仕訳帳とは？保存期間・書き方のルール・注意点などをご紹介

仕訳帳は事業活動におけるお金の流れを把握するための帳票

仕訳帳の作成は、会社の経理業務において欠かせない作業のひとつです。作成が大変そうなイメージを持たれがちですが、基本的なルールを理解していれば問題ありません。
仕訳帳に記入すると、取引きによって生じた勘定科目の増減を確認できるようになるため、お金の流れを正しく把握できます。

今回は、仕訳や仕訳帳とは何か、どのように記載するのか、注意すべき点はあるのか、仕訳は税理士に外注できるのかなどを詳しく解説します。
事業をスタートしたばかりで仕訳に関する知識を身に付けたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

創業手帳では、会員登録をいただいた方に無料で使っていただけるツールを多数ご用意しています。例えば金融機関に出せる資金繰り表が作成可能な「資金シミュレーター」や、オンライン上でいつでも書ける「事業計画シート」など、多くの読者に便利な機能としてご利用頂いてます。是非ご活用ください。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

仕訳とは？

仕訳とは、取引きについて勘定科目を使い、借方（左側）と貸方（右側）に分けることを指します。
勘定科目は取引きで発生した金額がどの項目に当てはまるのかを示す名目で、現金や売上、給料手当といったものがあります。
借方と貸方は、同じ残高になる点が特徴です。借方と貸方のどちらに記載するかというのは、勘定科目が属しているグループによって変わります。

勘定科目	借方	貸方
資産勘定	資産…増加	資産…減少
負債勘定	負債…減少	資産…増加
純資産勘定	純資産…減少	純資産…増加
収益勘定	収益…減少	収益…増加
費用勘定	費用…増加	費用…減少

仕訳帳とは？

仕訳帳は、すべての取引きを日付順に記載した帳簿です。総勘定元帳と共に、会計業務で重要な役割を担っている主要簿に位置付けられています。
基本的には、金銭や権利の増減に関する取引きがすべて記載されています。

仕訳帳は複式簿記に欠かせない主要簿のひとつ

仕訳帳は、お金の動きを記す会計帳簿の中でも重要度が高い主要簿に分類されます。会計帳簿は、貸借対照表や損益計算書などの決算書作成にも欠かせません。
会社法では作成と保存が義務付けられています。会計帳簿の中でも仕訳帳は、総勘定元帳などと同じく、複式簿記で作成しなければいけないものです。

会計帳簿には主要簿の他に、補助簿と呼ばれる帳簿もあります。
補助簿は、主要簿を補完する役割を担っています。補助的な役割を持つ補助簿は、現金出納帳や預金出納帳、仕入帳、売上帳、固定資産台帳など種類が豊富です。
どれを作成するかは企業が必要に応じて判断しなければいけません。

仕訳帳の保存方法・保存期間

仕訳帳は国税関係帳簿に該当するため、要件を満たしていれば電子データでも保存できます。具体的な保存方法や保存期間は以下のとおりです。

【保存しなければいけない会計帳簿】

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 売掛金元帳
• 買掛金元帳
• 固定資産台帳
• 売上帳
• 仕入帳

【保存期間】
保存期間は税法上、その事業年度の確定申告書を提出する期限の翌日から7年間と定められています。しかし、欠損金が生じた事業年度に関しては、保存期間が10年です。
また、会社法上では会計帳簿を事業に関する重要な書類と共に10年間保存することが義務付けられています。

【電子化について】
電子化が進んでいる現在、電子的な形式での保存が認められる場合もあります。その際、データのバックアップや保護対策が重要です。
定期的にデータのバックアップを取り、不正アクセスや情報漏洩から守るセキュリティ対策が適切に行われていれば問題ありません。

仕訳帳と総勘定元帳の違い

総勘定元帳は、勘定科目ごとの取引きが記録されている帳簿です。資産や負債などの項目に分けて勘定科目を確認すると、状況を明確に把握できます。
したがって、総勘定元帳の数字を見れば、経営判断やお金の流れの分析なども可能となります。
記載方法は、以下の2種類です。

• 標準式…借方と貸方の数字はすぐに把握できるが、現在の残高を計算しなければいけない。
• 残高式…残高をすぐに把握できるため、会計業務の主流となっている。

総勘定元帳と仕訳帳にはそれほど大きな違いはありません。しかし、仕訳帳は日々の詳細な取引きを記載するものです。
そのため、日付から取引きの内容を把握したい時に使用されるパターンが多くあります。

仕訳帳の書き方

重要な書類である仕訳帳を記載する際、基本的な書き方を把握しておく必要があります。続いては、把握しておくべき仕訳帳の書き方について解説していきます。

借方・貸方に分けて記載する

仕訳帳を作成する時は、借方と貸方に分けて記載します。借方と貸方は対になっているため、必ず2つ以上の勘定科目が使われ、金額も一致しなければいけません。
勘定科目は、前述したように資産勘定・負債勘定・純資産勘定・収益勘定・費用勘定に分けられます。
さらに勘定科目は細分化されますが、数が非常に多いため、ここではよく使われるものをピックアップしてご紹介します。

