経費とは？経費計上できる費用・できない費用をわかりやすく解説

経費計上による最大のメリットは節税対策！

経費とは、事業で発生するさまざまな支払いのことです。

会社で事業を行う上で必要な支払いについては、経費として計上すると納税額を減らせます。適切な経費計上は節税対策になります。

しかし、会社での支払いのすべてが経費として認められているわけではありません。

同じような支払いでも経費として認められるものとそうでないものに分けられ、誤った経費計上を行うと、場合によっては税務署からペナルティを科せられるおそれもあります。

そこで今回は、どういった支払いが経費に該当するのか、その基準や、経費にできるものとできないものについて解説します。

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経費とは？事業のために使うあらゆる費用

経費とは、事業のために使うあらゆる費用を指した言葉です。パソコン代・交通費・飲食代・備品代など、事業に必要な費用であれば、すべて経費と呼ぶことができます。

金額の大小ではなく「事業のためのものか」という費用の性質で、経費になるかを判断しなくてはなりません。

経費計上の意味とは？

経費計上とは、発生した費用を経費として計上する会計処理のことです。領収書やレシートの情報をもとに、帳簿への記録や会計ソフトへの入力などをもって行います。

ビジネス上では「経費で落とす」という言い方もしますが、経費計上をすることと同じ意味です。社員が費用を立て替えた場合は、会社が社員に返済する形で清算します。

会社経営には、事務所の家賃や光熱費、パソコンやコピー機といった備品代など、多くの経費が欠かせません。
　
これら会社経営に必要となるお金は経費として認められ、経費計上することで納税額を減らすことができます。

経費と節税の関係とは？

経費は会社が納める税金と密接に関係しています。売上金額から経費を差し引いた課税所得額によって、支払う税金額が決まるためです。

経費に認められる費用を計上しなかった場合、課税所得額が増えることになり、納税額も上がります。本来は支払わなくていい税金を払う可能性が高まるのです。

経費を適切に計上することは有効な節税対策であり、無駄な支出を抑えるメリットが期待できます。

経費なのかの判断基準は「売上につながる支払い」なのか

では、経費と判断される基準とは何なのでしょう。それは「売上につながる支払い」なのかどうかです。

売上との関係性を明確に説明できる支払いであれば、それがどんなに高額な支払いでも経費として認められます。

言い換えると、たとえどんなに少額だったとしても、売上に結びつかない支払いは経費として認められることはありません。

万が一、経費として認められない支払いが見つかった場合、内容によってはペナルティが科せられることもあります。

判断基準をきちんと把握しておくことは、会社経営を行う上で欠かせないポイントのひとつと言えるでしょう。

経費計上できる費用とは？

費用として認められるものは勘定科目ごとに細かく定義されており、実際にかかった費用が対象となるのかを照らし合わせていくことになります。

経費として計上できる勘定科目と、その定義をみていきます。

人件費

会社で従業員を雇っている場合に認められるのが人件費です。従業員の給与や賞与、退職金や各種手当などが人件費として経費計上できます。

旅費交通費

営業回りで利用したタクシー代や、従業員が業務で利用した電車代、出張でホテルに宿泊した際の宿泊代金はすべて旅費交通費となります。

利用時のレシートや領収書が必要になりますが、ICカードや電子マネーで支払った際は私用と混同してしまうので、注意が必要です。

業務にかかった費用だとわかるように、履歴と取引先との打ち合わせスケジュールと連動させておくと、万が一税務調査が入った時にもきちんと説明ができます。

接待交際費

打ち合わせや会議で飲食を伴った際は接待交際費として経費計上が可能です。

ほかにも茶菓子代や手土産代、お中元やお歳暮、関係者への祝い金や弔慰金も接待交際費として認められています。

接待交際費は公私の区別が難しく、実際に不正も多いため、税務署でも厳しくチェックする傾向にあります。

迷った場合は「売上に結び付くかどうか」を基準に判断しましょう。

研究開発費

事業に関連するものや、会社経営に役立つ知識を得るために参加したセミナーやイベントの参加費用は、研究開発費として経費計上できます。

新聞図書費

会社で情報を得るために新聞や書籍を定期購読している場合、新聞図書費として経費計上が可能です。

地図や資料用のDVD、情報サイトの会員料金、メールマガジンの料金も新聞図書費となります。

ただし、購入目的についてきちんと説明ができない場合、税務調査が入った際に追及されるおそれがあるので注意が必要です。

通信費

通信費とは、会社で引いている電話やFAXの料金、インターネット回線使用料などのことです。

切手代のほか、業務用として会社で契約している携帯電話の料金も通信費として経費計上できます。

ただし、自宅兼事務所の電話代や、私用の携帯電話を兼用している場合は按分するといった工夫が必要です。

消耗品費

伝票類や文房具、プリンターのトナーやインクカートリッジなど、10万円に満たない物品の購入費用は消耗品費として計上できます。

消耗品費については厳密な定義がありません。本来であれば固定資産に該当するようなパソコンやタブレット、事務机やキャビネットといったものであっても、10万円未満であれば消耗品費として計上可能です。

