【必読】経費精算システムを利用するメリットとおすすめのシステム10選!

経費精算システムを導入するメリットやおすすめの経費精算システムを紹介します。

経費精算

(2020/06/17更新)

起業家は売上だけではなく、会社で発生するコスト(経費)についても、きちんと管理していく必要があります。

いくら売上が増えたとしても、それ以上にコストがかかれば、正しい経営が行われているとはいえません。売上とコストのバランスをしっかりと把握し、売上からコストを差し引いた収益をアップさせていく必要があります。

会社のコストを削減するためには、間接業務を自動化させることが必要不可欠です。

経費精算システムを活用することによって、会社で発生する旅費や立替金などの精算処理を自動化することができます。

大企業だけではなく、中小企業や個人事業主においても経費精算システムを導入するメリットがあります。

今回は、起業家に向けて経費精算システムを導入するメリットやおすすめのシステムについてご紹介します。

創業手帳冊子版でも、創業後に活用できる会計ソフトや社内ソフトなどについてご紹介しています。ぜひご活用ください。

経費精算システムとは?

経費精算システム
経費精算システムは、会社の事業活動で発生した旅費や経費、立替金、小口現金などを精算するシステムです。

経費精算システムでは、申請者と承認者という関係性がマスタ(※)に登録されており、一般的に社員が申請したものは上司が承認することになります。

立替金の場合は領収書、経費支払の場合は請求書が申請の証明になります。金額不一致や上司が認めない申請が上がってきた場合には、否認して差戻し、修正した内容で再申請をしてもらうことになります。

経費精算システムのほとんどは、すべての承認が完了したあと、基幹会計システムに仕訳が連動されます。CSVデータを出力して、銀行振り込みデータに変換したり、経費の分析に利用したりできるようになります。

経費精算システムは、ほかのシステムと連動することで大きなメリットを生み出します。直接連携するものもあれば、CSVデータでやり取りするタイプもあります。

導入費用と効果のバランスが、経費精算システムを導入する上で重要となります。

※マスタ・・・企業内のデータベースなどにおいて、業務を遂行する際の基礎情報となるデータのこと

経費精算システムの5つのメリット

経費精算システムのメリット
起業家の方が、経費精算システムを導入するメリットについて解説します。

1.コスト削減につながる

交通費の精算をするたびに、移動した駅と料金を紙に書いて精算していた人は、経費精算システムを利用することで手間を省くことができます

よく利用する区間があれば、事前に登録をしておいて呼び出すことができるようになりますし、交通系電子マネーをタッチすれば、精算金額を反映してくれる経費精算システムもあります。

区間だけを入力すれば、自動で料金を割り出してくれるというオプションがついている経費精算システムもあり、精算申請がとても容易になるのです。

2.ペーパーレス化を実現できる

経費精算システムを利用することで、ペーパーレス化が実現できます。精算のために手書きしていた伝票を保管する必要がなくなり、印刷費や保管費などのコスト削減にもつながります。

電子帳簿保存法(※)は徐々に緩和されてきており、領収書や請求書をスマホで撮影して申請できるようになっています。完全にペーパーレス化されれば、起業家の働き方にも大きな変化をもたらすことでしょう。

電子データでやり取りができるようになると、アウトソーシングの活用が活発化されていきます。経費精算業務を丸ごと外部委託することで、長期的なコスト削減にもつながっていきます。

※電子帳簿保存法・・・国税関係帳簿書類について電子データで保存することを認める法律のこと

3.数字の把握が早くなる

精算処理は手間がかかるため、月末まで貯めこんでいる人が結構いるのではないでしょうか。経費精算システムを利用すれば、精算の申請がとても簡単になるので、領収書などを貯めこむことも少なくなります。

また、精算するスピードが早くなれば、コストを把握することも早くなります。月末に収支が大きく変動するよりも、日々収支を確認して予測を立てることが可能となるのです。

4.経理業務が削減される

経理社員は、月末に届く伝票をチェックして、不備があれば現場に差し戻すことになります。場合によっては、経理社員で訂正をして処理をすることもあるでしょう。

ただでさえ月末月初は経理が忙しくなる時期です。不備はできるだけ少ない方がいいですし、差し戻す手間も削減したいものです。

経費精算システムを導入すると、不備があった際に「否認」ボタンを押せば現場まで差し戻されます。会計システムと連動していれば、支払業務を効率化することもできます

このように、経理社員の精算に関わる業務が削減されるため、経理が本来するべき戦略的な業務を起業家と共に取り組むことができるようになります。

5.内部統制に効果がある

起業家の方が頭を悩ませている課題の1つに、「内部統制」があります。会社内で正しい処理がされているのかを定期的に確認しなければなりませんが、忙しくなかなか時間を取れない方も多いでしょう。

たとえば、高額な購買をする際に事前承認が必要な場合、事前の稟議が出されていなければ精算できないよう、経費精算システムで制御することができます。

内部統制の対策がしっかり取れていると、経営基盤が安定するため、起業家が正しく会社運営をすることができるようになるのです。

おすすめの経費精算システム8選!

