現金出納帳とは?作成する意味や役割、正しい作り方と記帳方法を解説

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現金出納帳はなぜ必要か?使い方と作り方を理解して正しく管理を


現金出納帳は、会社や個人事業主が付けなくてはならない帳簿のひとつです。事業の規模に関わらず、現金を日々の取引きで使用する際には必要となります。
帳簿の位置づけは、主要簿に加えて必要となる「補助簿」にあたるものです。

会社で現金を使っている場合に、お金の流れを把握するために欠かせない帳簿ですが、正しく記帳し、読み方を知っておかないと意味がありません。
まずは、現金出納帳の記帳のルールを守って正しく作成し、基本的な意味や使い方を理解することから始めましょう。

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現金出納帳とは


現金出納帳とは日々の現金の出入りを管理する帳簿です。会社の取引では、現金や預金、手形など、様々なやり取りが行われています。
それらのやり取りを帳簿に記載し、実際の金額と帳簿の金額を合っているか確かめることで、会社のお金を管理できます。

そのほかにも、売掛金や買掛金、商品など、全てのお金や物の流れを管理するために、様々な帳簿が作られています。
お金や商品の動きを追うと企業の経済活動を把握でき、利益を明らかにしたり今後の戦略を立てたりすることも可能です。

現金出納帳は、日々の現金の出入りと帳簿の残高を一致しているか確認するための帳簿です。現金の出入りがあった時に、その取引の内容を記入します。

具体的には、

事業用の金庫やお店のレジから出し入れした現金を帳簿に記帳する

実際の金庫やレジ内に残っている金額を数える

帳簿の金額と一致しているかを確認する

の流れで利用するものです。

小口現金出納帳との違い

現金出納帳と似た名前の帳簿として、小口現金出納帳があります。名前だけでなく、小口現金出納帳は、現金出納帳と内容もよく似ています。
小口現金出納帳は小口現金を管理するための帳簿で、小口現金は消耗品の購入や出張費用・交通費などの精算の際に使います。

小口現金が社内にひとつしかない場合には、現金出納帳と小口現金出納帳は同じものです。
小口現金出納帳は、複数の部署に分かれて小口現金がある場合に、役に立ちます。

複数の部署に小口現金がある場合、管理部門が小口現金の精算を待つのは非効率で、管理も煩雑になるでしょう。
そこで、各部署がそれぞれに小口現金出納帳を持ち、小口現金を管理することにより効率的な現金の管理になります。

預金出納帳との違い

預金出納帳は、現金出納帳と同じような帳簿ですが、現金ではなく預金の管理をするためのものです。現金出納帳と同じ仕組みで、銀行口座の入出金を記録し、管理します。

現金出納帳の記載方法を参考に預金通帳の内容を記録できますが、預金口座が複数ある会社の場合には、それぞれの口座で預金出納帳を作成しなくてはなりません。
口座別にすると、銀行口座ごとの残高を管理できます。

青色申告で作成が必要

現金出納帳は、青色申告の際に作成が必要なもののひとつです。
確定申告の青色申告は、白色申告よりも詳細に記帳できる複式簿記を使い、確定申告の提出書類も白色申告より多くなります。
しかし、青色申告はその分特別控除を受けられ、そのほかにも様々なメリットがある方法です。

青色申告を行い、最大65万円の特別控除を受けるためには、現金出納帳をはじめとした6つの補助簿と、仕訳帳と総勘定元帳の3つの主要簿の作成が義務づけられています。
また、簡易簿記で可能な10万円の特別控除を受ける際にも、現金出納帳をはじめとした6つの補助簿は必要です。

様式に決まりはない

現金出納帳には決まった様式はありません。必要な項目を押さえておき、繰り越し方などのルールを守ることだけが必要です。
青色申告で必要な帳簿ですが、現金出納帳だけを見れば小遣い帳や家計簿と同じように入金と出金、残高を記入する簡単なものです。
パソコンの表計算ソフトなどを使って作成も可能ですが、手書きでも十分に作成できます

手書きで現金出納帳を作成するにあたっては、シャープペンシルや鉛筆などは使わずに、消せないボールペンを使用し、証拠能力と信用性を担保することが大切です。
また、書き損じの際も同様の理由から、修正液や修正テープなどは使いません。間違えた場所は二重線で消して正しく書き直します。

現金出納帳の役割


現金出納帳を作成する際には、青色申告で必要だから、決められたルールだから、という理由ではなく、役割や目的を正しく認識し、作った現金出納帳を経営に役立てましょう。

現金出納帳の役割には主に以下の2つがあります。会社を健全に経営していくために大切なことなので、現金出納帳の役割を十分に活用しましょう。

お金の流れを可視化できる

現金出納帳は、現金の取引を正確に可視化できる帳簿です。会社で行われている日々の取引を把握することは、経営判断の際などに役立ちます。
しかし、日常的に頻繁に行われる現金取引は把握するのが大変かもしれません。

