会社の固定電話を廃止するメリット・デメリットは?クラウドPBXで問題解決!

創業したての起業家も必見!会社のオフィスに固定電話は必要?クラウドPBXなら固定電話代わりになる


コロナ禍を経てリモートワークが主体となってきたことで、会社の固定電話を廃止すべきかどうか悩まれている経営者の方は少なくないでしょう。また、これから起業するという方の場合、そもそも固定電話を導入すべきかどうか悩まれているのではないでしょうか。

そこで本記事では、会社の固定電話を廃止(あるいは導入しない)することのメリット・デメリットをご紹介します。その上で、固定電話のメリットを享受しつつも、廃止するデメリットなしで利用できるクラウドPBXのナイセンクラウドの魅力についてご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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固定電話を廃止する(導入しない)メリット


固定電話を廃止する(導入しない)メリットにはどのようなものがあるのでしょうか。本項でご紹介します。

会社に出社する必要がなくなる

固定電話を導入しない、あるいは廃止すれば、会社にわざわざ出社する必要がなくなります。

固定電話を置いていると、休日も電話対応を考えなければならないですし、リモートワークが中心になってきた会社の場合でも、電話番のために社員を配置しておかなければなりません。

わざわざ電話を取るためだけに社員を出社させるのは、会社にとっても社員にとっても負担になってしまいます。

2022年6月には通信大手NTTが自社社員が会社に出社するのを「出張」扱いに変更したように、今後、ますます出社する機会は減っていくでしょう。

その環境に慣れた社員にとって、電話のためだけに出社させられるのは精神的にも苦痛を感じることが増えていくはずです。

固定電話を会社で取る必要がなければ、オフィスのスペースも減らしてコスト削減も可能です。

煩わしい電話対応が減る

固定電話を導入しなければ、わざわざ電話対応する時間も減ります。

会社に固定電話を置いていると、必要な電話だけでなく不要な営業電話も必要以上にかかってきてしまいます。

多くの企業では、そうした電話対応が負担になっていることでしょう。最近では、コールセンターや自動応答システムを利用してそうした不要な電話をなるべく減らす努力をされている企業も多いですが、それはそれでコストがかかってしまいます。

電話対応にかかっている時間を減らすことで、業務量を削減することもできるでしょう。結果として、業務時間も削減でき、より働きやすい労働環境になることも期待できます。

電話対応起因のミスがなくなる

固定電話を置いていると、電話が来れば対応しなければならないため、その分業務が増えます。

電話対応は簡単なように見えますが、社内の人脈や社外のネットワークとの関係性などをわかっていなければ適切な対応ができないことも多く、意外と難易度が高い業務でもあります。そのため、電話対応でミスが発生してしまうこともしばしばです。

顧客からの電話でミスをしてしまった場合、大きなクレームにつながってしまうこともあり、なかなか気を抜けません。

固定電話を置かなければ、そのようなミスや、ミスが起因のクレームなども防げます。

また、仕事をする上で重要な顧客との連絡をミスしてしまうことなども防げるので、リスク管理の意味でも、電話対応を減らすほうが得策にも思えます。

維持コストがかからない

固定電話を導入するとなると、維持コストがかかります。

起業したての会社にとっては、それだけでも十分負担に感じることでしょう。さらに、固定電話のスペースを置くためのオフィススペースや、家具家電も必要になります。固定電話を設置するためには、デスクもそれなりの大きさのものを用意しなければなりません。

そもそも、固定電話を置かなくていいのであれば、オフィス自体不要となる可能性もあります。

実際に、IT系のベンチャー企業などでは、オフィスもバーチャルオフィスにして固定費を大幅に削減している企業も出てきました。これからもその傾向は強まりこそすれ、弱まることはないでしょう。オフィスを使わずにコスト削減したい方は、固定電話を置かずに仕事をすることを考えたほうがよさそうです。

