起業時の固定電話はいらない?IVRy(電話自動応答サービス)を使えば悩み解決

1日100円から使えて最短5分で導入可能。店舗開業時の大量受電も捌けるIVRシステム「IVRy」

起業したての売上が安定しない頃に電話対応ばかりしていては、事業やサービスを成長させることに集中できません。そのため、これから起業するにあたって、固定電話を設置するかどうか悩まれる起業家の方は少なくないでしょう。とはいえ、完全に電話を置かないことは、後々さまざまな不便を招きます。

そこでおすすめしたいのが、電話自動対応サービスの「IVRy(アイブリー)」です。「IVRy」は「050番号」と呼ばれる固定電話の代わりになる電話番号を取得できるうえ、顧客の電話対応を自動化できるサービスです。固定電話を設置する必要がなくなるうえ、業務の効率化などさまざまなメリットをもたらします。1日100円から、最短5分で導入可能です。

本記事では、なぜ固定電話はいまだにビジネスにおいて重要なのか、固定電話の代わりになる「IVRy」のメリットはどのような点にあるのかという点について、詳しくご紹介します。

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起業時に固定電話はいらない?固定電話なしのメリット

起業を考えている方のなかには、「固定電話の工事は時間も費用もかかるし、設置しても営業電話などが面倒そうだから設置しなくてもいいや」とお考えの方は多いのではないでしょうか。一般の家庭では固定電話を設置しない家庭も増えてきていますので、そう思うのも当然です。

本項では、固定電話なしでビジネスをするメリットをご紹介します。

迷惑電話に対応する必要がない

固定電話を設置してビジネスをしていると、受電する電話の大部分は営業電話か迷惑電話であることがわかるでしょう。固定電話を置いてしまえば、ビジネス慣習上受話器を取って対応しなければならないのはマナーですから、迷惑電話がくるとはわかっていても、対応せざるを得ません。

しかし、固定電話を最初から置いておかなければ、営業電話などに対応する必要はそもそもありません。その結果、きっちりと業務に向き合う時間を確保できるようになります。実際に、IT系の企業などですと固定電話を置かない企業も増えてきているようです。

必要な人にのみ電話対応できる

迷惑電話に対応しなくてもいいことと表裏一体ですが、固定電話がない場合には、業務上必要になる人にのみ携帯電話の番号やLINEのIDなどを教えておき、その人たちだけと電話で連絡を取り合う、といった電話の使い方ができます。

ビジネスをしているとどうしても電話で連絡を取り合ったほうが意思疎通がスムーズになる場面も出てきます。そのような場合であっても、携帯電話や、Zoomなどのオンライン会議ツールを利用すれば問題ありません。

固定電話を置かないデメリット

上記で固定電話を置かないメリットをご紹介しました。メリットも多いとはいえ、固定電話がなければビジネスを進めるうえで不利になる場面がまだまだ多いです。本項で、ビジネスにおいてなぜまだ固定電話が必要になるのか、ご説明します。

受注機会を逃す可能性

固定電話ではなく携帯電話を法人の代表電話として使う場合、顧客対応が面倒であることと、忙しいという理由から、電話に出れないことも多々あるでしょう。しかし、電話をかけてきた人のなかには、見込み顧客も含まれている可能性があります。顧客は一瞬のうちに熱が冷めてしまうことも多いので、電話に出れるかどうかで受注できるかが決まることも少なくありません。

また、固定電話を置いて常に対応できるようにしておけば、その心配もありません。

電話対応を代わりにやってくれるIVRとは?


