年末調整の電子化のメリット・必要な準備とは

創業手帳

年末調整の電子化に向けた社内整備を!会社側・従業員側の手順を解説


年末調整の電子化がスタートし、実際に電子化を希望する企業も増えてきています。
テレワークの推進や在宅勤務者の増加により、電子データのやり取りが一般化し、年末調整の電子化も身近な課題として受け止められる企業が増えたのではないでしょうか。

年末調整の電子化は、バックオフィス業務の効率化などメリットも多い方法ですが、推進にはいろいろな準備が必要です。
従業員の理解も得なければいけないため、進めることが難しい企業もあるかもしれません。年末調整の電子化のメリットやスタートに必要な準備について解説します。

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2020年10月から電子化スタート


年末調整手続きの電子化は、2020年10月からスタートした取り組みです。
年末調整の電子化とは、これまで従業員が郵送で受け取っていたデータを電子データで取得でき、電子データで提出できるというものです。

対象は、以下の書類です。

  • 保険料控除申告書
  • 住宅借入金等特別控除申告書
  • 住宅借入金等特別控除証明書及び年末残高証明書

 

また、以下の情報を電子データで取得できます。
本来は申告書に記入した上に原票を提出しましたが、従業員は紙に記入せずに電子データで会社に提供できることになります。

  • 保険料控除証明書
  • 年末残高等証明書
  • 住宅ローン控除証明書

年末調整の電子化の導入は義務ではなく、導入期限などもありません。
しかし、バックオフィス業務の効率化などを目指した取り組みとして、国税庁による推進が始まっています。

年末調整の電子化にあたっては、企業の社内整備や従業員への周知など、するべき準備も多く、場合によっては従業員からの反発を受けることもあるようです。
従業員側がする準備もあるため、電子化のメリットを理解してもらい、わかりやすく準備のやり方を伝えていくことも重要です。

年末調整を電子化させるメリット


年末調整の電子化にはいくつものメリットがあります。国税庁でも年末調整の電子化のメリットを伝えており、これからの時代に合う方法であると強調しています。
電子化導入は、年末調整事務を行う部門やスタッフだけでなく、すべての従業員にメリットがあるので、周知徹底に努め導入ハードルを下げましょう。

従業員の控除金額など、転記ミスの軽減

年末調整では、これまで従業員がそれぞれに受け取った書類に保険料の控除額などを転記していました。
紙の控除証明書から紙の申告書へ書き写したものを提出するため、気を付けていても書き間違いや書き漏れなどが起こっていたようです。

しかし、年末調整の電子化では、年末調整申告書の記入を省略でき、自動計算で計算ミスをなくすことができます。
電子データが認められているのは、生命保険や地震保険、住宅借入金などの控除証明書で、多くの従業員が対象となる主な控除をカバーしています。

従業員の転記ミスが減れば、年末調整担当者の確認作業も減り、ほかの従業員も業務中に問い合わせや訂正作業に邪魔されることが減るでしょう。

従業員の控除証明書紛失リスクの軽減

年末調整の電子化では、従業員の控除証明書などを電子データでやり取りするため、書類の紛失リスクも減らせます。
電子化された年末調整では、従業員は控除証明書を電子データで取得し、そのデータをもとに自動計算で年末調整申告書データを作成します。
証明書を紙で保管することがないため、失くすこともありません。

控除証明書などのデータは発行団体から提供され、マイナポータルで保管されます。
マイナポータルへは従業員が各自マイナンバーカードでアクセスして、データを取得できる仕組みです。
申告の際には、会社のシステムにデータ送信するだけで、紙の証明書の提出は必要ありません。

控除は従業員が控除証明書を提出しないと反映できないので、紛失した際には再発行が必要でしたが、紛失リスクそのものがないため、再発行の手間も省けます。
紛失リスクのなさは、従業員一人ひとり快適に控除を受け、節税できることにもつながります。

