【2026年・令和8年】源泉徴収簿とは？年末調整に使う帳簿の書き方を解説

意外と知らない源泉徴収簿の役割

源泉徴収簿とは、従業員ごとに給与・賞与の支給額や源泉徴収した所得税額、扶養親族の状況を1年分まとめて記録する帳簿です。年末調整の計算に使います。法律上の作成義務や提出義務はありません。

源泉徴収簿は給与や給与にかかる税額などの計算に役立つ以外に、1年の締めくくりに必要な年末調整の作業をスムーズにするためにも欠かせません。

この記事では、源泉徴収簿の基本から、総支給金額・通勤手当（交通費）の扱い、賃金台帳・源泉徴収票との違い、書き方までを解説します。令和8年分（2026年1月～12月に支払う給与等に対応）を中心に、令和8年分の改正点も反映しています。

初めて従業員を雇用するときもおすすめです。

源泉徴収簿とは？

源泉徴収簿は、各従業員に支払った給与や賞与、源泉徴収した税額、扶養親族の状況などをまとめて記録する帳簿です。

法的に作成や提出が必要なものではありませんが、年末調整を効率的に行うために役立ちます。

源泉徴収簿は、主に源泉徴収事務や年末調整をスムーズに行うために活用される帳簿です。作成自体は任意ですが、給与や源泉徴収税額などを継続して記録しておくことで、年末調整時の集計や確認を効率的に行えます。

年末調整を正しく処理することは、会社の信用や従業員との良好な関係維持においても必須であるため、源泉徴収簿を作成してうまく活用しましょう。

源泉徴収簿の必要性

源泉徴収簿を作成しておくと、以下のようなメリットが得られます。

源泉徴収簿では、毎月の給与支給額や源泉税額を一元的に管理するため、年末調整時の集計が楽になります。

給与回りの裏づけ資料としても役立つことから、備えておくと税務調査があっても慌てずに済むでしょう。

賃金台帳や源泉徴収票などほかの書類と照らし合わせることで、金額の不一致の早期発見やミスの防止も可能です。

作らなくても違法ではないものの、作らないと年末調整で苦労したり、調査対応に困ったりする可能性があるため、社員に給与を支払う企業であれば源泉徴収簿を作成すると、年末調整や源泉徴収事務を効率的に進めやすくなります。

源泉徴収簿と源泉徴収票の違い

名前の似ている源泉徴収”簿”と源泉徴収”票”ですが、「簿」か「票」か、1文字の違いで役割もまったく違います。

源泉徴収”簿”は会社が保管する内部資料であり、源泉徴収”票”の作成などに活用する帳簿です。経理担当の従業員以外が源泉徴収簿を目にすることはまずありません。

源泉徴収票は法的な作成・交付義務があることも、源泉徴収簿と異なる点です。

源泉徴収簿と賃金台帳の違い

源泉徴収簿と賃金台帳は、どちらも従業員ごとの給与記録を管理する帳簿ですが、法的根拠と記載内容が異なります。

賃金台帳は法律で作成が義務付けられており、記載内容なども細かく定められています。

源泉徴収簿には法的な制限がないため、賃賃金台帳として法令上必要な記載事項を満たしたうえで、源泉徴収事務に必要な情報も記録できる様式であれば、兼用することも可能です。