「IVR」とは、自動電話応答サービスのことです。一般的に、B to Cサービスの顧客サポートなどの場面で使われることが多いです。定型的な質問などであれば、自動音声による自動応答サービスを使い、それ以外の場合であれば、コールセンターなどのオペレーターにつなぐシステムになっています。

IVRは大企業などが活用しているイメージが強いですが、最近では中小企業なども活用するようになってきています。顧客側がそうしたサービス水準に慣れてきてしまっているため、中小企業であっても大企業並みの顧客サービスを求められるのも、その一因と言えます。

しかしながら、大規模対応できるIVRは、当然ながら料金も高いため、起業したてのスタートアップには手を出せないでしょう。

1日100円〜最短5分で導入可能なIVRy

固定電話なしでビジネスをすることには大きなメリットがあるものの、受注機会を逃してしまうなど、デメリットもまた避けられません。

そこで、これから起業する方に、固定電話のデメリットを享受せず、メリットをより多く享受できる固定電話代わりになるサービスとしてご紹介したいのが、1日100円〜、最短5分で導入できる、電話自動応答サービス「IVRy(アイブリー)」です。

本項では、固定電話の代わりになる「IVRy」の特徴・魅力についてご紹介します。

固定電話の代わりになるIP電話番号を取得可能

「IVRy」は「IVR」とは違い、固定電話を持っていない方であっても、固定電話の代わりとして使えるIP電話番号を取得できます。IP電話とは、インターネット回線を利用した電話のことです。発信機・受話器は固定電話のように固定されておらず、スマホやパソコンからでも利用できます。ただし、固定電話番号のように使える点が携帯電話と異なります。

「IVRy」はIP電話番号にあたる「050」から始まる「050番号」と呼ばれる電話番号を即日取得できます。固定電話を設置するには、固定電話の設置工事も必要で時間もコストもかかりますが、その必要はありません。「IVRy」で取得した「050番号」はIP電話のため、接続上限数が多いこともメリットです。

電話の自動対応

「IVRy」の主な使い方となるのが、音声案内・SMS送信・電話転送・音声録音による、電話の自動対応です。「IVRy」では、それぞれの企業ごとに適した着信フローを作成できます。つまり、あなたのビジネスにあった専用の質問回答フローを作れる、ということです。もちろん回答は自動音声で行われるため、電話要員を設置する必要はありません。曜日や時間帯によって、応対を変えることも可能です。

上記画像のように、一目見てわかるように分岐を設定することが可能です。例えば、商品に関する問い合わせについては1を押してもらうことで音声案内を流し、お店の担当者に直接用件がある場合などには3を押してもらうことで電話をお店に転送する、といった対応ができます。

顧客には自動音声による案内で質問に対する回答がなされます。回答については、録音した音声データを使うこともできれば、あらかじめ登録したテキストをAIに読み上げてもらうこともできます。英語や中国語などの外国語対応も可能です。

自動音声で解決できない質問については、担当者に転送したり、取引業者に転送することもできます。一般的なIVRにおける、オペレーターにつなぐプロセスと同様です。

さらに、受電した電話番号にSMSを自動的に送信し、店舗の住所を地図で送信することも可能です。店舗経営者にとっては、うれしい機能と言えるでしょう。

豊富な受電管理機能

起業したてで忙しい時期であっても、予約の電話や商談の電話など、非常に重要な電話がかかってくる可能性は否めません。重要な電話については必ず折り返せるよう、何らかの仕組みを作ってカバーできるようにしたいものです。

「IVRy」であれば、その心配は不要です。「IVRy」では通話が自動で録音されるため、それぞれの履歴を遡ることができます。したがって、重要な電話を取り逃すことはありませんし、顧客からのクレームなどの内容も、しっかりと管理できます。

また、日常的によく使われている方も多いであろう「LINE」に受電通知を送ることもできます。ほかのスタッフなどにも「LINE」の受電通知を連携しておけば、取り逃すこともなくなるでしょう。ほかにも、Slack、メール、Chatwork、Microsoft Teamsなどに受電通知機能を設定できます。受電通知を利用することで、重要なビジネスチャンスを逃さないようにできます。

