創業期の事務工数を削減!スキャナーを活用して書類を電子化しよう

創業手帳

簡単操作で省スペース、豊富なラインナップから選べる富士通の「ScanSnap」

ビジネスシーンでは、契約書や受発注書、請求書など書類のやり取りが多くあります。
さらに創業期には、積極的な営業活動を行い、名刺交換をする頻度が高いものです。
沢山の書類や名刺を紙のまま保存すると、きちんと整理しないと探すのに苦労します。
また、書類が劣化したり破損したりしてしまうことも珍しくありません。

書類のスキャナ保存をすることで、業務効率化を実現しいつでもどこでも好きな時に書類を確認できます
さらに万が一紙の書類が破損してしまっても、電子化しておけばまた印刷可能です。
そのうえルールに則って書類の電子化を行い届出をすることで、電子帳簿保存法の恩恵を受けられます

とはいえスキャナーは数多く発売されており、どんなスキャナーを導入しようかお悩みの方も多いと思います。
そこで今回は、業務用スキャナーを数多く手掛けている富士通のScanSnap」の魅力をご紹介します。

創業期の貴重なリソースとコストを削減するためにも、スキャナーを活用してみませんか。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください。

 

事務工数を削減するなら「スキャナ保存」がお勧め

ペーパーレス化が進み、企業間や商取引のシーンでも色んな書類をインターネット上で授受するケースが増えてきました。
とはいえ、まだまだ紙の書類が活躍するケースは多く、ファイリングしたり、必要に応じてすぐに取り出せるように書類整理を行ったりしている企業は多くあります。

創業時の事務工数をカットするためにお勧めしたいのが「スキャナ保存」です。
スキャナーで書類を取り込みタイトルをつけて整理することで、書類を探すのがグンと楽になります。
さらに書類を電子化しておけば、紙の書類のように劣化することが無いのも嬉しいポイントです。
また、クラウドで共有しておけば、いつでも何処でも書類を確認できます。

電子帳簿保存法では「スキャナ保存」が認められている

※1 帳簿の保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づいて電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合、上記の表にある検索要件のうち②③は不要。
  スキャナ保存及び電子取引も同じ扱いです。
※2 「優良」の要件を全て満たしている場合には不要。

電子帳簿保存法が令和3年度の税制改正で見直され、令和4年1月1日に施行されます。
電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの分野において、電磁的記録による保存を定めた法律です。
つまり、電子帳簿保存法に定められた通り運用を行うことで、帳簿類をスキャナ保存することができるのです。

この改正によって、電子帳簿等保存では「税務署長の事前承認制度の廃止」「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の整備」が実施されました。
さらに、「最低限の要件を満たす電子帳簿も電磁的記録による保存等が可能」に。
また、所定の手続きを行うことで、所得税の青色申告特別控除(65万円)と過少申告加算税の5%軽減の適用を受けることができます。

また、スキャナ保存では、「タイムスタンプ要件や検索要件の緩和」「適正事務処理要件の廃止」が実施されました。
さらに、「スキャナ保存された電磁的記録に不正があった場合における重加算税の加重措置の整備」が行われることになりました。
そして、電子取引においては、「タイムスタンプ要件と検索要件の緩和」「適正な保存を担保する措置のための見直し」が行われました。

検索要件の緩和は、基準期間の売上高が1,000万円以下の「小規模な事業者」を対象にしています。
「税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合」には、検索要件が全て不要に変更になります。

電子帳簿法改正の恩恵を受けるためには届出が必要

新たに対象の帳簿を電子保存したい場合には、双方の適用を受けようとする課税期間に係る法定申告期限が来る前に、所轄の税務署長に対して「本措置の適用を受ける旨等を記載した届出書」を提出しましょう。

既に税務署長の承認を受けている際には、「取りやめの届出書の提出もしくは税務当局からの取消処分がない限り有効」です。
つまり、承認の取りやめの届出書の提出等の手続きを行ったうえで、「本措置の適用を受ける旨等を記載した届出書」を提出する必要があるのです。

つまり、電子帳簿を保存し電子帳簿法改正の恩恵を受けるためには所轄税務署長に必要な届出をする必要があるのです。

国税庁ホームページの「電子帳簿保存法関係」には、申請書の様式だけではなく電子帳簿保存法に関するQ&Aなどが掲載されています。
申請をお考えの方は、こちらもぜひご一読ください。

出典:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました

ScanSnapの特徴

ScanSnapでは、多彩な書類をワンタッチするだけで、素早く電子化することができます。

業務用スキャナーを培った給紙技術を使って、「ブレーキローラー」による原稿分離方式を起用。
給紙ローラーが1番下の原稿を引き込み、2枚目以降の原稿をブレーキローラーで抑え込むことによって、原稿を1枚ずつ高速で送り出します。
さらに、超音波方式マルチフィードセンサーが読み取りエラーを抑止します。

デスクサイドにおけるコンパクトな設計なので、必要な時にすぐに使えるのも嬉しいポイントです。

ScanSnapのスキャナ保存なら、クラウド保存もスムーズ

ScanSnapでは、書類の保存先をパソコンだけではなく、クラウドに設定することができます。

ScanSnap Cloud」では、Dropbox/Evernote/Google Driveなどの各クラウドサービスに書類を保存できます
パソコンやスマートフォン、タブレット端末などを使用せず、多彩なクラウドサービスにスキャンデータ直接繋げられるので業務の効率化を図りたい方にピッタリです。

