プレスリリースの書き方とコツ|記事にされやすいプレスはこう作る!

広報手帳

はじめてでもわかる!プレスリリースの書き方

(2017/12/21更新)


プレスリリースとは、企業・団体などが広報のために、報道関係者に向けて発表することです。一般的には、各メディア宛に文書にて送っており、送信方法はE-mail、郵送、FAXなどさまざま。
起業したばかりの小さな会社でも、プレスリリースをはじめとした効果的な広報活動を行うことで、広告費をかけなくとも会社の知名度を上げることが可能です。ただし、プレスリリースの書き方にはコツがあるので、基本をしっかりと押さえる必要があります。

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取り上げられるプレスリリースを書くための心得

プレスリリース記事として取り上げられると自社の大きな宣伝になるため、毎日たくさんの企業がプレスリリースを配信しています。
その中で、メディアに取り上げられるプレスリリースには、いくつかの共通点があります。

プレスリリースは記者に記事を書いてもらうためのものである

プレスリリースを取り上げるのは、自分ではなく、メディアの記者です。大前提として、プレスリリースは記者に記事を書いてもらうためにあるということを忘れてはいけません。

よくある失敗例は、自社の想いや伝えたいことばかりを一方的に書いてしまっているプレスリリース。自分が伝えたいことではなく、記者が記事にしたいと思える内容になっているかを常に意識してください。

毎日たくさんのプレスリリースを受けている記者に「これは記事にしたい!」と思ってもらうためには、さまざまな工夫が必要です。
魅力的な内容であるかはもちろんのこと、記者の方はとにかく忙しいので、一瞬で内容が伝わるようなわかりやすいプレスリリースを作ることも重要です。

記者のこと、メディアのこと、その先の読者のことをしっかりと考え、届ける相手にとって価値ある情報を提供するということを心がけましょう。

プレスリリースはニュース性がすべて

記者は、新しい情報や、他社がやっていない情報を求めています。また、テレビなどで取り上げてもらうことを目的に配信をしている場合は、速報性や時事性などがかなり重視されます。このように、当たり前のことですが、「ニュースになるようなネタかどうか」がメディアに載るかどうかの肝になります。

ニュース性が重要というのは当たり前だ、という方もいることでしょう。しかし、ここで気をつけたいのは、「世の中にとってのニュース性」を正しく見極めることです。

自分たちにとって新しいことでも、多くの競合他社が当たり前にやっていることでは、取り上げられにくいといえます。
しかし、全てを新しくする必要はありません。新しく見えればいいのです。自社の特性を活かし、オリジナルなニュースを作りましょう。

配信時間にも気を配るべし

プレスリリースを配信する時間にも効果的な時間があると言われています。
土日はあまり見られない傾向があり、平日の16時台に配信することがおすすめです。
プレスリリースの内容によっては日を選べない場合もありますが、配信時間を意識して配信することでクリック率が変わってくるので注意してください。

プレスリリースを書くのはこんなとき!

プレスリリースって、どんなときに作るもの?と迷う方は、まずは次の3つのタイミングを意識してみてください。

プレスリリース作成3つのタイミング
  • 新商品・サービスのリリース時
  • 他社との提携が始まったとき
  • 世の中のトレンドになっているものを持っているとき

新商品・サービスのリリース

新しい商品の発表やサービスのリリースについての情報は、ニュース性もあり、プレスリリースにはもってこいの内容です。タイミングを逃さないように、早めの準備を心がけましょう。

他社との提携

他社との提携が決まったときはプレスリリースを作る絶好のチャンスです。
プレスリリースで他社との提携を発表することにより、連携したことによる今後の事業展開や目標など、詳しく表すことができます。

また、相手のネームバリューが大きければ大きいほどその効果は大きく、自社だけでは取り上げてもらうことのできなかったメディアでも取り上げてもらえる可能性は高くなります。
しかし、自社だけのことではなくなるので、プレスリリース配信の際は、提携先へ配信内容や配信時期などを確認するようにしましょう。

世の中のトレンドになっているものを持っているとき

プレスリリースはニュース性(新規性)も大切ですが、「トレンド」をおさえた発表をすることも大切です。
自社の既存商品でも、それが時代の潮流に乗っているものであれば、プレスリリースを出す効果は高いといえます。
業界の動向や世の中の流れに対して常にアンテナを高く張っておき、チャンスを逃さないようにしましょう。