経理の負荷軽減

経理や人事など、年末調整を担当する部署の負荷の軽減は、年末調整電子化の大きなメリットのひとつです。
これまで手作業で年末調整書類を配付・回収していましたが、それをすべてデータで管理できるようになります。

また、提出された書類の検算・記入内容のチェックなども年末調整担当者の仕事のひとつでしたが、自動計算や自動入力によって従業員の書類ミスがなくなるため、チェック作業も削減されます。

慌ただしい年末に、一人ひとりの従業員にミスの訂正を依頼するのは手間もかかり、精神的にも大変なことです。
年末調整の電子化では、手間が省けるとともに担当者のメンタルにも良い影響をもたらす可能性があります。
経理や人事の心身の負担が減れば、それ以外の業務に集中でき、企業としても人材活用の効率アップが叶うでしょう。

書類作成コスト軽減

年末調整の電子化では、ほとんどの書類のやり取りがデータで行われるようになります。そのため、書類作成や郵送、提出のための交通費などのコスト軽減も期待できます。

また、書類の保管スペースや管理にかかる手間、個人情報漏洩のリスクなども削減可能です。

電子化を進めるための社内整備


年末調整の電子化では、書類の手書き作業から電子データの入力に、紙の書類提出から電子提出に変わるために、必要な準備があります。
電子化の準備にはシステムの導入などコストがかかることもあるため、導入を検討する際にはコスト面でも慎重な判断が必要です。
また、新しいものを嫌う従業員に反発される場合もあり、従業員との意思の疎通も重要なポイントです。

申告電子システム導入

年末調整手続きの電子化では、まずは、申告に必要な電子システムを導入することが必要です。
年末調整書類データを作成したり提出したりする際に使うのは、国税庁の「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)」です。
また、同様のシステムのソフトウェアも使えます。これらのソフトウェアを導入し、さらに、既存の会計システムと連携させることも必要です。

給与システムの改修

現在使用している給与システムが年末調整の電子化に対応できるように改修することも必要です。
従業員から受け取った年末調整申告書データや控除証明書データを給与システム内にインポートし、年税額などの計算ができるようにします。

電子申告ができる環境の整備

年末調整担当部署の整備が整ったら、電子申告へスムーズに移行するよう次のステップに進みます。
次は、従業員が年末調整の電子化にきちんと対応できるように、環境を整備する必要があります。
会社の業種やそれぞれの従業員の業務内容などによって、社内で電子申告ができる環境がない場合、電子申告できる環境を整えなければいけません。

具体的には、PCの貸し出しやインターネット環境の調整、スマートフォンや私用のPCからの申告などの対応が必要です。
従業員が業務用のパソコンを与えられていない場合には、貸出や私用のパソコンを用いた申告で対応できます。
自宅で書類ダウンロードを行う場合には、USBメモリの利用やメール送信など、ダウンロード書類の提出方法も検討すると良いです。
送信の際には、電子署名やパスワードなど、情報の管理も徹底が必要です。

また、社内のパソコンがインターネット接続できないようになっている、閲覧できるサイトを制限している場合には、控除証明書などの発行主体のサイトの閲覧ができるように、設定を変更する必要があります。
国税庁の提供するマイナポータルへの接続も必要なため、インターネット環境の整備は必須です。

ICカードリーダー導入

マイナポータルで保険会社などからの控除証明書などのデータを一括で受け取り、年調ソフトに自動入力できる「マイナポータル連携」には、ICカードリーダーが必要です。
この連携機能を使うことで、年末調整の電子化がますます便利になります。
ICカードリーダーがあれば、マイナンバーカードの読み取りができ、マイナポータル連携を利用できるようになるため、導入を検討しましょう。

従業員用マニュアル作成・承諾依頼

社内環境の整備とともに、従業員がスムーズに電子申告を始められるよう準備も必要です。
年末調整の電子化は義務ではないため、嫌がる従業員も出てくる場合があります。
そうした従業員には、年末調整の電子化のメリットを伝え、わかりやすく説明し、理解を得ることが大切です。

