無防備な状態でメール使用はキケン!メールのセキュリティ対策おすすめサービス5選

創業手帳

メールのセキュリティ対策について考えるべきポイントとおすすめのサービスを紹介

色とりどりの手紙

(2020/09/09更新)

リモートワークをする上で、非常に大切なのが「メールのセキュリティ対策」です。

メールで誤送信をしてしまったり、メールに添付されたウイルスファイルを開いてしまったりして、社内の機密情報が外部に漏れてしまうと、企業としての価値が低下するだけではなく、大きな社会問題に繋がりかねません。

今回は、メールのセキュリティ対策をしておくことによるメリットや、おすすめのセキュリティサービスをご紹介します。

リモートワーク全般のセキュリティ対策については、こちらの記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください。

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なぜメールのセキュリティ対策が重要なのか?

パソコンと手紙
企業にとって「情報の重要度」は日々増しています。機密情報や顧客の個人情報が流出してしまうと、企業の信用を失うだけでなく、社会問題や訴訟問題に発展してしまうことも考えられるのです。

電子メール1つで仕事を失い、廃業に追い込まれることだってありえます。

起業家の方を含め、すべての企業がメールのセキュリティ対策について考えておかなければなりません。

メールのセキュリティ対策は、大きく分けて下記2つのリスクを回避するために存在しています。

【電子メールにおける2つのリスク】

1.人的リスク
2.ウイルスによるリスク

人的なリスクとは、間違った相手に間違った情報を送ることです。重要な情報を意図していない相手にメールで送ることで情報は漏れてしまいます。

社員が電子メールの送信を間違うことがないようルールを整備しておく、またはメールのセキュリティ対策ツールで確認できるようにしておく必要があります。

ウイルスによるリスクは、受信したウイルスメールを開いてしまう場合と、相手にウイルスメールを送ってしまう場合が考えられます。

メールのセキュリティ対策サービスを活用して、ウイルスの侵入を防ぎ、自分から拡散しないようにしなければなりません。

メールのセキュリティ対策サービスを活用するメリット

南京錠と鍵
メールのセキュリティ対策サービスを活用するメリットは、主に3つあります。

・間違った相手にメールを送信することが無くなる
・添付ファイルを暗号化することができる
・ウイルスから守ることができる

それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。

間違った相手にメールを送信することが無くなる

まず、人的リスクである「間違った相手への間違った情報の送信」を防ぐことができるようになります。

たとえば、メール送信前に再度確認画面が開いて、送信する相手が合っているのかを確認することができます。メールサービスに標準で搭載されていることが多く、ダブルチェックの役割を担ってくれます。

また、送信ボタンを押してから実際に送信されるまでに時間差をつけるメールのセキュリティ対策サービスがあります。

送信ボタンを押してから「しまった!」と思ったとしても、送信を止めることができるようになっているのです。

人的リスクを100%防ぐことは難しいですが、メールサービスを活用した上で社員のセキュリティモラルを向上させることができれば、メールの誤送信を無くすことができるでしょう。

添付ファイルを暗号化する

添付ファイルにパスワードを設定せず、そのまま送信することを禁止している企業は多いのではないでしょうか。

メールのセキュリティ対策サービスを利用していないのであれば、自分でzipファイルにパスワードを付けて、あとからパスワードだけのメールを送る方法があります。

しかし、これはとても手間がかかりますし、分かりやすいパスワードであれば情報が完全に守られているとも言い切れません。

メールのセキュリティ対策サービスを導入すると、添付ファイルを自動的に暗号化してくれてパスワードも自動で送信してくれます。

1回のメール送信で添付ファイルを暗号化できるので手間になりませんし、暗号化することを忘れることがありません。

また、暗号化された添付ファイルが送られてくることで、受け取った相手にもセキュリティ対策サービスを導入していることが伝わります。企業価値が向上し、信頼関係はより強いものになるでしょう。

ウイルスから守ることができる

メールのセキュリティ対策サービスを活用することによって、ウイルスの拡散を防ぐことができるようになります。

ウイルスに侵されているメールや信頼できないメールは、除外することができるようになるのです。

ウイルスは常に進化していますが、メールのセキュリティ対策サービスも常にアップデートしているため、安心して電子メールを活用することができます。

メールのセキュリティ対策サービスとパソコン内のウイルス対策サービスをあわせて使うことで、強固なセキュリティ環境を作ることができるでしょう。

メールのセキュリティ対策サービス5選

郵便受け
ここからは、メールのセキュリティ対策サービスを5つご紹介します。

必ず役に立つサービスなので、ご自分に合ったものがあれば試しに使ってみてください。

メールZipper(LRM株式会社)

