離職票とは?離職票発行のために会社が行う手続きと注意点

創業手帳

離職票発行の流れや離職証明書の書き方、発行トラブルの注意点を解説


離職票は、退職する従業員のために発行する書類であり、その従業員が退職後の手続きに使う大切なものです。
会社は離職票発行にあたり、内容を正しく作成し、退職者を不安にさせないよう適切なタイミングで準備を進めます。

離職票は、雇用保険の失業手当という金銭に関わる書類のため、従業員との間に行き違いが起こるとトラブルになりがちです。
また、離職票には離職証明書という似た名前の書類もありますが、こちらも離職票発行時に関係ある書類です。

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離職票とは


離職票は、退職した従業員が雇用保険制度の基本手当(失業給付)の受給を申請するために必要な書類です。
離職票の発行に際し、様々な手続きをするのは会社の人事や総務などの部署ですが、実際に離職票を作成し、発行するのはハローワークです。
会社側は雇用している従業員の退職が決まったら、必要に応じて離職票発行の手続きを行います。

離職証明書との違い

離職票発行に際して、離職証明書と呼ばれる書類も関係してきます。この離職証明書は、離職票と似た名称の書類ですが、離職票とは全く違う書類です。
離職証明書は離職票発行の依頼をする際に使います。

離職証明書は、会社側が退職者の離職票の発行を依頼するためにハローワークに出す書類です。
退職に伴いその人に離職票が必要となったら、会社は離職証明書を記入してハローワークへ提出します。ハローワークは離職証明書を受けて、離職票を発行する流れです。

離職証明書は離職票とは別の書類ですが、離職票を出す必要があった際に会社が最初に準備する書類です。
そのため、離職票の関連書類として離職証明書もセットで覚えておく必要があります。

退職証明書との違い

離職票や離職証明書と同じように退職する従業員に関係する書類として、退職証明書もあります。
退職証明書とは、従業員に対して会社が発行する書類で、公文書としては扱われません。

退職証明書は、退職者が退職の事実を証明するために使うものです。転職する際などに、転職先の企業から提出するように求められて出すことが多くなります。
離職票がない場合に、退職証明書を代わりに提出することもあります。

退職証明書は会社側が単独で作成し、退職者に交付する書類で、ハローワークなどを通す必要はありません。
また、離職票や離職証明書とは違い、雇用保険加入者でなくとも発行することは可能です。

離職票が必要な場合

離職票は、雇用保険被保険者が失業を理由として雇用保険の給付金を申請する際に必要です。
雇用保険被保険者は、会社を退職したあと、離職票を持ってハローワークへ行き、求職の申し込みをすると、失業給付金(失業手当)を受給できるようになります。

失業給付金・失業手当とは、正しくは雇用保険の基本手当と呼ばれる手当です。基本手当は労働の意思があり、求職活動をしている人に支給されます。
そのため、会社を退職後、すぐに別の会社で働くことになっている場合などは、離職票を必要としないこともあります。

ただし、離職後に仕事が決まっていない人にとっては、失業給付金を受け取るための重要な書類です。
そのため、会社側の対応ミスで発行が遅れたり正しく退職者のもとへ届かなかったりすると、クレームなどのトラブルに繋がりやすくなります。

離職票の発行の流れ


離職票は、退職後の転職先や生活の経済的基盤が決まっていない人にとって、とても大切な書類です。
そのため、離職票の発行は正しく速やかに行い、退職者には不安な思いをさせないようにする必要があります。

離職票発行の基本的な手順を理解し、退職者が出た際には適切な対応をしましょう。離職票発行の流れについて解説します。

従業員からの発行依頼

離職票の発行手続きは従業員からの依頼があってから行います。基本的には、退職が決まった時点で、従業員が離職票の交付を依頼するものです。
会社によっては、従業員から依頼されなくても発行手続きをしている場合もありますが、離職票の発行はすべての人に行わなくてもかまいません。

