売上管理のやり方は？必要な項目・ツールや効率的に行うためのポイントも解説

売上管理の効率的なやり方を覚えよう

売上げを把握することは、円滑な事業活動を行うためには欠かせません。売上状況を把握するためには、売上管理に徹することが求められます。
また、売上管理は経営における様々な判断材料として活用できるため、効果的に行うポイントも把握しておきたいところです。

そこで今回は、売上管理の重要性ややり方などをご紹介します。売上管理で必要となる項目や活用できるツールもご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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売上管理はなぜ重要なのか？

売上管理とは、自社が提供する商品・サービスが「いつ」「いくらで売れた」という情報をまとめ、管理することです。
一定の期間に区切って集計し、月間や四半期、年間などの目標に到達しているか判断することが可能です。
売上管理が重要視される理由は大きく2つあります。それでは、その理由を詳しくご紹介します。

課題を洗い出せるから

売上管理を行うと、営業活動における課題を洗い出せます。
売上げは変動しやすいものなので、常に右肩上がりとは限りません。下がったり、伸び悩んだりした時には、必ず何か原因が存在します。
売上管理では単純に売上げの総額だけではなく、原価に関するお金のやりとりなど売上げに関連する様々なデータを記録し、可視化することが可能です。
過去のデータと現状を照らし合わせることで、低迷している原因を追究できます。

営業戦略を立てるのに役立つから

新たな営業戦略を立てる際にも、売上管理のデータは役立ちます。
データに基づいて売上げが低迷している原因や売上げがアップした理由を把握できれば、分析結果に基づいた営業戦略を打ち出すことが可能です。

例えば、売上げが良好であれば、何が特に売れたのか把握します。
そして、需要のある年齢層や地域などターゲットを見直して営業活動を行うと、さらに売上げがアップするかもしれません。

売上管理に必要な項目

売上管理では様々な項目を記録し、管理することになります。ここで、管理が必要となる項目をご紹介します。

売上高

商品・サービスの販売で得られた売上げの総額を示すのが、売上高です。
商品・サービスがどれだけ売れたのか把握できるので、売上管理において特に重要な項目になります。
案件ごとに金額・取引きした日時・相手、品目などの取引情報も記録しておくと、管理や分析がしやすくなります。

なお、売上高は単純に商品・サービスが売れた金額であり、販売などにかかる経費は考慮されていません。そのため、売上高=利益ではない点に注意してください。

売上目標と達成率

売上管理では、売上げの目標金額を設定して、その達成率もチェックしなければなりません。売上目標は、月次・四半期・半期・年次と一定の期間ごとに定めます。
目標金額の決め方は、過去の売上実績に基づいて達成可能な数値よりもやや高い数値で設定することが多いです。

売上げの達成率は「○○%達成」と割合で表示するのが一般的ですが、グラフなどを用いると数字が苦手な人も理解しやすいのでおすすめです。
売上目標と達成率を管理することで、進捗状況に合わせて施策を検討できるようになります。
達成が難しい場合や余裕で達成できそうな場合には、目標数値の見直しがしやすくなることもメリットです。

前期・前年度の売上げ

前月や前年同期の売上金額とその比率も記録します。
現状と前月・前年同期を比較できる状態にしておけば、売上げが伸びているのか、低迷しているのか明確にすることが可能です。

現状が増加している状態であれば、今の施策が良い方向に進んでいると判断できます。反対に低下している場合は、施策の見直しが必要です。
特に意識して施策を講じていないのに売上げの増減が見られる場合、その原因を追究することで、可視化されていない要因が見つかる可能性があります。

原価

商品そのものや生産に必要な材料の仕入れにかかった金額が原価です。
内訳は変動費と固定費に分けられます。変動費は原材料費や外注費など、何かの要因で金額が増減する費用が対象です。
固定費は、生産量や売上げに関係なく発生する一定の支出を指し、人件費や光熱費などが該当します。

原価を記録・管理することで、粗利の把握に役立てることが可能です。粗利は売上高から原価を差し引くことで算出でき、企業の大まかな利益や経営状況の把握ができます。
また、変動費の推移をチェックすることで、市場の変化や売上げに与える影響を分析することが可能です。