プレスリリースを書くための準備3つ

メディアに取り上げられるプレスリリースを書くためには、きちんとした事前準備が欠かせません。
次に、プレスリリースを書き始める前に必ず行うべき3つの準備をご紹介します。

STEP1. プレスリリースの目的を明確にする

まずは、このプレスリリースは誰に向けた内容で、発表することによってどのような効果を見込んでいるのかを明確にします。
目的を明確にすることによって、どの媒体へ、どのようにアプローチすれば良いのかという、その後の道筋がはっきりとします。業務の無駄がなくなり、プレスリリース配信の効果も上がるでしょう。

STEP2. メディアリスト作成、媒体研究

次に、目的を達成するために最適なメディアを選び、媒体研究をします。メディアによっても、また、記者個人によっても取り上げる記事の傾向はさまざま。メディアの特徴を知ることは、記者へアプローチをかけるときにも、また次のステップであるプレスリリースの構成づくりにも大いに役立ちます。
メディアリストをすでに持っている企業は、そのリストの中から、特に取り上げてもらいたい媒体をいくつかピックアップし、そのメディアに載っている記事を研究して、傾向を掴みましょう。
もしメディアリストを持っていない方は、プレスリリース配信代行会社を使うのもひとつの手です。その場合でも、ゆくゆくは自社独自のメディアリストを作っていくという気持ちで地道に媒体研究を行うことで、メディアへの掲載率はより高まるでしょう。

STEP3. プレスリリースの構成をつくる

プレスリリースを書き始める前に、大まかな構成を決めましょう。構成を考えることで、どのような切り口で、何を伝えるのかをはっきりとさせていきます。
構成に迷ったらプレスリリースのひな形や、他社のプレスリリースを参考にすることもおすすめです。

プレスリリースの書き方

ここからは具体的なプレスリリースの書き方について説明していきます。プレスリリースの基本形に沿って順番にみて行きましょう。

プレスリリースの基本形
  • タイトル
  • リード文
  • 写真
  • 本文
  • 問い合わせ先

タイトル

プレスリリースのタイトルは、最も伝えたいことを簡潔に説明するように工夫します。プレスリリースを読んだ人が、タイトルを見ただけである程度内容を予測できることがベストです。
誇張したタイトルや、抽象的な表現、強い広告色を感じさせるタイトルは敬遠されます。
また、長い商品名や会社名にも注意が必要です。よほど知名度の高い会社でない限り、記者の目に止まりにくいので、安易に使わない方が良い場合があります。

リード文

タイトルの次に重要なのがこのリード文です。プレスリリースがメディアに掲載されるかどうかは、タイトルとリード文でほぼ決まると言っても過言ではありません。

リード文を作るときには、言いたいことをたくさん詰め込むのではなく、1つに絞って説明することが大切です。誰がどのように何をしたのか、展開方法について、サービスの特徴や違いなど、事実を具体的に表現します。

リード文はメディア掲載時に引用されやすい部分でもあります。しっかりと検討して作成しましょう。

写真

写真は内容を端的に表す重要なものです。また、写真が映えると取材にもつながりやすくなります。写真があるだけで、どのような内容なのかが一瞬でわかる場合もあり、逆に、写真がないプレスリリースは記者の印象に残りづらくなります。

写真の配置に決まりはありませんが、リード文の下に配置されることが多いです。

また、写真を入れるときには、画像の解像度にも気を配りましょう。記者はプレスリリースをできるだけ手を加えずに記事にしたいと考えています。写真の解像度が低いために、記事の依頼が遠のいてしまうことにもなりかねないので、インパクトのある、綺麗な写真を撮りましょう。

本文

リード文の内容を具体的に補足するため、本文を書いていきます。

プレスリリースで発表する内容の根拠となる部分や、社会的背景、今後の展望や、商品の魅力をさらにアップさせる機能や特徴の解説など、リード文で書ききれなかったことを本文に記載します。補足データなども効果的に使い、必ず客観的な表現で書くようにしましょう。

問い合わせ先

問い合わせ先部分は、基本的に以下の内容を記載します。

問い合わせ先部分に記載すべき内容
  • 会社名
  • 担当者氏名
  • 電話番号
  • FAX番号
  • 自社HPや、リリースに関する情報の専用URL

プレスリリース作成時の8つの注意点


プレスリリースを作成するときの注意点や、効果的な表現方法をまとめました。

重要なことから先に書く

プレスリリースを書くときに最も大切なことは、結論から書き出し、重要な部分に目が行くようにすることです。

普段なにげなく話している中では、自分の話をより印象的にするために、オチを最後に持ってくることもあるでしょう。また、「起承転結」という文章の書き方もあります。

しかし、記者は一日にたくさんのプレスリリースに触れています。自社のプレスリリースが読んでもらえるかどうかは一瞬で決まり、読み進めてもらえるかどうかはほんの数秒で判断されます。
よって、プレスリリースを作成するときは、一番伝えたいこと、重要なことから先に書くのが、記者の目に留まるためには必須といえます。

