賃金台帳とは？作成方法や保存における注意点を解説！

賃金台帳は従業員のための帳簿！企業側は作成・保存が義務付けられている

法定三帳簿の1つである賃金台帳は、労働基準法により企業側は作成が義務付けられているものです。
適正に作成・保管をしなければ、ペナルティを受けることもあるため注意が必要です。
しかし、賃金台帳とはどのようなものなのか、どのように作成すれば良いのか、疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、賃金台帳に関する基本的な知識をはじめ、作成のルールや注意点を解説します。賃金台帳について詳しく知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

賃金台帳とは

賃金台帳は、従業員の勤務時間や給与の支払い状況など賃金に関する必要項目を記載した帳簿のことで、その企業で働くすべての従業員が対象です。
勤務形態や雇用期間などにより記載項目は多少異なるものの、正社員や契約社員、アルバイトなど雇用形態に関わらず、従業員すべての給与や勤怠情報を記載する必要があります。
労働基準法によって作成が義務付けられており、従業員を雇用する事業主が保管しなければならない「法定三帳簿」の1つです。

以下では、法定三帳簿や記載対象、給与明細との違いを解説していきます。

法定三帳簿とは

法定三帳簿とは「賃金台帳」「出勤簿」「労働者名簿」の3つの帳簿のことをいいます。
労働基準法によって、従業員を雇用するすべての企業に対し作成・保管が義務付けられています。

賃金台帳は、給与の支払い状況や勤務時間を記載するものです。
一方、労働者名簿は日雇い労働者以外の従業員の名簿、出勤簿にはタイムカードなど勤務期間の記録を記載します。
事業所が複数ある場合は、事業所ごとに賃金台帳を作成するよう義務付けられています。

記載対象は「全ての労働者」

賃金台帳の記載対象は、その企業もしくは事業所で働くすべての労働者です。正社員に限らず、契約社員やアルバイト・パート、日雇い労働者も記載対象となります。
労働者名簿では記載対象外である日雇い労働者も、賃金台帳では記載する必要があるため、記載漏れがないよう注意しましょう。

また、労働基準法上は賃金台帳が不要な役員についても、社会保険の対象となる場合、手続きをする際に記載が必要になることがあります。

賃金台帳と給与明細の違い

従業員の給与に関する情報は、賃金台帳のみならず給与明細にも記載されています。
給与明細は、その名の通り給与に関する支払明細であり、雇用主は従業員に対し交付することが義務付けられています。
似ているように思われますが、記載内容や根拠となる法律、保管義務などの面で両者には明確な違いがあります。

	賃金台帳	給与明細
記載内容	・氏名と性別 ・給与の対象となる期間 ・労働日数と時間数 ・時間外労働や休日労働、深夜労働の時間数 ・基本給や賞与、各種手当等 ・控除項目と金額	・給与等の金額（総支給額、差引支給額） ・労働日数や労働時間数など ・各種手当等の支給額 ・社会保険等の控除額 ・年末調整により発生した還付額
根拠になる法律	労働基準法	所得税法
会社での保管義務	あり 原則5年間	なし

賃金台帳の作成ルール

賃金台帳は、労働基準法および労働基準法施工規則に従い、企業は必ず作成しなければなりません。以下では、賃金台帳の作成について詳しく解説します。

賃金台帳の書式・フォーマットは自由

賃金台帳を作成する際は、指名や性別、賃金計算時間などの各事項を適切に記載することが求められます。
ただし、決められた書式やフォーマットはないため、必須記載項目さえ書いてあればどのような様式でも問題ありません。

厚生労働省により見本としてテンプレートも公開されています。常時雇用者と日雇い労働者、両者のテンプレートが用意されているので、参考にしてみてください。
エクセルや会計ソフト（電子）を使い、独自のフォーマットの作成も可能です。
また、自ら作成するのが難しい場合は、社労士に作成を依頼する方法もあります。
費用はかかりますが、業務負担の削減につながることにもなるため、状況に応じて選択してください。

賃金台帳は事業所・オフィスごとに作成

労働基準法第108条にあるように、賃金台帳は事業場ごとに作成する必要があります。
同じ場所で行われている事業であれば、原則として1つの事業場として評価されます。
そのため、事業所やオフィス、店舗など事業場が複数ある場合、場所ごとに賃金台帳を作成しなくてはなりません。
ただし、規模が小さい、独立性に乏しい支所や出張所に関しては、1つの事業場として取り扱われるケースもあります。

