電子契約サービスのおすすめ10選!導入前におさえておくべきメリット・デメリットも解説

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電子契約サービス電子契約の導入が急速に進んでいます。従来の紙の契約書にはない利便性があり、業務スピードが飛躍的に向上。電子契約サービスによっては、相手方は登録不要で簡単に手続きができるなどのメリットがあります。しかし、

  • 電子契約サービスはどれを選べば良いの?
  • 電子契約サービスのメリットは?
  • おすすめの電子契約サービスは?

と迷っている方も多いです。電子契約サービスはたくさんあるので、各サービスの違いを調べるのは大変ですよね。

そこで今回は、電子契約サービスのわかりやすい解説をしつつ、主な電子契約サービスをピックアップしました。

この記事を読めば、御社に最適な電子契約サービスを選択することができます。

この記事の目次

電子契約サービスとは?

電子契約サービスとは?

電子契約サービスとは、インターネット上で契約をする仕組みを提供するサービスです。クラウド上で電子契約書をやりとりすることで、ペーパーレスでの契約が可能になります。
電子契約は、

  • 電子署名で証拠力を担保する
  • タイムスタンプでいつの契約なのかわかる
  • 電子化で管理しやすく、紛失や契約の更新漏れを防ぐ

といった特徴があります。わかりにくいところなので、少し解説をさせていただきます。

電子署名で証拠力を担保する

電子署名とは、暗号化技術を使って、本人であることや改ざんされていないことを証明する仕組みです。

電子契約サービスにおける署名の仕組みには、主に以下の2通りがあります。

立会人型電子署名(事業者署名型)

当事者同士は簡易的な電子サインで署名をし、電子契約サービス提供事業者が電子署名を行って契約内容の記録を行うタイプを立会人型電子署名(事業者署名型)といいます。

※電子サインはテキスト入力などで簡易的に署名するものです。

当事者同士が電子署名をするのは事務手続きが複雑になります。そのため、当事者同士は簡易的な電子サインをし、その内容を電子契約サービスの提供元が電子署名で記録します。

これにより、当事者同士はスムーズに契約が行え、電子署名による記録も残すことができるようになっています。

当事者型電子署名

当事者同士が電子署名を用いて署名するタイプの電子契約を当事者型電子署名といいます。自社と相手方も電子署名を行いますので、証拠力が強い一方、お互いの事務手続きが複雑になるというデメリットがあります。

高額の取引契約やより強い証拠力が必要な契約の場合には、当事者型電子署名を利用すると良いでしょう。

立会人型電子署名 立会人型電子署名
当事者の署名 電子サイン
(電子契約サービス提供事業者が電子署名をする)
お互いに電子署名
メリット 準備や手間がかからず、自社も相手方もすぐに契約できる 証拠力が高い
デメリット 本人認証はメールアドレスで行う。そのため、相手確認は当事者同士が確実に行う必要がある。 準備と手間がかかる。あらかじめ電子証明書を取得したうえで、電子署名をする。

※『自社のみ電子署名、相手方は電子サイン』というハイブリッド型もあります、

以降、本記事では基本的にスピーディな契約が可能な『立会人型電子署名』を解説していきます。

タイムスタンプでいつの契約なのかわかる

タイムスタンプとは、時刻認証局(TSA)という機関が発行する電子的な証明書です。

いつ契約をしたのかは非常に重要な情報です。日付が改ざんされたり、不明だったりすると、契約の有効性が証明できないからです。

そこで電子契約サービスでは、タイムスタンプを使うことで、契約が結ばれた日時を証明し、のちに日付が改ざんされたり、不明なったりすることを防ぎます。

電子化で管理しやすく、紛失や契約の更新漏れを防ぐ

契約書を電子化することで管理がしやすくなります。電子契約サービスでは、契約書のデータをクラウド上のデータベースに保管します。

これにより、契約書を検索したり、紛失を防いだり、契約の更新漏れをアラートしたりすることができます。

紙の契約書は、探すのも大変ですし、契約が失効してしまうなど管理が煩雑でした。しかし、電子契約サービスを利用すれば、こうしたわずらわしさからは一気に解放されます。

これまで、大切な書類は紙で保存することが求められていましたが、2022年1月から電子帳簿保存法が改正され、電子での保存が認められるようになりました(義務化については2年間の猶予あり)。