背景を盛り込む

単に事象を客観的に説明するだけでは、無味乾燥な文章になりがちです。

そのプレスリリースを出した経緯や、社会的背景などを説明し、より説得力のあるプレスリリースに仕上げましょう。

誇大表現、重複、冗長な表現を削る

広告チラシや商品のPRページであれば、消費者にとってのメリットをたくさん並べたて、自社のPRポイントをふんだんに盛り込んだ魅力的なものにする必要があるでしょう。

しかし、プレスリリースは、あくまでもメディアに取り上げてもらうことを目標に作成するものです。メディアや記者は、誇大表現や冗長な表現はあまり好みません。また、同じ内容を何度も繰り返し書いてしまうと、読みづらくなり、真意が伝わらなくなる可能性があります。

メディアが求めている社会的な事実を、客観的な表現でスマートに書けるよう工夫しましょう。

わかりやすい表現を使う

わかりやすい表現をするコツはいろいろありますが、特に、「5W1Hで表現すること」「平易な言葉を使うこと」を意識すると、より相手に伝わるプレスリリースが書けるようになります。

5W1Hで表現
5W1H
  • When(いつ・日時)
  • Who(誰が)
  • Where(どこで)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

「5W1H」とは、上記の頭文字を取った、わかりやすい情報伝達に欠かせないフレームワークのことです。

「5W1H」は、ニュース記事などを書くときの基本ともなっています。
プレスリリースを書くときには、伝え漏れている要素がないか、必ず意識するようにしましょう。

平易な言葉を使う

業界新聞などでない限り、あなたのプレスリリースを読む人はその業界の素人であることがほとんどです。
そのため、なるべく難しい専門用語は使わず、誰にでも理解してもらえるような言葉で書くことも重要なポイントです。

とにかくタイトルが勝負

初めてプレスリリースを書く方は、本文の方に気を取られて、タイトルを適当につけてしまうことも少なくありません。しかし、プレスリリースで一番重要なのは、間違いなく「タイトル」です。

タイトルは、プレスリリースの顔です。多忙を極める記者に、自社のプレスリリース読んでもらうためには、記者の目を引く魅力的なタイトルでなければなりません。

タイトルづくりには、自社が一番伝えたいことを、社会の関心ごとと上手にリンクさせ、簡潔に、客観的に書くことが求められます。

新聞の見出しや他社のプレスリリースなども参考にし、刺さる言葉を効果的に使えるよう工夫してください。

複雑なデータがあるときは図を入れる

文章だけだと理解しにくい複雑なデータなども、図があるとわかりやすくなり、記者の目にも止まりやすくなります。

プレスリリースを作成するときには、効果的に図を活用することも検討しましょう。

数字を効果的に使う

客観性が重要視されるメディアにとって、数字は重要な要素です。具体的な数字は、正確さや客観性を高める効果の他、文章に説得力を与え、相手の心を掴む魅力的なプレスリリースを作るのに役立ちます。

数字の上手な使い方を研究し、プレスリリースを書くときにはなるべく具体的な数字を入れるようにしましょう。

音読確認

プレスリリースを書き終わったら、配信する前に必ず再度確認してください。おすすめは声に出して読む「音読確認」です。音読することで、誤字脱字だけでなく、適切な表現方法かどうかや、文章のリズムなど、黙読では気づけないことを発見することができます。

プレスリリースは後戻りできない

プレスリリースは基本的に、会社で重要な発表があるときに出すものです。その重要性を肝に銘じ、初歩的な間違いだけはないようにしたいものです。

当たり前ですが、プレスリリースは一度配信したら後戻りはできません。

配信後、間違いに気が付いたとしても、掲載メディアに連絡して修正してもらうのは面倒ですし、もちろん断られるケースもあります。配信前には複数名でよくよく確認することをおすすめします。

実際にプレスリリースを書くときには、今回ご紹介した書き方のコツもぜひ参考にしてくださいね。あなたの会社が多くのメディアへ掲載されることを願っています。

(執筆:創業手帳編集部)

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