電子契約とは?電子契約を使って業務効率をアップしよう

電子契約のメリットと選び方について解説します

denshikeiyaku

(2019/03/01更新)

業務の拡大とともに増えていく契約書。紙の契約書の場合、作成や印刷、郵送などに時間をとられ、郵送費や紙代、印紙代もかかってしまいます。これらの手間とコストを削減できるのが、電子契約サービス。契約のやり取りから保管までをWeb上で行い、印紙代もかかりません。そんな忙しい創業者の強い味方となる電子契約サービスのメリットと選び方を詳しく紹介します。

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電子契約サービス3つのメリット

業務時間の短縮

従来の紙の契約書の場合、印刷、製本、印紙貼付、押印、封入、郵送、ファイリング…を行い締結まで最低でも2週間以上かかります。しかし、PDFで作成した契約書にサインや押印の代わりになる電子署名を埋め込み、メールで送るだけのため、最短ですと即日で契約締結まで進めることができます。
忙しい創業期に契約締結のスピードがアップするのは、一番のメリットといえます。
estampsaitan

保管・検索の手間を削減

電子契約はすべてWeb上で完結するため、サーバー保管でき、倉庫や書庫などが必要ありません。リスト作成やファイリングなどの作業も不要な上、有効期限の管理も可能です。
書類の検索をシステム上でできるため、過去の契約書を確認する際、探す手間を大幅に削減できます。
estamptema

コスト削減

印刷から郵送までを行うための人件費、郵送費や紙代をカットすることができるのが、紙の契約書と大きく違う部分です。
また、紙の契約では必要な収入印紙を貼る必要もないため、印紙代がかからず、経理の手間も削減されます。
estampcost

「使える」電子契約サービスを選ぶポイント

忙しい創業者にとって、業務時間の短縮やコストダウンができる電子契約サービスは非常に頼もしい存在です。しかし、さまざまな会社が競合している中で、どのサービスを使えばいいのでしょうか。
以下に電子契約サービスを選ぶ際に絶対におさえておくべきポイントをまとめました。

①電子認証局と直接連携していること

電子契約は、電子証明書によって法的効力が発生します。それを発行する電子認証局と直接連携しているサービスを選べば、安心して電子契約を利用することができます。

②契約書を送る側が導入していれば、取引が行えること

電子契約サービスには、契約を結ぶ双方にて電子契約サービスを導入していないと、契約ができない場合があります。その場合、結局使えず、時間もかかってしまうことになりかねません。送る側の導入だけで契約を結ぶことができるサービスが理想です。

③サポートがしっかりしていること

サービスの使い方がわからないとき、サポートへの連絡がなかなか取れないようでは業務時間の短縮もままなりません。すぐにサポートにつながり、サポートの対象が多岐にわたるものを選びましょう。

電子契約サービス「イースタンプ」がおすすめ

世間にはさまざまな電子契約サービスが存在しますが、創業者が使うならばイースタンプがおすすめです。
電子認証局と直接連携をしているイースタンプの電子署名は、しっかりと法的効力が発生します。また、サービスに対して不明点が出たときはすぐにサポートスタッフに繋がり、その場で解決することができるため、安心して使用することができます。
契約書を作成・送付する会社のみイースタンプを導入しておけばよいので、やり取りがスムーズに行え、創業期のスピード感に対応しているのも魅力です。

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この先業務を拡大し、交わす契約も多くなってくる創業者にとって、手間の削減や業務スピードアップにつながる電子契約サービスは導入すべきサービスと言えます。
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(監修:株式会社E-STAMP
(編集:創業手帳編集部)

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