会社の変更登記を費用を抑えて簡単に行う方法とは? 必要書類が最短7分で完成するオンライン登記サービス「GVA 法人登記」

費用・手間・時間を削減!オンライン書類作成&郵送で、簡単に変更登記が完了する「GVA 法人登記」

GVA 法人登記

商業登記において、オフィスの移転や役員の変更など、登記内容に変更が生じた場合は、必ず変更登記を行わなくてはなりません。

複数の書類を用意し、手間も費用もかかる変更登記ですが、司法書士などの専門家に依頼するとさらに費用がかさみます。そのため、自らで行いたいけれど、煩雑な手続きにお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、変更登記のやり方や必要書類に加え、自分で行った場合と専門家に頼んだ場合の費用について解説。さらに、費用を抑え、法務局に出向くことなく自分で簡単に変更登記を行える「GVA 法人登記」の活用方法をご紹介します。

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商業登記とは?


登記には、商業登記や法人登記、不動産登記など数多くの種類があります。そして、それぞれ商業登記法や不動産登記法などによって登記に関する法律が定められています。

株式会社や合同会社、合名会社、合資会社の登記は「商業登記」といい、社名や本店所在地など、法務局で登記した情報は公に明示されます。

なお、会社を設立する際には、定款(※1)の作成、認証(※2)の後、設立登記を行う必要がありますが、会社を運営していくなかで登記した内容に変更が生じた場合は、必ず変更登記を行わなければなりません。

※1 会社の基本情報(商号や本店所在地など)や、会社を運営していくためのルールを定めた規則のこと。
※2 合同会社・合名会社・合資会社の場合、定款の認証は不要です(定款自体は作成する必要があります)。

商業登記簿の記載事項

株式会社の登記簿には、以下の内容をはじめとした会社の情報が記載されます。

  • 商号(会社名)
  • 本店所在地(会社の本店の住所)
  • 設立年月日(設立登記をした日付)
  • 会社の目的(事業内容)
  • 資本金の額
  • 発行可能株式総数(発行できる株式数の上限)
  • 役員(取締役、代表取締役、監査役)の氏名など

そのほか、公告方法(官報とよばれる国が発行する機関誌、新聞などの日刊紙、WEB上での電子公告のいずれか)などが記載されます。

そのため、会社を移転した場合や、事業内容や役員を変更した場合などは、必ず変更登記をする必要があるのです。

変更登記とは?

登記の変更が必要な例は、以下の通りです。

  • 本店移転(会社の住所を変更した場合)
  • 役員変更(代表取締役や取締役、監査役を変更した場合)
  • 商号変更(会社名を変更した場合)
  • 目的変更(会社の事業目的を追加・削除した場合)
  • 代表取締役の住所、役員の氏名変更(代表取締役が自宅を引っ越した場合や、結婚などにより役員の名字が変わった場合)

株式会社の場合、役員には任期があります。非公開会社の場合は、最長10年まで伸長が可能ですが、法令上、原則として取締役は2年、監査役は4年です。
つまり、株式会社を運営していくうえで、変更登記は必ず発生する必要不可欠な手続きなのです。

なお、任期満了後、再度同じ人が役員を務めることになった場合であっても、重任(再任)の手続きを行う必要があるため、留意しましょう。

変更登記のやり方と必要書類

変更登記を行うには、多様な種類の書類を準備する必要があります。なお、必要書類は、変更する登記内容により異なります。
また、例えば「役員変更」という一括りのなかでも、選任のされ方や退任方法などによっても必要書類が異なるため、注意が必要です。

今回は、会社を運営していくうえで変更を行う頻度や可能性が高い本店移転、役員変更、目的変更について、やり方と必要書類をご紹介します。

本店移転の場合

会社の本店(本社)を移転する場合は、まず、移転先を社内で決定します。
移転にあたり、定款の本店所在地を変更する必要がある場合は、株主総会の特別決議(※3)により定款を変更します。
なお、定款を変更する必要がない場合でも、本店所在地の具体的な場所や移転日については取締役会決議(取締役会を設置していない会社の場合は、取締役の過半数の決定)が必要です。