また、現金取引は通帳に取引内容がすべて記入されている銀行預金などとは違い、お金のやり取りの流れを後で確認しにくいものです。
そのため、どこでいつどのように現金の出入りがあったかを確実に書き記しておくことが必要です。

現金出納帳は、日々の現金の出入りを記帳し、ルールに従って1日の終わりなどに実際の現金と照らし合わせます。
こうすることで、現金の流れを正確に記し、いつでも会社内のお金の流れを見られるでしょう。

社内の不正防止に役立つ

現金出納帳は、社内の不正防止のためにも役立ちます。現金出納帳があることで、帳簿上の現金残高と実際の現金残高を比較でき、誤差を見つけやすくなります。
誤差が早く発覚すれば、大きな不正を働きにくくなるかもしれません。

帳簿と実際の現金の金額が違っていれば、何らかの記帳漏れや記入のミス、現金の受け渡しミスなどがあったということです。
現金出納帳と現金の金額に差が生じた際には、速やかに原因を追跡する材料にできます。
毎日決まった時間にきちんとチェックしておけば、誤差をいち早く発見できるでしょう。

小まめに誤差を調べ、原因を追跡する体制ができていれば、現金の不正な出金や流用も防げます。
また、現金出納帳と現金を複数名で管理すると、より強固な守りになります。

現金出納帳の書き方とは


現金出納帳は、決められた項目に従って記入していくだけの簡単な帳簿です。計算も書き方もそれほど難しいものではありません。
ただし、いくつか必ず守らなければいけない帳簿ならではのルールがあります。正しいルールを理解し、正確な記帳を行ってください。

現金出納帳の項目

現金出納帳を記帳できるようになるには、以下の項目の書き方を理解しましょう。これらの項目は、現金出納帳に必ず記録しなければいけない項目です。

日付

日付は、実際に入出金があった日を記入します。時系列で記し、毎月ごとに締めて翌月に繰り越すルールです。
出張費用などの立替精算を行った際には、出張した人が支払った日ではなく、精算を行った日を書いてください。

勘定科目

勘定科目は、入出金の内容を端的に示し、内容ごとに分類するためのものです。
費用を支払った場合には主に「○○費」という科目に、入金があった場合には入金の理由や「普通預金」などの引き出し先が入ります。
詳細は後述します。

摘要

摘要欄には入出金の詳細を記入します。入金や支払いをした相手や目的、購入した商品などを記入するのが一般的です。
内容は端的にまとめ、後から誰が読んでもわかるようにしておきます。

入金

入金があった場合には、「収入金額」の列に記入します。一般的には、金額の項目の左側が入金の欄です。欄を間違えると計算が狂ってしまうため、注意してください。

出金

入金欄の隣が支出金額、出金の欄です。支払った金額を記入します。

残高

最も右側の欄が残高を記入する列です。入金があった際には、前行の残高に入金を足して新しい残高を記入します。
出金があった場合には、前行の残高からその金額を引いた残高を記入します。現金出納帳の記帳は、基本的にこの計算と残高記入の繰り返しです。
これを入出金のたびに繰り返していくことで、常に現金残高の最新情報を記載できます。

現金出納帳の書き方

現金出納帳の書き方には、一定のルールがあります。

ページの最初の書き方

現金出納帳のページの最初の行では、摘要欄に繰越残高・期首繰越。前月繰越・前頁より繰越など、必要に応じた言葉と現在の現金残高を入れます。勘定科目は書きません。
この状態から現金の入出金を記入していきます。前ページの最後の残高と次ページの最初の行の残高はいつも同じ金額です。

最後の繰り越し方

現金出納帳では、月が変わる、期が変わる際に必ず次のページへ移動します。また、ページがいっぱいになった時も、次のページへ移動して記帳を続けてください。
その際には、その月々や期の最後の記帳をした後は、締める処理が必要です。

毎月の最後の記帳が終わったら、まず二重線の「仕切り線」を引きます。
仕切り線の下には「〇月合計」と記し、収入金額と支出金額をそれぞれ合計し、さらに、下の行に翌月に繰り越す残高を書きます。

期末の締め方

期末の締め方は、毎月繰り越し方とほとんど同じです。期末最後の記帳を終えたら、そのページの途中であってもその行で仕切り線を引き、締めます。
その月の月末残高と収入金額・支出金額・期末残高を計算し、次期繰越金額を書いたら完了です。

残高が合わない場合

現金を扱っていると、注意をしていても帳簿上の金額と現金額の差が出ることがあるかもしれません。
まずは、転記ミスや桁違いなどの原因を探りますが、それでも原因が分からなかった場合には「現金過不足」という科目で処理してください。

お店のスタッフの釣銭ミスなど、実際の現金の受け渡しの際にトラブルがあった場合、計算の見直しをしても当然合うはずはありません。
そのような場合に、現金過不足を使います。過不足を補うために誰かが個人的にお金を補填することは許されません

