機能が利用できるサービスのことです。

ベルフェイスの機能を利用すれば、リモートで商談相手に提案したり、サポートを行ったりできます。これにより、高頻度でタイムリーなフォローを実現し、会議ごとの1時間拘束や会議室の確保などの無駄や制約をなくせます。

営業に役立つ主な機能

ベルフェイスを導入すれば、次の機能が利用できます。

【ベルフェイスの機能一覧】
・デバイスやブラウザの制限なしで、5秒で接続できる
・画面上で資料を簡単に共有できる
・名刺情報を送信できる
・カメラで顔を見ながら話し合いができる
・カンペを自分だけに表示できる
・商談内容を録画できる
・商談情報をセールスフォースに送信できる
・メモ内容を双方で共有し、閲覧できる

上記のように、多くのプロジェクトを同時進行させている起業家やリモートワーカー、フリーランスにとって役立つ機能が多数搭載されています。

チャットワークとの連携方法と連携条件

チャットワークと連携するには、API Tokenの取得が必要です。

チャットワークとベルフェイスを連携したからといって、必ずしも商談ログが自動通知されるわけではありません。1対1の接続や多拠点接続、3分以上の接続であることが条件となりますので、連携条件や連携内容の詳細については確認が必要です。

まとめ

創業手帳の編集部でもチャットワークの利用頻度は非常に高く、ビジネスチャットとしてなくてはならない存在です。チャットワークの魅力は、シンプルな機能性と説明書いらずの使い勝手の良さです。

たとえ取引相手がIT未経験者でも、安心して導入してもらいやすいです。ぜひ、起業家・リモートワーカー・フリーランスなどの労働形態の方は、メールに代わる新しいコミュニケーションツールとして導入してみてはいかがでしょうか。

「冊子版 創業手帳」では仕事の効率化を進めるツールを紹介しています。参考にお使いください。

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(編集:創業手帳編集部)

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