freeeは電子帳簿保存法に完全対応。経理のペーパーレス化推進に最適

スムーズなペーパーレス化に役立つfreeeのサービスの魅力とは?


2022年1月より電子帳簿保存法が改正され、従来必要だった紙ベースの領収書や請求書の保存が不要になりました。この法改正をうまく活かせば、経理・会計業務のペーパーレス化を一気に推進できます。

ペーパーレス化をスムーズに実現するためには、すでに電子帳簿保存法に完全対応しているfreeeの導入がおすすめ。ペーパーレス化による業務の効率化を実現でき、また法改正による思わぬ落とし穴も避けられます。

この記事では電子帳簿保存法に完全対応したfreeeの経理・会計クラウドの魅力を紹介していきます。

電子帳簿保存法の改正によって何が変わるか?


2022年1月1日より改正後の電子帳簿保存法が施行されます。これまでの紙ベースでの領収書や請求書の保存義務がなくなり、企業はペーパーレス化を進めやすくなりました。

一方で、電子上での取引は逆に紙での保存ができなくなるなど、いくつか落とし穴も存在。まずは電子帳簿保存法の改正について見てみましょう。

領収書や請求書の電子データ保存に関する要件緩和

電子帳簿保存法の改正は、請求書や領収書の電子データ保存・ペーパーレス化の推進を後押しするために行われました。

従来、領収書や請求書は原則として7年間紙ベースでの保存が義務付けられていました。改正前の電子帳簿保存法では、この原則を避けてデータを電子保存するための要件が定められていたのですが、以下に代表されるようないくつかの制約への対応に負荷がかかるため、ペーパーレス化の阻害要因になっていました。

  • 電子保存開始の3ヶ月前までに税務署長などへの事前承認が必要
  • スキャナ保存における署名と3営業日以内のタイムスタンプの押印など面倒なプロセス
  • 多様な条件での検索機能など、高額なシステムが必要な厳しいシステム要件

今回の法改正では、こうした厳しい要件の多くが廃止もしくは緩和されたことで、システムなどへの高額な投資を行わずとも、経理・会計関連の電子化を進められるようになりました。

まず、事前承認のルールは撤廃され、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」の提出は不要になりました。

また、スキャナ保存における署名や紙書類とのダブルチェックの要件も廃止されました。受領から最長で2カ月+おおむね7営業日以内と保存期間も大幅に緩和されています。

システム要件についても、例えば検索機能であれば「日付」「金額」「取引先」のみで検索できる状態にしておけばよくなるなど大幅に緩和。高額なシステム投資は不要になりました。また、タイムスタンプを付与せずとも、データの訂正・削除履歴の残るクラウドツールに保存することで保存要件を満たせるようになりました。

このように、改正された電子帳簿保存法のもとでは、大幅な制度対応やシステム投資を行うことなく経理・会計におけるペーパーレス化が可能になったのです。

法改正における注意点

基本的には企業にとって利便性が向上した今回の法改正ですが、いくつか気をつけるべき注意点もあります。

  • 電子取引のデータ保存の「義務化」
  • 税優遇措置の導入
  • 罰則の強化

今回、電子取引に関する請求書や領収書、明細などは、逆に電子保存が「義務化」*されました。もしこれまで、電子ではない取引の書類と管理するために紙ベースでの管理を行っていた場合には、業務プロセスの変更が求められます。(*電子取引データの電子保存対応については2023年末までの猶予期間あり)

また「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」というものが導入されました。

これは、電子帳簿が国税庁の要件を満たしている場合には、申告漏れなどに課せられる過少申告加算税が5%軽減されるというものです。

申告漏れは起こさないに越したことはありませんが、もしものために軽減措置が適用される状態を整えておきたいところ。同軽減措置を受けるには、会計に関連するさまざまなシステムが国税庁の要件を満たす必要があり、適切なシステム整備が求められます。

最後に、不正抑止の仕組みとして、税務調査時に故意のデータ改ざんが発覚した場合には、追徴税額の35%の重加算税に加え、10%の加重が実施されます。

freeeは電子帳簿保存法の改正に完全対応!