従業員用のマニュアルを作成し、データの作成や提出に使用するソフトウェアや作成・提出の手順を理解してもらいます。
データ作成に必要な専用ソフトの使い方など、パソコンに不慣れな従業員のフォローなども必要です。

また、従業員には年末調整の電子化のスタートを伝えるだけでなく、承諾を得るよう説明します。会社は、電子化にあたり従業員の同意を得る必要はありません。
しかし、年末調整の電子化では従業員が行う準備も多いため、協力を得るためには納得してもらった上で開始するのが望ましいと言えるでしょう。

従業員にマイナポータル連携のお願い

マイナポータルは、マイナンバーカードの利用によって、控除証明書などをデータで取得できるようになるシステムです。
このシステムを利用するためには、各従業員がマイナポータル連携を行う必要があります。
そのため、企業が電子化を始める場合には、早めに各従業員に電子申告の承諾を得て、マイナポータル連携を依頼しておくことも大切です。

電子化を進めるための従業員の準備


年末調整の電子化を進めるにあたり、従業員に依頼する準備について解説します。
年末調整の電子化では会社側が準備することもありますが、従業員に依頼して準備して置いてもらうこともあります。

マイナンバーカード準備

年末調整の電子化では、個々の従業員がマイナンバーカードを持っていなければいけません。
そこで、電子化を進めるにあたっては、まず、マイナンバーカードの取得状況を把握し、取得していない従業員には早めに申請をしてもらうことが必要です。

また、マイナンバーカードを取得した後も、マイナポータルの開設や民間送達サービスとの連携、保険会社などへ民間送達サービスのアカウントの登録など、年末調整に必要な証明書などをやり取りする準備もしなければいけません。

年調ソフト準備

年末調整の電子化では、年調ソフトの準備も必要です。
年末調整の電子申告を行うためのソフトで、国税庁の「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」もありますが、民間のソフトも利用できます。
どのソフトウェアを使用するか決定したら、従業員に周知し、配付するかインストールするかなどを依頼しましょう。

年末調整の電子化実施の注意点


年末調整の電子化実施には、いくつかの注意点があります。
慎重に進めるべきところを疎かにするとスムーズに進まず、電子化で効率化を目指すはずが余計な手間を増やすこともあるため注意してください。

従業員の理解が得られにくいことも

一般の従業員にとって年末調整は面倒な手間がかかるもので、基本的には人事や給与担当者任せという場合があるかもしれません。
そのため、当事者意識が低く、電子化で一時的に増える準備の手間や新システムへの抵抗感によって、導入を嫌がられる場合もあります。

しかし、年末調整の電子化は一般の従業員にとってもメリットのある方法です。
その点をしっかりと理解してもらえるように、情報共有を徹底し、わからない人には丁寧に説明やサポートをすることが必要です。

最終的に電子化統一を目指す

年末調整の電子化は、従業員の足並みの乱れや証明書発行会社の不手際などで、当面は電子と紙が混在し、対応が余計に煩雑になる恐れもあります。
しかし、将来的に電子化一本に統一できれば、年末調整業務は効率的なものとなるでしょう。

準備段階や当面の不備を乗り越え、段階的に電子化一本にすることを目指すことが、一番の効率化への近道です。
まずは、電子申告一本化への計画を立て、無理のない段階を踏んでいきましょう。

まとめ

年末調整の電子化は、バックオフィス業務の効率化につながる制度です。従業員にとってもミスや手間が減り、効率的に節税できるメリットがあります。

しかし、一般の従業員にとっては年末調整は当事者意識も薄く、自分の手間が増えることを嫌がる人もいるかもしれません。
年末調整の電子化を進めるためには、機器類の導入とともに従業員への周知を慎重に進めることが大切です。

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(編集:創業手帳編集部)

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