メール配信システムとは?メリット・使い方・選び方の総まとめ

創業手帳

メール配信システムを使って効率化やマーケティングもできる

メール配信システムとは?メリット・使い方・選び方の総まとめ
メール配信システムは、人が手動で送信しなくてもメールを自動的に送ることができるシステムです。
一斉に大量配信、高速配信できるだけにとどまらず、まだ形になっていない顧客のニーズを吸い上げることも可能です。
顧客とつながることで新しいビジネスを開拓することもできます。

メール配信システムごとに料金体系や使うことができる機能が違うので、自社に合ったメール配信システムを選びましょう。

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メール配信システムとは?


メール配信システムはその名前からもわかるように、メールを配信するためのシステムです。
例えば一度に多くの人に同じメールを一斉送信するメルマガや、お知らせメールはメール配信システムでおこなわれています。

商品のプロモーションや、ショップのお知らせのように、メールを使った宣伝は一般的におこなわれています。

メールでの広告は、ターゲットが増えてくると自分でいちいち送信するのは大変です。
また人が手作業で入力、送信していると入力ミス、送信漏れといったトラブルを起こすかもしれません。
メール配信システムを使うことによって、自動でリストに登録されているアドレスに一斉にメールを送ることが可能です。

メール配信システムは大量配信、一斉配信を自動化することで効率良く情報を伝える目的で使われています。
その機能を使って広報活動や販売促進以外に、バースディメールやマーケティング目的でも使われています。

自社が顧客管理で抱えている問題、例えばメールを配信しても迷惑メールと判断されてしまう、到達率が低い、送信に時間がかかってしまうといった問題もこのサービスを使うことで解決できるでしょう。

メール配信システムの仕組み

メール配信サービスと簡単に言っても、その仕組みは大きく分けて2種類あります。
オンプレミスとクラウド、それぞれの違いについて説明します。

オンプレミス

オンプレミスは使用者側で用意したサーバーやPCを使って、メール配信サービスを使用する形態です。
初期のシステム構築や、セキュリティ対策、運営中のメンテナンスまで自分でおこなわなければいけません。

そのため、メール配信サービスを利用するまでに初期費用がかさんでしまうことがあります。
ただし、オンプレミスは一から作る分、自由にカスタマイズして自社に合ったメール配信サービスにできる点がメリットです。
オンプレミスはメールを自由に自社でカスタマイズしたい、自社のセキュリティポリシーで運用したい場合に適しています。

クラウド

クラウドのメール配信サービスはインターネットを経由して、メール配信サービスを使用する方法です。
クラウドであれば、サーバーなどを自分たちで用意する必要がありません。
そのため、初期費用はかなり抑えることができます。またメンテナンスも必要ないのでその分コストを節約できます。

クラウド環境であればどこからでもアクセス可能な点も大きなメリットです。
ただし、クラウドはサービスを提供する側の規約に自社が合わせなければいけません。
そのため、自由度の面、使用できる機能面では比較的低いといえます。

メール配信サービスを利用するメリット


メールを送るだけであれば、メール配信サービスを使わなくても、パソコンや携帯電話、スマートフォンであっても可能です。
無料で利用できるメーラーもたくさんあるため、お金をかけてメール配信サービスを使わなくても、と考える人もいるかもしれません。
しかし、メール配信システムを使うことで、メール配信に関するさまざまな課題を解決することができます。
メール配信サービスを利用するメリットを紹介します。

メールを送る手間や人件費を削減できる

メール配信サービスを利用するとメールを送信する手間を減らすことが可能です。
今まで手動でしていた手順を、全て自動化するだけでも大幅に業務効率が上がります。
また効率が良くなるのは目に見える手順に限りません。

メール配信サービスは自動で送ることができるため、送信漏れや間違いのミスといったヒューマンエラーをなくすこともできます。
メールの配信でミスをすると、そのお詫びや対応でより多くの業務時間がかかります。
しかしメール配信サービスであれば、あらかじめ設定しておくことで配信漏れやミスもなくすことが可能です。ミスに対応する時間も削減できます。

メール配信サービスではメールに対するフィードバックの集計や分析も可能です。
そのためどのようなメールが効果的なのか、顧客が反応しやすいのかを知ることができます。
その結果、効果的なメールの送り方がわかり、メールのクオリティを上げることにつながるでしょう。