資産	負債	純資産	収益	費用
現金 普通預金 建物 車両 商品 売掛金	未払費用 未払金 前受金 支払手形 借入金 買掛金	資本金 利益準備金 別途積立金 資本準備金 繰越利益剰余金 その他有価証券評価差額金	受取手数料 売上 受取家賃 受取利息 固定資産売却益 雑益	仕入 給与 減価償却費 水道光熱費 支払利息 法人税

勘定科目のグループによってポジションが決まる

勘定科目は、これまでにも説明したように5つのグループに分けられます。さらに、属しているグループによって借方と貸方のどちらに記載するのかも決まります。
それが、貸借対照表における資産・負債・純資産という3つのグループ、損益計算書で用いられている収益・費用という2つのグループです。
本来のポジションで借方とされるのは資産・費用、貸方とされるのは負債・純資産・収益です。

貸方・借方以外の記載項目

仕訳帳には「日付」「摘要」「元丁」という記載項目もあります。

日付は取引きが行われた日について、月・日の順で記載する項目です。
摘要は勘定科目と詳しい取引内容を記載する項目で、借方・貸方・取引きの内容について上から順に記載します。
元丁は、総勘定元帳に転記した際のページ数を記載する項目です。仕訳帳に記入した後は、借方と貸方に記載した勘定科目に対応する総勘定元帳に転記しなければいけません。

書き方は摘要欄と同じく、借方から貸方の順で記載してください。

仕訳帳の記入例

仕訳帳の記入例をいくつかご紹介します。実際に作成する際の参考にしてみてください。

【資産勘定を含む場合】
・取引内容
5月1日にA株式会社が指定した当社の銀行口座に売掛代金25万円の入金があった。

・仕訳

日付	借方		貸方
5/1	普通預金	250,000円	売掛金	250,000円

【負債勘定を含む場合】
・取引内容
5月20日にB株式会社から掛けで購入していた商品代金45万円について小切手を振り出し、支払いをした。

・仕訳

日付	借方		貸方
5/20	買掛金	450,000円	当座資金	450,000円

【費用勘定を含む場合】
・取引内容
7月15日に自社商品の宣伝をする際に使うパンフレットの制作費用として、C株式会社に15万円支払った。代金に関しては、完成した品物と引き換えに現金で支払いをした。

・仕訳

日付	借方		貸方
7/15	広告宣伝費	150,000円	現金	150,000円

仕訳帳を書く際の注意点・ポイント

仕訳帳を書く際、いくつか注意すべき点があります。続いては、どのような注意点やポイントはあるのか解説していきます。

「貸借対照表」「損益計算書」がポイント

仕訳帳を書く時、貸借対照表と損益計算書について把握しておくことが重要です。
貸借対照表は、特定のタイミング（決算日）における企業の資産・負債・純資産の金額と内訳を示す表になります。
損益計算書は、一定期間（決算期）における企業の利益と支出を示す表です。

・貸借対照表

借方	貸方
資産：増える時は「借方」	負債：増える時は「貸方」
	純資産： 増える時は「貸方」 減る時は「借方」

・損益計算書

借方	貸方
費用： 増える時は「借方」 減る時は「貸方」	収益： 増える時は「貸方」 減る時は「借方」

勘定科目の金額が増加する際は本来のポジションになりますが、減少する時は逆のポジションで記帳しなければいけないため注意が必要です。
30万円の借入れがあった場合、現金は資産の勘定科目となるため、増える場合には借方となります。
それに対する負債の勘定科目の記載は「借入金」です。返済した場合は、現金が減るので貸方、対応する借入金は借方に来ます。

仕訳帳を含む帳簿には締切りがあるため注意

決算期に帳簿の記載を完了させたら、当期の記入と次期の記入を区別する目的で帳簿の締切りを行う必要があります。
帳簿の締切りには4つの流れがあるので把握しておかなければいけません。

流れは以下のようになっています。
締め切る時は、まず収益と費用の勘定残高を損益勘定に振り替えてください。
次に、損益勘定をゼロにして繰越利益剰余金に振り替えたら、すべての勘定科目を締め切ってから繰越試算表を作成するという流れです。
これは、大陸方式と呼ばれている締切り方法になります。

もうひとつは英米方式と呼ばれる締切り方法です。
英米方式では、費用・収益の残高を損益勘定に振り替えたら、資産・負債・純資産は仕訳帳を経由せずに総勘定元帳で締切ります。