非常に使いやすく、有用な経費精算システムを8つほど紹介します。
「使ってみたい」と思えるものがあれば、ぜひ利用を検討してみてください。

Dr.経費精算(株式会社 BearTail)

Dr.経費精算
経費精算に関わる作業時間を90%削減することができるのが、「Dr.経費精算」です。

Dr.経費精算では、交通費の精算業務が不要です。ICカードと直接連携しているので、自動的に利用した分だけ精算業務を実施することができます。

入力間違いもなく、不正を起こすこともありません。

自動学習機能があるのも、Dr.経費精算の魅力でしょう。申請した商品名やお店の名前からシステムが自動的に学習し、正しい科目や税区分を判断してくれるようになります。

使えば使うほど、Dr.経費精算が成長していくようになるのです。

また、起業家の方にとって、とくにメリットとなるのが代行業務ではないでしょうか。Dr.経費精算では、領収書の写真を撮ればオペレーターが代行入力してくれます。しかも、24時間365日対応で、精算業務ごと任せることができるため、作業時間の90%削減を実現できます。

忙しい起業家の方にとって、安心して精算業務を代行できるのは大きなメリットでしょう。

楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算
楽楽精算」は、精算業務を効率化するためにOCR(※)で自動読み込みができ、スマホにも完全対応しています。外出する機会が多い起業家の方は、営業活動をしながら申請や承認業務を簡単にできるようになります。

相手先の情報を事前に登録しておけば、請求書の処理が簡単になるだけではなく、システム上で部署間の費用按分が可能になります。

費用の按分を別途実施していた起業家の方にとっては、楽楽精算で完結できるので業務時間を削減できるだけでなく、早期に部門別収支を把握することができます。

※OCR・・・手書きや印刷文字を読み取り、デジタルで利用できる文字コードに変換する技術のこと

eKeihi(イージーソフト株式会社)

eKeihi
eKeihi」は、操作方法が簡単で、安価に導入することができます。日本語だけではなく、英語にも対応しているため、海外展開をしている起業家の方にも受け入れやすいシステムになっています。

eKeihiは自動仕訳機能が優秀で、拠点ごとに現金科目を自動判定し、仮払計上の消込も自動で実施してくれます。

起業家の方が経費分析をする際にとても有効で、正しい経営の数字を確認することができるようになっています。

申請者の経理知識が豊富じゃなくても、正しい経理処理ができるように申請画面が工夫されています。

ジョブカン(株式会社 Donuts)

ジョブカン
業界最安値の経費精算システムが、「ジョブカン」です。ジョブカンは、ジョルダンの乗り換え案内と連動しており、普段利用している乗換案内と同じように料金を自動で算出してくれます。

ICカードとも連動しているため、簡単に旅費精算ができるようになっています。

承認された申請データは、CSV形式でアウトプットが可能で、様々な会計システムと連動させることができます。一緒にFBデータ(銀行振込データ)も出力できるため、振込業務も容易になります。

初期費用が無料で、1ユーザーごとにライセンス費用が発生するため、導入費用を抑えたい起業家の方におすすめです。

STREAMED(株式会社クラビス)

STREAMED
OCR機能を活用し、領収書をスキャンしてアップロード、経費精算を代行してくれるのが「STREAMED」です。

スキャンするだけで経費精算ができるため、忙しい起業家の方にはぴったりのサービスといえます。会計事務所での利用シーンが多いですが、個人事業主でもまとめて業務を委託できるので、大きなメリットがあります。

無料セミナーや電話サポートが充実していて、起業家の方がやりたい事を相談できる環境が準備されています。

クラウド経費精算 freee(freee株式会社)

クラウド経費精算 freee
クラウド型の会計ソフトで知られているfreee株式会社が提供している経費精算システムが「クラウド経費精算 freee」です。

スマホで領収書を撮るだけで、承認者が情報を確認して経理まで届くようになっています。申請者、承認者ともに業務時間を削減させることができます。

経理担当者の業務も簡単にできるようになっており、間接業務の削減にもつながります。

freeeが提供するタグ機能を利用すれば、経費レポートが分析できるので、経営数字に活かすことが可能です。部門別収支を分析することは、起業家にとって重要な経営分析の手段になります。

ただし、会計ソフトはfreeeを利用する必要があるため、すでにfreeeを利用している方やこれから乗り換えを検討している方におすすめです。

TeamSpirit(株式会社チームスピリット)

TeamSpirit
TeamSpirit」は、勤怠管理や経費精算を一括で管理できるシステムです。会社のシステムを一括で刷新して効率化を図りたい起業家の方は、TeamSpiritを検討してみてはいかがでしょうか。

TeamSpiritを利用すれば、勤怠管理と連動して交通費精算の対応ができ、工数管理と連動することで、プロジェクト単位で原価管理ができるようになります。経費精算だけではなく、経営全体をサポートしてくれるのがTeamSpiritの特徴です。

経費Bank(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)

経費Bank
利用する画面がとても分かりやすく、直感的に利用できるのが「経費Bank」です。とても使いやすく導入後の運用がスムーズなので、忙しい起業家の方にとって大きなメリットになります。

経費Bankでは、申請書のフォーマットを独自で作ることができるため、様々な業界に合わせた対応が可能です。起業家の方が独自に作成した申請書も、経費Bankにアップロードすることができます。

駅すぱあやICカードと連携しており、交通費精算を簡易的にできる機能も標準搭載されています。

まとめ

起業家の方におすすめしたい経費精算システムをご紹介しました。経費精算を簡素化することで、企業内で発生する間接業務を削減させることができるため、経営の数字を見える化することにもつながります。

経費精算システムを導入する際には、コストと使いやすさ、サポート環境を重視して検討してみてください。導入後の運用がスムーズにいけば、効果はすぐに出てくると思います。

冊子版の創業手帳では、起業家インタビューや資金調達法などについても掲載しています。事業改善にも役立てることができるので、ぜひ参考にしてみてください。

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