ガソリン代は経費にできる！個人事業主が知るべき按分計算と勘定科目を解説

自家用車でもOK！プライベート利用との按分方法・証拠の残し方・税務調査対策を網羅

営業や配達で車を使う個人事業主にとって、「ガソリン代は経費にできるのか」という疑問は気になるポイントではないでしょうか。特にプライベートと兼用している場合、どこまで経費にしてよいのか、判断に迷う方も多いはずです。

結論として、事業に関連するガソリン代は経費計上が可能です。ただし、正しく処理するにはいくつかのルールを押さえておく必要があります。

この記事では、ガソリン代の経費計上の可否から勘定科目の選び方、按分の計算方法などを網羅的に解説します。正しく処理すれば節税につながり、税務調査でも慌てずに対応できるようになります。

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ガソリン代は経費にできる

事業に関連するガソリン代は、経費計上して問題ありません。

国税庁は必要経費について「総収入金額を得るために直接要した費用」および「その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用」と定めています。営業や配達で使う車のガソリン代は、まさにこの「業務上の費用」に該当するため、経費計上が認められるのです。

ポイントとなるのは「事業との関連性を証明できるかどうか」という点です。家事上の経費は必要経費にはなりませんが、家事上の経費に関連する経費のうち、事業所得を生ずべき業務の遂行上必要である部分を明らかに区分できる部分は必要経費となります。

つまり、プライベートと兼用している自家用車でも、事業で使った分を明確に区分できれば問題ありません。

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経費にできる条件と範囲

ガソリン代を経費にするうえで重要なのは「事業との関連性」です。どのような用途であれば認められ、どのようなケースでは認められないのかを正しく理解しておきましょう。

事業用途なら経費OK

営業訪問や商品の配達や仕入れ先への移動、取引先との打ち合わせなど、事業活動にともなうガソリン代はすべて経費計上が可能です。具体的には、顧客への訪問や展示会や見本市への参加、銀行・税務署・役所への手続きなども該当します。

自家用車も経費計上できる

個人事業主は、事業で使用した分のガソリン代を経費として計上することが可能です。社用車でなくても、自家用車を事業に使っている実態があれば問題ありません。リース車やカーシェアリングでも、同様の扱いです。

ただし、プライベートと事業の両方で使う自家用車（家事兼用車）のガソリン代は、全額を経費にすることはできません。事業で使用した割合だけを「家事按分（かじあんぶん）」という方法で計算し、その部分のみを算出する必要があります。

経費にできないケース

完全にプライベートな用途での利用は、経費計上できません。たとえば、家族との買い物やレジャー、子どもの送迎などが該当します。家族との外出やプライベートな食事などの移動にかかったものは、私用にあたるため事業経費にできません。

プライベート利用と事業利用が混在しているにもかかわらず、按分せずに全額を経費計上するのは、税務調査で否認されるリスクが高いため注意が必要です。「事業で使った分だけを経費にする」という原則を必ず守りましょう。

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勘定科目は何を使う？

ガソリン代の勘定科目には明確な決まりがなく、「車両費」「旅費交通費」「燃料費」「消耗品費」の4つから選ぶことが一般的です。どの科目を選んでも税額に影響はないため、自分の業種や管理のしやすさで判断して問題ありません。

勘定科目	特徴	向いている人
車両費	車関連の費用をまとめて管理できる	車をよく使う業種
旅費交通費	移動コスト全体を把握しやすい	出張や営業が多い業種
燃料費	ガソリン代を単独で管理できる	運送業など燃料使用量が多い業種
消耗品費	他の消耗品と一括で処理できる	車の使用頻度が低い業種

重要なのは、一度決めた勘定科目は継続して使用することです。途中で勘定科目を変えてしまうと、同一内容の費用が異なる項目に分散され、期間比較などにおいて正確な財務分析が困難になり、業績操作の疑いを招く可能性があります。

車両費を使うメリット

個人事業主に最も多く選ばれているのが「車両費」です。ガソリン代のほか、自動車税、保険料、車検代、修理費、タイヤ交換費用などをすべてまとめて管理できます。

決算書を見たときに「車にいくらかかっているか」が一目でわかるため、経費の把握がしやすくなります。車両を多く使う業種の場合は、「車両費」として管理すると、その金額の推移を把握できるため、コスト管理の面でもおすすめの科目です。

旅費交通費との使い分け

旅費交通費は、業務上の移動や出張にかかる費用を処理するための勘定科目です。電車代やタクシー代、宿泊費なども同じ科目で管理できるため、移動コスト全体を可視化したい場合に便利です。

ガソリン代を「旅費交通費」で仕訳し、車両のメンテナンスを「車両費」で仕訳すると、ガソリン代としての費用がわかりやすくなります。営業やコンサルタントなど、移動が多い職種の方に向いている科目です。

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按分計算の具体的な方法

自家用車を事業とプライベートの両方で使っている場合、ガソリン代を「家事按分」で計算する必要があります。正しく按分すれば経費計上でき、税務調査でも問題になりません。