電子契約サービスを利用することで、電子帳簿保存法にも対応できます。

また、これまでに紙で行った契約書もPDFにして取り込めば、一元管理ができる機能を持つ電子契約サービスもあります。

電子契約の手順

電子契約の手順
電子契約はどんな手順で行うのかを解説していきます。

電子契約サービスを使えば、電子契約をしたことが無い人でも簡単に契約が行えるようになっています。

電子契約の手順は以下の通りです。

  • 契約書の内容を双方で確認する
  • 契約書を電子契約サービスにアップロードする
  • 署名欄などを設定する
  • 相手方に送信する
  • 相手方が署名を行う
  • 契約が完了する

それぞれを解説していきます。

契約書の内容を双方で確認する

あらかじめ契約書の内容を双方で確認します。契約内容の修正や社内稟議など、契約に必要な確認を済ませておきましょう。ここまではPDFやメールなどを使って行います。

契約内容に問題が無ければ、電子契約サービスを使った契約手続きに移ります。

事前の準備や社内稟議もシステム化する『ワークフロー機能』を持つ電子契約サービスもあります。

契約書を電子契約サービスにアップロードする

契約書を電子契約サービスにアップロードします。電子契約サービスによってファイル形式が異なる場合がありますが、PDFなどを使うことが多いです。

アップロードされた契約書には、契約名や担当者名、日付、備考などを入力します。こうした情報はデータベースに保存され、のちのち検索や契約期間の管理などに活用できます。

署名欄などを設定する

相手方の署名欄などを設定します。電子契約サービスは、相手方の登録が不要のものが多く、メールアドレスで相手方の認証を行います。

署名欄は、PDF上にドラッグ&ドロップなどの簡単な操作で設定できます。

相手方に送信する

電子契約書の準備ができたら、電子契約サービスを使って相手方に送信を行います。メールアドレスなどの必要事項に間違いが無いことを確認しておきましょう。

相手方には即座にメールで通知が行きますので、スピーディな契約が可能です。

相手方が署名を行う

相手方はメールでお知らせされた内容に従って、契約書に署名を行います。相手方の署名は、手軽な電子サインを使って行われることが一般的です。

多くの電子契約サービスでは、相手方の登録は必要なく、画面上の操作だけでスムーズに契約することができるようになっています。

※より厳密な契約が必要な場合には、双方が電子署名で契約するケースもあります。

契約が完了する

相手方の署名が完了すれば、電子契約サービスによる契約が完了です。

初めての電子契約は、あっさり終わってしまい、『これで本当に大丈夫なの???』と不安な気持ちになるかもしれません。

しかし、電子契約サービスを使えば、圧倒的な契約スピードで業務効率が改善され、ビジネスチャンスを生かすことができます。また、電子契約サービスは最新の暗号化技術を使っていますので、セキュリティー面でも安心です。

紙の契約書と電子の契約書は何が違うの?

紙の契約書と電子の契約書は何が違うの?
紙の契約書と電子の契約書は何が違うのかをまとめました。それぞれの違いや特徴を押さえておきましょう。

紙の契約書 電子の契約書
印鑑 社判や認印、実印が必要 印鑑が不要
電子サインや電子署名を使う
手間 印刷、綴じ作業、押印、郵送作業など
そのために出社も必要
クラウド上で完結する
契約スピード 1週間程度 最短で即日
コスト 郵送代、印紙代、人件費など 電子契約サービスの利用料
保管 キャビネット、金庫など クラウド上で保管
検索 ファイリングやインデックスをして目視で探す 検索機能ですぐに見つかる

紙の契約書には、目に見える証拠として残せるという安心感や信頼感があります。一方、破損や紛失のリスク、検索ができないなど、デメリットもあります。

電子契約サービスを導入すれば、押印や契約書作成のための出社が不要になり、リモートワークがしやすくなります。事務作業が減り、人件費をより生産性の高い仕事へ振り向けられます。

電子契約サービスを利用するメリット、デメリット

電子契約サービスを利用するメリット、デメリット

次に電子契約サービスを利用するメリット、デメリットを解説していきます。

電子契約サービスを利用するメリット

電子契約サービスにはたくさんのメリットがあります。ここでは主に以下の7つのメリットについて解説していきます。

  • コストが削減できる
  • 業務が効率化される
  • 契約処理が迅速になる
  • 印鑑のために出社する必要がなくなる
  • 相手先も手軽に使える
  • コンプライアンス的に安心できる
  • 検索や期限の管理ができる

