クラウドサインとは？基本機能やメリット・デメリットを解説！

「クラウドサイン」の基本機能とメリット・デメリットをご紹介します

経費のコストカットや業務効率を目的として、電子契約を導入する企業が増加しています。テレワークの時代にも適したツールで、従業員の満足度を高められるのがメリットです。

そこで、本記事では、弁護士ドットコム社が運営する「クラウドサイン」の基本機能を解説します。メリット・デメリットもまとめているため、導入を検討している経営者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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弁護士ドットコム社が運営する「クラウドサイン」とは？

「クラウドサイン」とは、弁護士ドットコム株式会社が運営している電子契約サービスです。従来、契約書を発行する際には、契約書のプリントアウト・郵送・押印といった一連の作業を必要としていました。

契約書が電子化されたクラウドサインを活用することで、業務の効率化や、時間的なコスト削減を期待できます。また、クラウドサインは見積書・発注書・請求書などにも有効であるため、契約以外のビジネスシーンでの使用も可能です。

クラウドサインの基本機能

クラウドサインを導入する際には、基本機能からチェックしましょう。他社サービスとの連携に対応しているため、業務効率の改善が可能です。高度なセキュリティ機能も搭載しており、安心して使用できるツールです。

他社サービスとの連携に対応

クラウドサインは、他社サービスとの連携に対応しています。マーケティングツールのSalesforceや、業務効率改善ツールkintone内の顧客情報を抽出できるため、書類を作成する際の手間を省けるのが便利です。

セキュリティ機能を搭載

安全に使用するために、高度なセキュリティ機能を搭載しています。第三者による改ざんを防ぐ暗号化通信、データの読み取り防止、外部からの不正アクセス対策としてファイアウォールを採用し、取引先との機密情報をしっかりと保護する環境が整っています。

クラウドサインを導入するメリット

クラウドサインの導入を検討している方は、メリットに注目してみてください。テレワークで問題とされていた書類作成や押印に関する課題解決に有効です。紙媒体を使用する際に発生するコストカットにもつながり、創業期の金銭的な負担を減らせます。

テレワーク環境の向上につながる

自社にクラウドサインを導入することで、従業員のテレワーク環境をより一層向上させられます。紙媒体では、自宅でプリントアウトをする必要や、上司からの押印をもらうために出社しなければならず、テレワーク環境に課題を抱えてる企業も少なくありません。

電子上で契約書を作成できるクラウドサインは、パソコンとインターネット環境さえあれば、どこでも作成・押印・送信を行えます。契約書のサインがテレワークの障壁となっている企業にとって、クラウドサインは効果的なツールです。

経費を削減できる

クラウドサインは、経費を削減したい企業にも有効なツールです。従来の環境では、書類に必要な紙代、プリントアウトをするコピー代などの経費が発生してしまいます。

一方、クラウドサインでは、電子上で契約書の作成から取引先への送信をすべて行えるため、これまでにかかっていた費用をカットできます。また、業務の効率化にもつながり、時間的な節約にも最適です。

弁護士が監修している安心感を得られる

弁護士が監修しているため、安心感を得られるのもメリットです。クラウドサインを運営する弁護士ドットコム株式会社は、20,000人を超える弁護士から相談を受けられるサービスを展開しています。クラウドサインに関しても、専門知識を有する弁護士が監修のもとで提供されていることから、重要な契約書向けにも安心して利用できます。

クラウドサインのデメリット

一方で、クラウドサインのデメリットにも注意しましょう。まず、取引先への説明や理解を得なければなりません。さらに、自社における業務フローの変更に伴う従業員への説明も必要です。

取引先からの理解を得なければならない

クラウドサインを自社で導入する場合、取引先に説明をしなければなりません。電子印鑑は押印する際の陰影が付かないため、契約時にトラブルが発生しないように注意が必要です。

また、クラウドサインを使用した書類の受け取りを拒否する可能性も考えられるため、紙媒体の併用も選択肢の1つに入れるようにしましょう。

自社の業務フローを変更する必要がある

クラウドサイン導入に伴い、自社での業務フローを変更する必要があります。とくに、パソコン操作が苦手な従業員や、紙媒体での書類作成に慣れていた従業員に対して、新しい仕組みをしっかりと説明しなければなりません。もちろん、業務効率の向上につながりますが、導入に向けての社内調整を行いましょう。

クラウドサインの料金

クラウドサインは、月額料金制を採用しています。機能別に「Standard」「Standard plus」「Business」の3つのプランを用意し、自社の予算や、業務の目的に応じて選べるのが特徴です。

まとめ

クラウドサインは、業務効率の改善や、経費削減といった多くのメリットを得られるツールです。多くの企業で、テレワークが増えているなか、従業員同士が離れていても書類をスムーズに発行できます。社内の電子化を進めたい経営者の方は、この機会にぜひ導入を検討してみてください。

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