電子帳簿保存法改正への対応方法とメリット・デメリット

創業手帳

電子帳簿保存法改正への対応はお済みですか?電子保存義務化への準備の進め方とは


改正電子帳簿保存法が施行され、具体的に対応を始める事業者も増えてきたのではないでしょうか。
改正では要件緩和などのメリットもありつつ、より厳しくなった点もあり、対応する際には注意も必要です。
猶予期間はあるものの、義務化で導入は避けられないため、計画的に準備を進めてください。

電子帳簿保存法の改正への対応について、特に電子データの保存で考えなければいけない点を解説します。
メリット・デメリットなど、電子帳簿保存法への対応を理解しておきましょう。

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電子帳簿保存法改正とは


電子帳簿保存法改正は、2021年に発表された税制改正大綱で明らかになり、2022年1月1日から施行されました。
電子帳簿保存法は、経済社会のデジタル化を踏まえて1998年に施行された法律です。
これまでも数回の改正が行われ、電子データでの保存対象の範囲や要件が調整されてきました。

紙文書の電子化を促進する法律

電子帳簿保存法は、紙文書の電子データ化を促進するために作られた法律です。
従来の国税関係の帳簿や書類は紙での保存が原則でしたが、時代の変化とともに、こうした文書の保存方法の見直しが始まりました。
電子帳簿保存法によって電子化を促進することで、経済社会のデジタル化に併せて経理の電子化を行い、生産性と記録水準を向上させるのが目的です。

今回の改正では紙文書の電子化のルールを緩和するとともに、一部の電子保存を義務化しました。
また、電子化した事業者に対しては優遇措置も設け、電子化推進を後押ししています。

電子取引の電子保存の義務化が改正のポイント

2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法のポイントは、電子取引の電子保存の義務化です。
該当する取引きはすべての企業で書類の紙による保存が原則できなくなります。

また、今回の改正では、検索性の要件やスキャナ保存における不正防止のための適正事務処理要件、タイムスタンプ要件など複数の要件緩和があり、事務の作業負担が大きく軽減されました。
しかし、その一方で、すべての企業に対して電子化が必須となる取引きが指定されました。

対象は、紙の文書ではなくデータで授受を行う電子取引すべてです。
請求書をPDFにしてメールで送付した場合もWeb請求書発行システムを使った場合も、義務化の対象となります。

電子取引における電子保存義務化の時期は

電子取引の電子保存は、2022年からスタートしました。つまり、2022年1月1日以降に実施された電子取引からすべて適用されます。
しかし、対応が間に合わない企業は、2つの条件を満たすことで2年間の猶予が認められることになりました。

電子取引の電子保存について猶予期間は、2022年1月1日から2023年12月31日までです。
対応が待ち合わない企業のうち、やむを得ない事情があり、記録の出力書面を提示、または提示の求めに応じられる場合のみ、紙保存が認められています。
やむを得ない事情には、仕組み作りが間に合わなかった場合などがあり、猶予を認められるために申請手続きは必要ありません。

電子帳簿保存法の改正について、詳しくはこちらの記事で紹介しています。
電子帳簿保存法改正でおさえておきたいポイント

電子帳簿保存法に対応するメリットとデメリット


電子帳簿保存法に対応することは、猶予付きの義務となりましたが、電子化によって得られるメリットもあります。
適切に対応できれば企業はもっと働きやすくなり、事業を進めやすくなるかもしれません。
しかし、反対に、電子帳簿保存法に対応することでデメリットが生じるおそれもあります。

電子帳簿保存法に対応することで、企業に起こりえるメリットとデメリットについて解説します。
義務化とはいえ、良い影響を知れば前向きに対応できるでしょう。また、悪い影響を知り、対策を講じることも大切です。

メリット

電子帳簿保存法で定められた電子取引書類の電子化は、2024年1月には完全に義務化されますが、義務であるというだけでなく、実施企業には様々なメリットのある取組みです。
もともとの目的でもある電子化のメリットを理解し、前向きに対応を検討してください。

経理業務の負担軽減

電子帳簿保存法で定められた電子取引書類の電子保存がスタートし、経理業務の負担は軽減されていくと予想できます。
帳票類や取引書類が電子化されれば、必要な帳票や書類はデータ検索でスピーディーに閲覧できるようになります。

日々の業務では、膨大な書類の印刷や保管作業に追われることがありません。
また、税務調査の際にも、データ検索で必要な書類を揃えられ、紙ベースよりも準備の手間や時間の削減が可能となります。

テレワーク対応

電子化が進むと、書類のやり取りをインターネット上でも行えるため、紙ベースでの書類のやり取りがなくなり、テレワークでの業務もはかどりやすくなります。
新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークの道を模索している企業も、全社的なテレワーク対応が可能となるでしょう。

書類が電子化されると、書類の提出や内容の確認、保存管理のために来社する必要が大幅に減ります
また、社外とのやり取りも電子帳簿保存法に従い、適切な方法でデータを保存することによって、テレワークでも安全に行える可能性が高まります。

