給与明細のweb化ツール【厳選5選】 テレワークの定着化に貢献します!

給与明細はwebで完結させると効率的!必要なツールの選び方と5つのおすすめツールの特徴を紹介

給与明細はwebで完結させると効率的

(2020/08/18更新)

コロナウイルスの影響でテレワーク・在宅勤務が増えたことにより、紙の給与明細を社員の自宅に郵送しなければならなくなりました。手間もコストもかかるのは非効率的であり、これを打破するためには「給与明細をweb化する」ことが重要です。そこで、業務効率アップ&コスト削減を実現するために、給与明細のweb化に必要なツールについて解説します。

創業手帳でもテレワークが進み、給与明web化のツールを導入しました。事務担当者の作業が減り、受け取る側の社員も、開封・ごみの処理がなくなりメリットを感じています。バックオフィスにはまだまだ効率化できることがあります。冊子版「創業手帳」では、マネジメントやマーケティングに至る創業者のサポートを行うほか、バックオフィスに役立つツールの紹介をしています。無料でお配りしていますので、ぜひ併せてご覧ください。

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「給与明細をweb化する」とは?

冒頭で述べた「給与明細をweb化する」とは、給与明細をデータ化した状態で閲覧できるようにして、インターネット経由で従業員が見られるようにする仕組みのことです。

給与明細をweb化するメリット

給与明細をweb化することで、さまざまなメリットを享受できます。

印刷などのコストがかからない

給与明細はネットワークを通じてデータの形でやり取りされるため、紙の給与明細を印刷するための紙代・インク代などのコストがかからなくなります。

事務担当者の負担が軽減される

印刷した給与明細を封筒に入れる作業や配布・郵送するなど、事務担当者の手間を削減できます。

給与明細を管理しやすい

印刷後の保管や過去分の給与明細を印刷する手間など、管理する点においても手間が削減されます。

給与明細のweb化はツール選びが重要!

給与明細のweb化はツール選びが重要

給与明細をweb化するときは、ツールの導入がおすすめです。ここからは、ツールの選び方を7つに分けて解説します。

コスト

ツールを導入すると「初期費用」「月額料金(年額料金)」などのコストがかかります。自社の規模に合わせて、問題ないレベルで収まるコストで利用できるシステムを選びましょう。

給与明細を閲覧する方法

ツールごとに「給与明細の確認の仕方」が異なります。給与明細のデータを自動的にメール送信する場合もあれば、従業員がシステムにログインして確認する場合もあります。

また、従業員の中には「紙の給与明細が欲しい」という人もいるかもしれません。ニーズに対応できるように、給与明細を印刷できるシステムがあると利便性が高まります。

セキュリティ

給与明細という従業員の個人情報を扱う以上、「セキュリティがしっかりしているシステム」である必要があります。権限のない従業員がアクセスできないようにすることはもちろん、クラウド型のツールの場合は「外部からのハッキングに強いセキュリティ」を搭載していることが望ましいです。

サポート体制

ツールを導入して運用するなら、サポート体制がしっかりしていることも考慮すべきです。いざという時に、トラブルが起きて給与明細データにアクセスできないと困るものです。トラブルに迅速に対応できるように、手厚いサポート体制を確立している企業のツールを利用することをおすすめします。

多言語対応

さまざまな従業員が利用することを考慮して、「複数の外国語に対応している」ことも重要です。外国人従業員が多い企業で利用する場合は、最低でも英語対応しているツールである必要があります。海外進出などの都合で特定の国出身の従業員が多い場合は、その国の言語に対応しているツールを選ぶようにしましょう。

使いやすさ

ツールを実際に使うのは自社の従業員なので、彼らにとって使いやすいツールであることが望ましいです。使いにくいツールは使用するにあたってストレスになり、失敗などのトラブルのリスクを高めることになります。直観的・感覚的に使用できるツールであれば導入時のレクチャーも最小限で済みます。

給与明細に関する以外の機能

給与明細をweb化するツールは、それ以外にも何らかの機能を有していることが多いです。給与明細のweb化は機能の1つなので、他の機能が自社にとって必要なのかどうかも確認しましょう。

基本的に多機能であるほどメリットが多いように思えますが、すでに何らかのツール・システムで対応できる機能は不要です。多機能であるほど利用料金がかさむ可能性があるので、必要な機能だけ備えているものが理想的といえます。