メールマーケティングを実施できる

メール配信サービスを使うことで、メールの開封率、配信先のクリック率を集計することもできます
メールマーケティングにおいて、そのメールがどれだけのユーザーの興味を喚起したのかを知ることは重要です。
興味を喚起したメール、そうでないメールを分析することで、より開封されやすい、クリックされやすいメールを作ることができます。

メール配信後にどれだけ開封されたかや、URLをクリックされたか、といったアクションを測定できる効果測定機能があります。
これは、メールを数値化して具体的な問題点を挙げてくれる機能です。
タイトルの付け方や配信時間、さまざまな要素からメールの改善点を探ることができます。

さらに顧客の属性によってターゲティングしたメールも配信可能です。
休眠顧客にアプローチしたり、今までの履歴からターゲットを絞ったり、潜在的なユーザーに働きかけることもできます。

セキュリティ対策ができる

メールを大量に送る場合、情報漏洩のリスクについても考えなければいけません。
ウイルスに感染して顧客情報が流出するケースもありますが、うっかり送信ミスすることで情報が漏れる可能性もあります。

うっかりミス、ヒューマンエラーは防ぐことが難しく、扱う情報や工数も増えるとミスも起きやすくなります。
メール配信サービスを使うことで、メール配信を自動化すれば人為ミスを減らすことができます。

クラウドのメール配信サービスでは顧客データはクラウド上に保存されるため、配信側がウイルスやスパムの対策をおこないます。
セキュリティ面を任せることになるので、メール配信システムを選ぶときにはセキュリティについても必ずチェックしてください。

メール配信システムの使い方


メール配信システムは、ただ自動的にメールを配信するだけではありません。企業の要望や用途に適したメールの配信が可能です。
どのような配信方法があるのか、メール配信システムの使い方を紹介します。

大量配信

大量配信タイプは、1度に多くのメールを高速で送るためのシステムです。
例えば商品のキャンペーンやクーポン、新商品のお知らせのようなメルマガを送るときにも大量配信を使います。

企業向けの大量配信の場合には、セミナーや新商品のリリース情報、コラムを配信することがあります。

セグメント

大量配信が1度に多くのメールを高速で送るためのシステムなのに対して、利用者ニーズに対応したメールを送る方法として、セグメントタイプがあります。

セグメントでは利用者がどのような情報を欲しがっているのかを細かく分析して配信します。
ユーザーの属性やニーズに合わせて配信するため、見込みがあるユーザーにピンポイントでアプローチできる点がメリットです。

ECショップでは、購買履歴の情報から趣味嗜好を加味して他の商品をおすすめする施策もおこなわれています。

メール配信システムの中には大量配信とセグメント両方を兼ね備えた、高度な配信ができるシステムも登場しているので、自社がどのような利用目的で配信するのか活用シーンを考えながら選ぶことをおすすめします。

ステップメールの自動配信

ステップメールは、顧客属性に含まれる日付情報をきっかけにメール配信のシナリオを設定して自動的にメールを配信します。

例えばバースディメールやタイムセールの告知メールが挙げられます。
顧客が購入してから数日後に、アフターフォローのメールを送ることも可能です。
あらかじめ複数のメールを用意しておいて、1通目から段階的に情報を届けていく送り方もできます。

顧客と長期的な関係を築くため、見込み客から顧客やリピーターを生み出すために有効なメールの使い方のひとつです。

API連携によるメール配信

API連携によるメール配信は、何らかの出来事をきっかけに即時性が求められるメールを配信する機能です。
APIとはアプリケーション同士の連携のことです。アプリを連携させることで簡単に情報を共有したり、サービスの利便性を高めたりすることができます

例えばニュースやスポーツの速報、鉄道での事故や遅延といった運行情報のメール配信にも使われています。
SNSや情報サイトのようにサービスを組み合わせることで、顧客に新しいアプローチをすることが可能です。

メール配信システムの選び方


メールを使った連絡やプロモーションは一般化して、さまざまな機能を搭載したメール配信システムも多数登場しています。
多すぎるとどれを選べばいいのかわからない、と頭を抱えてしまう人もいるかもしれません。
メール配信システムの選び方をまとめました。