オフィスのレイアウト変更が容易になる

固定電話をオフィスに置かなければ、オフィスのレイアウト変更は容易になります。

IT系のベンチャー企業などでは、社員だけでなく、業務委託の人材などいろいろな方が社内に出入りすることから、オフィスのレイアウト変更も多いことでしょう。

そうした場面でも、固定電話がないほうが身軽に動けることでしょう。

固定電話を廃止するデメリット

固定電話を廃止する、あるいは導入しないことにはメリットがたくさんあります。

しかし、それでも固定電話を置いている企業がいまだに多いのは、デメリットが大きいからでもあります。

そこで固定電話を廃止するデメリットをご紹介します。

信用が低くなる

自分が顧客の立場になって考えてみてください。もし、あなたが商品を購入しようと思っている会社に固定電話が置かれていなかったらどう思うでしょう。

「ちょっと怪しい会社だな」などと感じてしまうこともあるのではないでしょうか。実際に、まだそういう感覚をお持ちの方はいます。

そのため、固定電話がないことは信用が低くなる、ということにもなるのです。

例えば、取引先や銀行から固定電話の電話番号を聞かれることもあるでしょう。そうしたときに「固定電話はありません」と言うと、まだ古い考えが残っている企業には悪印象を与えてしまい、取引や融資につながらなくなることもあるかもしれません。

そのため、固定電話を廃止するとしても、それに代わるものを導入しておくほうが無難です。

補助金や助成金などの申請で必要になる

補助金や助成金の申請で必要書類に情報を記入する際に、固定電話の電話番号を書かなければならないケースがあります。

そこまで多くはないですが、依然としてそういう場面があるので、携帯電話ではなく、固定電話のような会社の代表となる番号は必要になります。融資や出資を受ける際にも、そうした場面があるでしょう。

そこで、そうした補助金や助成金、融資などを受けるために必ず固定電話を置かなければならないかというと、そうでもありません。後述するクラウドPBXの仕組みを利用して携帯電話を固定電話のように使えるようにすれば、固定電話を置く必要はありません。

固定電話を導入しないのであれば、クラウドPBXの導入を検討してみる必要があるでしょう。

クレームや予約などの顧客からの電話が取れない

固定電話を置かないことによって被る一番大きなデメリットは、クレームや予約などの顧客からの電話が取れなくなることです。

電話を置かないということは、それだけビジネスチャンスを逃すということにもなります。クレームを真摯に聞くことで顧客が抱く企業に対する印象もよくなるでしょうし、顧客からの予約の電話に出られないことはそのまま売上の損失につながります。

固定電話を置かないのであれば、自動でそうした電話に対応できるシステムを導入するか、あるいは後述するクラウドPBXシステムを導入することで、会社の代表電話にかかってきた電話を社員の携帯電話につなげられるようにする必要があるでしょう。

クラウドPBXシステムを使えば、社員の携帯電話番号を知られずに、固定電話代わりに利用できます。

社員携帯だとプライバシーが保護できない

そもそも全く固定電話を置かない場合、社員の携帯電話を会社の電話として利用しなければなりません。

その場合、社員の携帯電話がビジネスパートナーや顧客に知られてしまうことになります。そうなると、社員のプライバシーは守られず、社員からすれば嬉しいことではないでしょう。

前述したように、社員の携帯電話を使いつつも、社員のプライバシーを守る方法があります。

クラウドPBXというサービスです。詳しくは後述します。

クラウドPBXのナイセンクラウドなら固定電話不要


クラウドPBXとは、クラウドを利用して、会社の電話番号にかかってきた電話を社員の携帯電話やパソコン、IP電話機などに転送できるシステムです。クラウドPBXを利用すれば、固定電話を置かなくとも会社の代表電話番号を作り、携帯電話で社員のプライバシーを守りながら受電することが可能です。

なかでもとくにおすすめなのが、ナイセンクラウド。信頼と実績のクラウドPBX No.1 (※)サービスです。1人事業主から数千数万人規模の会社まで、利用者はさまざまです。

※…日本マーケティングリサーチ機構調べ(2021年/2022年)

初期費用は1万円、月額2,000円から導入できるので、固定電話を廃止したい、あるいは導入しないで起業したい方はぜひ導入してみてはいかがでしょうか。以下からお問い合わせください。