源泉徴収簿の作成方法

それでは早速、源泉徴収簿の作り方を見ていきましょう。
源泉徴収簿は大きく3つの作業内容に分けられ、それぞれで具体的な作成方法も変わります。

毎月の作業は賃金台帳の作成や源泉徴収事務と並行して進めることで、効率が高まるでしょう。

オリジナルの様式でも問題ありませんが、この記事では国税庁の「令和8年分 給与所得に対する源泉徴収簿」に合わせて解説していきます。

手書きで作成する場合は人数分の源泉徴収簿が1枚ずつ必要になるため、印刷して用意してください。

1.基本情報の書き方

本筋となる給与額などを記入する前に、準備段階として以下の項目を埋めていきます。

基本的には年初の1回のみか、入社時に書く項目となりますが、変更等があった際はその都度修正しましょう。

2.【毎月】給与等の書き方

給与額などの記入欄は、源泉徴収簿の表面にある「給料・手当等」の欄と、裏面にある「給料・手当等の支給金額の内訳」の欄の2カ所があります。

裏面には支給した給与や手当の内訳が記入でき、その総支給金額を表面にも書くことになるため、先に裏面を作っておくと計算ミスの予防や効率化につながりおすすめです。

なお、12月最後の給料・手当等の支給時の算出税額については、年末調整処理を行う関係で2通りのやり方が認められています。

詳しくは「令和8年分 年末調整のしかた」パンフレットの説明を確認してください。

3.【都度】賞与等の書き方

賞与を支給した場合は通常、下の「賞与等」欄に記入します。算出税額の求め方は、次の3パターンがあります。

4.【都度】退職所得の書き方

起業して初めて源泉徴収簿を作成する方で該当するケースは少ないかもしれませんが、退職する社員に退職所得（いわゆる退職金など）を支給した場合はこの欄を使って税額を計算します。

別途「令和8年分 退職所得に対する源泉徴収簿」を用意して作成してください。

5.年間の集計・控除計算（年末調整）

12月、今年最後の給与等の支給金額が確定して1年分の金額をすべて記入したら、表面右側にある「年末調整」の欄を埋めていきます。
主な記入欄と記入方法は以下のとおりです。

従業員が作成した書類に基づいて記入が必要な欄があるので、年末調整の時期に合わせて配布・回収しておきましょう。

各数値を記入・集計したら年調年税額を計算し、還付または不足の金額を求めます。

源泉徴収簿のよくある質問

源泉徴収簿の作成におけるよくある質問をまとめました。

Q. 令和8年分の年末調整で変わった点はありますか？

A. はい。令和8年12月1日以後に行う令和8年分の年末調整では、主に次の改正があります

・基礎控除の引上げ
合計所得金額が489万円以下は104万円、489万円超655万円以下は67万円、655万円超2,350万円以下は62万円です（2,350万円超は改正なし）。

・給与所得控除の見直し
給与収入が一定額未満の場合の給与所得の金額の計算が変わり、「年末調整等のための給与所得控除後の給与等の金額の表」が改正されました。

・扶養親族等の所得要件の改正
扶養親族などの所得要件が、58万円以下から62万円以下に引き上げられました。

・生命保険料控除の特例の創設
23歳未満の扶養親族がいる場合の一般生命保険料控除（新生命保険料）が拡充されました。

計算は、国税庁「令和8年分 年末調整のしかた」の表・計算式に基づいて行います。

Q. 源泉徴収簿の総支給金額に通勤手当（交通費）は含めますか？

A. 非課税限度額の範囲内の通勤手当（交通費）は、源泉徴収簿の総支給金額には含めません。一方、非課税限度額を超えた部分は課税対象となるため、超過した金額を総支給金額に含めます。

たとえば、電車・バス通勤で月15万円以内の通勤手当は全額が非課税なので、含める必要はありません。

通勤手当の非課税限度額は、交通手段や通勤距離などによって異なるため、最新の基準を確認してください。

Q. パソコンで作成する場合、Excelなどの無料ツールでも作れますか？

A. Excelや無料ツールでの作成も可能ですが、一定のデメリットもあります。

Excelで自作する場合にも言えますが、新年度の制度改正に対応していない無料ツールの場合、手動での更新が必要です。

PDF形式であれば、国税庁が提供する様式の「入力用」とあるファイルに直接入力できます。

計算式などを含めたい場合はExcelで自作するか、フリー提供のExcelファイル、あるいは無料ツールなどを選ぶことになります。

Q. 源泉徴収票の代わりに源泉徴収簿のコピーを渡してもいいですか？

A. いいえ、源泉徴収簿のコピーを、源泉徴収票の代わりにすることはできません。

源泉徴収票は、法令で定められた様式に従って作成が必要であるため、ほかの書類での代替えはできません。

源泉徴収簿とは別途に作成し、正式な内容で従業員に交付する必要があります。

まとめ・源泉徴収簿を活用して年末調整をスムーズに進めよう

源泉徴収簿は、年末調整や税務調査対応に不可欠な書類です。

正確な処理のためには、国税庁の最新情報や税理士への確認を忘れずに行うほか、会計ソフトを導入するのも一手となります。

ソフトの中には源泉徴収簿と賃金台帳を一挙に作成できるものもあり、効率化におすすめです。

年末調整の作業そのものも、国税庁が提供する無料の「年調ソフト」を導入すると、無駄やミスの抑制に役立つので活用してみてください。