小規模事業所がクラウド労務管理システムを導入するメリットは?

小規模事業所がクラウド労務管理システムを導入するメリットは?

起業・設立してしばらく経った事業所の中には、給与計算や労務の管理も複雑になってきて、業務時間の多くを割かなければならなくなってきた、という事業所もあるでしょう。そんなときこそ、クラウド労務管理システムで業務効率化を図るべきです。

また、クラウド労務管理システムにはさまざまなメリットがあります。本記事では、そんなクラウド労務管理システムのメリットや、おすすめのシステムなどをまとめてご紹介します。

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クラウド労務管理システムを導入するメリット

社内に人が増えてきたために、給与計算や労務管理が複雑になってきた事業所が、クラウド労務管理システムを導入するためのメリットをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

ヒューマンエラーの削減

複雑な人事労務の仕事においては、ミスをすることも少なくありません。例えば勤怠管理において紙の勤務表を使っている場合には、勤務表から給与ソフトやエクセルに転記するタイミングで転記ミスが発生してしまうこともよくあります。また、給与計算は残業代や保険、税金の計算がとても細かいので、計算ミスや記入漏れなどもあるでしょう。

仮にクラウド労務管理システムを導入した場合、全てソフト内で作業が完結することで転記作業も不要になり、また細かい手計算も不要になるため、そもそもヒューマンエラーが起こりにくくなります。担当者も、「ミスをするのではないか」と心配する心理的プレッシャーが減るでしょう。

作業時間の短縮

複雑な人事労務業務は、それらの業務を処理するだけでも手間がかかる上に、人力で作業のチェックをしなければならず、その作業にもまた労力がかかります。特に役所に提出する情報については正確なチェックが必要になり、他の業務の傍らでお忙しい担当者の手間をとってしまいます。

クラウド労務管理システムを導入すれば、打刻や入社手続き、給与計算や給与振込などの業務をすべてシステム上で管理できるようになるので、人力で業務を実施する手間が省けて、業務効率化を図れます。

情報を一元管理できる

情報をデジタル化することで、あちこちに情報が散らばってしまって管理しにくい、という状況を避けることができます。従業員のマイナンバーや扶養情報、法定三帳簿などの必要書類も全てクラウド上で安全に保管し、すべての情報を一元管理することで、さらなる効率化の糸口も見つけることができるでしょう。

法令の遵守

人事管理システムは、労働法、税法などの法規制の変更を追跡し、企業が法律を遵守するのに役立ちます。もちろん、人事労務作業を行う方が制度についてある程度概要を知っておく必要はあります。しかし、細かい法改正の情報などについては、クラウド労務管理システムがその変更などについても対応してくれるので、自ら仕組みを作って法令遵守のための体制を作る手間も省けます。

これにより、違反による罰則や訴訟のリスクを軽減させることも可能です。

クラウド人事・労務管理システムならfreee人事労務

クラウド労務管理システムをお探しなら、「freee人事労務」がおすすめです。

「freee人事労務」を使えば、打刻、入社手続き、身上変更、給与計算、給与明細、給与振込、年末調整など、人事労務に関するすべての業務を一気通貫で管理できるようになるので、大幅な業務効率化につながります。また、お金に関する業務でミスをが減ることによる安心感から、従業員の方々も安心して業務に取り組めるようにもなるでしょう。

また、業務を紙ベースからデジタルベースに変えることで、紙を管理するコストが削減できます。意外とあるのが、保存しておかなければならない情報が保存されていないこと。転記ミスや記入漏れと合わせてそうしたミスも削減できます。

無料トライアルも可能なので、ぜひ「freee人事労務」を試してみませんか。

「freee人事労務」の豊富な機能

クラウド労務管理システムの「freee人事労務」には、人事労務業務に役立つさまざまな機能が搭載されています。そこで以下、それぞれの業務についてご紹介します。

労務管理

「freee人事労務」には、労務管理に必要な全ての機能が備わっています。残業時間の管理や労働基準監督署の調査のためのデータ準備、マイナンバーの漏洩・流出対策など、その機能は豊富です。

最新の法令・税制に対応しているので、コンプライアンス遵守もバッチリです。

勤怠管理

「freee人事労務」は、勤怠管理を圧倒的に効率化します。スマホからでもPCからでも、いつでもどこでも簡単に勤怠時刻を打刻できます。位置情報についても取得できるため、リモートワーク時の勤怠管理も楽々です。店舗にタブレットを置いて打刻していただくことも可能です。打刻修正・残業申請・承認もWebで簡単に実施でき、日々の勤怠状況をタイムリーに一覧で管理することができる点も便利です。

給与計算

「freee人事労務」を利用すると、給与計算業務を正確に、かつほぼ時間をかけずに実行することができます。勤怠管理の打刻機能や、その後の給与明細作成・配布機能までスムーズにつながっているので、ボタン1つでミスなく効率的に給与計算業務を実施できます。

給与明細作成・配布

「freee人事労務」を利用すれば、給与明細作成・配布業務もスムーズです。今までExcelや紙を使って人力で行っていた業務も、ミスなく効率的に実施できます。また、給与明細の発行・配布・管理をすべてボタン1つでWebで完結できるので、担当者・従業員双方にとって便利です。

入社・退社手続き

「freee人事労務」を利用すれば、雇用契約書や入社時の誓約書、内定通知書など、入社・退社時の契約が必要な手続きも、ある程度までペーパーレス化して業務効率化を図れます。従業員情報の収集や、社会保険・雇用保険の加入手続きなども楽になります。

年末調整

「freee人事労務」を利用すれば、年末調整業務も大幅に業務効率化可能です。従業員情報の収集、還付・追徴の計算、書類作成や申告まで全てfreeeで完結します。社員数240名、拠点数3箇所の会社で算出したところ、Excelと紙を使った年末調整には120時間かかりましたが、「freee人事労務」なら24時間と、業務時間をなんと5分の1まで削減できました。

freee人事労務の利用事例

「freee人事労務」を利用されている企業の声をご紹介します。

子供向け英会話スクールを運営されているMilestone 兼平では、「freee人事労務」を利用することで給与計算の知識がない方でもすぐに設定が完了し、「簡単に操作ができた」といいます。雇用契約が変わったスタッフについての処理をサポートに聞いたときも、「返事が早く、痒いところに手が届く回答をもらえた」そうです。

結婚相談NPOでは、少人数だからこそ、人事労務業務を効率的に実施するべく、クラウドで管理できる「freee人事労務」を導入されました。クラウドシステムであるために、デバイスを問わず使えるため、隙間時間に入力したり、リモートワークができたりと、効率的な働き方を実現できている、といいます。

年末調整を「苦手」と感じられている方も多いですが、従業員80名規模の自動車販売会社、日の丸興行株式会社では、「freee人事労務」を利用することで、今までITに苦手意識を持っていた従業員の方も、年末調整の入力をスマホで真っ先に完了させたといいます。

中小企業はクラウドシステム導入で人事労務管理を効率化しよう

以上、中小企業がクラウド労務管理システムを導入するメリットや、おすすめのクラウド労務管理システムなどについてまとめてご紹介しました。

クラウド労務管理システムなら、おすすめは「freee人事労務」。入社・退社手続きや勤怠管理、給与計算、給与明細作成・配布、年末調整など、人事労務に関するあらゆる業務をクラウド上でデジタル化することで、大幅な業務効率化と、ヒューマンエラーの削減、コスト削減などが可能になります。

無料トライアルも可能なので、ぜひこの機会に試してみませんか。

(監修: freee株式会社
(編集: 創業手帳編集部)

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