請求書が取引先の担当者にスムーズに届く4つのテクニック

資金調達手帳

請求書を取引先に送るときのチョットした工夫

invoice_basic_figure02
請求書は作成したら終わりではない。今回は請求書を取引先に送るときのチョットした工夫を述べる。

本文を読む

1.いつ請求書を送るのか?を担当者と確認しておく

メールで先行して請求書の電子版を送ることが多くなったとはいえ、通常は正式に紙の請求書を別に郵送するものだ。取引先の担当者には、「いつごろまでに請求書を送付するか?」を事前に確認して共通認識として持っておくべきだ。例えば、「締日から5営業日以内に郵送します」という具合である。

大企業の場合、経理部への請求書の提出日が厳密に決まっている場合も多く、スタートアップ企業のように融通が利かない可能性が高い。期日が守られないことで、最悪の場合は入金が遅延する可能性も無きにしも非ずなので、注意したいところだ。

2.封筒は取引先送付用のものを用意しておく

通常のビジネスシーンでは、A4サイズで請求書を作成することが多い。A4の紙が3つ折りで治まるサイズなので、請求書を郵送するときには「長形3号」サイズの封筒が適している。

請求書の発行枚数が多くなってくると、請求書を入れた封筒に封をする作業に手間がかかるようになる。そのような場合は、ノリやテープがついている封筒を用意すると良いだろう。

宛名が窓あきになっている封筒を選び、請求書の宛先が窓から見えるように折り封すると、宛先を書いたり別途宛先を印字したシールを貼る必要がなくなるので、作業がラクになる。

また、資金的に余裕ができてきたら、会社のロゴを印字したオリジナルの専用封筒を作成するのもよいだろう。送付元(あなたの会社)の社名や住所を記載する手間が省ける。取引先の担当者にも、「どこからきた請求書か?」がわかりやすいというメリットもある。

この記事に関連するタグ

この記事に関連する記事

資金調達手帳

創業時に役立つツール特集

カテゴリーから記事を探す