経費とは?経費にできるもの・できないものは?

創業手帳

経費になるかならないかの基準を見極めよう


会社で事業を行う上で必要な支払いについては、経費として計上すると納税額を減らせます。
これは会社の売上額からかかった経費を差し引いた額に税率をかけることで、納税額を算出するためで、経費計上によって節税が可能なためです。

しかし、会社での支払いのすべてが経費として認められているわけではなく、そこには明確な線引きが存在します。
同じような支払いでも経費として認められるものとそうでないものに分けられ、誤った経費計上を行うと、場合によっては税務署からペナルティを科せられるおそれもあります。

そこで今回は、どういった支払いが経費に該当するのか、その基準や、経費にできるものとできないものについて解説します。

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経費とは?


どのような事業内容でも、会社として利益を上げている以上、税金を納める義務が発生します。納税額と利益は比例しており、納税額は会社の売上額で決まります。
しかし、売上額からは経費を差し引いていいことになっており、かかった経費が多ければ納税額が少なくなるという仕組みです。
節税のために経費を増やそうと思う方もいるかもしれませんが、経費として認められるものかどうかにはしっかりとした判断基準があります。

経費にはどんな意味がある?

会社経営をするには、拠点となる事務所を用意しなければなりません。
事務所を維持するためには家賃や水道光熱費の支払いはもちろん、パソコンやコピー機、文房具など、あらゆるお金がかかります。
また、営業先への接待費や移動にかかる交通費も必要です。 

それら会社経営に必要となるお金は経費として認められ、経費計上することで納税額を減らすことができます。
経費計上は会社経営にとって欠かせないものですが、経費として認められないものまで計上してしまうと税務署の調査が入ったり、ペナルティが科せられたりすることもあります。
支払いが経費として認められるかどうかの判断基準をきちんと理解しておくことが必要です。

「売り上げにつながる支払い」であることが基準となる

では、経費と判断される基準とは何なのでしょう。それは、「売り上げにつながる支払い」なのかどうかです。
売上げとの関係性を明確に説明できる支払いであれば、それがどんなに高額な支払いでも経費として認められます。
言い換えると、たとえどんなに少額だったとしても、売上げに結びつかない支払いは経費として認められることはない、ということです。

万が一、経費として認められない支払いが見つかった場合、内容によってはペナルティが科せられることもあります。
判断基準をきちんと把握しておくことは、会社経営を行う上で欠かせないポイントのひとつと言えるでしょう。

どんな費用が経費となる?


費用として認められるものは勘定科目ごとに細かく定義されており、自身が経営する会社で実際にかかった費用について対象となるのか照らし合わせていくことになります。
それぞれの勘定科目の定義をみていきます。

人件費

会社で従業員を雇っている場合に認められるのが人件費です。従業員の給与や賞与、退職金や各種手当などが人件費として経費計上できます。

旅費交通費

営業回りで利用したタクシー代や、従業員が業務で利用した電車代、出張でホテルに宿泊した際の宿泊代金はすべて旅費交通費となります。
利用時のレシートや領収書が必要になりますが、ICカードや電子マネーで支払った際は私用と混同してしまうので、注意が必要です。

業務にかかった費用だとわかるように、履歴と取引先との打ち合わせスケジュールと連動させておくなどすると万が一税務調査が入った時にもきちんと説明ができます。

接待交際費

打ち合わせや会議で飲食を伴った際は接待交際費として経費計上可能です。
ほかにも茶菓子代や手土産代、お中元やお歳暮、取引先関係者への祝い金や弔慰金も接待交際費として認められています。

接待交際費は公私の区別が難しく、実際に不正も多いため、税務署でも厳しくチェックする傾向にあります。
迷った場合は「売り上げに結び付くかどうか」を基準に判断しましょう。

研究開発費

事業に関連するものや、会社経営に役立つ知識を得るために参加したセミナーやイベントの参加費用は、研究開発費として経費計上できます。

新聞図書費

会社で情報を得るために新聞や書籍を定期購読している場合、新聞図書費として経費計上可能です。
ほかにも、地図や資料用のDVD、情報サイトの会員料金、メールマガジンの料金も新聞図書費となります。

ただし、購入目的についてきちんと説明ができない場合、税務調査が入った際に追及されるおそれがあるので注意が必要です。

通信費

会社で引いている電話やFAXの料金やインターネット回線使用料や切手代、業務用として会社で契約している携帯電話の料金は通信費として経費計上できます。
ただし、自宅兼事務所や、私用の携帯電話を兼用している場合は按分するといった工夫が必要です。

消耗品費

伝票類や文房具、プリンターのトナーやインクカートリッジなど、10万円に満たない物品の購入費用は消耗品費として計上できます。
消耗品費については厳密な定義がなく、本来であれば固定資産に該当するようなパソコンやタブレット、事務机やキャビネットといったものであっても10万円未満であれば消耗品費として計上可能です。
また、10万円以上であっても使用可能期間が1年未満であれば消耗品費とすることができます。

法定福利費

従業員を雇っている場合、従業員の健康保険料・厚生年金保険料・労災保険料・雇用保険料などの会社負担分を法定福利費として経費計上可能です。
個人事業主であっても従業員が5人以上いる場合は社会保険に加入する義務があり、負担分は法定福利費として経費計上できます。