按分が必要な理由

家事按分が必要な理由は、プライベート利用分まで経費に含めてしまうと、税務調査で否認されるリスクがあるからです。

家事按分で重要なのは、「事業使用割合を合理的な根拠に基づいて説明できること」です。税務調査で質問された際に、客観的なデータで証明できなければなりません。

按分なしで全額を経費計上できるのは、100%事業専用の車両に限られます。少しでもプライベートで使う可能性があるなら、按分比率を設定しておくことをおすすめします。「税務調査で説明できるかどうか」を常に意識しておきましょう。

走行距離による按分

一般に説明しやすく、根拠として示しやすいのが走行距離による按分です。計算式は「事業での走行距離 ÷ 総走行距離 ＝ 事業使用割合」となります。
例えば、以下のようなケースで考えてみましょう。

• 月間総走行距離：1,000km
• 事業用の走行距離：700km
• 月のガソリン代：30,000円

この場合、按分比率は「700km÷1,000km=70%」となり、経費計上できる金額は「30,000円×70%=21,000円」です。

毎月の使用状況に差がある場合は、年間の総走行距離で計算する方法も有効です。

走行記録の付け方

走行距離で按分するには、日々の記録が欠かせません。記録方法としては以下のようなものがあります。

• 運転日報：日付、訪問先、目的、走行距離を手書きで記録する
• スマホアプリ：Googleマップのタイムラインや走行記録アプリを活用する
• オドメーター：車の走行距離計を月初・月末にメモする

どの方法を使うにせよ、その根拠となる記録を残すことが不可欠です。走行距離や業務内容を記録した運転日報（業務日誌）などをつけておけば、按分比率の客観的な証拠となり、税務調査の際にも自信を持って説明できます。

使用日数による按分

走行距離の記録が難しい場合は、使用日数による按分も可能です。計算式は「事業で使用した日数 ÷ 総日数」となります。例えば、以下のようなケースで考えてみましょう。

• 月の日数：30日
• 事業で車を使った日数：20日
• 月のガソリン代：30,000円

按分比率は「20日÷30日≒67%」となり、経費計上できる金額は「30,000円×67%=20,100円」です。週間や月間における車の使用日数に差がない場合は、この方法が向いています。使用した日数だけを数えれば良いため、走行距離から計算するよりも容易に按分ができます。

ただし、1日あたりの走行距離が事業用とプライベートで大きく異なる場合は、やや精度が落ちる点に注意が必要です。カレンダーやスケジュール帳で記録し、使用実態を証明できるようにしておきましょう。

按分比率の設定ポイント

按分比率は合理的な根拠があれば自由に設定できますが、いくつか押さえておきたいポイントがあります。まず、費用の計算方法は統一するのが原則です。月ごとに計算方法を変えるなど、一貫性に欠ける経費計上は避けましょう。

また、一度決めた按分比率は、特別な事情がない限り継続して使うことが大切です。毎年変えると、税務署から不自然に見られる可能性があります。

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証憑管理と記録の残し方

税務調査で求められるのは、経費計上の妥当性を裏付ける資料の提示です。日頃からガソリン代の使途や金額、按分方法などを整理し、筋道立てて説明できるようにしておくと安心です。

レシートは必ず保管

ガソリンスタンドで受け取るレシートや領収書は、経費計上の基本的な証拠となります。日付・給油量・金額が記載されているものを必ず保管してください。

ガソリンスタンドのレシートは感熱紙が多く、時間が経つと印字が薄れて読めなくなることがあります。長期保管に備えて、スキャンやスマホで撮影してデータ化しておくと安心です。

なお、2024年1月以降、電子取引でやり取りした書類はデータ保存が義務化されています。メールやアプリで受け取った電子領収書は、紙に印刷するのではなく電子データのまま保存する必要があるため、注意しましょう。

青色申告の場合、領収書の保管期間は7年です。ただし、申告した前々年の所得が300万円以下だった場合は、保管期間が5年となります。白色申告の場合、領収書の保管期間は5年です。いずれも、確定申告書の提出期限の翌日が起算日です。

走行記録の重要性

レシートだけでは按分の根拠として不十分です。「なぜこの按分比率なのか」を説明するためには、訪問先・目的・走行距離を記録した走行記録が欠かせません。

具体的に、記録すべき項目は以下のとおりです。

• 日付
• 訪問先・行き先
• 移動の目的（営業、仕入れ、打ち合わせなど）
• 走行距離（出発時と到着時のオドメーター）

スマホアプリを活用すれば自動記録も可能なので、負担を減らしたい方は検討してみてください。

クレジットカードの活用

事業用のクレジットカードでガソリン代を支払うと、管理が楽になります。利用明細が自動的に記録されるため、「いつ・どこで・いくら使ったか」が一目でわかり、後から確認する手間が省けます。

また、会計ソフトと連携すれば明細データを自動で取り込み、仕訳まで自動化することも可能です。手入力によるミスを防げるうえ、経理作業の効率化にもつながります。

ただし、クレジットカードで支払った場合は、クレジット会社から届いた請求明細を保存しておくことも大切です。カード明細だけでなく、ガソリンスタンドのレシートも併せて保管しておくと、より確実な証拠になります。

