社内を活性化!リモートワークで良いコミュニケーションを続けるためには?

新たな時代のコミュニケーションとは?リモートワークならではの「5つの新ルール」で社内活性化を実現!

(2020/09/25更新)

2020年現在、社会情勢の変化にあわせた「新たな時代の働き方」として、リモートワークが注目されています。一方で、いざ導入してみると「話しかけづらい」「進捗状況がわからない」など、コミュニケーションにおけるデメリットを感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、リモートワークのメリットや円滑にコミュニケーションをとる方法を解説します。リモートワークならではの注意点やコツも紹介するので、働き方改革による社内活性化の参考にしてください。

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コミュニケーションが活性化するメリット

社員間のコミュニケーションが円滑であるほど、起業家や経営者の方は多くのメリットを享受できます。ここでは、リモートワークでコミュニケーションが活性化するメリットを紹介します。

社員の生産性が上がる

リモートワークを導入することで、疑問点をすぐに解消できる仕事環境になります。例えば、チャットツールで「案件ごとのチームチャット」や「部署ごとの質問専用のチャット」を用意すると、社員がひとりで悩むことがなくなり、無駄な時間を削減できます。

また、質問・回答の履歴を共有フォルダにまとめることで、ミスしやすい事例や注意点をチーム全員で共有でき、同じことを何度も指摘する手間が減るでしょう。社員もチャットに質問を投稿したら、返答があるまで他案件に着手できるため、「質問待ち」や「返答待ち」の待機時間もなくなります。

新しいアイデアが生まれやすくなる

リモートワークで円滑にコミュニケーションがとれると、新しいアイデアが生まれやすくなります。なぜなら、社内で集まってアイデアを出し合うよりも、チャットツールを利用したほうが作業効率が良いからです。

例えば、他部署の方とも交流しやすいように「雑談ルーム」や「ひと言アイデア募集ページ」などを作成するといいでしょう。既存のチームメンバー以外の様々な意見や、多角的な視点を学ぶことができます。話し合いの場に集まる時間を短縮できることや、いつでもアイデアを出し合える点が、リモートワークならではのメリットです。

品質向上につながる

リモートワークを導入することで、フィードバックしやすい環境になります。ひとりで作業しているとミスに気づかないこともありますが、企画書や提案書の「フィードバック担当者」を明確にすることで、途中経過や完成品のチェック精度が上がります。

また案件ごとに担当者を決めて、社員が宛先に迷わないようにすることで、よりスムーズに作業できる環境になるでしょう。円滑にコミュニケーションをとりながら、品質向上のための作業マニュアルを作成することで、早くミスに気づき、それを共有できる環境を構築できます。

リモートワークに合わせた新しいルール5つ

リモートワークのような「遠隔のコミュニケーション」には、従来の対面形式とは違った「新たなルール作り」が重要です。ここでは、リモートワークならではの新ルール5つを紹介します。

1.リモート環境を整備する

まずは、リモートワークでコミュニケーションがとりやすい環境を準備しましょう。電話やメールだけのやりとりでは、作業効率が落ちる可能性があるので、ツールの利用をおすすめします。

最近、企業でよく使われているコミュニケーションツールは、「Zoom」「Microsoft Teams」「Skype」「Chatwork」「Slack」などです。各種ツールには、チャット・テレビ会議・音声通話・画面共有・共同作業など多くの機能があるので、ツールごとの違いや特徴を把握してから利用を検討してみましょう。

次に、社員がリモートワークに対応可能かをチェックします。Wi-Fi機能を内蔵したルーターがあるかや、通信状況を確認するための「インターネット回線の速度テスト」など、業務に支障がないかを確認しましょう。すべての社員が問題なくリモートワークに移行できるように作業環境を整えることが、コミュニケーション活性化の第一歩です。

2.呼び出しには常に対応する

社内では、相手の席まで行って「ちょっといいですか?」と声をかけますが、リモートワークの場合は、相手がどのような状態なのか分かりません。機嫌が良いのか悪いのか、余裕があるのか忙しいのかなど、視覚的に判断できないのです。

だからこそ、リモートのコミュニケーションツールの呼び出しには、常に対応するように心がけましょう。そうすることで「いつでも話しかけていいですよ」といったオープンな状態になり、コミュニケーションをとりやすい環境になります。

ただし、通話中やテレビ会議をしているときは、急な呼び出しに対応できないこともあるでしょう。その際は、コミュニケーションツールを利用して「取り込み中」などの状態表示にします。時間が経過すると、自動的に「退席中」になる設定を入れておくのもいいでしょう。

コミュニケーションツールで意思表示したり、「確認次第折り返します」などコメントを残したりすることで、お互いにコミュニケーションがとりやすくなるのです。

3.顔が見える状態にする

リモートでテレビ会議をするときは「顔が見える状態にすること」をルールに加えましょう。音声だけでは通話と変わらないため、顔が見える状態にしたり、画面を共有したりするなど、コミュニケーションツールを活かすことで作業効率が上がります。また録画機能を利用すると、会議の議事録をとる必要がなくなり、メモ代わりに閲覧することもできます。

なかには「メイクしていない」や「部屋の中を見られたくない」など、顔出しに反対する意見があるかもしれません。しかし、リモートワークでも仕事中であることに変わりないため、始業前に仕事の準備をすることは当たり前だという意識を浸透させましょう。ツールの機能で「自分で選択した画像」を背景に設定できるので、プライバシーに配慮することも可能です。

4.話しやすい雰囲気作りをする

コミュニケーションを活性化するためには、社員が話しやすい雰囲気作りが重要です。例えば、「お客様からこんなことを聞きました」「ニュースで知ったサービスですが、当社でも利用できそうです」など、テレビ会議で少し雑談する時間を作ってもいいでしょう。

また会社に出勤したときと同じように、些細な日常会話を通して親睦が深まることもあります。チャットの文面だけでは冷たい印象になるため、「こっちは大雨です」「リモートワーク中の家族との会話どうしてますか?」など、ひと言添えるだけでもアットホームな雰囲気になります。

5.定期的にミーティングを開催する

テレビ会議の機能を利用して、週1回など定期的にミーティングを開催しましょう。リモートワークは仕事とプライベートの境目が曖昧なため、緊張感やモチベーションが続かないこともあります。社員が仕事モードのON/OFFを切り替えやすいように、全員参加のミーティングを開催することもおすすめです。

全員参加の場合は、リモートワークの問題点や課題を一度で共有できます。新たなルール作りや検討事項について、顔を見ながら話し合うことで社員間のコミュニケーションのきっかけになり、社内活性化に向けた改善を行えます。

実際に会うことも大切!

リモートワークを導入した場合でも、実際に会って話す機会を作りましょう。時差出勤(※)を取り入れたり、月1回は出社するルールを決めたりなど、顔を合わせてコミュニケーションをとることも重要です。

ただし、リモートワークのメリットには「住んでいる地域に縛られないこと」「育休中などの家庭の事情に配慮できること」も含まれるため、独断で決めずに社員からの提案をヒアリングしてください。社員が働きやすい環境を推進することで、新たな時代に合わせた働き方改革を実現できます。

(※)時差出勤とは、各企業の就業規則内(1日の労働時間内)で、社員が出勤・退勤時間を自由に決められる制度のこと

まとめ

リモートワークで円滑にコミュニケーションをとるためには、新しいルール作りが重要です。社員が働きやすい環境にすることで、作業効率が上がり、社内活性化につながります。また住んでいる地域や育休などの制限がなくなるため、全国から優秀な人材を採用できることもメリットです。新しい時代に向けて、リモートワークによる働き方改革を実現してください。

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