租税公課

会社経営にかかる税金や公的な負担金は租税公課として経費計上可能です。個人事業税や固定資産税、自動車税や不動産取得税、収入印紙代などが含まれます。

ただし、法人税や住民税といった所得から支払われるものや、延滞税や加算税の懲罰的な支払いについては租税公課には含まれないので注意が必要です。

修繕費

建物や設備、機械装置などの固定資産を修理・維持管理するためにかかった費用は修繕費として経費計上できます。
エレベーターの定期保守点検費用や、プリンターの修理などが該当します。

修繕費で注意しなければならないのが、あくまでも「原状回復のための修繕である」という点です。
機械装置の修理をしたついでに故障しにくいように改良を加えた場合は固定資産価値が変化するため、別途減価償却が必要となります。

外注工賃

業者にホームページの作成や会社のロゴの作成を依頼した場合は外注工賃として経費計上できます。ほかにも名刺のデザインや商品のネーミングも該当します。

業務に一部を業者に委託した場合も外注工賃となりますが、税理士に帳簿を見てもらうなどの専門性の高い業務については「支払手数料」勘定となるため注意が必要です。

地代家賃

事務所用に部屋や駐車場を借りている場合は、かかった家賃や使用料を地代家賃として経費計上できます。
私用の車を兼用している場合は、事業分を按分して経費計上することになります。

経費にならないものは?


経費の判断基準である「売上げにつながる支払い」かどうかという観点から、経費計上できない費用もあります。
経費として認められない支払いを経費計上してしまうと税務署からペナルティを科せられてしまうおそれもあるため注意が必要です。
どのような支払いが経費に含まれないのか、しっかりと把握しておきましょう。

法人税・法人住民税

法人税や法人住民税、法人事業税は経費計上できません。これらは会社が納税する義務があるもので、支出ではないからです。
個人事業主も同様に所得税や住民税を納税する義務がありますが、当然ながら経費計上はできないので注意してください。

未使用の消耗品

会社で使用する事務用品は経費計上が認められていますが、未使用品については注意が必要です。まだ使っていない消耗品については経費にはなりません。
実際に使用した分だけが経費計上可能となるため、申告時は消耗品の棚卸しを行い、未使用分を差し引く必要があります。

まだ売れていない在庫品

会社で商品を仕入れて売る場合、仕入れにかかる費用は経費として認められていますが、すべてが経費となるわけではありません。
仕入れたもののまだ売れていない商品は在庫品となり、経費にはならないのです。
あくまでも売れた商品に関してのみ、仕入れにかかった費用を経費計上できます。そのため、大量に仕入れを行う際は注意が必要です。

事業と関係のない支払い

会社で商品を仕入れて売る場合、仕入れにかかる費用は経費として認められていますが、すべてが経費となるわけではありません。
仕入れたもののまだ売れていない商品は在庫品となり、経費にはならないのです。
あくまでも売れた商品に関してのみ、仕入れにかかった費用を経費計上できます。そのため、大量に仕入れを行う際は注意が必要です。

範囲を超えた経費計上には注意が必要


経費として認められる範囲を理解せずに何でも経費計上してしまったり、個人的な支払いを経費と偽って申告してしまったりすると不審に思った税務署から調査が入るおそれがあります。
この調査によって本来納めなければならない税金を納めていない、いわゆる「税金逃れ」と判断されてしまうとペナルティが科せられることがあるので注意が必要です。

範囲を超えた経費計上にはどのようなペナルティがあるのかみていきましょう。

過少申告加算税

本来の税額より少ない額で申告した場合に科せられるのが「過少申告加算税」です。正しい税額のうち、未納分に10%が加算されます。
自身で過少申告に気付いて、税務調査の前に修正申告した場合は対象とならないこともあるので、気付いた段階ですぐに行動に移しましょう。

無申告加算税

納めるべき税金を納めていなかった場合に科せられるペナルティもあります。
「無申告加算税」は、災害など、正当な理由が認められない限り、申告期限までに申告をしなかった場合に科せられ、正しい税額のうち、50万円までは15%、50万円を超える部分については20%が加算されます。

不納付加算税

従業員に支払う給料について、会社や個人事業主は従業員に代わって税金を納めます。
これが源泉徴収で、期限までに納めなければなりませんが、遅れた場合は「不納付加算税」が科せられます。
正しい税額のうち10%が未納分に加算されますが、納付が遅れたことに対する正当な理由があれば免除されます。

重加算税

過少申告加算税・無申告加算税・不納付加算税が生じた際、納税を逃れようと書類を改ざんしたり、二重帳簿をつけていたりするなど、偽装や隠ぺいを行うことで科せられるのが「重加算税」です。
過少申告と不納付の場合は35%、無申告の場合は40%の重加算税が加算されます。

まとめ

経費計上をすることで納税額を減らせますが、あくまでも「売り上げにつながる支払い」であることと定義されており、その区分も明確に定められています。
何でもかんでも経費計上してしまうと税務署の調査が入るおそれがあります。

税務調査で経費と認められない支払いが見つかった場合、ペナルティの対象となることもあり、重い税金が加算されてしまいます。
しかし、ペナルティの本質は加算税ではなく、社会的信用です。会社が銀行から融資を受けている場合、今後の融資に影響が出るおそれがあるのです。

そのような事態に陥らないためにも、経費の性質を正しく理解し、きちんと納税しましょう。

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(編集:創業手帳編集部)

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