その後、管轄法務局にて、変更登記の申請を行います。その際に必要な書類が「株式会社本店移転登記申請書」です。

同一管轄内で移転する場合は、現在の管轄法務局に提出する申請書を作成します。

しかし、管轄外に移転する場合は、現在と移転後、双方の管轄法務局宛ての申請書を作成しなければなりません。ただし、どちらの申請書も、現在の管轄法務局にまとめて提出すればよいため、移転後の管轄法務局に赴く必要はありません。
なお、管轄外移転の場合は、印鑑届書の提出も必要となるので、留意しましょう。

株式会社本店移転登記申請書に加え、状況に合わせて以下の書類も提出する必要があります。

    【定款を変更する必要がある場合】
    ・株主総会議事録
    ・取締役会議事録又は取締役の決定書
    ・株主リスト

    【取締役会を設置している場合】
    ・取締役会議事録

    【取締役会を設置していない場合】
    ・取締役の決定書

※3 議決権の過半数を有する株主が出席し、かつ、出席した株主の議決権の2/3以上の賛成を必要とする決議のこと。

役員変更の場合

役員変更の場合は、就任(新任)、重任(再任)、退任、辞任、解任など、役員の選任のされ方や辞め方などによって必要書類が異なります。

たとえば、就任登記においては就任する役職が代表取締役なのか、取締役なのか、監査役なのかによっても必要書類が異なります。さらに、代表取締役の選定方法や、取締役会を設置しているのか否かによっても異なります。

そのため、今回は一例として、一人会社の役員が任期満了し、直ちに重任(再任)する場合と、新たな取締役が就任した場合の必要書類をご紹介します。

    【重任(再任)】
    ・株式会社変更登記申請書(役員変更登記に必ず必要な書類)
    ・株式総会議事録
    ・株主リスト(株主の氏名、住所、議決権数などを記載)
    ・就任承諾書(席上で就任承諾した旨が議事録にある場合は省略可)

    【取締役の新任】
    ・株式会社変更登記申請書
    ・株主総会議事録
    ・株主リスト
    ・就任承諾書
    ・印鑑証明書(※4)
    ・本人確認証明書(※5)

※4 取締役会を設置している会社で新たに代表取締役が就任した場合、または取締役会を設置していない会社で新たに取締役が就任した場合に必要となります。
※5 取締役会を設置している会社で新たに取締役・監査役が就任した場合、または取締役会を設置していない会社で新たに監査役が就任した場合に必要となります。

目的変更の場合

会社の事業目的を変更する場合は、まず、株主総会の特別決議よって定款を変更したうえで、変更登記を行います。

その際に必要となる書類は、以下の3点です。

  • 株式会社変更登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト

変更登記は2週間以内に!

変更登記は、変更した日から2週間以内に行わなくてはなりません(会社法第915条第1項)。

また、変更登記を2週間以内に行わなかった場合、代表者は100万円以下の過料の対象となるため注意が必要です(会社法第976条第1号)。
書類の不備などがあれば、変更登記をスムーズに完了させることができません。そのため、申請方法を検討する際は、正確性も重要なポイントとなります。

手間と費用を比較!登記の申請方法

変更登記を行う際に、必ず必要な費用が「登録免許税」です。
登録免許税とは、登記申請に必要な手数料のようなもので、変更登記の種類により金額が異なります。なお、おもな登録免許税の費用は以下の通りです。

【変更登記】
    ・役員変更:10,000円(資本金が1億円を超える場合は30,000円)
    ・目的変更:30,000円
    ・本店移転(管轄法務局が変更にならない場合):30,000円
    ・本店移転(管轄法務局が変更になる場合):60,000円
    ・資本金の額の増加:増加した資本金の0.7%(30,000円未満の場合は30,000円)

また、前述の通り、変更登記を行うには様々な書類を用意する必要があり、手続きの期限は変更日から2週間以内と定められています。
どのように申請すれば、スムーズかつ格安に登記を行えるのでしょうか。費用を含めた登記のやり方を比較してみましょう。

司法書士などの専門家に依頼する

プロに依頼することで、登記にかかる手間や時間を省くことができます。
なお、登記の代理申請ができるのは弁護士と司法書士ですが、登記を専門としている司法書士に依頼するのが一般的です。行政書士は定款の作成は行えますが、登記を代理で行うことはできないので注意しましょう。

