オンラインストレージとは?上手に選ぶ方法を解説

創業手帳

オンラインストレージとは?メリット・デメリットと選び方・オススメのサービス5選


オンラインストレージは、自社サーバーを使わずにデータの共有や管理ができるサービスです。
クラウド上でデータを保存するので、必要な人はいつでもどこからでも自由にアクセス、ダウンロードや閲覧ができます。
リモートワークでも活用可能で、作業の手間やコストも抑えられそうです。

さまざまなメリットがあるオンラインストレージですが、デメリットや注意点もあります。気になる点は導入前にチェックし、内容を吟味して良いサービスを選びましょう。
また、運用ではリスクを抑える対策も必要です。オンラインストレージのメリットデメリットや上手な選び方、おすすめのサービスを紹介します。

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オンラインストレージとは


オンラインストレージとは、クラウド上にサーバーを設け、インターネット上にデータを保存、管理するサービスのことです。
もともと作成したデータは個々のパソコン本体やUSBメモリ・SDカード・外付ハードディスクに保存するのが一般的でしたが、それをインターネット上で行います。

こうしたパソコン本体のデータ保存領域を内部ストレージと呼び、それに対してオンラインストレージを外部ストレージと呼ぶこともあります。
無料で利用できるサービスもあり、必要に応じて課金して容量を増やすことも可能です。
そのため、プライベート利用だけでなく、個人事業主・フリーランスのビジネス用や企業でも使われています。

リモートワークで導入が増加

オンラインストレージは、インターネット上に保存領域があるため、場所を選ぶことなく利用できるサービスです。リモートワークでの情報共有や共同作業で大変役立ちます。

新型コロナウイルス感染拡大によるリモートワークの増加によって、オンラインストレージの導入も増加しています。
自宅のパソコンからでもデータをアップロード、ダウンロードでき、いつでも最新の情報を得られるため、在宅での作業も捗るでしょう。

オンラインストレージのメリット


オンラインストレージは、インターネット上のサーバーにデータ保存するからこそのメリットを持っています。
オンラインストレージで出来ること、便利な機能など、メリットについてチェックしましょう。

メリットを知ることで、オンラインストレージの活用方法のヒントが見つかります。

複数デバイスからアクセスできる

オンラインストレージは、複数のデバイスからデータにアクセスでき、複数の人・拠点間でのファイル共有・共同作業が可能です。
場所/時間を問わずにアクセスできるため、多様な働き方に対応できます。

リモートワークでも、会社の営業時間外でも、問題ありません。
また、USBに保存して持ち歩く必要もなく、手元のスマホやタブレットから直接アクセスできます。

拠点が離れていても、拠点が多くても、ストレージを共有し、データを集約することで一元管理が可能です。
リアルタイムでデータの変更が反映されるため、タイムラグもありません。

手間と運用コストをダウン

オンラインストレージは、バージョン更新の際に自身での運用が不要です。
すべて自動でバージョンアップやセキュリティ更新といったメンテナンスも行われ、いつも最新の状態で利用できます。

また、オンラインストレージに変えることでサーバーを減らせて、サーバー管理が不要になります。
その分の作業を節約でき、人件費などのコスト削減につなげらるかもしれません。
オンラインストレージは、導入コストも安めに抑えられており、有料での容量の拡張もほしい分だけ選んで行えます。

データを守り紛失を防げる

オンラインストレージでは、自動ファイル更新や同期によって、常に最新のデータを保存しています。
データを失うリスクを避けることができ、いざという時のバックアップとしても安心です。
日常でのパソコンやタブレット、外付けメモリなど機器類の故障や紛失、災害時など、思わぬトラブルのリスクヘッジにもなります。

また、保存されたデータは、アクセス制限の設定によって閲覧や編集できる人をコントロールでき、ログのチェックでデータへのアクセスを管理できます。

大きなデータの受け渡しにも便利

オンラインストレージは、遠隔地でのデータの共有が可能となるため、データの受け渡しの場所としても活用できます。
データの受け渡しはメールなどでも可能ですが、データのサイズが大きすぎると送信できません。
そのような時には、オンラインストレージを介したデータの受け渡しが便利です。

オンラインストレージの選び方とは?