それぞれを解説します。

コストが削減できる

電子契約サービスを使うことで、これまで紙の契約書にかかっていたコストを削減できます。

削減できる主なコストは

  • 印紙代
  • 紙代、インク代
  • 郵送費
  • 事務作業の人件費

など。

年間を通じてたくさんの契約書を作成する企業ほど、電子契約サービスを利用するメリットは大きいです。

例えば、200万円超300万円以下の請負に関する契約書なら、収入印紙が1000円、紙代、郵送代などで500円、契約書1件当たり1500円のコストがかかっているとします。

毎月100件の契約で15万円、年間で180万円。それ以外にも、紙の契約書を印刷したり、綴ったりする作業、押印や郵送作業などの事務作業に対する人件費がかかることになります。

電子契約サービスを使えば、これらのコストが削減できます。金額的なコストだけではなく、時間的なコストも削減できることを考えると、電子契約サービスを導入するメリットは計り知れません。

業務が効率化される

電子契約サービスを導入することで、業務が効率化されます。

紙の契約書にかかっていた作業時間が大幅に短縮されます。紙の印刷、綴る作業、社内の承認や押印、郵送作業、相手先の承認や押印など、これらが不要になったり、スピーディーになったりします。

契約書の書面作成もテンプレートや過去のフォーマットを活かせるようになります。

契約処理が迅速になる

紙の契約書の場合、契約締結に時間がかかります。契約書の作成、郵送、相手方の押印、返送というステップを踏んでいると1週間程度は必要です。

しかし、電子契約サービスなら、最短で即日で締結することが可能。ビジネススピードが飛躍的に向上します。

契約処理が迅速になれば、契約開始や客先からの入金も早まります。

印鑑のために出社する必要がなくなる

紙の契約書の作成や押印のために、わざわざ出社している人も多いです。せっかくリモート環境を整えても、これでは業務が効率化しません。

電子契約サービスなら、契約書の確認や締結もすべてオンライン上で完結。自社だけでなく、相手方も出社の必要が無くなります。

相手先も手軽に使える

電子契約サービスは、パソコンだけでなく、スマホでも簡単な手続きで契約することができます。

相手先は特別な登録や手続きが不要で、メールアドレスで認証します。クラウド上にある契約書に必要事項を記入するだけ。相手先もすぐに使えて便利です。

コンプライアンス的に安心できる

契約書は企業にとって重要な書類です。紙の契約書は、紛失や破損の恐れがあります。

担当者がカバンで持ち歩いたり、デスクの上に放置されたりするのはコンプライアンス的にもリスクがあります。

電子契約サービスを導入すれば、契約書を紛失したり、破損するリスクを減らせます。管理場所もあいまいにならず、持ち出されたり、放置される心配も減らせます。

過去の契約についての検索や契約期限の管理ができる

電子契約サービスを導入することで、過去の契約書を検索して探したり、契約期限をしっかりと管理できるようになります。

紙の契約書は探すのも大変ですし、契約期限の管理をしなければ大切な契約がうっかり失効してしまうリスクもあります。

しかし、電子契約サービスを導入すれば、必要な契約書を瞬時に検索したり、失効しそうな契約書をアラートしてくれたりします。

電子契約サービスを使えば、契約書を探したり管理したりするという生産性の無い労力を大幅に削減できるのです。

電子契約サービスを利用するデメリット

電子契約サービスにもデメリットはあります。電子契約サービスの導入を考えている場合は、デメリットもしっかりと理解しておくと良いでしょう。

電子契約サービスの主なデメリットは以下の3つです。

  • 手元に契約書が残らない
  • 相手先が使えるとは限らない
  • 月額コストがかかる

それぞれを解説します。

手元に契約書が残らない

電子契約サービスを使うことによって、手元には物理的な契約書は残らなくなります。

目に見える契約書がないという点において、電子契約サービスは不安や心配を持たれがち。ペーパーレスはメリットであり、デメリットでもあると言えます。

ただし、どうしても手元に残したい場合は、クラウド上の契約書を印刷をすることはできます。

相手先が使えるとは限らない

電子契約サービスが便利だとしても、相手先が使えるとは限りません。

パソコンやスマホを相手先が持っていない場合は使えません。持っていたとしても使いこなせるとも限りません。

そもそも電子での契約を相手方から拒否される可能性もあります。

ただし、一度やってみるとわかりますが、電子契約はとても操作が簡単です。

月額コストがかかる

電子契約サービスは月額のランニングコストがかかります。契約書を送信するごとに200円程度の従量制で費用が発生するケースも。

こうした月額コストは、電子契約サービスを利用する限り、ずっとかかり続ける負担です。クラウド上に契約書データが蓄積されていくので、途中で解約しづらいという面もあります。

