請求書が取引先の担当者にスムーズに届く４つのテクニック

請求書を取引先に送るときのチョットした工夫

請求書は作成したら終わりではない。今回は請求書を取引先に送るときのチョットした工夫を述べる。

１．いつ請求書を送るのか？を担当者と確認しておく

メールで先行して請求書の電子版を送ることが多くなったとはいえ、通常は正式に紙の請求書を別に郵送するものだ。取引先の担当者には、「いつごろまでに請求書を送付するか？」を事前に確認して共通認識として持っておくべきだ。例えば、「締日から５営業日以内に郵送します」という具合である。

大企業の場合、経理部への請求書の提出日が厳密に決まっている場合も多く、スタートアップ企業のように融通が利かない可能性が高い。期日が守られないことで、最悪の場合は入金が遅延する可能性も無きにしも非ずなので、注意したいところだ。

２．封筒は取引先送付用のものを用意しておく

通常のビジネスシーンでは、A4サイズで請求書を作成することが多い。A4の紙が3つ折りで治まるサイズなので、請求書を郵送するときには「長形３号」サイズの封筒が適している。

請求書の発行枚数が多くなってくると、請求書を入れた封筒に封をする作業に手間がかかるようになる。そのような場合は、ノリやテープがついている封筒を用意すると良いだろう。

宛名が窓あきになっている封筒を選び、請求書の宛先が窓から見えるように折り封すると、宛先を書いたり別途宛先を印字したシールを貼る必要がなくなるので、作業がラクになる。

また、資金的に余裕ができてきたら、会社のロゴを印字したオリジナルの専用封筒を作成するのもよいだろう。送付元（あなたの会社）の社名や住所を記載する手間が省ける。取引先の担当者にも、「どこからきた請求書か？」がわかりやすいというメリットもある。

３．「請求書在中」を明記する

請求書の発行枚数が多くなってくると、封書作業と同様に「請求書在中」と記載する作業に手間がかかるようになる。そのような場合は、「請求書在中」スタンプを買って作業を効率化するとよい。

請求書を郵送する封筒には「請求書在中」の記載しておくべきだ。取引先の担当者が一見して「請求書」だと認識できるようにしておくと、他の郵送物に埋もれてにくくなり、非常に親切である。

４．宛名は部署名と担当者名を明記する

宛名には取引先の担当者名（フルネーム）と部署名をキッチリと明記する。

取引先が大企業の場合は、部署が複数あり部署内外に同姓（同姓同名の場合も！）の社員が在籍していないとも限らない。一見して誰宛の請求書かわかるように明記するのがマナーである。

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