退職者からの離職票の発行依頼は、きちんとしたフォーマットで行うこともありますし、口頭で依頼されることもあります。これも会社のルールに沿って行われるものです。

発行依頼に対応する義務

離職票の交付依頼があった場合、会社には対応する義務があります。
依頼があったのに交付手続きを怠った場合には、雇用保険法違反になる恐れもあるため注意が必要です。
しかし、従業員から交付が求められない場合は、離職票の発行は義務ではありません。
すべての人に発行する会社もありますが、原則的には交付依頼があってからの対応で十分です。

退職する従業員の中には、すでに転職先が決まっている人もいます。
その場合には、ハローワークで失業給付金の手続きをする必要もないため、離職票も必要ありません。
ただし、離職の日に59歳以上である人は、本人が希望しない場合でも離職票の交付が必要となります。

会社からハローワークに離職証明書を提出

従業員からの依頼があったら、速やかにハローワークに離職証明書を送付します。その際には、雇用保険被保険者資格喪失届も行います。
雇用保険被保険者資格喪失届は、その従業員が入社した際に雇用保険被保険者資格を取得しているので、その資格を取り消すための手続きです。

雇用保険被保険者資格喪失届は、従業員が退職して被保険者資格を喪失した翌日から10日以内にハローワークへ提出する必要があります。
離職証明書もその期限に合わせて提出しましょう。

離職証明書は手書きの場合には3枚の複写式です。
1枚目が企業が必要事項を記入するもので、事業主(会社)の控えになっており、ハローワークにすべて提出したあとに、会社控えと退職者への交付用とに分けられます。

ハローワークから会社に離職票を交付

ハローワークの離職証明書を提出すると、会社に離職票が交付されます。
会社は離職票を受け取ったら、会社の控えと退職者に交付する書類に分け、速やかに退職者へと離職票を交付しなければいけません。

退職者に送るものは、「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類です。
「雇用保険被保険者離職票-1」は、複写となっていた離職証明書の3枚目で、会社で必要事項を記入したものにハローワークが押印してあります。

会社から退職者へ離職票を送付

ハローワークから受け取った離職票を退職者に送付します。このタイミングでは退職者はすでに会社にはいないため、郵送するのが一般的です。
行き違いを防ぐためにも、退職予定者には在職中に離職票の宛先や受け取り方法などを確認しておき、確実に離職票が退職者の手元に届くように準備しておきましょう。

離職証明書の書き方


離職票の発行を依頼されたら、離職証明書を作成し、ハローワークに送付する必要があります。
退職者の依頼への対応は義務で送付期限もあるため、前もって書き方を知っておき、いざとなった時にスムーズに対応できるようにしておくほうが安心です。

離職証明書は、複写用紙の1枚目に企業が必要事項を記入してハローワークに提出し、複写された退職者用を離職票として使うことになります。
離職証明書の内容には退職者の今後の収入に関わる点も多いため、慎重に対応しなければいけません。
慌てずに済むように、退職が決まった時点でその従業員の以下の情報をまとめておきましょう。

・退職者の被保険者番号
退職者の雇用保険被保険者証に記載されています。

・事業所番号
自社の事業所番号です。

・退職者の氏名
退職者本人の氏名を正確に記入します。

・離職年月日
雇用保険被保険者資格喪失届と同じ日付が一般的です。

・事業所情報(名称・所在地・電話番号)
自社情報を記載します。2枚目のハローワークへの提出用には事業主印も必要です。

・退職者の住所
退職者の住所、または居所を書きます。退職者の手続きは居住地のハローワークで行うため、転居が決定している場合には、転居先を書いたほうが良いでしょう。
発行後、退職者本人による変更も可能です。

・被保険者期間算定対象期間
一般被保険者と高年齢被保険者をA欄、短期雇用特例被保険者をB欄に記入します。

・被保険者期間算定対象期間における賃金支払基礎日数
上記期間を踏まえて、賃金支払いの対象期間を記入します。月給制の場合には1カ月の全日数となりますが、時給制などの場合には実働日数の計算が必要です。