ただし、これまでに紙の契約書でかかっていたコストや手間と比較すれば、電子契約サービスを利用する方がお得な場合が多いです。

電子契約サービスを検討する際の注意点

電子契約サービスを検討する際の注意点

電子契約サービスを検討する際の注意点をまとめました。

  • 自社にとって使いやすいサービスか
  • 相手先も問題なく使えるか
  • 社内の教育が必要

それぞれを解説します。

自社にとって使いやすいサービスか

電子契約サービスは、さまざまな企業が提供しています。内容や金額にも違いがあります。

選ぶポイントとしては

  • 立会人型電子署名か、当事者型電子署名か
  • ワークフロー管理など、社内決済の流れも管理する必要があるか
  • 他の基幹業務システムとの連携が必要かどうか
  • 利用頻度やコストパフォーマンス
  • 使いやすいかどうか

が決め手になってくると思います。

立会人型電子署名はメールアドレスで認証するので、使い勝手がよく、広く普及しているタイプです。スピーディーな契約が必要なビジネスに向いています。

一方、当事者型電子署名はお互いに電子署名を必要とするタイプで、より厳密な証拠力を有します。不動産や高額取引など、高い証拠力を必要とする場合に適しています。

ワークフローの管理は、契約書の手続きにまつわる業務までも管理する機能です。契約書書面の確認や上長の決済、契約の進捗管理などが電子契約サービスで把握できます。

他の基幹業務システムとの連携が必要な場合には、電子契約サービスが対応できるかどうかも重要です。シームレスな連携ができなければ、かえって手間が増えることも。

電子契約サービスの利用頻度やコストパフォーマンスも検証しましょう。そもそもあまり契約書を使っていない場合、導入コスト以上のパフォーマンスが見いだせない可能性も。また、電子契約サービスはオプション機能が豊富で、その分の金額も上乗せになるケースが多いです。機能の過不足も確認しましょう。

電子契約サービスのUI/UXが使いやすいかどうかも大切です。ほとんどの電子契約サービスには、無料版や無料お試し期間が用意されています。実際の使い勝手は事前に確認しておくことをおすすめします。

相手先も問題なく使えるか

相手先も問題なく使える電子契約サービスを選ぶ必要があります。自社の都合だけでは押し切れないのが契約行為。

相手方が書面での契約を求めるケースや電子契約サービスが使いこなせない可能性もあります。

できるだけ使い勝手の良い電子契約サービスを選ぶことが大切です。

社内の教育が必要

電子契約サービスが普及すると、これまでよりも契約行為がスムーズに行えるというメリットがあります。

一方で、そもそも決裁権限のない社員同士が契約を成立させてしまうリスクも考えられます。

社内教育をしっかりと行うとともに、契約フローの見直しと徹底もしていきましょう。

電子契約サービス一覧

電子契約サービス一覧

主な電子契約サービスをご紹介します。多くのサービスが、無料版や無料体験期間を用意しています。まずはトライアルをして、自社に合った電子契約サービスを選ぶと良いでしょう。

①クラウドサイン

cloudsign

日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンラインだけで完結させます。

大企業からベンチャー企業まで30万社以上の導入実績があり、電子署名法に準拠したクラウド型電子契約サービスです。

官公庁・金融機関も利用している安心のセキュリティで、外部サービスの連携数も多彩です。

簡単でわかりやすいUI/UXで定評があります。すぐに使える電子契約サービスをお探しなら、クラウドサインがおすすめです。

Free Planがありますので、無料でトライアルできます。

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②GMOグローバルサイン・ホールディングス(GMOサイン)

gmosign

電子印鑑GMOサインは、導入企業数50万社突破している一番選ばれている電子契約サービスです。

認証局による本人確認(電子認証)のうえで発行された電子証明書を使用する当事者型電子署名(実印版)と、署名者本人のメールアドレスにより認証を行う立会人型電子署名(認印版)、電子署名と電子サインを組み合わせたハイブリッド署名、3種類の締結手段を1つのプラットフォームで提供しています。