印刷・保管コスト削減

電子帳簿保存法の電子取引の電子保存が可能になると、取引きの記録にかかるコストを削減できます。
これまで紙で書類や帳票類を扱っていた際にかかっていたコストやスペースを、すべて削減することも可能です。

まずは、紙代やプリントアウトにかかる電気代、プリンターインク代、プリンターのメンテナンス費用がかからなくなります。
また、文書の郵送や運搬にかかった費用、廃棄費用なども必要ありません。文書を保管し維持するために必要だった場所も、別の用途に用いることができます。

文書管理の効率化

電子帳簿保存法の電子取引の電子保存が可能になると、取引きの記録を効率的に保存できるようになります。
紙の保存で必要だった手間や作業がなくなり、人為的なミスも削減できます。

紙ベースでの文書作成ややり取りは、誤字脱字や記入漏れが起こりやすく、ミスのある書類は破棄して作り直さなくてはなりません。
また、やり取りの記録が残らず、紛失のリスクなども高くなります。

しかし、書類の電子化が進めば、人為的なミスもシステムやテンプレートの利用によって抑えられ、修正も楽になります。
また、書類のやり取りは正確に記録され、行き違いや紛失も起こりません。

回覧や承認作業も書類を手渡しでやり取りする必要がなくなり、よりスムーズになります。
閲覧や承認の必要な書類には、それぞれが都合の良い時間にアクセスして目を通せるため、作業を中断して集中力を削がれることも少なくなるでしょう。

セキュリティ強化

電子帳簿保存法に則った書類の管理が進むと、セキュリティの強化にもつながります。
紙の資料や書類のセキュリティ対策は、キャビネットに鍵をかける、部屋に入れる人を制限するなどの物理的な方法がメインです。
しかし、電子化された書類はアクセス権限や閲覧権限の設定をすることで、不正な持ち出しや閲覧、改ざんを防げます。

物理的な対策は、人為的なミスも起こりやすく、管理者がずさんな場合には効果も低くなります。
ところが、電子データに対するアクセス制限などの場合、一度の設定でずっと一定のセキュリティレベルを保てるため、従業員によって権限を分け、より正確に細かく制限をすることも可能です。
また、データが劣化することもなく、バックアップを取っておけば火災などで損なうこともありません。

企業イメージの向上

電子帳簿保存法に則った文書保存によってペーパーレス化が進んだ企業は、環境問題やサステナビリティへの取組みを認められ、イメージアップも見込めます。
ペーパーレス化は、森林保護やゴミの削減などに関係の深いものです。
また、リモートワークの推進にもつながり、従業員に優しい企業とのイメージにもつながりそうです。

デメリット

電子帳簿保存法に則った電子化の取組みでは、メリットばかりではなくデメリットも生じる場合があります。
長い目で見れば解消できる問題もありますが、電子化の推進の壁にもなりうるかもしれません。

初期コストがかかる

帳簿類や書類の電子化・ペーパーレス化は、長期的に見ると経費の削減も見込めますが、導入の際にはまとまった額の初期費用が必要です。
そのため、実際に導入するとなると二の足を踏む企業も出てくるかもしれません。

主にかかる費用としては、システムの導入費用やサーバー・インフラ整備の費用、セキュリティ対策費などがかかります。
また、それぞれの従業員や部署に新たにパソコンやタブレットなどを支給しなければならない企業もあるでしょう。

電子化・ペーパーレス化費用は、短期的にですが、企業に大きな負担を与えます。
特に、これまで手作業と紙ベースのやり取りに頼ってきた企業ほど、初期費用は大きくなりがちです。

抵抗を感じる従業員もいる

電子化やペーパーレス化は、従業員の働き方を柔軟にし、地球環境にも良い影響を与えます。しかし、人によっては電子化に抵抗感を覚えることもあります。
特に、デジタル機器に慣れていない人にとって電子化はハードルが高く感じられるものです。
長く使ってきた紙ベースのやり取りに執着し、電子化を嫌がることもあるかもしれません。

電子保存が必要になる電子取引とは


電子取引の電子保存を始める際には、具体的にどの取引情報を保存すればいいか迷うこともあります。
電子取引はすべて対象とはいわれていますが、ネットを通したやり取りで受けた情報がすべて保存対象の内容になるわけではありません。

電子帳簿保存法の改正によって、電子保存が必要になった電子取引の内容を解説します。

請求書や領収書などの取引情報

電子保存が必要となる電子取引の情報として対象となるのが、請求書や領収書などの取引情報です。
見積書・契約書・請求書・領収書などは、基本的にすべて対象となります。
これらの書類を電子的に授受された場合、紙に出力して保存することは認められません

紙で受領したものに関しては、電子取引の対象外となるため、紙のまま保存することが可能です。
または、スキャナ保存制度に則って紙の書類を電子化して保存しても構いません。

電子取引にあたるのは、電子メール経由やペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用したデータの授受などです。
また、クレジットカードの利用明細データや交通系ICカードの支払いデータなどもこれにあたります。