この現金過不足の科目には、過去にミスがあったことを帳簿に残しておき、今後のミスを予防する意味もあります。

現金出納帳で使用する勘定科目

現金出納帳の収入金額としてよく使われる勘定科目は以下のようなものです。

勘定科目 内容
売上高 商品・製品・サービスを提供の対価
雑収入 本業以外の収入として受け取ったお金
仮受金 内容や金額が不明な一時的に受け取ったお金
預り金 他人や従業員から預かったお金
普通預金 預金から引き出して現金勘定に追加した場合

現金出納帳の支出金額としてよく使われる勘定科目には以下のようなものがあります。

勘定科目 内容
仕入 販売目的で仕入れた商品の代金や製品の原材料の代金
福利厚生費 会社が従業員のために提供する福利厚生サービスの費用
消耗品費 業務に必要な備品や消耗品にかかる費用
事務用品費 文房具や事務に使用する備品の費用
車両費 営業活動に使用している車両に関する費用
修繕費 建物や機械装置・備品など、営業活動に使用している資産の修理費用
地代家賃 事務所や駐車場・倉庫などの賃料
保険料 事業に関係のある保険料に関する費用
旅費交通費 業務のために公共交通機関や高速道路・宿泊施設利用した際にかかった費用
通信費 電話代や切手代、インターネットなどの通信費用
新聞図書費 新聞や雑誌・書籍の費用
租税公課 税金や国・地方公共団体から課せられる公的な課金
水道光熱費 電気代・水道料金・ガス料金などの費用
接待交際費 取引先との付き合いに関連する費用
支払手数料 振込手数料や税理士・弁護士へ支払う手数料
広告宣伝費 ノベルティグッズの製作・キャンペーン費用・広告などの費用
雑費 少額の支出で、勘定科目を個別に設定するほどではない支出
仮払金 内容や金額が確定しないまま支出するお金
立替金 会社や事業主が一時的に立て替えたお金

現金出納帳作成のポイント


現金出納帳は日々の現金取引を記帳するもので、現金取引が多い場合には作成し、管理するのが面倒な日もあるかもしれません。
そんな現金出納帳をよりスムーズに作成したり、現金出納帳を使わずに現金を管理したりする方法を紹介します。

時間がかかる際には会計ソフトを使う

現金出納帳の作成は、形式が決まっていません。そのため、ノートに手書きして作成も可能で、表計算ソフトなどを用いてパソコンでも管理できます。
しかし、それが大変な場合には、会計ソフトを使うという選択肢もあります。

手書きではいちいち自分で残高の計算をしなければならず、書き損じの際に手間をかけて修正したり、締める際に線を引いたりしなければいけません。
また、表計算ソフトで現金出納帳を作成すれば、計算や修正の手間は省けますが、自作する必要があり、数式が壊れた時などに修正の手間もかかります。

ところが、会計ソフトを使用すれば、最初から決まったテンプレートの中に数字を入力するだけで済みます。
勘定科目や適用なども、プルダウンや簡単な検索機能などで選ぶだけのソフトが多くなっています。
集計も自動計算で行えて、日々の取引はもちろんのこと、自分で選んだ任意の期間の現金取引を一覧にすることなども可能です。

日々の取引が多く、入力や計算の手間がかかる場合はもちろん、現金出納帳をはじめとした帳簿の管理と活用を積極的にしたい場合には、会計ソフトの導入がおすすめです。
帳簿の作成がスムーズになるだけでなく、作成した帳簿類を経営戦略に生かしやすくなるでしょう。

作成が面倒な場合には立替精算も

現金出納帳の作成自体が面倒になった時には、現金出納帳を使わずに現金精算をする方法もあります。
さほど多くない現金取引のために現金出納帳を作成するのは面倒に感じるかもしれません。そんな時には、立替精算で処理することをおすすめします。

立替精算では、現金を会社では一切持たず、社長個人がポケットマネーから支払い、それを後日まとめて精算します。
現金が必要になった時には社長が一時的に立て替えるため、会社の帳簿に記帳する必要はありません。
あとは、毎月決まった日に1カ月分の立て替えた金額を精算すれば良いだけです。

立替精算はどちらかというとあまり現金の支払いが多くない場合に向いています。
日々の現金の入出金が多い場合には、多少手間がかかってもきちんと把握できる現金出納帳が必要です。

まとめ

起業するためには帳簿の作成も欠かせない業務のひとつです。
現金出納帳は、確定申告の方法によっては作成が義務となる帳簿であり、現金の管理という意味でも大切なものです。

日々の記帳には手間はかかりますが、ルールを守って正しく記帳を続けましょう。
ただし、記帳に手間をかけない方法や会社の現金を持たないで現金出納帳自体をなくす方法もあります。

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(編集:創業手帳編集部)

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