雇用契約書は必要?労働条件通知書との違いや作成方法について紹介します

創業手帳

雇用契約書を用意してトラブルを未然に防ごう


多くの企業では、入社手続きとして雇用契約書を取り交わします。
必要な労働条件を事前に明示するのは、トラブル予防や労働者の保護の観点からも重要です。

雇用契約書の作成と運用が適切でないと、結んだ雇用契約が無効になったり雇用契約後に労使の紛争が複雑化したりする恐れもあります。
企業と従業員の双方が良い関係を築くためにも、必要な事項を記載した雇用契約書と雇用に関わる社内での運用ルールを定めておきましょう。

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雇用契約書の基礎知識まとめ


企業の成長過程で、人材の確保は大切です。従業員を採用する場合には、雇用契約書の作成や手続きが求められます。

ここでは、雇用契約書の基礎知識をまとめます。

雇用契約書って何?

人を雇う時に使う雇用契約とは、企業が従業員の労働の対価として報酬を支払うことを意味します。
雇用契約書とは民法623条に基づき労働者と企業との間の労働契約の内容を明らかにするための契約書です。

雇用契約書は法律上作成義務はない

民法623条では、企業が報酬の支払い、従業員が労働力の提供を約束することによって効力を生じると定めています。
しかし、民法623条では約束だけで効力が発生すると定めていて、必ず雇用契約書を作成しなければならないとは定めていません

ただし、労働契約法では、労働者と企業は契約の内容について、書面などで明示するものと定めています。
確実に契約の内容を明示したことを示すためにも、雇用契約書を作成することをおすすめします。

雇用契約書に記載すればどのような労働条件も認められる?

雇用契約書の内容についてはっきりとした様式や内容は定められていないため、企業が自由に設定できると考えるかもしれません。

しかし、労働者基準法によって、雇用契約書の内容が労働基準法に違反する場合、その内容は無効と定められています。
例えば、1日8時間以上労働しても割増賃金は支払わないと雇用契約書で定めたとしても、労働基準法に違反するため認められません。

これから雇用契約書を作成する場合には、その内容が労働基準法に反していないかどうかも検討してください。

雇用契約書と労働条件通知書はどう違う?

人を雇用する時に使う書類には、雇用契約書だけでなく労働条件通知書もあります。
労働条件通知書は、雇用契約を結ぶ時に、事業主側から労働者に通知する義務のある事項を記載した書類です。

雇用契約書と労働条件通知書は、混同されることも多い書類です。雇用契約書と労働条件通知書はどのように違うのかまとめました。

記載事項が決まっているかどうか

前述したように、雇用契約書は記載する内容、事項が法令で定められていません。一方、労働条件通知書は労働基準法、同法施行規則で記載すべき事項が定められています。
もし、労働条件通知書に、法令に定められた事項の記載がない場合には違法です。

作成が義務かどうか

雇用契約書は、法律上作成する義務はありません。一方で、労働条件通知書は作成義務と労働者に対する書面交付などの義務があります。

双方の署名押印(又は記名捺印)が必要か

雇用契約書は、一般的に当事者である企業と労働者の双方が署名と押印をして締結します。
一方で、労働条件通知書は企業が作成して労働者に交付する書類です。労働条件通知書は、企業が従業員に条件を開示するものなので、署名押印は必要ありません

雇用契約書と労働条件通知書は兼ねることも可能

雇用に関わる書類である雇用契約書と労働条件通知書は、別々に作成することも可能です。
しかし、雇用契約書に労働条件通知書に必要な事項を全て記載しておけば、労働条件通知書を交付したものとして扱うことができます。

雇用契約書と労働条件通知書を兼ねる場合には、原則として書面で作成して交付するようにします。
ただし、労働者の合意があれば、メールやSNSを使って通知する方法も選択可能です。
メールなどで送信する時には、印刷物として出力できるような形で交付するようにしましょう。

雇用契約書に記載する内容は?