帳簿付けの全体流れ

仕訳帳の記入から総勘定元帳への転記についても把握しておく必要があります。まずは、取引きで派生した領収書や請求書、売上伝票などの内容をチェックしてください。
処理して問題ない内容であれば仕訳帳に日付順で記載し、総勘定元帳への転記を行います。
転記を済ませた仕訳帳は、勘定科目に総勘定元帳のページ数を記載するなどして管理すると、抜け漏れを防げます。
会社会計では発生主義というルールが設けられており、取引きが発生したタイミングで計上しなければいけません。
月末になると経理処理が集中して行われるようになるため、こまめな帳簿への記録を心掛けてください。

仕訳を税理士に外注するメリット・デメリット

仕訳帳の記帳は手間がかかる作業です。経理部門の社員にとって大きな負担になってしまうことも考えられます。そのような時は税理士に記帳代行を依頼するのがおすすめです。
続いては、仕訳を税理士に外注するメリットとデメリットについて解説していきます。

記帳代行を依頼するメリット

税理士に記帳代行を依頼するメリットには、以下の3点が挙げられます。

・記帳業務にかかる時間を削減できる
記帳代行を依頼して必要な書類を渡しておくと、会計ソフトの入力から帳簿の作成まで行ってくれます。それらの手間を省けるので、業務の効率化にもつながります。

・ミスの不安を軽減できる
簿記の知識がなくて記帳業務に慣れていないと、ミスが発生しやすくなります。
ミスに気が付いても原因がわからないといった事態に陥る可能性もゼロではないので、記帳代行を依頼すると不安を払拭できます。

・本業に集中できる
会社の規模によっては経営者自身が帳簿作成を行いますが、煩雑なので本業に支障が出る場合もあります。そのような事態を回避できるのも大きなメリットです。

記帳代行を依頼するデメリット

記帳代行をすることで得られるメリットもありますが、デメリットに感じてしまう部分もあるので把握しておくべきです。デメリットには、以下のような点が挙げられます。

・コストがかかる
外部の税理士に依頼するので当然コストがかかります。依頼する税理士によって必要なコストが変わってくるため、依頼先選びが重要です。

・業績をリアルタイムに把握できない
記帳代行をすると帳簿を確認するまでに一定の期間が必要になります。支払処理などが済んでから依頼先に請求書を渡すので、必然的にタイムラグが生じます。

会計ソフトで仕訳を効率化できる

仕訳を効率的に行うには、会計ソフトを使うのもおすすめです。最後に、会計ソフトを利用するメリットについて解説していきます。

誰でも仕訳・帳簿付けが可能となる

会計ソフトを利用すると、誰でも仕訳・帳簿付けができるようになります。手書きやExcelで帳簿付けを行う場合、簿記の知識がある程度必要です。
簿記の知識があっても、経理初心者だと仕訳の時点で勘定科目をどうすればいいのか悩んでしまうケースも珍しくありません。
会計ソフトであれば仕訳入力を補助する機能が備わっているので、誰でも仕分けや帳簿付けが可能となります。簿記の知識がなくても問題ありません。

仕訳を含む経理業務を効率化できる

仕訳を含む経理業務を効率化できるというメリットも享受できます。会計ソフトを導入することで、会計業務にかかる手間や時間を大幅に削減できるためです。
取引きの記録などは毎日保存しなければいけないので、手書きやExcelだと担当者の負担は増加する一方です。
しかし、会計ソフトを使えば仕訳を行うのみであるため手間が大幅に減ります。データの集計や転記は、ソフトに任せられます。

手書きよりも入力や計算ミスを減らせる

手書きやExcelへの手入力では、ミスが生じやすくなります。簿記を理解していないと、単純な入力ミスが起こりやすくなってしまうためです。
一方、会計ソフトを使う場合、簿記の知識が乏しくても入力が簡単にできるため、ミスを大幅に減らすことが可能です。

会計ソフトの中には、銀行口座などの取引データや、スマートフォンなどで読み込んだ領収書のデータを自動仕分けしてくれるものもあります。
そのようなソフトであれば、より入力・計算ミスを防げるでしょう。

リアルタイムで財務状況の確認が可能

リアルタイムで財務状況の確認ができるという点も大きなメリットです。会計ソフトには、売上実績やキャッシュフローのレポートを自動作成できるものもあります。
入力したデータに基づいた集計をその都度行うため、財務状況をリアルタイムで確認できるという仕組みです。

会計ソフトによっては、集計した結果をグラフ化してくれるソフトもあります。
グラフ化してくれると、状況を瞬時に把握でき、経営改善や経営方針の判断もスピーディーに行えるようになるので、メリットは大きいです。

まとめ・仕訳帳とはお金の流れの把握に欠かせない帳簿

仕訳帳は、お金の流れを把握するために欠かせない重要な帳簿です。適切な方法で記載する必要があります。
しかし、簿記に関する知識が乏しいとミスが増えてしまったり、担当できる従業員が限られて属人化したりするケースも珍しくありません。
税理士への依頼や会計ソフトの導入も前向きにご検討ください。

便利な創業手帳オリジナル「事業計画シート＆資金シミュレーター」を是非ご活用ください。詳細は上のバナーをクリック！

（編集：創業手帳編集部）