経理・会計クラウドをはじめとしたさまざまなバックオフィスの業務効率化サービスを提供しているfreeeでは、すでにこの電子帳簿保存の改正に完全対応しています。

freee会計やfreee経費精算を導入すれば、ペーパーレス化を通じて多大なコストをかけることなく、大幅な業務の効率化が可能です。

ここからは電子帳簿保存法の改正を踏まえたfreeeの経理システムの魅力について解説します。

紙はスキャン・撮影でカンタン保存

書類の電子化を業務効率化に役立てるためには、まだ紙ベースであることが多い領収書・請求書を素早く「電子化」できる機能が大切。

freeeのサービスでは、スキャンの他、スマートフォン撮影によるデータ入力もできます。撮影するだけで自動でデータを読み取ってくれるため、申請フォーム作成や入力、関係部署への郵送などが必要となる紙ベースでの書類管理よりも大幅な効率化が可能です。

電子取引は電子データのまま保存される

改正後の電子帳簿保存法では、電子取引に関する書類やデータは、電子上で保管しておかなければならず、逆に紙ベースでの管理が原則無効に。freeeの会計・経費精算システムは、この点にも対応しており、経理や会計の業務プロセスに求められる諸要件を満たした状態で、データ上に保存されます。

会計帳簿の電子保存にも対応

従来の電子帳簿保存法においては、仕訳帳・決算書など会計書類については紙ベースでの保存が求められていましたが、今後は要件を満たしたシステムを活用すれば会計書類もデータ保存が認められます。

freeeのシステムは会計にかかるシステム全般において法改正に対応することで、会計書類の電子保存も可能な要件を充足。経理と会計管理をワンストップのサービスで徹底的にペーパーレス化することで、大幅な業務の効率化が期待できます。

電子化を活かした便利な機能

そのほかにもfreeeのサービスには電子化による長所を活かして、次のような機能を実装。企業の業務プロセスの改善に役立ちます。

承認やチェックプロセスの効率化

電子化することでノートPCなどがあればデータを確認することができるため、上司や決済管理者は出張先などからでもデータの承認が可能に。承認業務のためにいちいちオフィスに戻る手間などが省けます。

また、電子化することで、従業員と管理者で権限を分けられるため、責任が明確になり、業務プロセスがスムーズに機能する効果も。そのほか、税理士など外部の専門家ともリアルタイム共有できる点も、会計管理の効率化につながります。

帳簿入力の自動化

freee会計を導入すると「自動で経理」機能により、帳簿入力が自動化されます。

例えば電子保存のためにアップロードした領収書から日付や金額だけでなく勘定科目まで自動で推測、スピーディーに帳簿づけができます。そのほか、ネットバンキングやクレジットカード、POSレジなど様々なサービスの明細を同期して電子保存しつつ、自動で帳簿付けが可能です。

帳簿データを保存するファイルボックスも電子帳簿保存法の改正に対応しており、またfreeeの各種システムともスムーズに連携しています。

無駄などを見える化する仕組みも

freee会計にある「タグ機能」などを使えば、部門ごと、プロジェクトごとなどさまざまな単位での経費の使用状況を見える化可能。コスト削減対策もすぐに進められます。

freeeを導入するメリットと、不完全なシステムを活用するリスク

ここまで紹介したような特徴を持つfreeeのシステムを導入すれば、電子帳簿保存法の改正に対応しながら、効率的な経理・会計プロセスを実行できます。

一方で、同法に対応していないシステムを利用したり、充分な知見がない状態で自前でシステム構築を行ったりする場合には、さまざまなリスクも存在。続いては、不完全なシステムを活用するリスクを踏まえた、freeeを導入するメリットについてまとめました。

法令違反のリスクを軽減

法改正への対応が不充分なシステムを使用すると、思わぬ法令違反を犯すリスクがあります。また、国税庁の求める要件に充足していないことにより、制度を有効活用できない可能性も。

例えば、電帳法対応を謡っているが、多くの手入力が必要なツールを導入してしまうケースや、部分的にしか電帳法対応していないツールを複数導入してしまい結果的にオペレーションが煩雑になったるケースなども考えられます。

そのほか電帳法対応が不充分なツールを導入した結果、電子帳簿保存の要件を満たさなくなるリスクもあります。例えばクラウド会計ソフトでも、ネットバンキングを同期した後明細自体を編集できてしまうシステムは電子保存要件を満たしていません。(その点、freeeは明細を編集できない仕様になっているため問題ありません。)

freeeのシステムはこうした思わぬ法令違反や非効率が発生するリスクを踏まえてシステム構築を行っているため、安心して導入・利用できます。

また、新たな機能開発を迅速に行っている点もfreeeの特徴。今後さらなる法改正が起こった際にも、改正に対応した機能開発により、法令違反リスクを防いでくれます。

過少申告加算税−5%の適用

今回の法改正で、もしもの申告漏れの際に、要件を満たすシステムを活用していれば、過少申告加算税が−5%となる特例が定められました。

しかし、この特例は国税関係帳簿に関するすべてのシステムが「優良電子帳簿」の要件を満たさなければなりません。時には会計や経費申請のシステムだけでなく販売管理・債務管理などのシステムも整備が必要になり、どれか一つでも要件を満たさなければ、この特例は適用されません。