ただし、専門家に依頼する場合はコストがかかります。
司法書士に登記の手続きを依頼する場合の目安の金額として、たとえば関東地区で本店移転を依頼した場合、平均47,666円の費用がかかるといわれています(「日本司法書士会連合会 報酬アンケート結果(2018(平成30年)1月実施)」より)。

費用はかかるものの、プロにお任せすることで、登記にかかる労力を本来の事業運営に注ぐことができ、なおかつスムーズに登記を行えることが司法書士などの専門家に依頼するメリットといえるでしょう。

自分で書類を作成する

自力で登記を行う場合、紙の書類で申請する方法と、オンラインシステムで申請する方法があります。

なお、オンラインでの申請については、法務省が提供しているシステムを活用して管轄の法務局に申請する方法もありますが、有料の「商業登記電子証明書」やマイナンバーカードの電子証明書を取得し、電子署名を行わなければなりません。

さらに、自力で書面申請する場合同様、必要書類を自分で準備するなど、様々なルールを留意しながら手続きを行わなければならないため、初心者には少しハードルが高い可能性があります。

自分で行うなら「GVA 法人登記」がおすすめ!

司法書士が監修する「GVA 法人登記」を活用すれば、システムに沿って順番通りに必要事項を入力するだけで、最短7分ほどで書類を自動作成できます。

司法書士が監修するシステムのため、リーズナブルな価格で安心して書類を作成できるのが魅力です。
また、完成した書類を印刷して押印し、印紙を貼り付けて郵送することで登記申請ができるため、法務局に行くことなく申請手続きが完了します。

そのため、煩雑な手続きをすることなく、簡単かつ費用を抑えて変更登記を行いたい方におすすめの申請方法です。

GVA 法人登記とは?

GVA TECH(ジーヴァテック)株式会社が2019年にリリースした商業・会社変更登記申請オンライン支援サービスで、2021年10月時点で5,000社以上が利用しています。

登記の知識がなくても、システムに従って入力するだけで変更登記に必要な書類を簡単に作成できるのが特徴です。

対応している変更登記と費用

GVA 法人登記が対応している変更登記は、以下の通りです(※6)。

    ・本店移転(管轄法務局内・管轄法務局外ともに対応) 10,000円
    ・商号変更 10,000円
    ・役員変更(取締役・代表取締役・監査役) 10,000円
    ・目的変更 10,000円
    ・役員の氏名・住所変更 5,000円
    ・株式分割 10,000円
    ・募集株式の発行 10,000円
    ・ストックオプション(新株予約権の発行)     30,000円
    ※6 GVA 法人登記における表示価格は、すべて税別です。

書類完成まで最短7分!変更登記のやり方

GVA 法人登記を利用して変更登記に必要な書類を作成した場合、完成までにかかる時間は最短7分ほどです。

システムに沿って、会社の基本情報(商号や住所など)と登記変更情報(本店移転の場合は移転日など)を入力し、印刷、押印。郵便局や法務局で購入した印紙を貼り付けて、管轄の法務局に郵送すると申請手続きが完了します。
なお、会社の基本情報は、サービス内にて無料提供される登記情報PDFをアップロードすることで自動入力されるため、自ら入力する手間を省くことができます。このようなユーザの負担を減らす便利なサービスが多いのが、GVA 法人登記の特徴です。

また、追加のオプション機能として、以下のサービスが利用できます(※6)。

・かんたん郵送パック 3,980円
GVA 法人登記で作成した書類が法務局への郵送用封筒とともに届くサービスです。
別途、登録免許税の納付に必要な収入印紙もセットで購入することができ(※7)、管轄法務局の宛名も記載されているため、書類の提出先を間違えることもありません。

・登記簿謄本郵送オプション 5,000円
金融機関や取引先へ提出する必要がある方向けに、変更登記が反映された履歴事項全部証明書(登記簿謄本)を2通お届けするサービスです。

