インボイス制度は会社員も知っておくべき！基礎知識＆業務への影響について

会社員でも業務によってはインボイス制度の影響を受ける可能性がある

2023年10月よりインボイス制度が開始します。インボイス制度の影響は事業者や個人事業主だけと思われがちですが、会社員も業務に影響が出る場合があります。
そのため、経営者は会社員の業務にどのような影響があるのか理解し、従業員に説明をすることが大切です。

今回は、インボイスの基本知識や会社員の業務に与える影響について解説します。インボイス制度に向けて会社がすべきことも紹介しているので、参考にしてください。

創業手帳では、税理士監修の『インボイス登録ガイド』をリリースしました。未だ多くの方が登録すべきかどうかで悩んでいるインボイスですが、制度の基本から、職種別によるケーススタディや、登録すべきかどうかの判断の参考になるフローチャートなど、多くのコンテンツをご用意！無料でご請求可能ですので、是非登録に迷われている方は、こちらも参考にしてみてください。

また、既にインボイス登録は済ませたけど実際にどんな対応が必要なのかイマイチわかっていないという人向けに「インボイス実務チェックシート」を作成！日々の請求書処理をどのように行っていけば良いのか、その最低限の確認ポイントをチェックシート形式で見やすくまとめています。無料でご活用いただけますので、是非あわせてご利用ください。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

インボイス制度とは？基礎知識を解説

新たに始まるインボイス制度とは、どのような制度なのでしょうか。まずはインボイス制度の意味や導入目的など、基本知識を解説します。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは？

インボイス制度の正式名称は、「適格請求書等保存方式」です。
現行の請求書とは異なるインボイス（適格請求書）と呼ばれる新しい方式での交付・保存する制度です。

インボイスを交付できる事業者は、税務署長によって登録を認められた「適格請求書発行事業者」に限定されます。
その適格請求書発行事業者に登録できるのは、消費税を納める義務が生じる「課税事業者」です。

適格請求書発行事業者（売り手）は、課税事業者となる買い手の要求に応じてインボイスを発行し、写しを保存しておく必要があります。
一方、買い手は交付されたインボイスを保存しておくことで、仕入税額控除の申請が可能となります。

現行の請求書と異なる部分

現行の請求書の方式は、「区分記載請求書」と呼ばれています。区分記載請求書の記載事項は以下のとおりです。

1.請求書発行事業者の氏名または名称
2.取引年月日
3.取引内容
4.取引金額
5.交付を受領者の氏名または名称
6.軽減税率の対象品目である旨
7.税率ごとに区分して合計した税込対価の額

適格請求書では、1から7の記載事項に以下の2つの記載項目が追加されます。

8.税率ごとに区分した消費税額など
9.適格請求書発行者の登録番号

現行の請求書では、7の部分は税率ごとに分けて取引金額（税込み）だけが記載されていますが、適格請求書では、税率ごとに取引金額（税抜きまたは税込み）と消費税などの金額を記載する形に変わります。
それに加えて、適格請求書発行事業者の登録番号の記載も必要です。

なぜインボイス制度を導入するのか？

インボイス導入の背景には、2019年10月の消費税率の引上げが関係しています。
消費税が10％に引き上げられた影響を軽減するために、食料品など一部品目にも軽減税率が提供されました。それにより、現在は10％と8％の税率が混在します。

消費税の納税額を正しく計算するためには、取引きや商品ごとにどちらの税率が適用されるのかをはっきりさせる必要があります。
そこで、消費税などを正確に把握し、正しい納税や控除の申請を行えるようにするために、消費税率や消費税などを明記したインボイスの実施が決まりました。

会社員がインボイスの影響を受ける3つのケース

インボイス制度の影響を受けるのは、事業者や個人事業主だけではありません。会社員もポジションによってはインボイスの影響を受けます。
会社員がインボイスの影響を受けるケースは3つあり、以下にまとめました。

1.経理部門ならインボイスを取り扱う可能性が高い

経理部門は、会社の資金管理を行う部署です。業務内容は多岐にわたりますが、請求書の発行や届いた請求書の管理なども行います。
そのため、インボイスを取り扱う可能性が高い部門といえます。

課税事業者で適格請求書発行事業者であれば、インボイス導入後は商品やサービスを売る際にインボイスの作成が必要です。
また、買い手となる場合は、取引先でインボイスの発行が可能かどうか確認も必要となります。