・賃金支払い対象期間
1行目には退職日直前の賃金締切日の翌日から退職日までを書き、その下に1カ月ごと遡って賃金締切日までの期間を記入していきます。

・賃金支払対象期間における基礎日数
有給休暇の取得日や休業手当の対象日も含め、期間中の全日数、時給制などの場合には実働日を記入します。

・賃金額
A欄には月給や週給などの期間で定められた賃金を、B欄には実働日数や時間で計算される賃金を書きます。どちらもある場合には、両方の欄を使い、合計します。

・退職理由
6種類19パターンの選択肢から該当する離職理由を選び、さらに具体的な内容を記入します。失業給付金は離職理由によって変動するため注意が必要です。

出勤日数や金額などを確認するためには、出勤簿やタイムカード、賃金台帳や給与明細書などが必要です。また、退職理由のわかる資料などもあると役立ちます。
退職理由については、あとでトラブルになりやすいため慎重に記載してください。

時短勤務や休業手当を支払った期間がある場合

時短勤務や休業手当などを利用していた従業員に対しては、離職証明書の書き方にも注意が必要です。
正確に記載し、退職後の従業員が適切な手当を受け取れるようにします。

休業手当を支払った期間がある場合には、日数と手当を備考欄に記載することが必要です。1カ月すべて休業した際には「全休業」とし、手当を備考欄に書きます。

時短勤務をしていた者に対しては、実際に支払われていた賃金を記載するのが基本です。
ただし、倒産や解雇などの理由で退職した場合は、時短前の賃金日額によって失業給付が算定される特例が適用されます。
該当する際には「雇用保険被保険者短縮措置等適用時賃金証明書」も必要となるため、忘れずに準備してください。

退職者が65歳以上で雇用保険に加入している場合

退職者が「高年齢被保険者」に該当する65歳以上の場合には、「被保険者期間算定対象期間」と「当該期間における賃金支払基礎日数」を退職前6カ月以上遡り、1カ月ずつ記入する必要があります。

離職票交付でよくあるトラブル・注意点


離職票の交付では、会社と退職者の間でトラブルのもとになる場合もあります。
退職者からすると離職票は雇用保険の失業給付金を受けるために必要なもので、収入に関わる重要な書類です。
そのため、行き違いが起こると遺恨を残す恐れもあります。会社の印象を良いままに退職してもらうためにも、あらかじめ注意して離職票作成にあたりましょう。

離職票交付が遅いと退職者からクレーム

離職票は、基本的に該当する従業員が退職したあとに交付されるものです。
そのため、退職者は少しでも離職票の交付が遅くなると不安を感じやすく、クレームに発展することが多くなります。

離職票の交付にあたっては、退職前に内容の本人確認や署名捺印などを終えておき、退職後すぐにハローワークに提出できるようにしてください。
また、退職前に交付される時期や受け取り方法などを確認しておき、齟齬がないようにしておくことも大切です。

離職理由の行き違い

離職理由の行き違いは、金銭面に関わるため、後々に重大なトラブルになる恐れがあります。
事前確認を徹底し、退職者と会社側の見解に相違がないようにしておきます。

離職票の離職理由は、失業給付金の期間や支給が始まる時期に影響を与えるものです。
理由は、自己都合と会社都合、正当な理由のある自己都合と正当な理由のない自己都合に分けられます。
自己都合と会社都合では会社都合のほうが、正当な理由の有無では理由のあるほうが給付金支給の始まる時期は早くなります。

こうしたことから、離職理由が退職者の意にそぐわないものだった場合、退職者の生活に大きな影響を与えるかもしれません。

離職理由によって添付書類は違う

離職証明書には、離職理由によって違った添付書類が求められます。離職理由の確認を兼ねて離職理由の判断材料となる資料を整えてください。

一身上の都合による自己都合退職では退職願などの提出物を添付します。また、早期退職制度などの場合には制度の資料、解雇の場合には通知書などが必要です。

まとめ

会社を退職する予定の人から離職票を求められたら、会社は離職証明書を作成する義務があり、書き方には注意すべき点があります。

離職票の交付はすべての人に行う必要はありませんが、離職票が必要な人にとっては収入に関わるものなので、慎重な対応が必要です。
早めに準備し、退職者との意思の疎通も図りながらトラブルのないように交付手続きを進めましょう。

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(編集:創業手帳編集部)

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