予算・経費

会社経営に関する予算・経費も売上管理のデータとして記録・管理していきます。
原価は仕入代金や材料費など仕入れや製造に関わる費用に対して、経費は人件費・通信費・事務所の家賃などの事業活動に関わる費用である点が双方の違いです。
予算と経費を記録することで、予算が予定通りに消化されているのか、その状況に見合った売上げが出ているのか確認することが可能です。
そこから予算設定や経営に妥当性があるか判断できます。

売上管理のやり方4ステップ

売上管理を行うためには、やり方を理解しておく必要があります。手順は企業ごとに異なりますが、一般的な流れは以下の4ステップに分けることが可能です。

1. 売上目標を決める

まずは、売上目標を決めていきます。会社の戦略方針や経営方針などに基づき、部門ごとに売上目標を定めてください。
また、目標を設定する際は、過去の売上実績や市場環境・競合他社などによる外的要因も考慮して数値を設定することがポイントです。
企業ごとに理想があるかもしれませんが、実現性がある数値を設定することも意識してください。

あまりに理想が高すぎると達成が難しく、何度も施策の見直しが必要になってしまいます。
上記でも述べたとおり、過去の実績や今後の販売計画などに基づき、現実的に達成できる数値よりも少し高く設定するのがマストです。

2. 売上データを入力する

売上データは日々発生するため、適切な売上管理をするためには後回しにせずこまめに記録しておくことが大切です。記録を怠ったことで情報が不足することがあります。
誤った記録を用いてデータ分析をすると、戦略や施策を見誤る可能性があるので注意してください。
売上データの記録は時間と手間がかかってしまいます。そのため、POSなどのシステムから売上データを連動できるようにすると、入力や管理の効率化が図れます。

3. データを集計して分析する

蓄積されたデータは企業の資産であり、ただ売上データを記録するだけではもったいないです。
そのため、売上データが蓄積されたら、その情報を分析してください。定期的に分析を行うことで、売上げの傾向やパターンを把握することが可能です。

売上げの状況を把握し、そこから増減している原因を追究することで戦略・施策の妥当性、自社の課題が見えやすくなります。
売上げは様々な要因で変動するものなので、幅広く分析して、課題を洗い出してください。

4. 分析結果をもとに改善策を検討・実行する

売上データの分析結果が把握し、低迷している場合は改善策を考える必要があります。
蓄積されたデータから自社の現状・弱み・強みを抽出し、課題を克服するための改善策を検討してください。

改善策が決まれば実行し、改善策の結果も分析し、また次の施策を検討します。
このサイクルを繰り返すことが売上げの安定化や向上には欠かせません。課題が解決するまで何度も繰り返し見直し実行して、売上目標の達成を目指してください。

売上管理に活用できるツール

売上高や原価などの売上データの記録・管理は、ツールを活用するのが一般的です。売上管理に活用できる主なツールは以下のとおりです。

Excel

Excelは定番の表計算ソフトであるため、すでに導入している企業も多いかもしれません。
すでに導入しているのであれば、専用の管理ソフトを導入する必要はなく、導入コストを抑えることが可能です。
ビジネスシーンでよく活用しているのであれば、使い方を理解している人も多く、レクチャーのための研修にも多くのコストや時間はかかりません。
事前に売上管理用のフォーマットを用意しておけば、スムーズに売上管理を始められます。

ただし、売上データの蓄積量が増えると、処理速度に遅延が起きてしまう可能性があります。
また、複数人で同時編集できなかったり、手動での入力となるためヒューマンエラーが発生しやすかったりするなどのデメリットがあるため注意してください。

会計ソフト

帳簿の作成にも活用される会計ソフトは、個人や会社の収支の記録が可能で、売上管理にも活用できます。
会計ソフトは検索機能が充実していることが多いので、売上管理がしやすいメリットがあります。
グラフなどで同期比の売上げの比較や取引先・商材ごとに売上げの動向などを把握することも可能です。
中には予算を記録できるソフトもあります。ソフトに記録したデータはCSVで抽出できるので、様々なシーンで蓄積したデータを活用できるでしょう。

会計ソフトは無料で使えるものから、有料で使えるものまであります。ただし、無料のソフトは有料のソフトと比べて機能が少ないかもしれません。
売上管理を行う上で必要な機能が備わっているかどうか確認して、自社に合った会計ソフトを導入してください。