スマホ・PCでも受電できる

固定電話の代わりに使える「IVRy」ですが、受電の際には、実は電話機すら必要ありません。Webブラウザさえ使えれば、スマホやPC、タブレットで電話を受電できます。電話しながらPC画面を操作する、という使い方すら可能です。

高度な顧客管理機能

「IVRy」では、受電した電話について、電話番号ごとに住所や氏名などの情報を紐づけて管理できます。そのため、顧客管理業務が容易になりますし、電話での営業もより効率的に実施できるようになります。

さらに、「IVRy」で注目したい機能が、「ホワイトリスト」機能です。すべての顧客に対して自動応答で対応すると、お得意様などの電話対応としては失礼と感じるのが一般的な感覚でしょう。そのような場合に、「ホワイトリスト」機能を使えば、自動音声案内を通さず、直接指定しておいた電話に受電できます。この機能があれば、日常的にやり取りをしている顧客とのコミュニケーションだけに集中できます。

迷惑電話をブロックできる

「IVRy」では、迷惑な電話や営業電話についてはブロックする機能もあります。ブロック機能を適切に利用することで、本来集中したい仕事やお得意様への対応に集中でき、売上拡大や業務効率の向上に貢献できます。

IVRyの導入事例

固定電話の代わりになる、自動電話応答サービス「IVRy」は、すでに多くのユーザーに利用されています。本項では、「IVRy」を実際に利用したユーザーの声をご紹介します。

飲食店

テイクアウト専門の唐揚げ店「さくらんぼ唐揚げ鶏桜」では、オープンセールに向けて電話対応をどうしようか、悩まれていました。というのも、ほかの唐揚げ店がオープンした際に、電話が鳴り止まず、電話対応専門のスタッフを置いていた、とお聞きになっていたためでした。そこで「IVRy」を導入してオープンに臨んだところ、最初の3日間は1日100件もの電話を受電していた、とのことでした。「さくらんぼ唐揚げ鶏桜」の田中様は「もしIVRyを導入していなかったら初日で店舗運営が破綻していたと思います」と、初日の感想を述べていました。

また、ハンバーグを中心とした洋食を提供するレストラン「キッチンきむら」も「IVRy」を導入されています。5分に1回のペースでの受電を捌く時間がもったいないと考えられたためでした。その電話のうち、半数以上は営業電話など、店舗運営に関係のない電話だったそうです。オーナーの木村様は「初期費用もなく、サービス利用料3000円と電話番号維持費500円+通話料という、わかりやすい価格でしたし、工事なども不要で即日利用開始ができるといった点も決め手の一つでしたね」と述べています。

診療所・クリニック

「音威子府村立診療所」では、看護師業務と通常の事務業務の両立について悩まれていました。以前は、電話対応にかかる時間が非常に大きかったそう。そこで「IVRy」を導入されたところ、休診日の業務効率が格段に向上したそうです。

「まるペットクリニック」も同じく、電話対応の多さに悩まされていたクリニックです。ある時期から来院数が急増し、受電できないことに課題を感じられていました。そこで「IVRy」を導入したことで、受電できなかった顧客への折り返し電話ができるようになったそうです。

起業時・店舗開業時は固定電話の代わりにIVRy導入を検討しよう

以上、固定電話の代わりとして使える、電話自動応答サービス「IVRy」の魅力をご紹介しました。起業・開業時に登録する電話番号は、後で変更することが面倒で大変であることが多いため、一番最初から業務効率化を考えたツール選定が必要となります。

「IVRy」は、固定電話番号の代わりになる「050番号」と呼ばれる電話番号を取得できるうえ、自動音声で電話対応可能なサービスです。

1日100円から導入できるコスパのよさ、最短5分で導入できる利便性も、起業したての方にぴったりと言えます。固定電話導入にお悩みだった方は、まず「IVRy」から導入してみてはいかがでしょうか。

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(監修: 株式会社IVRy(アイブリー)
(編集: 創業手帳編集部)

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