必要な機能が備わっているかどうか

メール配信システムを選ぶときには、必要な機能は何なのか、どの程度メールを送る予定があるのかを洗い出す必要があります。
もしも自社でメールを送っている場合、現状の環境ややりたい施策をまとめておきましょう。
以下にメールを配信システムの代表的な機能を紹介しています。

・効果測定機能
メールの開封率、クリック率、コンバージョン率のようなメールを配信した結果を集計する機能です。
効果測定することでメール施策のPDCAを回すことができます。

・セグメント配信
メールアドレスを登録している人のデータを抽出して、特定の顧客に配信します。
どのようなセグメント項目から抽出できるのか、カスタマイズはできるかもチェックしてください。

・ステップメール
ステップメールは、設定した日や決まった曜日のようにあらかじめ設定したシナリオに沿ってメールを配信できる機能です。

・HTMLメール
HTMLを使って画像やボタンを設定して、訴求力が高いメールを送ることができます。HTMLの知識があれば自由にカスタマイズして自由度が高いプロモーションも可能です。

スペックで比較する

メール配信システムを選ぶときには、スペックも確認しましょう。
メルマガは、迷惑メールと判定されて顧客のもとに届かないことも少なくありません。
それを防ぐために、メール配信システムでは、設定や複数IPでの分散配信をおこなっています。

メールがどれだけ届いているかを確認する指標が、到達率です。
yahoo!メールやGmailへの到達率を参考にして、各事業者を比較してください。
またパソコン、スマートフォン両方に対応しているかどうかも重要です。

事業によっては配信遅延を避けて、できるだけ早く大量にメールを送ることも大切です。短時間で大量にメールを届けるのであれば、配信処理能力が高いメール配信システムを選びましょう。

メール配信システムでは、毎時1,000万通のように時間当たりのメール配信数を表示しています。
メールの到達率や速度のように、その企業の事業内容やメールに対するニーズによって、重視したいスペックは違います。
自社にとって、必要なスペックに合わせたメール配信を選ぶようにしてください。

費用、料金体系

オンプレミスを選ぶか、クラウドを選ぶかによっても違いがあります。
オンプレミス型はサーバーにソフトをインストールして使います。
サーバーの使用料金や、ライセンス費用にかかる初期費用が大きくなりがちです。
また、メンテナンスやセキュリティにもお金がかかってしまう点に注意してください。

クラウドはサーバーが不要で、初期費用を抑えることができます。
システムのメンテナンスやセキュリティ、バージョンアップはサービス提供側がおこなうため、利用料金を支払うだけです。

メール配信システムの料金体系は、事業者によって違います。
定額制であれば月に送信可能なメール数が決まっていて、その範囲内でメールを自由に送ります。
定額制の場合、上限を超えると追加費用がかかる場合もあるので注意してください。

メール数や、登録者数で料金が決まっている出来高制の場合は、コストが月ごとに変動して予測しづらいことがデメリットです。
ポイントを購入してサービスを使うポイント制は先払いになるものの、お得な還元やサービスが受けられるものもあります。

事業者によって料金体系が違うので、実際に見積もりを取って比較することをおすすめします。

サポート体制が整っているかどうか

メール配信システムは、運用のなかでトラブルが起きる可能性があります。
トラブルが起こった場合にメール配信システム提供側のサポートが少ないと、対応が遅れてより多くの問題に発展するケースもあります。

さらに海外のサービスを利用している場合、言語の違いから上手く状況が伝えられないといったケースも考えられます。
メール配信システムを選ぶときには、どのようなサポートが受けられるか確認してください。
サポートが24時間体制なのか、電話で受け付けているかどうかもポイントです。
メール配信システムを使い慣れてない企業であれば、操作方法について質問できる窓口があると安心です。
事業者によってはメールマーケティングのアドバイスやサポートをしてくれるところもあります。

まとめ

顧客に情報を届けたり、需要を汲み上げたりするメールは企業と顧客をつなぐ架け橋の役割をしています。
顧客とのつながりをより効果的に活用するのであれば、メール配信サービスの導入を検討してください。

メール配信サービスの導入でどのような商品、サービスが求められているのか、データとして知ることができます。
多くのメール配信サービスでは無料お試しを実施していますので、気になるメール配信システムがある程度絞れたら、実際に使ってみて、使い勝手を試してみましょう。

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(編集:創業手帳編集部)

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