販売管理システム

販売管理システムは、受注から代金を回収するまでの一連の業務で発生する「もの」と「お金」の流れを管理するためのツールです。
このソフトを使って、売上げに関する一連のデータを管理できます。
しかし、販売業務のプロセスで生じるお金の流れを管理するソフトであるため、出荷や在庫など売上げとは直接関係ない管理項目も含まれています。
そのため、蓄積されたデータを分析する際は、分析する項目を選択してください。

管理会計システム

管理会計システムは会計ソフトの一種です。一般的な会計ソフトは、株主や債権者など外部の利害関係者に財務会計に関する報告を目的として使われています。
管理会計システムは、経営者や管理者が経営判断・意思決定をするための情報を提供することが目的である点が、一般的な会計ソフトとの違いです。
管理会計ソフトには予算管理機能が備わっているので、売上予測の管理がしやすいことがメリットです。
月間の売上げをBIでわかりやすく表示したり、売上データから経営指標の異常を通知したりする機能も備わっています。

ただし、売上管理に特化したソフトではないため、不要な項目や足りない項目がある点がデメリットです。
そのため、Excelで作成した売上管理表などと組み合わせて管理を行う必要があります。

SFA/CRM

SFAは営業支援システム、CRMは顧客管理システムになります。この2つのツールには、売上分析機能が備わっています。
案件ごとに営業担当者と顧客などの情報が記録されるので、より細かな売上分析が可能です。

ほかにも、売上目標・達成率・売上予測などを可視化できる機能もあります。
自動でグラフ化してくれる機能が備わっているものもあり、その場合には売上データをわかりやすく表示することが可能です。
ただし、あくまでも営業活動を支援するソフトであるため、売上管理をする上で不足する項目や不要な項目が存在します。
分析に必要な情報を抜き出したり、不足している項目を付け足したりする工夫が必要です。

効果的な売上管理のやり方のポイント4つ

売上管理を効果的に行うためには、いくつかのポイントがあります。そのポイントは以下のようなことです。

1.売上管理のルールを策定する

売上管理を適切に行うためには、ルールを設定することが大切です。
ルールが定まっていないと担当者ごとに入力の仕方が異なり、統一感のない売上管理表になってしまいます。
そうなると見にくくなり、検索のしやすさや分析に支障が出てしまう可能性が高いです。

具体的に決めておきたいルール例は以下のとおりです。

• 数字・アルファベットの入力は全角または半角のどちらで統一するか
• 数字に「,（カンマ）」を入力するか
• 担当者の名前は苗字のみか、名前まで入力するか
• 企業名の「株式会社」などを記入するか

人によって入力の仕方が変わりそうな部分は細かくルール化して、統一感のある見やすい売上管理表の作成を目指してください。

2.テンプレートを使用する

売上管理では、テンプレートを使うのがおすすめです。あらかじめ入力する項目が決まっていれば、迷わず入力でき、業務の効率化につながります。
途中で担当者が変わったり、新人・未経験の人が担当になったりした際にも、テンプレートがあると便利です。
テンプレートから必要な項目を押さえられるため、スムーズに入力業務を行えます。

3.フォーマットを統一する

売上管理表にテンプレートを使うにあたって、フォーマットを統一させることも大切です。
複数人で売上管理や共有を行う場合、担当者ごとにフォーマットが異なるとわかりにくくなってしまいます。
管理や分析のミスを抑えるためにも、項目やデザインなどを統一してテンプレートを作成してください。

4.定期的に確認・分析を行う

売上管理表を作成したあとは、定期的に確認と分析を行ってください。こまめに確認・分析を行えば、売上げの増減に対して素早く把握でき、改善策を講じやすくなります。
売上げが下がっている場合、「売上げが下がった原因はどこにあるのか」「目標の達成は可能なのか」などの視点を持って分析を行いましょう。
そして、分析結果に基づいて有効な改善策を検討し、実行してください。

売上管理のやり方はツール活用が鍵！コツを押さえて効率化を

売上管理に徹底することで、現状出ている利益や経営状況を大まかに把握できるようになります。
また、状況に応じて有効な施策を打ち出し、売上げの改善や向上を目指すことが可能です。
売上管理では多様なデータを扱うため、ツールやテンプレートを活用することで効率良く入力や管理が行えるようになります。
活用できるツールは多くあるため、自社に合ったものを選んでください。

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（編集：創業手帳編集部）