ほかにも、届いた請求書がインボイスかどうか確認し、インボイスではない請求書と分別しなければなりません。
届いた請求書に誤りがあれば、再発行の依頼といった業務も担うことになります。

2.経理以外も立替え・経費精算で影響あり

インボイス制度の影響は経理部門だけではありません。業務における移動や消耗品の購入など、従業員が経費を立替え、後から清算する機会は日常的にあります。
その立替え・経理清算で、インボイス制度の影響を受ける可能性があります。

例えば、従業員の名義で請求書や領収書などが発行されている場合は、仕入税額控除の申請のために立替経費清算書の作成と保存が必要です。
ただし、立替えの際に取引先が免税事業者であったり、会社名でインボイスや簡易インボイスが発行されていたりすれば、特に影響はありません。

日常的な業務では従業員が立替えを行うケースがあるので、経費ごとにインボイスの扱い方を把握しておくことが大切です。

出張旅費の場合

宿泊費や日当・通勤手当を含む通常必要とされる出張旅費は、出張旅費特例によりインボイスの保存は不要です。
旅費は実費だけではなく、規定により定額支給されるケースも通常必要と認められるので、インボイスを保存する必要はありません。

そのため、インボイス制度の開始後も特に大きな影響は受けず、以前と同じ取り扱いで問題ないといえます。
なお、インボイスの保存は不要でも、従業員は会社に対して以下の基本情報を報告しなければなりません。

• 相手方の氏名または名称
• 取引日付
• 取引きの内容
• 支払対価の額
• 出張旅行費特例適用の旨

旅客運送の場合

公共交通機関（バス・鉄道・船舶など）を利用した時の旅客運送費の支出が3万円未満の場合、公共交通機関特例によりインボイスの保存は不要です。
出張旅費と同じく従業員は、「相手方の氏名や名称」や「支払対価の額」、「公共交通機関特例適用の旨」などの基本情報を会社側に伝えなければなりません。

なお、特急料金・急行料金・寝台料金は特例の対象に含まれますが、入場料・手荷物の持込み料・貨物の預かり料などは対象外となります。
また、3万円未満の基準は、1回の取引きで判断されます。例えば、ひとりの従業員が同行者の旅費をまとめて立て替えた場合は、特例の対象外です。

さらに、バス・鉄道・船舶は特例の対象ですが、航空機やタクシーは対象外となります。

駐車場代・高速道路代などの場合

コインパーキングなどに社用車を停めたり、高速道路を利用したりする場合は、出張旅費や公共交通機関の特例は適用されません。
この場合は、支払先が適格請求書発行事業者であるか確認が必要です。

適格請求書発行事業者でなければ、インボイスの保存は不要です。会社側は適切に税務処理しなければならないので、従業員から報告を受けてください。

適格請求書発行事業者であった場合は、必要な記載事項が記されているか確認した上でインボイスを保存します。
宛先が社名であれば問題ありませんが、従業員名となっている場合は立替経費清算書の作成と保存が必要です。

3万円未満の商品を購入した場合

従業員が会議に必要な飲料を自動販売機で購入したり、備品や消耗品など品物を買ったりすることがあります。
3万円未満の商品を会社員が立て替えた場合、自動販売機特例によりインボイスの保存は不要です。

この際も、出張旅行費などと同じく取引内容や特例適用の旨、支払先の住所・所在地を従業員は会社に伝えなければなりません。
自動販売機の場合は、自動販売機に貼ってあるステッカーから販売管理者の名称や住所などをメモする対応が必要になる可能性があります。

3万円以上の商品を購入した場合

購入金額が3万円以上となった場合、自動販売機特例が適用されません。この場合は、支払先がインボイスに対応しているかどうかを確認してください。

個人で営んでいる飲食店などでは、免税事業者であるケースが多くあります。
会社によっては適格請求書発行事業者以外とは取引きを制限する場合があったり、特別な申請で代替したりする場合もあります。
そのため、従業員は会社のルールや方針を確認しておくことが必要です。

また、フランチャイズ加盟店では、適格請求書発行事業者ではない中小零細法人が運営しているケースもあります。
チェーン店だからと安心して利用したところ、インボイスを交付できないケースも考えられるので注意してください。