会計ソフトへの入力方法

ガソリン代の入力方法には、給油のたびに入力する方法と、月末にまとめて入力する方法の2つがあります。頻繁に給油する場合は、月末にまとめて処理するほうが効率的です。

按分が必要な場合は、会計ソフトの按分設定機能を活用すると便利です。弥生会計をはじめとした主要な会計ソフトには按分機能が搭載されており、設定しておけば自動で計算してくれます。

また、スマホでレシートを撮影して取り込む機能を使えば、金額や日付を自動で読み取って入力作業を大幅に効率化できます。忙しい個人事業主こそ、こうしたツールを積極的に活用して、証憑管理と記帳の手間を減らしていきましょう。

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税務調査でチェックされやすいポイント

税務調査では、ガソリン代の経費計上が適切かどうか厳しくチェックされることがあります。特に指摘を受けやすいのは、次の3点です。

• 按分比率の根拠
• 極端な按分比率
• レシートや走行記録の不備

按分比率の根拠については、なぜその比率で計算しているのか、走行記録やスケジュール帳などの客観的なデータで説明できなければ、経費として認められない可能性があります。

調査では経費の実態や必要性について質問されることもあるため、日頃からガソリン代の使途や金額、按分方法などを整理し、筋道立てて説明できるようにしておくと安心です。

極端な按分比率も注意が必要です。事業使用率が90%以上など高すぎる比率を設定していると、本当にプライベートでほとんど使っていないのか詳しく調べられます。実態に合わない比率は否認されるリスクが高いため、保守的に設定しておくほうが無難です。

レシートや走行記録の不備も問題になります。領収書がない、記録が残っていないといった場合、経費として認められないケースがあります。

万が一、経費の計上に問題があると判断された場合は、修正申告や追徴課税などの措置を求められることになります。日頃から証憑と記録をしっかり残し、いつ調査が入っても対応できる状態を維持しておくことが大切です。

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よくある質問（FAQ）

ガソリン代の経費計上について、多くの方が疑問に感じるポイントをQ&A形式でまとめました。

領収書がない場合は？

原則として、領収書がないと経費計上は認められません。ただし、どうしても再発行できない場合は「出金伝票」を作成して代用することも可能です。出金伝票には日付、支払先・金額・支払内容を記載します。

とはいえ、出金伝票は自己申告のため証拠力は弱い点には注意しましょう。クレジットカードの利用明細で補完する方法もありますが、基本的には領収書を必ず受け取る習慣をつけることが重要です。

レンタカーのガソリン代は経費になる？

事業目的でレンタカーを利用した場合、レンタカー代もガソリン代も全額を経費として計上できます。プライベートとの兼用がないため、按分の必要はありません。

経費処理の際は、レンタカー代とガソリン代をそれぞれ別の勘定科目で計上します。また、領収書は必ず保管しておきましょう。

ETC料金も経費になる？

事業目的で高速道路を利用した場合、ETC料金も経費計上できます。ETCカードの利用明細が証拠となるため、しっかり保管しておきましょう。勘定科目は「旅費交通費」または「車両費」のどちらでも問題ありません。

プライベート利用と混在している場合は、ガソリン代と同様に按分が必要です。走行記録と照らし合わせて、事業用の高速道路利用分だけを経費にしてください。

電気自動車の充電代は？

電気自動車（EV）の充電代も、ガソリン代と同じ考え方で経費計上が可能です。充電スタンドで支払った場合は、その領収書を保管しておきましょう。

自宅で充電している場合は、電気代全体から事業用分を按分して計上します。経費計上できる電気代は「充電量（kWh）×単価（円/kWh）×事業使用割合」という計算式で算出できます。勘定科目は「車両費」または「水道光熱費」を使うのが一般的です。

車検代や保険料も経費？

車検代や自動車保険料も、事業用途分は経費として計上できます。プライベートと兼用している場合は、ガソリン代と同じ按分比率で計算すれば問題ありません。

車検代は「車両費」または「修繕費」、自動車保険料は「損害保険料」が一般的な勘定科目です。車関連の費用をまとめて管理したい場合は、すべて「車両費」で処理しても構いません。なお、自動車税は「租税公課」で計上します。

按分なしで全額経費に計上する方法はある？

100%事業専用の車両であれば、按分せずに全額を経費計上することが可能です。ただし、「プライベートでは一切使っていない」ことを証明できる記録が必要になります。

税務調査では、本当にプライベート利用がないのか厳しくチェックされます。自宅に別の車がある、事務所にしか駐車していないなど、客観的に説明できる状況でなければ全額計上は難しいでしょう。少しでもプライベートで使う可能性があるなら、実態に合った按分比率を設定しておくほうが安全です。

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まとめ：適切な処理で節税を

ガソリン代は、事業に関連する部分であれば経費として計上できます。勘定科目は「車両費」が一般的で、車関連の費用をまとめて管理しやすい点がメリットです。

プライベートと兼用している場合は、走行距離による按分が最も合理的で税務署にも認められやすい方法です。按分比率は一度決めたら継続して使い、記録をしっかり残しておくことが大切です。

（編集：創業手帳編集部）