個人事業主も会計ソフトを使うメリットとは?選び方や使用する上での注意点も解説

創業手帳

会計ソフト導入で個人事業主の負担軽減に!


2023年10月から、新たな消費税の仕入税額控除方式としてインボイス制度がスタートします。
この制度は、すべての事業者において変更点があり、特に個人事業主やフリーランスの場合は大きな影響があります。

インボイス制度は消費税に関する制度であり、販売者が消費税を正しく記載して請求書を発行、保存しなければなりません。
特に、個人事業主の場合はその負担も大きくなるといわれています。そこで活用したいのが、会計ソフトです。

この記事では、個人事業主が会計ソフトを導入するメリットや選び方、使用する上での注意点についてご紹介します。
インボイス制度をきっかけに会計ソフトの導入を検討されている個人事業主の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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個人事業主が会計ソフトを導入する5つのメリット


会計ソフトを導入するにはある程度のコストがかかってしまうことから、躊躇してしまう方もいるでしょう。
しかし、会計ソフトを導入することで様々なメリットが得られるのも事実です。まずは、個人事業主が会計ソフトを導入した場合のメリットを5つご紹介します。

1.会計業務の負担を減らせる

個人事業主が会計ソフトを導入すると、会計業務や経理にかかる負担が軽減できます。これは個人事業主に限らず法人も同様です。

会計業務には経費での支払い計算、領収書の整理、売上げ金の入金・記帳などが該当します。
毎日行った取引きを帳簿に記帳し、現金帳や売上げ帳などを作成し、保存しなければなりません。
これ以外にも、毎月行う業務や年に1回は行う会計業務もあり、業務量は膨大です。

また、作成した財務諸表等を税務署へ提出する必要があります。
そのため、日々の正確な会計業務が重要になりますが、会計ソフトを導入すれば数種類の帳簿が効率よく作成できるので、負担の軽減につながります。

2.簿記の知識がなくても帳簿付けが行える

会計業務にはある程度の簿記の知識が必要です。なぜなら、会計業務において仕訳が重要になるからです。
仕訳とは、取引きを借方と貸方に分類し帳簿に記載する作業です。この仕訳作業には複雑な項目もあり、知識がなければ誤った仕訳が行われ、正確な帳簿が作成できません。

会計ソフトを導入すれば、簿記の知識がなくても帳簿付けから財務諸表の作成まで効率よく行えるだけでなく、簿記の知識まで補ってくれます。
専門用語に不慣れな場合は、初心者向けの会計ソフトを利用すれば帳簿付けもスムーズになります。

3.計算ミスをなくせる

会計ソフトの導入によって、今まで帳簿を付けていた時に比べて計算ミスを減らせます。
会計ソフトであれば入力した仕訳から自動的に帳簿が作成できるので、手書きで記載したり、電卓で計算する必要がありません。
日々の取引を帳簿に付けたり、帳簿の作成や転記などをしたりしているとどうしても間違いが発生します。
計算や勘定科目を間違えてしまった時、今までの帳簿を遡って確認したり、他の帳簿と照らし合わせたりする必要があり、修正にも時間がかかります。

このようなミスも、会計ソフトなら入力した仕訳から自動的に数値を集計してくれるので、帳簿作成時のミスが減らせます。

4.経営状況をタイムリーに把握できる

会計ソフトの導入により、収支を一目で確認できます。収支を確認することで現時点での経営状況を把握でき、経営判断にも役立ちます。

このような事業における資金の流れのことをキャッシュフローといい、資金の動きを可視化できる指標です。
資金が手元に入ってくることをキャッシュイン、出ていくことをキャッシュアウトと呼ばれています。

会社の経営状況を知るきっかけになるので、経営判断をしなければならない時期を見極められます。
過去の数字に基づいて予算の決定や管理、先行投資などの見極めにも役立ちます。
また、取引先別や勘定科目別などで表示してくれる会計ソフトであれば、分析が苦手な方でも簡単に財務業況を把握することも可能です。

5.インボイス制度(適格請求書等保存方式)にも対応できる

会計ソフトの導入時に気になるのが、そのソフトがインボイス制度に対応しているかどうかです。
インボイス制度に対応するためには、その制度に適合している会計ソフトを導入しなければなりません。
そこで、インボイス制度の内容と会計ソフトの対応について解説します。

インボイス制度とは?