ダウンロードやクラウドサービス・記録媒体による授受

ホームページから請求書などをダウンロードしたり、クラウドサービス上で請求書などをやり取りしたりすることも電子保存が必要な電子取引です。
クラウドサービスでは、取引先がクラウド上で作成し、保存した書類データをクラウド上で内容を確認できます。

また、DVDやコンパクトディスクなどの記録媒体による授受も対象です。

メールの添付ファイルに注意

電子メールも電子保存の対象ですが、添付ファイルで届けられたデータについては注意が必要です。
電子メールで請求書や領収書などのPDFファイルを受け取った場合、以前は添付されていたファイルを印刷して保存していました。

しかし、今後はメールに添付された請求書や領収書なども、適切な方法による電子保存が必要です。
請求書をやり取りした電子メールは、メールを保存するだけでは取引先や金額などの取引情報が含まれていないため、電子帳簿保存法の要件を満たしません。
要件を満たした保存ができるソフトやサービスを使って、適切に保存する必要があります。

取引情報を含まないメールは保存対象外

電子メールの電子保存の必要性は、その内容によって異なります。電子メールでもメール本文に取引情報が記載されている場合には、そのメールを保存することが必要です。

しかし、メール本文には挨拶のみで、取引情報が書かれていない場合には、そのメールは保存対象にはなりません
添付ファイルに取引内容があれば、添付ファイルだけが対象となります。

電子保存の義務化への対応方法


電子保存の義務化が始まり、猶予期間は2023年12月までとなっています。
これまで電子化に対応してこなかった企業でも、電子帳簿保存法への対応に向けて動き出す必要が出てきました。
これから対応への準備を始める事業者へ、電子帳簿保存法の対応方法の手順を解説します。

初期コストの検討

電子帳簿保存法への対応にはコストがかかります。そのため、実施に際しては初期コストの検討から始めることが必要です。
システムの導入やサーバー・社内インフラの整備などの費用を算出し、資金計画を立ててください。

ITリテラシーの浸透

電子化やペーパーレス化を実施する際には、従業員間のITリテラシーを浸透させることも大切です。
従業員同志でリテラシーに差があると、電子管理で得られるメリットも十分に得られません。

実施する前には、従業員全員が最低限のITリテラシーを備えていることが望ましく、学習機会などを設ける必要があります。
特に、デジタル機器に不慣れな従業員は、使いにくいと感じることも多く、セキュリティ意識も備わっていない場合もあるかもしれません。

自社の電子取引の把握

実際に電子取引の電子保存を行うにあたっては、自社で行っている電子取引を把握することも必要です。
どのような取引きで電子保存が必要かを知ると、具体的な保管方法の検討ができます。

特に注意したいのは、クレジットカードやICカードなどを使った立替経費などのデータです。
また、電子メールでの取引内容のやり取りについても、本文に記載されているか添付ファイルでやり取りしているかによって保存するものが変わるため、注意しましょう。

電子取引の保管方法の検討

電子取引の保存方法は、保存要件を備えたものでなければいけません。保存要件として求められるのは、「真実性の確保」と「可視性の確保」です。

真実性については、タイムスタンプの付与をはじめ、訂正や削除を確認できるシステム、訂正できないシステムの導入、訂正や削除を防止する事務処理規定による運用などのうち可能なものを検討してください。
可視性の要件は、以下で説明する電子取引の保管方法2種類のどちらかで対応可能です。

電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかの判断基準としては、市販のソフトやサービスを認証する「JIIMA(ジーマ)認証制度」があります。
どのように電子化に対応すれば良いかわからない場合も、認証された商品を使うだけで簡単に要件を満たした保存ができるようになります。

電子取引の保管方法


電子取引の保管方法には、2種類のやり方があります。
電子帳簿保存法は事業の規模に関係なくすべての事業者に適用となるため、自社の規模やかけられるコストに応じて使える方法を選び、無理なく運用してください。

検索機能に対応した請求書等保存ソフトを利用する

電子取引の保存方法としてもっとも効率的なのは、検索機能に対応した請求書等保存ソフトを導入することです。
以下の3つの条件を満たすことが必要となります。

  • 取引年月日・取引金額・取引先から検索できること
  • 日付や金額の範囲指定によって検索できること
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索条件を設定できること

検索機能に対応した請求書等保存ソフトを利用しない場合の対応

コストをかけずに運用方法でカバーすることも国税庁から認められています。
ソフトを利用しない場合には、規則性のあるファイル名の設定や表計算ソフトでの索引簿の作成、規則性のあるフォルダへの保存で対応可能です。

ファイル名は、年月日・取引先名・金額を明記します。もしくは、ファイル名を連番にして表計算ソフトなどでそれぞれのファイルを管理することでも対応可能です。
さらに、ファイルは取引先名や各月などの規則性のあるフォルダに入れて保存します。

まとめ

2022年に電子帳簿保存法が改正されました。猶予期間はありますが、最終的にはすべての事業者が電子取引の適切な保存方法を整備することになります。

電子化の実施には準備が必要なため、各企業は早めに対応の準備を始めましょう。
スムーズな運用までは楽に進まないこともありますが、制度自体はメリットも多く、実施するだけの価値はあります。

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