その点、freeeではさまざまな会計・経費申請に関わる多様なサービスを提供しており、それら全体での「優良電子帳簿」の要件充足にむけ改修を進めています(2022年内に改修完了予定)。freeeを導入し、適切に活用すれば、もしもの時には特例が利用でき、想定外の税支払いコストを抑えることが可能です。

確実な業務効率化効果

社内のプロセスが整わないまま、整備が不充分なシステムを無理に導入したり、複数のシステムを組み合わせたりすると、データの加工や管理などに時間がかかって、期待したほどの効果が出ない場合も。

また、決算などに際してデータの正当性をチェックしたり、関連当局から資料提出を求められたりした際に、データを見つけ出すのに手間取って、かえって非効率になるなどのリスクもあります。

その点、freeeでは会計・経理のプロセス全体におけるさまざまなサービスを提供しているため、異なる複数のシステムを運用する必要がありません。先に紹介したようなfreeeの便利な機能を活用すれば、着実に業務の効率化が可能です。freeeの試算によると、営業担当者20人を想定した場合に、年間で約220時間の削減効果が期待できます。

導入事例:freeeで紙の使用量を90%削減|リーテック株式会社

最後にfreeeを導入したことで、大幅な紙の使用量削減に成功した事例について紹介します。産業廃棄物からのリユースや、不要になったPCなどの金属資源を活用したリサイクル事業を展開するリーテック社では、freeeを活用して紙の使用量を90%削減することに成功しました。

同社では元々次のような課題意識を感じていました。

  • 経費申請をエクセル手管理することによる非効率
  • ワークフローツールがないことにより申請・承認の手間
  • 請求書の原本や回覧資料など多様な資料印刷・郵送を伴う業務フロー

いくつかのクラウド会計ソフトなどしたものの、ユーザビリティとコストとの安さを勘案してfreeeの導入を決めたとのことです。

freeeを導入したことで、請求書や回覧用資料の印刷は不要になったため、紙の使用量は約9割削減。また、ネットにつながっていればどこでも経費申請や会計処理ができるため、申請・承認の業務も大きく効率化しました。

また、freeeでは申請の過程で申請者が電子上に勘定科目や金額などの入力処理をしてくれるため、経理側の管理業務の負担も削減した、とのことです。

経理業務では、上がってきた請求書や経費申請の正当性・正確性の確認に一定の手間がかかりますが、freeeではこうしたコミュニケーションもWeb上で完結。同社ではSlackとの連携機能を使って、Slack上で承認や確認などのコミュニケーションを行っています。

外部の税理士法人にもfreeeのアカウントを付与して、freee上でチェック作業をしてもらうことで、決算業務も効率化。以前より月次決算を約5営業日ほど早く締められるようになったそうです。確定数値を早いタイミングで経営層に共有できるため、意思決定の迅速化にもつながっています。

導入に際しては、以前の会計ソフトからのデータ移行に関するサポートや、効率化のためのコンサルタントも実施。ペーパーレス化や業務効率化の確かな効果を感じています。

新時代のペーパーレス化にfreeeを導入して業務効率化を実現しよう

電子帳簿保存法の改正により、これまでより経理や会計分野における大胆なペーパーレス化や業務効率化を実行できる素地が整いました。

しかし、複数のシステムを組み合わせたり、法改正への対応が不完全なシステムを活用したりすると、かえって管理に手間がかかる、思わぬ法令違反を引き起こすなどのリスクもあります。

電子帳簿保存法の改正に完全対応したfreeeなら、会計・経理に関するさまざまな業務プロセスをまとめて効率化可能です。この法改正の機会を活かした、業務プロセスの改善に、freeeの導入検討をおすすめします。

この記事を踏まえてfreeeの導入を進めたい人、さらに詳しい情報を知りたいという人は、以下のfreeeの電子帳簿保存法 特設サイトにアクセスしてみてください。

(監修: freee株式会社
(編集: 創業手帳編集部)

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