雇用契約書自体は交付義務がある書類ではなく、法令で記載するべき事項について定められているわけではありません。
しかし、実務では労働条件通知書と兼ねて交付するケースが多いため、雇用契約書が労働条件通知書に記載する事項を網羅するように作成されます。

労働条件通知書には、必ず記載しなければならない絶対的記載事項と企業が該当する制度を設けている場合に記載が義務付けられる相対的記載事項があります。
それぞれどのような事項があるのか見てみましょう。

絶対的記載事項

1.労働契約の期間
2.就業の場所、従事する業務の内容
3.始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
4.賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項
5.退職に関する事項(解雇の事由を含む)

絶対的記載事項は上記に挙げた内容です。
さらに従業員として、パートタイムやアルバイトといった短時間労働者を雇用する場合には、下記の内容も明示してください。

1.昇給の有無
2.退職手当の有無・賞与の有無
3.雇用管理についての相談窓口の担当部署名・担当者名等

相対的記載事項

1.昇給に関する事項
2.退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払いの方法、支払いの時期に関する事項
3.臨時に支払われる賃金・賞与など に関する事項
4.労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項
5.安全衛生に関する事項
6.職業訓練に関する事項
7.災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
8.表彰、制裁に関する事項
9.休職に関する事項

相対的記載事項は上記の項目です。昇給や賞与といった該当する制度がある場合には、必ず記載するように定められています。

雇用契約書に必要な事項

雇用契約書と労働条件通知書は、法的に必要とされているからだけでなく、雇用上のトラブルを回避するために重要な意味を持ちます。

単純に労働条件の条件の提示だけなら上記の内容だけで十分です。しかし、後のトラブルを避けるための事項も記載しておくことを検討してください。

具体的には無断欠勤の場合や、勤怠が良くない場合の制裁などの記載が挙げられます。
労働基準法でも、制裁についての定めがある時には、周知しなければならないので雇用契約書に併せて記載します。
使用期間の有無、休日や休暇といった内容も明示しておくようにしましょう。

雇用契約書を交わすことによって、お互いに同意したことを書類に残すことは人事管理面で大きな意味があります。
署名がないものは契約として効力を主張できません。労働条件に同意した証として、企業と従業員がそれぞれ署名捺印します。

厚生労働省のホームページでは、労働条件通知書のテンプレートも公開しています。参考にして作成しても良いでしょう。

雇用契約書作成時のポイント


雇用契約書は、企業と従業員双方の条件の同意や後のトラブル防止のために、重要な意味を持つ書類です。
雇用契約書を適切に運用するためには、事前にルールを定めなければいけません。どういった内容に注意すれば良いのかまとめました。

2通作成して企業側と従業員がそれぞれ持っておく

雇用契約書は、一般的に当事者である企業と従業員の双方が各自1通ずつ保有します。これは、法律で定められているわけではありません。

しかし、お互いに保有しておけば労働条件について主張する際に証拠にしたり、変造を予防したりできます。
各自が原本となる雇用契約書を保存してトラブルを未然に防ぐようにしましょう。

求人票の記載事項と雇用条件の違いがないかどうか

雇用契約書でよく起こるトラブルが、求人票に記載された内容と実際の雇用条件が違うといったトラブルです。
求人票の多くは目安を記載しているため、企業と従業員で認識がズレやすく、後からトラブルに発展することがあります。

労働条件通知書、雇用契約書では、正しい労働条件を明示するとともに説明を加えます。認識のズレが起きないように、双方の合意を確認してください。

雇用形態に応じた内容を記載する

多くの企業では、正社員以外にパートやアルバイト、契約社員のといった様々な雇用形態を採用しています。
そのため、企業はあらかじめ雇用形態に合わせた雇用契約書を作成しなければいけません。従業員の雇用形態に適した雇用契約書を作るために必要なポイントを紹介します。

正社員の雇用契約書

正社員は契約期間の定めがないため、頻繁に雇用契約書を見直すことはありません。
多様な働き方があるため、できるだけ幅広い事態に対応できるようにしておきましょう。
例えば、人事異動や転勤があるのかどうか、業務内容の変更の可能性についても記載します。

