名刺管理アプリ・ツールで名刺を社内共有するメリットは？おすすめのツールもご紹介

中小企業・法人の名刺管理における課題は？デジタル名刺管理ツール・アプリで名刺情報を共有しましょう

ビジネスパーソンとして活動していると、自然と増えていく名刺。とはいえ、名刺を有効に活用して、ビジネスチャンスにつなげるのはなかなか難しいところです。名刺をきちんとファイリングしていても、必要なタイミングで有効な連絡先を引き出すのは一苦労でしょう。

そこでおすすめしたいのが、デジタル上の名刺管理アプリ・ツールです。今までにもらった名刺を最大限有効活用できれば、営業チャンス・ビジネスチャンスを最大化できます。

本記事では名刺管理における課題や、名刺管理アプリ・ツールを利用するメリット、おすすめの名刺管理アプリ・ツールなどをまとめてご紹介します。

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中小企業・法人の名刺管理における課題

中小企業・法人が名刺管理する際に直面する課題についてご紹介します。

大量の名刺の整理と管理

中小企業や法人では、数多くの名刺が交換されます。これらを効率的に整理し、必要な時に迅速にアクセスできるようにすることは大きな課題です。紙よりもデジタルで管理した方が効率的でしょう。

情報の更新と維持

名刺に記載された情報は時とともに変わることがあります。連絡先の変更や役職の変更など、最新の情報を保持し続けることが重要です。名刺管理をデジタルツールで行うと、名刺の情報更新もしやすくおすすめです。

社内への情報共有

組織内で名刺情報を共有し、異なる部署やチーム間での情報の統合を行うことは、効率的なコミュニケーションを実現する上で重要です。紙の名刺のままだとやはり管理しづらいので、デジタルツールを使う方が情報共有もしやすくなります。

名刺管理アプリ・ツールで名刺を社内共有するメリット

名刺管理の課題はデジタルツール・アプリを利用することで解決できることについては上述しました。以下では、名刺管理アプリ・ツールで名刺を社内共有するメリットについてご紹介します。

ビジネスチャンスの最大化

顧客やパートナーの情報が組織内で共有されることにより、新たなビジネスチャンスやコラボレーションの機会が生まれる可能性が高まります。しばらく連絡していなかった顧客に連絡することで、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性もあるでしょう。

チーム間の協力強化

異なる部署やチームが相互に連絡先情報を共有することで、組織内の協力と情報共有が促進されます。他の人と協力しながら効率的に顧客に営業をかけたり、アフターフォローをしたりすることが容易になります。

重複したコミュニケーションの削減

名刺情報の共有により、同じ顧客に対して、複数人から連絡を取る、などの事態を防ぐことができます。その結果として、顧客やビジネスパートナーなどと一貫性のある関係を維持することが可能です。

ビジネスの継続性

名刺管理アプリ・ツールを利用してきちんと連絡先を管理することで、個々の従業員が組織を離れた場合でも、その人が持っていた貴重な連絡先情報が失われることなく、ビジネスの継続性が保たれます。

中小企業・法人が名刺管理するなら、Sansan提供のEight Team

「少人数の部署・チームで名刺の一元管理をしたい」「 まずは簡単でシンプルな名刺管理からはじめたい」という方におすすめなのが、中小企業向け名刺管理サービスEight Teamです。

中小企業向け名刺管理サービスEight Teamでは、社内のメンバーが名刺交換した情報を他のメンバーに簡単に共有することができます。新規営業先の開拓や、顧客との関係管理などが容易になります。

使い方は簡単・シンプルです。個人向けの名刺アプリで利用率No.1の「Eight」（無料）に登録し、共有したいメンバーを招待するだけです。シンプルな操作性なので、ITツールに対する高い知識や難解な設定がいらず、社内運用も乗りやすいと評判です。

最低では月額18,000円（税抜）から利用でき、アカウント料が10名分は無料となっています。

あなたもぜひ、中小企業向け名刺管理サービスEight Teamで名刺共有してみませんか。

SansanとEight Teamの違い

Sansan株式会社は、SansanとEight Team2つの企業向けの名刺管理サービスを提供しています。ここからは2つのサービスの違いについて見ていきましょう。

SansanとEight Teamは共に名刺管理サービスですが、それぞれ異なる目的と機能を持っています。

Sansanは従業員数に関わらず、あらゆる規模の企業で使用されていて、8000社を超える企業に導入されています。

名刺のデータはクラウドに保存され、セキュリティも強固です。また、CRMシステムやメールマーケティングツールとの連携機能も提供しています。

一方でEight Teamは、特に中小企業や少人数のチーム向けに設計されており、名刺情報の共有を簡単に行えます。小さな規模から始めて、徐々にビジネスを拡大する企業にも適しています。また、Eight TeamからSansanへのデータ移行もスムーズにできるため、ビジネスの成長に応じてサービスを変更することも可能です。

「Eight Team」の効果的な活用法

「Eight Team」の活用法をご紹介します。

CRMと連携して顧客管理を効率化・一元化する

CRM（顧客関係管理システム）と連携させることで、顧客の属性情報の管理・更新が容易になります。例えば、CRMシステム「HubSpot CRM」と「Eight Team」を連携させることで、顧客の名刺が変わった際に、「Eight Team」を更新させるだけで「HubSpot CRM」側の情報も更新できるようになります。顧客情報管理がさらに容易になるでしょう。

メールマーケティングに活用する

メールマーケティングをしようと思うと、顧客の連絡先リストを常に更新・管理しなければなりません。「Eight Team」で管理している名刺情報であれば、常に最新の状態でリストをダウンロードできるので、その情報をメールマーケティングシステムに流し込めば、より効率的にメールマーケティングを実施できます。例えば、メールマーケティングシステム「配配メール」に連携すれば、名刺情報をダウンロードして流し込むだけで、簡単にメール配信が可能になります。

年賀状の作成に活用する

いつもお世話になっている取引先には、年賀状を送ることで関係性を維持したい、という方もいるでしょう。しかし、年賀状のために宛名や住所のリストを作成するのも一苦労です。そこで「Eight Team」を年賀状作成システム「筆ぐるめ」と連携すれば、宛名や住所情報を連携させ、素早く年賀状を作成できます。

名刺管理アプリでビジネスチャンスを最大化しましょう

以上、名刺管理における課題や、名刺管理アプリ・ツールを利用するメリット、おすすめの名刺管理アプリ・ツールなどをまとめてご紹介しました。

名刺管理を始めるなら、中小企業向け名刺管理サービスEight Teamがおすすめです。使い方も簡単で、社内のメンバーに名刺情報を共有し、ビジネスチャンスを最大化できます。

あなたもぜひ、中小企業向け名刺管理サービスEight Teamで名刺管理を始めませんか。

（監修： Sansan株式会社）
（編集： 創業手帳編集部）