クラウド保存したい場合には、ScanSnapアカウントの作成をし、ScanSnap Cloudの連携設定をする必要があります。

ビジネスシーンで活躍するScanSnap

ScanSnapは、多彩なビジネスシーンで活躍してくれます。

ドキュメントの管理

必要な書類が見当たらなくて探した経験をお持ちの方も多いでしょう。
デスクの横に山積みになった書類が手つかずのままになっている方もいらっしゃると思います。

ScanSnapで書類をデータ化することでデスクのを綺麗に片づけることができます。
また、書類内の情報をスグに取り出すことができ、仕事の効率・精度が向上
クラウド保存しておけば、スマートフォンやタブレット端末などを使って、何処でも書類を見たり必要に応じて印刷したりできるので、書類を忘れても届けてもらう必要がありません。

さらに、クラウド保存なら、必要に応じて書類を共有できるのも嬉しいポイントです。

名刺管理

名刺はビジネスにおける貴重な財産ですが、活用できていないケースが多くあります。
名刺をスキャンし人脈を可視化することで、名刺の情報を活用し業務効率を高めることができます。

名刺をスキャンし、資料と名刺を一元管理、休眠データの活用が可能なのは嬉しいポイントです。
情報のアップデートも簡単に行え、必要に応じて文字情報をデータ出力も可能です。

さらに名刺データを社内で共有することで、ビジネスをよりスピーディーに進めることができます

会計管理

会計管理では、経理作業や経費精算に時間が掛かってしまったり、レシートや領収書の経費化に漏れがあったりすることも。
さらに、申請を行うための事務作業も大きな負担となります。
ScanSnapなら、領収書・レシートを取り込むだけで自動化してくれるので、会計業務・確定申告を効率化することができます。

またScanSnapは、単に帳簿や書類を電子化できるだけではなく、多彩な会計・経理精算ソフトと連携を行っています。

連携先は、経費精算クラウドサービス「Concur Expense」、クラウド会計ソフト「freee」、スキャンデータ化クラウドICSクラウド連携「クラウド管理 for ScanSnap」、デスクトップ・クラウドアプリから選べる「弥生会計・やよいの青色申告」、クラウド会計ソフト「マネーフォワードクラウド会計」など、ビジネスシーンで活躍するソフトばかりです。

連携するクラウドサービスの利用には、別途料金がかかる場合がありますのでご注意ください。

ScanSnapならテレワークもスムーズに

コロナ禍をきっかけに加速的に社会に浸透し始めたテレワーク。
多くのビジネスパーソンが、テレワークによって業務の生産性があがっていますが課題が多いのも事実です。
特にネックになるのが、「会社にある書類が確認できない」ことや、「書類への捺印やサイン」です。

紙の書類をScanSnapでデジタル化するとともに、クラウドサービスや社内サーバーに保存すれば、何処からでもアクセスすることができます。
また、契約には電子契約を活用すれば、出社しなくてもスムーズにビジネスを進められます。

スキャナーを活用してFAX業務をコストダウン

受発注や契約書類の送受信に、FAXを活用している企業は沢山あります。
しかしFAXは、FAXを確認するために事務所まで出社する必要があり、通信料や消耗品の購入費などのコストもかかります。

スキャナーとインターネットFAXを導入すれば、従来のFAX取引を変えることなく、外出先やテレワークでのFAX送信が可能になります。
コストを削減するだけではなく、テレワークの推進にも効果的なのです。
ScanSnapのプロファイル設定なら、宛先を登録することができ誤送信を防止できるのも嬉しいポイントです。

ニーズに応える豊富なラインナップも魅力のひとつ

ScanSnapには、簡単操作のタッチパネルを搭載したフラグシップモデルの「iX1600」だけではなく、コストパフォーマンスに優れたハイスピードモデルの「iX1400」、モバイルモデルの「iX100」など多彩な製品があります。

導入費用を安く抑えたい方には、コンパクトモデルの「S1100」やエントリーモデルの「S1300i」がお勧めです。
多彩な原稿置くだけで高速読み取りできる非接触スキャナーSv600」なら、スキャン作業をより迅速に行うことができます。

フラグシップモデルの「iX1600」

フラグシップモデルの「iX1600」は、1分40枚のスキャンスピードを誇る高速スキャンが可能な製品です。

4.3インチのタッチパネルを搭載しているので、感覚的に操作できます。
また、親しみやすいデザインで、高速スキャンだけではなく高速起動などストレスフリーな高性能なのも魅力のひとつです。
スキャンした書類をワンタッチでクラウドサービスへ直接連携するだけではなく、スキャンした原稿を自動判別し、クラウドサービスに振り分けて保存することができます

2つ折りもしくは別売のA3キャリアシートを使用することで、A3サイズまで対応可能です。

ScanSnap Homeに対応

iX1600は、書類の読み取りだけではなくデータ管理や活用を一元管理できるScanSnap Home」に対応しています。
学習機能によってデータの生成や管理をアシストしてくれるのも嬉しいポイントです。

簡単操作でコンパクトなScanSnapは創業期にピッタリ

ご紹介したようにScanSnapは、難しい知識が要らない簡単操作で省スペース。
創業期には人的リソースやコストをなるべく削減したいものです。
ScanSnapを活用することで、事務工数やコストを削減し、ビジネスを効率化することができます。
さらに、テレワークの導入にも活躍してくれます。
創業期に導入してビジネスを加速してみませんか。

創業手帳では、「創業手帳(冊子版)」を無料でお届けしています。
創業者や起業を志している方に向けて、経営ノウハウ、資金調達・人事・採用・広報など、多彩な情報をご紹介しています。
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(編集:創業手帳編集部)

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