添付ファイルを自動的にzipファイルに暗号化して送信してくれるメールサービスが「メールZipper」です。

メールZipperはクラウドサービスなので、自分のパソコンへのインストール作業は不要で、導入までの手間もほとんどかかりません。

また、490アカウントまでは、1アカウントの利用料金が200円、491アカウント以上からは1アカウントの料金が300円と非常に安価なサービスとなっています。

無料トライアル期間が60日間と長いため、利用を開始してから検証する時間が十分にあります。

添付ファイルを暗号化してくれるのも魅力的ですが、メールZipperには上司承認機能があります。一人だけでは誤送信が心配な場合、上司が承認しなければメールが送れないように設定することができるのです。

これによって、相手先への誤送信を無くすことが可能になりますし、Ccにいれるだけでは疎かになりがちな上司の確認を徹底することができます。

Active! gate SS(株式会社クオリティア)

office365、Gmail、LINE Worksといったメーラーにも対応しているメールセキュリティサービスが「Active! gate SS」です。

大手企業の導入実績は多いですが、Gmailを仕事のメインアドレスとして利用している起業家や個人事業主の方にも使いやすいサービスとなっています。

Active! gate SSでは、一定の条件に当てはまった送信メールを遮断することができます。たとえば、アルバイトの社員には添付ファイル付きのメールを送信させないようにする、といった条件設定もできます。

重要な書類は社員から送るようにするといったルールを作る場合に最適です。

また、外部へメールを送る際には、事前に登録しているリストと比較して送信拒否することも可能です。

初めて送る場合はマスターを更新するような手間を入れることで、誤って見知らぬ人にメール送信することを防ぐことができるようになります。

i-FILTER×m-FILTER(デジタルアーツ株式会社)

ウェブのセキュリティサービスである「i-FILTER」とメールのセキュリティサービスである「m-FILTER」を組み合わせたサービスになります。つまり、インターネット上にある全ての脅威から守られることになります。

「m-FILTER」では、ドメインとIPアドレスの組み合わせをデータベース化しており、安全なメールだけを受信することができるようにしています。

膨大な数のデータベースになるとは思いますが、1つ1つにおいて検証をしているため、リスクの高いメールを受信することがありません。

近年、技術が高度化している偽装メールも拒否することができるようになっています。

「m-FILTER」がパソコンへの入り口だとしたら、出口のセキュリティを強化しているのが「i-FILTER」です。m-FILTER同様に、安全なサイトをリスト化しており、その他サイトへのアクセスをストップさせることができます。

業務時間中に関係ないサイトへアクセスすることができないようにもできるため、業務の生産性向上と品質向上にもつながります。

i-FILTERは、マルウェアの感染を防ぐだけでなく、マルウェア感染の疑いのあるパソコンをシャットアウトすることができるため、大企業でも安心して利用することができるのです。

メールディーラー(株式会社ラクス)

楽楽シリーズでおなじみのラクスが提供しているメール管理サービスが「メールディーラー」です。

システム的なメールセキュリティというよりも、利用者の効率化と人的なリスクを防ぐことに強いサービスとなっています。

メールディーラーの方針は「メールを社内で共有させよう」です。

担当者が休んでいても、お客様からの問い合わせを待たせることなく対応できる人が対応することができますし、重複して返信してしまうような無駄を削減することができます。

メールを1カ所に集めることによって、迅速なサービスと効率的なメール対応ができるようになるのです。

また、パソコンのローカルにメール情報が残ることがないため、情報を持ち運ぶリスクがありません。リモートワークが増える中で、メール情報が全てクラウド上にあるのは安心ですよね。

アクセスできるIPアドレスを制限することができることも魅力的なポイントで、自宅でリモートワークをする際に「申請をしている人」だけがメールディーラーを使えるようにすることもできます。

シンプルメール(GMOクラウド株式会社)

とてもシンプルにメールのセキュリティを守ってくれるのが「シンプルメール」です。

シンプルメールは、とても使いやすいインターフェースが特徴的で、初期費用0円、月額9,300円~と導入しやすいメールサービスです。

添付ファイルを自動で暗号化してくれるため、非効率な暗号化業務は必要ありません。暗号化のセキュリティポリシーは自社で決めることができるようになっています。

ウェブ経由で添付ファイルを送る際には、相手がダウンロードする前に添付ファイルを削除することができます。メールを誤送信してしまったときは、送ってすぐに気付く場合が多いのです。

添付ファイルをダウンロードしてもらうセキュリティポリシーにしておけば、セキュリティリスクを低減させることができます。

シンプルメールが使いやすいのは、余計な機能が搭載されていない点が大きく、添付ファイルの暗号化に特化しているからこそ、導入がスピーディーに進むメールセキュリティサービスといえます。

メールのセキュリティ対策は欠かせない!

メールのセキュリティ対策は絶対に欠かせないものです。

リモートワークを取り入れる企業が増えてきたことによって、今後さらにセキュリティについて考えることが多くなってきます。

自社でルールを決めることは大切ですが、メールのセキュリティ対策サービスを利用して、できる限りリスクを軽減し、安全な環境でリモートワークを検討してみてください。

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(編集:創業手帳編集部)

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