インボイス制度とは、適格請求書発行事業者として登録された課税事業者に対して認められる制度です。正式な名称は、適格請求書等保存方式といいます。

インボイス制度では、2023年10月以降に仕入税額控除を受ける時に一定要件を満たしている適格請求書を発行・保存する必要があります。
これは、新たに請求書の様式や仕入税額控除などの適用される条件が変更されるためです。そのため、適用条件に合わせた会計処理が求められます。

インボイス制度の施行後、もし適格請求書発行事業者から要件が満たされている適格請求書の受領や保存をしなければ、消費税の仕入税額控除の適用対象外になってしまいます。対象外になってしまえば、税負担が増えてしまうので注意が必要です。

個人事業主への影響も大きい

インボイス制度は、個人事業主の会計処理にも大きな影響を与えます。
消費税を除いた売上げが1,000万円以下の事業者の場合、課税事業者になることを選択して申請書を提出しない以上、消費税の納税義務は生じません。
そして、このような事業者は免税事業者と呼ばれます。

インボイス発行の義務があるのは、消費税を除いた売上げが1,000万円以上の課税事業者のみです。
免税事業者は、インボイス制度への登録もしないため発行もできません。
さらに、課税事業者なら免税事業者の取引で消費税の仕入税額控除を受けられないこととなっています。

消費税の仕入税額控除を受けられない場合、取引きにより発生した消費税分の納税が免除されないことになってしまいます。
これを避けるため、免税事業者のままだと課税事業者との取引が減少してしまう可能性があるのです。

インボイス対応の会計ソフトにみられる機能

インボイス対応の会計ソフトを使うことで、業務負担は大幅に軽減されます。

しかし、インボイス対応の会計ソフトでチェックしておきたい機能があります。
基本的な経理帳簿付けや確定申告書類の作成などは、どのインボイス対応の会計ソフトにも付帯されている機能です。
重要な点は、インボイス制度に関係する機能があるかどうかです。

インボイス制度では、インボイスの発行、消費税の帳簿付け、確定申告、簡易課税制度対応などがポイントとなります。
これらの機能が、会計ソフトに含まれていることを必ず確認してください。
また、インボイス番号が間違っていないかを確認する必要があるので、チェック機能が含まれているものを選べばより安心です。

個人事業主向けの会計ソフトを選ぶ基本ポイント


個人事業主のみなさんが会計ソフトを選ぶ場合、どのような会計ソフトが使いやすいのかについて把握できていない場合が多いでしょう。
ここでは、インボイス対応の会計ソフト機能を紹介していきます。

クラウド型・インストール型はメリット・デメリットを比較する

会計ソフトには、クラウド型とインストール型があります。
クラウド型はクラウドを通じて利用できる会計ソフトです。一方のインストール型は、パソコンにインストールして使います。

クラウド型・インストール型のどちらかを選択すべきか、双方のメリットとデメリットを事前に確認するようにしてください。

クラウド型の特徴

クラウド型の会計ソフトは、インターネットを通じてサーバーにアクセスします。そこにインストールされているソフトウェアやアプリでデータを管理します。
インターネット上で会計処理するソフトなので、インターネットに接続できる環境にあればパソコン以外のスマホやタブレットからでもアクセスが可能です。
クラウド型の会計ソフトを導入することで、大幅な工数の削減・経理業務の効率化アップが期待できます。

また、クラウド上でデータを一元管理しているので、複数人でデータ確認をすることも可能です。経理担当者に任せきりになりやすい業務の透明性を図れます。
さらに、税理士も最新のデータを確認できるので、初めて会計ソフトを導入する場合はクラウド型がおすすめです。

インストール型の特徴

インストール型の会計ソフトは、ICT市場専門の調査で約85%のシェア率があります。インストール型が人気なのはオフラインで作業できる点です。

インターネット接続時、回線の不都合などが生じた場合は入力したデータが消えてしまう可能性もありますが、インストール型ならネットを経由せずに利用できます。
ネットにつなぐ必要がないので通信速度やメンテナンスなどの影響で利用できなくなることもありません。

個人事業主には有料会計ソフトがおすすめ

個人事業主の場合、自分自身で確定申告をしなければなりません。そのため、確定申告のする場合には本格的な会計ソフトがおすすめです。
しかし、会計ソフトにはクラウド型とインストール型の他にも無料版と有料版があり、それぞれ機能に違いがあります。

本格的な会計業務を必要とする場合は有料の方がおすすめです。
特に1人で業務をこなしていく必要がある個人事業主なら、有料会計ソフトの使用で効率化を図るべきでしょう。

ただし、無料版と有料版の違いがわからなければ比較できません。ここでは、無料版と有料版の違いに加えて、チェックしたいポイントを紹介していきます。

無料会計ソフトの特徴

無料会計ソフトにも、クラウド型とインストール型があります。使いやすいほうを選択してください。
無料会計ソフトに適しているのは、会計ソフトがどのようなものか試したい場合、個人事業主や小規模企業の場合、会計に関する知識を持っていてサポートが不要な場合です。