本来、登記の完了について法務局からは連絡が来ません。そのため、履歴事項全部証明書を発行するためには、自ら法務局へ登記の完了の有無を確認し、謄本取得申請をしなければならないのです。
しかし、このオプションを活用すれば、自ら完了の有無を確認することなく、指定の住所宛てに履歴事項全部証明書(登記簿謄本)が送られてくるので大変便利です。

また、GVA 法人登記では、申請が受理されなかった場合の返金保証(※8)のほか、操作方法などわからないことがあれば問い合わせすることができるため、パソコンの操作が苦手な方でも安心して活用することができます。

※6 GVA 法人登記における表示価格は、すべて税別です。
※7 収入印紙をセットで購入する場合は、収入印紙代および登録免許税の10%に相当する手数料、並びにそれらの消費税が発生します。
※8 返金保証には条件があります。

ご利用企業様の声

株式会社Oh my teeth 代表取締役 西野誠様

PDF登記情報からの自動反映など、求めていたものが見つかったと感じました

―GVA 法人登記を使ってみての感想はいかがですか?
GVA 法人登記利用時にPDF形式の登記情報を送ってくれるサービスなど、書類作成が楽にできるのはもちろんですが、私の場合、不動産や業務提携の契約締結時に求められたり、確認する機会があったのでGVA 法人登記を思い出すきっかけになりましたね。

―株式分割の半年後に本店移転と、リピートでご利用いただいた理由を教えてください。
1回目の利用で不便なく使えて、収入印紙もセットで買えたので、他の方法を検討する必要を感じませんでした。
以前、登記申請ではないですが、地方税関連の手続きでeLTAX(地方税ポータル)を使おうとしたらソフトウェアダウンロードが必要だったりと煩雑で、結局管轄の都税事務所まで行くことになり、苦労した経験があったので、GVA 法人登記のようにわからないことを全部お願いできるのはいいサービスですよね。

H&innovation株式会社 代表取締役 森英治様

専門家に依頼するよりも安く早く登記を済ませられました

―GVA 法人登記を使ってみようと思われた決め手は何でしたか?
最初は弊社が契約している先生に役員変更登記をお願いしようと思ったのですが、提示された金額がけっこう高額でした。それならば自分でやろうとも思ったのですが、面倒臭かったので他の方法をインターネット調べた結果、UIが分かりやすく、早そうなGVA 法人登記を利用しようと決めました。

―リピートでご利用いただけた経緯を教えてください。
初めて利用させていただいたときの印象がとても良く、書類作成から申請までの作業をスムーズに進めることができました。今回は本店移転だったのですが、年末年始で急いでいたということもあり、GVA 法人登記を利用させていただきました。
今回は急ぎでしたが、仮に時間に余裕があったとしても、GVA 法人登記を利用させていただいていたと思います。

―GVA 法人登記を利用する最大のメリットは何でしょうか?

簡単と安心ですね。登記の経験がある場合、自分で書類を作成して申請することを選択される方もいると思いますが、登記に大切な時間と労力を使うくらいなら、GVA 法人登記を使えば簡単で安心です。もちろん安く済ませられることもメリットだと思います。

「GVA 法人登記」のメリットまとめ

    ・最短7分ほどで、自分で簡単に登記書類を作成できる
    ・リーズナブルな価格
    ・法務局に行くことなく申請手続きが完了!
    ・操作方法などは問い合わせが可能
    ・返金保証あり(条件があります)

オンライン上のシステムに従って必要事項を入力するだけで、登記書類が完成します。そのため、必要な書類を調べる手間が省けるとともに、登記についての知識がなくても書類を作成することができるのです。

また、完成した書類に押印し、印紙を貼り付けて郵送することで登記申請ができるため、わざわざ法務局に出向く必要もありません

さらに、迅速な問い合わせ対応が心掛けられているため、書類を間違えて作成してしまった場合など、操作中にハプニングが生じてしまったときも安心です。

「役員変更を自分で行いたいけれど、書類作成が複雑すぎてよくわからない」「本業に専念するためにも、時間と費用をかけず変更登記を行いたい」という方は、ぜひ「GVA 法人登記」をご活用ください。

「GVA 法人登記」の詳しい情報については下記ボタンよりご確認いただけます。

(監修: GVA TECH株式会社
(編集: 創業手帳編集部)

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