複数端末で一斉着信できる

ナイセンクラウドを利用すれば、会社にかかってきた電話を複数の社員の携帯電話に受電させることができます。

つまり、会社の固定電話のように社員の携帯電話を利用できるということです。誰か一人の社員がその電話に出れば、ほかの社員の携帯電話の着信は鳴り止みます。また、その電話をほかの社員に取り次ぐことも簡単にできます。

そのため、まったく固定電話と同じように社員の携帯電話を利用できるようになるのです。もちろん、社員の携帯電話番号は発信側にはわかりません。

PC・スマホ・IP電話機で受信できる

ナイセンクラウドを利用すれば、会社にかかってきた電話を複数端末で受信できますが、その端末はスマホに限りません。パソコンやIP電話機でも受電可能です。

会社支給のパソコンで受電できるようにすれば、仕事をしながら電話を片手で持たずに楽々受電できます。

パソコンで受電できれば、パソコンで顧客のデータを見ながら詳細な予約対応や、きめ細やかなクレーム対応なども容易にできるようになります。

内線通話はどこにいても無料

ナイセンクラウドを利用すれば、社員同士がどこにいても、基本は無料で電話可能です。

固定電話であれば、複数の事務所をまたがって電話をする場合には料金がかかってしまうこともあるでしょうが、その費用を削減できます。大きな企業であるほどバカにならないコスト削減額になるでしょう。アメリカやインドなどの海外であっても、ナイセンクラウドを使った内線電話であれば無料です。

どこからでも会社と同じ電話番号で発信可能

ナイセンクラウドを利用すれば、どこからでも会社と同じ電話番号で発信可能です。

リモートワークなどで自宅にいた場合でも、個人のスマホを会社の代表電話として利用し、取引先に連絡ができて便利です。

初期費用1万円、月額2,000円から利用可能

固定電話を導入するとなると、安いものであってもそれなりに費用がかかってしまいます。

しかしナイセンクラウドであれば、初期費用は1万円、月額2,000円から利用できます。さらに、内線はどこでも無料。外線の場合であっても、どこでも3分8円から利用可能です。

オフィスの固定電話を廃止してコスト削減を検討している方や、起業したてであまりコストをかけずに固定電話の代わりになる電話を利用したい方におすすめです。

ナイセンクラウドの利用事例

ナイセンクラウドの利用事例をご紹介します。

拠点が複数ある会社の場合

拠点が複数ある会社で利用されたケースをご紹介します。

その会社では、従来は拠点間の連絡にも電話代がかかっていたところ、内線電話が無料になったことで電話代を大幅に削減できました。

また、海外拠点ともワンタッチでボタンを押すだけですぐに電話を取りつげるようになり、業務効率化も実現。顧客視点でも、会社の代表電話番号が一つになったことで、顧客が迷うことなく電話をかけることができるようになりました。

複数の飲食店を経営している場合

ナイセンクラウドを導入した飲食店では、それまで忙しくて取り逃していた電話が多くありました。

しかしナイセンクラウドでは自動電話応答も可能なので、万が一電話が取れない場合でも電話をかけ直したり、伝言を残すことが可能になりました。

また、営業時間外の電話も自動応答で取り逃さなくなったといいます。さらに、他店舗への電話の案内も容易になったそうです。

在宅ワーク中心の会社

コロナ禍を経て増えたのは、リモートワーク中心の会社です。

こうした会社では、在宅のリモートワーク中にもかかってくる電話対応に悩まされていることでしょう。

ナイセンワークを導入されたとある会社では、これまでどうしても折り返し電話しなければならなかったところ、会社の03番号で対応できるようになった上、手の空いている社員が対応できるので、電話対応がしやすくなったそうです。

「電話しても出ない怪しい会社」と思われることもなくなったことでしょう。

会社の固定電話を廃止するならナイセンクラウドで

会社の固定電話を廃止する、あるいは最初から導入しないのは、メリットが大きいですが、同じかそれ以上にリスクも大きいです。

しかし、クラウドPBXサービスNo.1のナイセンクラウドを導入すれば問題ありません。会社の03番号を持ちながら、固定電話を置かずとも社員の携帯電話で電話対応が可能になります。

初期費用は10,000円、月額2,000円から導入可能なので、あなたの会社でも導入を検討してみませんか。

(監修: アイティオール株式会社
(編集: 創業手帳編集部)

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