会計ソフトには、一定期間お試しとして無料で利用できるものがあります。
どのような会計ソフトなのか知りたい、使って確かめたいという方は無料会計ソフトからスタートするのもひとつの方法です。

また、無料会計ソフトはサポートが少ない傾向にあります。
しかし、すでに会計に関する知識や経験があれば、特別なサポートを受ける必要がないので大きな負担にはならないでしょう。

他にも有料会計ソフトと比較すると処理できるデータ量が圧倒的に少ない特徴があります。
規模の少ない個人事業主や小規模企業の場合、会計ソフトのデータ量が少なくても対応が可能な場合があります。
無料会計ソフトでも問題がないか確認するためには、いわゆるお試し版を利用するのがおすすめです。
ただし、完全無料かどうか、さらに期間限定で無料なのかどうかなど各ソフトによって条件が異なる場合もあります。必ずチェックしておいてください。

有料会計ソフトの特徴

有料会計ソフトにもクラウド型とインストール型があります。使いやすさやメリットを確認した上で選択するようにしてください。

有料会計ソフトは、利用できる範囲が広く、利用期間も長い点が特長です。無料会計ソフトの利用期限が3カ月だった場合、有料ならそれ以上の期間で利用できます。
また、無料会計ソフトでは取引件数や仕訳件数の制限が設けられていることがありますが、有料版ではこれらを気にする必要がありません。
無料会計ソフトにはない取引先の情報入力、保存、契約などの詳細が確認できるなど、利便性の高さがあるのは確実です。

さらに会計ソフトの利用に慣れていなくても、有料会計ソフトであれば豊富で手厚いサポートを受けることができる点も大きなメリットです。

導入に加え維持にかかる費用も確認する

有料会計ソフトは、大幅な業務の効率化が実現できます。入力や計算で生じるミスを減らせるため、簿記の知識がなくても安心して利用することも可能です。
しかし、有料会計ソフトは導入時のコストに加えて、継続的な維持費も必要になります。
会計ソフトによって異なりますが、専用サーバーを使う高性能なタイプは維持費も高額になりやすいです。

利便性のみに着目するのではなく、今後の維持費についても検討してから導入する会計ソフトを選びましょう。

ミスの軽減や業務効率化ができるか

有料会計ソフトは導入したことでミスが軽減できるかどうか、また業務の効率が向上するのかどうかを確認する必要があります。
帳簿でよく起こるのは、借方と貸方の数値が一致しないというミスです。
このような問題は簿記を理解できていないことが原因で発生することが多いですが、会計ソフトに誤入力することで起こる可能性もあります。
単純な入力ミスで起こりやすい問題は、会計ソフトを使うことで大幅に減少できます。

しかし、頻繁に入力ミスが起こっていては会計ソフトを使う意味がありません。
入力ミスやより業務効率化を図りたいならば、スキャンやスマホのカメラから取り込んだデータを読み取る会計ソフトなどを検討してみましょう。

サポートが充実しているか

初めて会計ソフトを使う場合、入力方法や使い方などで迷うことも多いかもしれません。そんな時でも、有料会計ソフトなら手厚いサポートが受けられます。
いつでもサポートが受けられるのならば、安心して会計ソフトを使えます。

一方、無料会計ソフトでは対応していない、またはサポート回数が限られていることがあり、継続したサポートを受けるのは難しいです。
また、有料会計ソフトであっても場合によってはサポートを受けにくいと感じるソフトウエア会社もあるでしょう。
そのため、有料会計ソフトであってもサポート内容を確認してから選ぶとより安心です。

まとめ

インボイス制度の導入により、今後の会計処理に頭を悩ませている個人事業主も多いかもしれません。
会計業務の負担が大きくなり、事業活動に専念できないこともあるでしょう。

しかし、これらの悩みを解消・軽減してくれるのが会計ソフトの存在です。
会計ソフトには様々なタイプのものがあり、使いやすさから選ぶとより業務の負担が軽減できます。
初めて会計ソフトを利用する場合は、サポート体制の手厚さもチェックすると安心です。
同じ会計ソフトでも無料・有料かで悩んでいる場合は、上記の内容を参考にご自身に合った会計ソフトを選んでみてください。

創業手帳の冊子版(無料)では、起業を検討している方をサポートする内容を多数掲載しています。今回ご紹介した会計に関する情報も掲載しているので、ぜひお役立てください。
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(編集:創業手帳編集部)

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