オンラインストレージを選ぶ際には、いくつか押さえたいポイントがあります。
導入後のランニングコストや使い勝手に影響することなので、選択の基準として忘れずに確認しておいてください。

データ容量・料金

オンラインストレージは、サービスによってデータ容量の上限や料金プランが異なります。
データ容量は拡張できることがほとんどですが、基本的に有料です。
オンラインストレージを選ぶ際には、無料で利用できる容量、有料プランの充実度の確認が必要です。

有料サービスは、複数のプランが揃っていることもありますし、有料にすると上限なしの容量無制限になるオンラインストレージもあります。
ランニングコストは容量だけでなくセキュリティ面も関係しますが、サービスによって大きく異なるため、総合的に見て判断しましょう。

また、共有できる人数もプランによって変わるため、利用の可能性があるメンバーが多い場合には注意が必要です。

セキュリティ対策

オンラインストレージで注意したいのは、セキュリティ面です。
インターネット上で大切なデータを管理するため、第三者からの攻撃や情報漏洩に強いオンラインストレージであることは大前提として欠かせません。

データの暗号化や利用者の認証、利用者制限、ログ監視機能などが選択のポイントとなります。
また、サービスを提供している企業の技術力やセキュリティへの取り組みもチェックしておくと安心です。

サポート体制

オンラインストレージは、基本的な使い方として難しいものはありませんが、有料プランへの変更や分かりにくい機能の設定方法など、説明がほしいこともあります。
その際に使えるサポートがあるか、電話やメール、チャットなど、どんな方法が利用できるか確認しておくことも大切です。

また、海外のサービスを使う場合には、日本語対応の可否もチェックしておく必要があります。サポート重視の場合には、日本語による電話対応があるサービスを選びましょう。

オンラインストレージのデメリット・注意点


オンラインストレージでは、クラウド上のサービスを利用することで、情報共有の利便性の向上といった、多くのメリットが期待されるサービスです。
しかし、一方ではオンライン上のサービスであるがゆえのデメリットもあります。

オンラインストレージのデメリットが気になる場合には、オフラインでのストレージ導入も比較検討し、不安やストレスを感じにくい方を選びましょう
また、扱うデータや企業体質にもよりますが、顧客や取引先がリスクを重んじるため、メインのストレージとしての使用が認められない場合もあります。

カスタマイズがしにくい

オンラインストレージは、ストレージサービスの提供者、運営者の作成した仕様にそって使うのが基本です。
独自のシステムを使っているわけではないため、自社の使い方に合わせたカスタマイズなどはしにくくなります。
幅広い使い方に対応するために一般的な設計になっており、利用者側が使い勝手を合わせていくことになるでしょう。

基本のパッケージに加えて、有料のオプションを組み合わせてカスタムすることは可能です。
パッケージプランのバリエーションが多い場合には、その中から使い勝手の良いものを選べることもあります。

障害時の対応がベンダー任せになる

オンラインストレージは、データをインターネット上のストレージに保管するサービスであるため、サーバーの管理やトラブル時の対応を自社でできません。
障害時にはオンラインストレージのベンダーがすべて対応することとなり、手間はかかりませんが、その分不安も残ります。

対応の良し悪し、スピード、サポート力などはベンダーの実力や方針に頼ることとなるため、ベンダーのサポート体制について導入前にしっかりと把握することが重要です。
夜間や休日のトラブル対応の運用監視サポートの有無など、納得のいくサポート内容を選んでください。
また、自社内でもデータのコピーを残し、トラブル時に備えておくことも大切です。

情報漏洩のリスクがある

オンラインストレージで注意したいことには、情報漏洩のトラブルもあります。
オンラインにデータを保存しているということは、アクセスできる情報を持っている人は誰でもデータを見られるということです。

情報の漏洩にはオンラインストレージ自体のセキュリティレベルが関係することもありますが、人為的なミスでの漏洩もあります。
特にセキュリティ事故の多くは人為的な問題が関係しているため、利用者一人ひとりがセキュリティ意識を向上させることが大切です。
定期的にパスワードを変更するなど、IDやパスワードの管理を徹底し、大切な情報を守りましょう。