試用期間の雇用契約書

試用期間中の雇用契約書は、必ず試用期間の開始日と終了日を記載します。また、試用期間中の賃金も記載します。

試用期間から本採用とならない場合についても、考えておかないといけません。
就業規則における解雇事由に該当するなど、正式採用が見送りになる可能性についても記載してください。

パートやアルバイトの雇用契約書

パート、アルバイトとは、1週間の所定労働時間が同じ事業所の正社員と比べて短い労働者をいいます。
事業所によって呼び方は違うかもしれませんが、上記の条件を満たせばパートタイム労働法におけるパートタイム労働者と扱われます。
パートタイム労働者も、絶対的記載事項と相対的記載事項を明示します。

さらに、契約期間について、契約更新の有無、条件についての明示も必要です。
昇給の有無や退職手当の有無、賞与の有無についても書面での明示が義務付けられています。
これに違反すると行政指導となり、改善が見られない時には、パートタイム労働者1人につき契約ごとに10万円以下の過料となるため、注意してください。

雇用契約書も電子化できる


以前は、労働条件の明示について、書面によって明示するように限定されていました。
しかし、2019年4月からは従業員側がFAXや電子メール、SNSなどでも明示できるようになりました。
労働者に明示しなければならない事項は変わりませんが、EメールやLINE、メッセンジャーなどのメッセージ機能で通知が可能です。

厚生労働省では、印刷や保存しやすいように添付ファイルとして送信するよう推奨しています。
雇用通知書や労働条件通知書を電子化することで、どのようなメリットがあるのかまとめました。

雇用契約書を電子化するメリット

雇用契約書を電子化するメリットのひとつが、リモートワークへの対応です。
メールやSNS添付にすれば、書類の印刷や郵送が不要になり、出社の必要もありません

働き方改革や感染症対策として、リモートワークを推奨する企業も増えています。採用に関わる書類も電子化することによって様々な手続きがオンラインで完結します。

電子化することでやり取りもスピーディーになるため、人事に関わる業務を効率化することも可能です。
また、印刷や郵送にかかる費用がコストを削減できる点も大きなメリットです。

電子化にあたって多くの企業が電子契約サービスの導入を検討しています。
電子契約サービスを使うと、採用だけでなく契約作業全般をオンラインで完結可能です。
紙の書類は紛失や更新漏れのリスクがありますが、電子契約であればそのリスクを減らせるでしょう。
電子化データのアクセスを制限して、セキュリティを高める効果も期待できます。

電子契約サービスを使うことによって、採用に関わる人事管理のほか、従業員の契約更新も一元管理することができます。
タスクが可視化されてシンプルになるため、ミスを減らすためにも有効な方法です。

雇用契約書を電子化するデメリット

雇用契約書の電子化は多くのメリットがあるものの、デメリットが全くないとはいえません。
雇用契約書を利用する場合であっても、入社する人材に対して労働条件の十分な説明は必要です

手渡しする場合であればその場で説明と質問が可能ですが、電子化の場合には対面していないこともあります。
書類で確認してほしいポイントについて事前に説明してないと、後からトラブルになってしまうかもしれません。

加えて、電子契約サービスを利用する場合には、サービスの利用料がかかります。
多くの電子契約サービスはクラウドで提供されていて、初期費用と月額費用がかかります。
電子化によって節約できるコストと、新たに増加するコスト、どれだけ業務が効率化されるか考えてから電子契約サービスは選択するようにしてください。

雇用契約書を電子化する方法

雇用契約書を電子化するには、電子署名の付与ができる電子契約サービスを使わなければいけません。
雇用契約書を単純に送信するだけでは、改ざんされるリスクもあります。
雇用契約書を電子化するためには電子署名法に準拠している電子署名の付与が可能なサービスを使います。

電子契約サービスについて詳しくはこちらの記事を>>
電子契約サービスのおすすめ10選!導入前におさえておくべきメリット・デメリットも解説

まとめ

雇用契約書や労働条件通知書は、スムーズに従業員を雇用するために必ず用意してください。
雇用や採用に関わる業務は煩雑で、ミス、トラブルも起きやすい部分です。電子契約サービスも活用して、効率化、トラブル防止に努めましょう。

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(編集:創業手帳編集部)

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