給与明細のweb化におすすめのツール5選

給与明細をweb化できる機能を備えた、おすすめのツール5選の特徴について解説します。

マネーフォワードクラウド給与

「マネーフォワードクラウド給与」は、導入サポートと外部連携が充実している給与計算ソフトです。

マネーフォワードクラウド給与画像出典元:「マネーフォワードクラウド」公式HP

・従業員数が「31人以上」と「31人未満」で、それぞれに適したシステムが提供される仕組み
・給与計算に関する業務すべてがペーパーレス化され、帳票の出力から年末調整の進捗管理まで、全てをweb上で完結させることができる

業界最多クラスの外部連携サービスが用意されており、すでに導入済みのシステムとの親和性が高いシステムなので使いやすいです。特に同社の「マネーフォワード・クラウドシリーズ」との連携性が強く、シームレス(※)な業務の実現をサポートしてくれます。

(※)複数の異なる提供元(サービスやシステムなど)の組み合わせであっても、ユーザー側からはそれぞれの違いを意識せずに、違和感なく利用できる状態のこと

ジョブカン給与計算

「ジョブカン給与計算」は、人事系クラウドサービスのジョブカンシリーズの給与計算ソフトです。

ジョブカン給与計算画像出典元:「ジョブカン給与計算」公式HP

給与計算担当者の負担を減らすためのさまざまな機能を搭載しています。

・従業員数が5人以下であれば無料で利用できる(利用機能に一部制限あり)
・ソフト単体でも給与計算業務を自動化できるが、同社のジョブカンシリーズから給与計算に必要な情報を取り込むことで、さらに業務を効率化できる
・残業代や通勤手当の単価などは、従業員ごとに細かく設定でき、項目ごとに自由に設定して自動計算できる

社会労務士監修+給与計算担当者の声を参考にして開発されたシステムなので、現場の担当者にとって「あったらいいな」と思われる機能で利便性が高いです。

SmartHR

「SmartHR」は、2年連続で「労務管理クラウドNo1シェア」を達成したクラウド人事労務ソフトです。

「SmartHR」は、2年連続で「労務管理クラウドNo1シェア」画像出典元:「SmartHR」公式HP

給与明細のweb化はもちろん、年末調整などの給与関連業務に対応しています。

・雇用契約から入社手続きまでペーパーレス化でき、従業員情報の自動蓄積などさまざまな労務手続きに対応している
・有名企業を含めた2万社を超える導入実績

外部サービスとの連携も豊富で、すでに導入済みのシステムとの親和性も高いため安心できます。サービス連携とオプション機能を上手に利用することで、各種労務手続きや電子申請など、自社に合わせてカスタマイズした方法で利用可能です。

Pay-Look

「Pay-Look」は、クラウド型のweb給与明細システムです。

「Pay-Look」は、クラウド型のweb給与明細システム画像出典元:「Pay-Look」公式HP

給与のCSVデータをPay-Lookにアップロードすることで、指定した日時に従業員がパソコンやスマ―トフォン、ガラケーを使って自分の給与明細を確認できるシステムです。利用料金は税別で、初期費用10万円と月額料金が5,000円+利用人数×50円(通常価格の場合)です。

・従量課金部分(※)が安いため、従業員数が多い企業にとって割安なシステム

給与明細に関する業務効率を高めることで、ある導入事例においては年間で60万円のコストダウンに成功したそうです。

(※)通信回線(インターネットや電子メールなど)を使ったサービスを利用したときに、時間に応じて料金が加算されていく制度のこと

ポケット給与

「ポケット給与」は、給与明細電子配信システムです。

「ポケット給与」は、給与明細電子配信システム画像出典元:「ポケット給与」公式HP

現在使用中の給与システムから出力された給与明細データをもとにして、電子化した給与明細などの帳票配布を可能にし、12通りの受け取り方から自由に選択できます。

・テンプレートだけでなくオリジナルの帳票も作成可能なので、パートやアルバイト従業員にも適用できる
・過去2年分の明細データを保管でき、万全のセキュリティ体制で安心して利用可能

操作性に優れており、わかりやすいシステムは導入にあたってのレクチャーがほとんど必要ないほどです。

自社に最適な方法でweb化しよう!

給与明細をweb化することで、企業側にも従業員側にもメリットがあります。web化するためのシステムは数多くあり、この記事で紹介した以外にもさまざまなシステムから選ぶことができます。重要なのは「自社に最適なツールを導入する」ことです。必要な機能を備えたツールの中から、使いやすさなどを考慮して、給与明細のweb化を実現してください。

「創業手帳」冊子版では、さまざまな業務・業界に役立つ情報を豊富に発信しています。配布は無料ですので、こちらも併せてご覧ください。

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