同期で大事な情報の喪失リスクが

オンラインストレージの情報の同期は自動で行われるため、データの共有や共同作業で大切な情報を書き換えによって喪失するリスクもあります。
オンラインストレージでは、複数の拠点や端末から、複数の人が同じデータを共有し、データを書き換えることが可能です。
保存は自動で行われ、常に新しく保存されたデータが残ります。

そのため、複数の人が知らずにそれぞれ同じデータの書き換えを行った場合、自分の書き換えたデータは消え、他の人の書き換えた内容だけが残ることもあります。
消されたデータが本当に必要なデータであることもあるため、複数で作業をするファイルは注意してください。

おすすめのオンラインストレージ5選


オンラインストレージのうち、メジャーで使い勝手の良いものを5つ紹介します。
無料でも使えるサービスがあるので、無料で様子を見てから有料に切り替えるのもおすすめです。

「Googleドライブ」

定番のオンラインストレージで、手軽な導入ができます。Googleアカウントを持っていれば誰でもすぐに利用可能で、無料の容量も15GBまでと大容量です。
ビジネスプランは1ユーザーあたり600円/月から利用できます。

使える機能は、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドやカレンダーなどです。カレンダーをチームで共有することでスケジュール管理もしやすくなります。

「Dropbox」

オンラインストレージの先駆者的存在のサービスです。世界中で利用されており、写真や文書、動画の保存と共有に使えます。
無料と有料プランがあり、有料プランは安価で大容量が利用できます。

Dropbox Businessは法人利用向けサービスで、5TB〜無制限、費用は1,500円〜2,400円/月です。ただし、最低でも3人のユーザーがないと法人向けプランは申し込めません。

「OneDrive」

個人向けプランと法人向けプランがあります。個人向けとしては、5GBまでが無料、100GBまでは224円/月です。
ビジネスプランとしてはOneDrive for Businessがあります。ビジネスプランは有料で、ストレージ容量1TB、1ユーザーにつき540円/月相当(年間契約)のOneDrive for Business (Plan1)などのプランがあります。

Microsoftのオンラインサービスなので、Officeアプリケーションと連携ができ、 Microsoft Teamsから共有ファイルの追加も可能です。

「DirectCloud-BOX」

株式会社ダイレクトクラウドが提供する日本製のオンラインストレージサービスです。
二段階認証や利用者制限、ログ監視機能など、承認・監査機能を持ち、データ共有と管理作業の効率化が可能となっています。

高度なセキュリティが期待でき、社内と取引先の両方でファイルの共有を安全にスムーズに行える法人向けのサービスです。

「Fileforce」

ファイルフォース株式会社が提供する日本製のオンラインストレージです。
基本的に有料のサービスで、大企業を中心とした導入実績を持つ法人向けサービスとなっています。
容量無制限で利用でき、通信経路及びデータの暗号化、権限設定、ログの記録など、セキュリティレベルも高度です。また、シングルサインオン標準対応となっています。

Googleドライブ Dropbox OneDrive DirectCloud-BOX Fileforce
無料で使える容量 15GB 2GB 5GB 有料のみ 有料のみ
有料プランの金額 1ユーザーにつき250円/月
1ユーザーにつき680円/月(法人向け)

1000円/月
1,500円〜2,400円/月(法人向け)

1ユーザーにつき224円/月

540円~1360円/月(法人向け)

10,000円〜300,000円/月 12,000円~/月
有料で使える容量 100GB/ユーザー

30GB/ユーザー(法人向け)

1TB/ユーザー
5TB〜無制限(法人向け)
100GB/ユーザー

1TB~無制限(個人用クラウドストレージ)(法人向け)

100GB〜30TB 500GB~
特徴 最も定番のツール、無料の容量が大きい 世界的シェア、全世界で5億人以上が使用 Microsoft officeTeamsやSharepointから共有ファイルを追加可能
オフィスソフトが使える
日本製、強固なセキュリティと高い利便性 日本製、大企業に導入実績

まとめ

オンラインストレージは、クラウド上で利用できるデータの保管庫です。
ネット上にデータを置くことにより、一元管理や共有ができますが、一方でクラウドだからこそのリスクやデメリットもあります。

利用する際には、リスクを回避できる優良なセキュリティや柔軟なプランがあるサービスを選びましょう。
無料で利用できるものはありますが、基本的にビジネス利用の場合には有料プランの選択が必要です。

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(編集:創業手帳編集部)

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