10万円以上であっても、使用可能な期間が1年未満であれば消耗品費とすることができます。

法定福利費

従業員を雇っている場合、従業員の健康保険料・厚生年金保険料・労災保険料・雇用保険料などの会社負担分を法定福利費として経費計上可能です。

個人事業主であっても従業員が5人以上いる場合は社会保険に加入する義務があり、負担分は法定福利費として経費計上できます。

租税公課

会社経営にかかる税金や公的な負担金は、租税公課として経費計上が可能です。個人事業税や固定資産税、自動車税や不動産取得税、収入印紙代などが含まれます。

ただし、法人税や住民税といった所得から支払われるものや、延滞税や加算税などの懲罰的な支払いについては、租税公課には含まれないので注意が必要です。

修繕費

建物や設備、機械装置などの固定資産を修理・維持管理するためにかかった費用は修繕費として経費計上できます。

エレベーターの保守点検費用や、プリンターの修理費用などが該当します。

修繕費で注意しなければならないのが、あくまでも「原状回復のための修繕である」という点です。

機械装置の修理をしたついでに故障しにくいように改良を加えた場合は固定資産価値が変化するため、別途減価償却が必要となります。

外注工賃

業者にホームページの作成や会社のロゴ作成を依頼した場合は、外注工賃として経費計上できます。

ほかにも名刺のデザインや商品のネーミングの発注といった、業務の一部を業者に委託した際の費用は外注工賃となります。

一方、税理士に帳簿を見てもらうなどの専門性の高い業務については「支払手数料」勘定となるため注意が必要です。

地代家賃

事務所用に部屋や駐車場を借りている場合は、かかった家賃や使用料を地代家賃として経費計上できます。

私用の車を兼用している場合は、事業分を按分して経費計上することになります。

経費計上できない費用とは？

経費の判断基準である「売上につながる支払いかどうか」という観点から、経費計上できない費用もあります。

経費として認められない支払いを経費計上してしまうと、税務署からペナルティを科せられてしまうおそれもあるため注意が必要です。

どのような支払いが経費に含まれないのか、しっかりと把握しておきましょう。

法人税・法人住民税

法人税や法人住民税、法人事業税は経費計上できません。これらは会社が納税する義務があるもので、支出ではないからです。

個人事業主も同様に所得税や住民税を納める義務がありますが、経費計上はできないので注意してください。

未使用の消耗品の購入費

会社で使用する事務用品費は経費計上が認められていますが、未使用品については注意が必要です。まだ使っていない消耗品の費用については経費にはなりません。

実際に使用した分だけが経費計上可能となるため、申告時は消耗品の棚卸しを行い、未使用分の費用を差し引く必要があります。

まだ売れていない在庫品の費用

会社で商品を仕入れて売る場合、仕入れにかかる費用は経費として認められていますが、すべてが経費となるわけではありません。

仕入れたもののまだ売れていない商品は在庫品となり、その費用は経費にはならないのです。

あくまでも売れた商品に関してのみ、仕入れにかかった費用を経費計上できます。そのため、大量に仕入れを行う際は注意が必要です。

事業と関係のない支払い

事業と関係がない支払いは、経費計上できない費用です。私的な支出のすべてが該当します。

仕事で着用するスーツや靴は事業に必要な費用に思えますが、プライベートにも流用ができることから、経費として認められません。

事業用であると明確に説明できるもののみが経費計上できると考えておきましょう。

経費計上のメリット・デメリット

経費計上によるメリットは会社経営に欠かせない効果ですが、デメリットが生じる可能性もあります。

メリット・デメリットを理解した上で、賢く経費計上を行いましょう。

経費計上のメリットとは

経費計上の最大のメリットは、課税所得額を抑えることによる節税効果です。売上金額から経費を差し引いて課税所得額を算出すれば、納税額を減らせます。

会社が支払う税金は課税所得額に基づいて決まるため、売上が上がるほど税金も高くなるのが通常です。正しく経費計上をしていれば課税所得額を抑えられ、必要以上の納税を回避できます。