チェックシート形式でどのような項目をチェックすればいいのかわかりやすくまとめています！無料ですのであわせてご活用ください。

3.副業している会社員にも影響が出てくる

最近は副業を解禁する会社も増えています。自社に副業をやっている会社員がいる場合、インボイス制度の影響を受ける場合があります。

副業会社員の多くは、免税事業者となるでしょう。免税事業者の場合、インボイスの発行ができないため、課税事業者から取引きを断られる恐れがあります。

取引先の数が減れば、副業の収入が減ってしまうことになります。ただし、一般消費者がビジネスの相手であれば、影響はほとんどありません。

課税事業者の経理部門が行うことになる業務

インボイス制度の開始後、課税事業者の経理部門で変更が求められる業務がいくつかあります。経理部門が行うことになる業務の変更点をご紹介します。

1.請求書にある記載項目の変更

インボイス制度開始後は、請求書は適格請求書の要件を満たす形式に変更しなければなりません。
今までの請求書の記載項目に、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額を加える必要があります。

また、請求書を受給する際は、取引先でインボイスの発行が可能かどうか確認しなければなりません。
同時に交付された請求書が適格請求書の要件を満たしているかを確認し、誤りがあれば修正と再発行を取引先に求めます。

2.仕訳の変更

消費税の申告時、現行は「課税仕入れ10％」と「課税仕入れ8％」の税区分を持つ仕訳を集計して仕入税額とすることが可能です。
しかし、インボイス制度の開始後は、新たに「仕入税額対象の課税仕入れ10％」と「仕入税額対象の課税仕入れ8％」という税区分が生まれます。

仕訳データのうち勘定科目の税区分においては、インボイスに対応した取引きとインボイスに対応していない取引きを明確に分ける必要があります。

3.支払い時における消費税算出の変更

現行の消費税の算出では、請求書の品目ごとに計算ができ、端数処理もその都度できました。しかし、インボイス制度ではそのルールが変更されます。
消費税は、税率ごとに税込金額を集計してから算出しなければなりません。端数処理は、税率ごとに1回までとなります。
1回の取引きでインボイスを発行する事業者は端数処理方式で消費税を記載してくるため、受領側は取引先ごとに消費税の端数処理方式を変えて計算するか、手直しできるようにするといった対応が求められます。

4.電子インボイスへの対応

紙により経理処理は事務の負担が大きくなるため、今後は電子インボイスの活用も増えると予想されます。
そのため、経理部門は電子インボイスへの対応が求められる可能性が高くなるでしょう。

経済産業省では、中小企業に向けてインボイス対応のための会計・経理システムを導入費に関する補助金の支援を行っています。
かかった導入費について、最大で75％の補助金を受けられるので、環境を整備する際に活用してみてください。

インボイス制度の導入に向けて会社がすべきこと

インボイス制度に備えて、経営者は様々な準備を進めなければなりません。ここで、インボイス制度の導入に向けて、会社がすべきことをご紹介します。

1.経理担当または経営者自らが従業員全体への教育を行う

インボイス制度は会社員の業務にも影響を与える可能性があるので、従業員全体に制度を周知してもらわなければなりません。

例えば、仕入担当も仕入先が計上する各品目単位の税率や消費税の計算、端数処理の妥当性が適切であるかチェックが必要です。
正しい知識があれば、スムーズに処理ができる上にミスなく業務を遂行できるので、税務署から指摘を受けたり取引先に迷惑をかけたりするリスクを低減できます。

そのため、経理部門はもちろん、アルバイトやパートなども含む全従業員にインボイス制度を理解してもらえるように、教育を行うことが大切です。
経理担当がいない中小企業などは、経営者自らが従業員にレクチャーする必要があるので、インボイス制度の知識をしっかり身に付けておいてください。

2.インボイス制度対応システムの導入を検討する

自社開発した販売管理システムや表計算ソフトなどで請求書を発行している場合は、適格請求書の形式に変更しなければなりません。
それがわずらわしいと感じた場合は、インボイス制度に対応したシステムの導入の検討が必要となります。
すでに市販の販売管理システムや請求書発行サービスを利用している場合は、適格請求書のルールに自動対応するか確認してください。

また、発行したインボイスの写しや取引先から受け取ったインボイスは、保存しなければなりません。
請求書類とデータで取引きをして管理をする場合は、クラウドサービスなどを利用する検討も必要です。

まとめ

インボイス制度の開始により、適切な消費税率の計算や仕入税額控除が可能となる一方で、事業者や個人事業主は取引きを制限される場合があるなど、大きな影響があります。
会社員の業務にも無関係ではありません。制度が細かく煩雑なので、社内全体でインボイス制度の理解を高めることが重要です。

創業手帳編集部のコメント

（編集：創業手帳編集部）