より高い証拠力を必要とする契約が多いなら、GMOサインがおすすめです。

お試しフリープランも用意されています。

③インフォマート(BtoBプラットフォーム)

btob
BtoBプラットフォーム契約書は、最大5社間の電子契約締結に対応できます。契約書類の保管共有・契約管理もでき、もちろん電子帳簿保存法に対応できます。

最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保しているという特徴があります。

BtoBプラットフォームシリーズは約60万社の実績があり、ワークフロー機能など利便性も高いシステムとなっています。

BtoBプラットフォーム契約書は、当事者署名型の電子契約サービスです。相手先もID登録が必要になります。スピーディさよりも、高い証拠力が必要な企業におすすめです。

フリープランも用意されています。

④マネーフォワード(マネーフォワード クラウド契約)

moneyforward

マネーフォワード クラウド契約は、マネーフォワード クラウドシリーズとのシームレスな連携ができるという強みがあります。

多者間契約や進行状況の確認もできる多彩な機能も魅力です。

Salesforceとの連携で、契約書作成・送信・契約締結・契約管理まで、Salesforce上で実現するタイプの製品も用意されています。

マネーフォワードクラウドシリーズやSalesforceシリーズをお使いの企業におすすめです。

1ヶ月無料トライアルで実際の使い心地を試すことができます。

⑤jinjer(ジンジャーサイン)

jinjer

ジンジャーサインは、最速1分で契約書送付を完了できる使いやすいシステムです。

立会人型電子署名でスピーディな契約が可能。テンプレートや契約ステータス管理もでき、電子帳簿保存法にももちろん対応しています。

メールサポート付なので、電子契約への移行に不安がある企業にもおすすめです。

無料トライアルが用意されており、期間は2週間で、期間中は3通まで契約書が送付できます。

⑥TeraDox(契約大臣)

keiyakudaijin
契約大臣は、低料金でシンプルな機能が特徴の電子契約サービスです。

立会人型署名でスピーディな契約ができます。もちろん、電子帳簿保存法にも対応。

フリープランがあるので、実際の使い勝手を試すことができます。

⑦ベクター(みんなの電子署名)

minnanokeiyaku
みんなの電子署名は、基本料金無料の電子契約サービスです。ただし、1年以上の文書保管をする場合に、有償サービスを利用する形になります。

機能制限もなく、料金プランもありませんので、無料でフル機能を使うことができるという特徴があります。

立会人型の電子署名ですが、相手先もアカウントが必要になります。

無料で利用することができるので、導入コストがネックになりそうな企業におすすめです。

⑧リーテックス(リーテックスデジタル契約)

le-techs
リーテックスデジタル契約は、電子署名法に加えて、電子記録債権法を併用して法的安全性を高めていることが特徴です。

契約のスピーディさよりも、強い証拠力の担保を必要とする企業におすすめです。ワークフローや文書管理機能などが充実したプランもあります。

エントリー版は無料で使うことができます。

⑨日鉄ソリューションズ(CONTRACTHUB)

contracthub

CONTRACTHUB(コントラクトハブ)は、2021年8月現在で35万を超えるユーザーが利用し、電子契約サービス市場における売上シェアはNo.1となっています。

当事者型電子署名、立会人型電子署名の両方に対応できる電子契約サービスです。

見積依頼から請求までさまざまな文書のやりとりにも適用可能です。

無料トライアルなどはありませんが、運用規模が大きい大企業におすすめです。

⑩サインタイム(SignTime)

signtime

SignTimeは、約1分で契約書の送付ができる電子契約サービスです。

テンプレート作成機能や3者以上での契約にも対応。

立会人型電子署名で相手先のアカウント登録は不要です。スピーディな契約をしたい企業におすすめです。

30日間の無料トライアルを提供しております。

まとめ 電子契約サービスについて

まとめ 電子契約サービスについて

今回は電子契約サービスについてご紹介しました。

たくさんの電子契約サービスがありますので、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。

自社にどんな機能が必要なのか、自社の使い勝手はもちろん、相手先も問題なく使えるのかなど、検証すべき課題が多いです。

そこで、どのような企業が電子契約サービスを導入すべきなのか、また電子契約サービスを導入する上で、どのようなポイントをおさえてサービスを選んだらよいのかをチェックシート形式でまとめました

電子契約サービスを導入すべきかどうかお悩みの方は、是非こちらも合わせてご活用ください。

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(編集:創業手帳編集部)

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