経費計上のデメリットとは

経費計上には、事務処理の負担や利益の減少といったデメリットがあります。

会社の費用を経費として落とす際、領収書や明細書といった書類が不可欠です。書類の管理や保存の手間はもちろん、帳簿をつける作業も行わなくてはなりません。

また、経費が増えすぎると会社の利益が減ります。会計上の利益とは、売上から経費を引いた金額です。会社の利益は金融機関の融資審査に影響を与える可能性があり、あまりに利益が少なすぎると不利になってしまいます。

経費計上におけるデメリットを理解した上で、適切に活用すべきでしょう。

経費申請に遅れてはならない理由とは？

経費申請には会社ごとに期日があるのが一般的で、期日より遅れて計上するのはタブーです。立て替えた金額があれば期日内に申請し、清算してもらいましょう。

なぜ経費申請に遅れるのはタブーなのか、理由を解説します。

決算報告書の作成に必要であるから

経費を含め、会社の収支は決算報告書の作成に必要な情報です。決算報告書の作成は法人の義務であり、決まった期間内に作っておかなくてはなりません。

経費申請に期日がある理由のひとつは、決算報告書の作成に支障をきたさないようにするためと言えます。また、決算の内容は経営状態の正確な把握に不可欠です。期日を守った経費計上は、事業の現状を正しく見極めることにつながるでしょう。

納税額に影響を及ぼす可能性があるから

経費計上に遅れると、納める税金が高くなる可能性があります。確定申告に伴う納税額の算出は、決算報告書の内容に基づくためです。

本来計上できる経費の計算が漏れてしまうと、売上金額が高いまま確定申告をすることになります。課税所得額が上がり、納める税金も高くなってしまうのです。

経費計上を誤った場合のペナルティに注意が必要

経費として認められる範囲を理解せずに何でも経費計上してしまったり、個人的な支払いを経費と偽って申告してしまったりすると、不審に思った税務署から調査が入るおそれがあります。

この調査によって本来納めなければならない税金を納めていない、いわゆる「税金逃れ」と判断されてしまうとペナルティが科せられることがあるので注意が必要です。

誤った経費計上にはどのようなペナルティがあるのかみていきましょう。

過少申告加算税

本来の税額より少ない額で申告した場合に科せられるのが「過少申告加算税」です。

正しい税額のうち、未納分に10%が加算されます。当初の納税額と50万円とのどちらか多い金額を超えて新たに納める場合、超えた部分に対しては15%の加算です。

自身で過少申告に気付いて税務調査の前に修正申告した場合、加算税の対象とならないこともあります。気付いた段階ですぐに行動に移しましょう。

無申告加算税

納めるべき税金を納めていなかった場合に科せられるペナルティもあります。「無申告加算税」は、申告期限までに申告をしなかった場合の罰則です。

正しい税額のうち、50万円までは15%、50万円超300万円以下の部分については20%が加算されます。

また令和5年度の法改正にて、300万円超の部分には30%が加算されるようになりました。300万円超の部分の判定については、納税者に落ち度のない範囲は対象外です。

不納付加算税

会社や個人事業主は源泉徴収を行い、従業員に代わって税金を納めます。期限までに納めなければなりませんが、遅れた場合は「不納付加算税」が科せられるのです。

正しい税額のうち10%が未納分に加算されますが、納付が遅れたことに対する正当な理由があれば免除されます。

重加算税

過少申告加算税・無申告加算税・不納付加算税が生じた際、納税を逃れようと書類を改ざんしたり、二重帳簿をつけていたりするなど、偽装や隠ぺいを行うことで科せられるのが「重加算税」です。

過少申告と不納付の場合は35%、無申告の場合は40%の重加算税が加算されます。以前に同様のペナルティを受けている者については、さらに10%ずつ加算税が上がることも把握しておきましょう。

まとめ・経費とは事業のための費用！正しく計上すれば節税対策になる

経費とは事業に必要な費用のことで、正しく経費計上をすることで納税額を減らせます。経費は「売上につながる支払い」でなくてはならず、明確な区分に基づく計上が必要です。

税務調査で経費と認められない支払いが見つかった場合、ペナルティの対象となることもあり、重い税金が加算されてしまいます。

しかし、ペナルティの本質は加算税ではなく、社会的信用です。会社が銀行から融資を受けている場合、今後の融資に影響が出るおそれがあるのです。

そのような事態に陥らないためにも、経費の性質を正しく理解し、きちんと計上しましょう。

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（編集：創業手帳編集部）

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