賃金台帳の記載項目

賃金台帳には、必ず記載しなければならない項目があります。以下では、賃金台帳の必須項目について詳しく解説します。

従業員の氏名と性別

給与を支払った従業員の名前と性別を記入します。正社員や契約社員、アルバイトなど雇用形態関係なく、全ての従業員が対象です。
名前と一緒に性別も記載するのは、どの従業員の情報なのかをより明確にするためです。
従業員に社員番号が割り振られている企業であれば、それらも記載しておくとわかりやすく、ミスの防止に役立ちます。

給与計算の対象となる期間

給与計算の対象となる期間を記入します。例えば、月末締めなら「4月1日～4月30日」、10日締めなら「4月11～5月10日」となります。
給与計算の対象となる期間の開始日から締め日までが記載されることになります。
ただし、日雇い労働者については、計算期間を記入する必要はありません。

労働日数と勤務の総時間数

計算期間のうち、対象の従業員が働いた日数と勤務した総時間数を記入します。
ここで注意すべき点は、定められた所定労働日数ではなく実際に働いた実働日数と勤務時間であるという点です。
残業や休日出勤など実際に勤務した全ての時間も含まれるため、正確に記載することが大切です。

また、有給休暇を取得した場合、一般的には有給休暇欄を設け、日数や時間がわかるように記載します。

時間外勤務の時間数

労働基準法で定められている法定勤務時間は、1日8時間、週40時間までです。法定労働時間を超える時間外労働は、時間外勤務時間の項目に記入します。
ただし、1日の契約労働時間が7時間の場合、勤務形態や雇用契約によっては7時間以上の労働は時間外と認められることがあります。
その場合は、時間外勤務として記入すると良いでしょう。

また、役員など一般の従業員とは労働条件が異なる場合、時間外勤務時間数を記入しなくても問題ありません。

深夜や休日勤務の時間数

深夜勤務や休日出勤時間数に関しても、時間外勤務時間数と同じように記入します。深夜勤務や休日出勤の対象となる時間帯は以下の通りです。

• 深夜勤務…午後10時～朝5時まで
• 休日出勤…法定休日もしくは契約雇用上の休日

深夜勤務や休日出勤などの時間外労働は賃金の割り増しが義務付けられています。
賃金台帳は、給与を適切に支払っていることを証明する根拠になるため、正しく記入することが大切です。

なお、役員など経営に関わる人の場合、記入が必要なのは深夜勤務時間数のみです。一般の労働者とは異なる点には注意が必要です。

基本給や手当の種類とその金額

基本給や賞与、割り増し賃金のほか、各種手当があればそれらの種類や金額を記入します。
通勤手当や資格手当、住宅手当などがある場合は、それぞれ分けた記載が必要です。
また、時給や日給の場合は、基本給に「時給（日給）×労働時間数（労働日数）」で計算した額を記入してください。

労働基準監督署の調査を受けた際には、勤務時間や割り増し賃金の計算が正しいか、基本給が地域の最低賃金を下回っていないかなどが確認されます。
トラブルを避けるためにも正しく記載することが大切です。

税金や保険の控除項目とその金額

税金や保険など給与から控除される項目とその金額を記入します。
例えば、健康保険や厚生年金といった社会保険をはじめ、所得税や住民税、欠勤による減額などです。
そのほかにも、旅行積立や企業年金など会社独自の取組みによる控除がある場合も控除項目に記載します。

賃金台帳の保管期間・保管方法は？

賃金台帳は、給与明細とは異なり、一定期間保管しておくよう定められています。以下では、賃金台帳の保管期間や保管方法について詳しく解説します。

賃金台帳の保管期間について

賃金台帳の保管期間は5年です。以前は3年でしたが、2020年の労働基準法改正により、保管期間が5年に延長されました。
しかし、当分は経過期間として3年が適用され、経過期間終了後は5年間の保存が求められます。

なお、改正により詳細も変更になっています。
以前は、最後に書き入れた日から起算し、3年間の保管が義務付けられていましたが、現在は「賃金台帳に最後に記載した日」から5年間です。
ただし、最後に記載した日が賃金の支払い期日より前だった場合は、支払い期日から起算します。

賃金台帳の保管方法について

賃金台帳の保管方法に対し、具体的な決まりはありません。ただし、事業所やオフィスが複数ある場合は、事業場ごとに保管する必要があります。
また、賃金台帳は労働基準監督署から提出するよう求められることがあります。
紙とデータ、どちらで保管していても問題ないものの、提出しやすいように管理しておくことをおすすめします。

賃金台帳の写しを作成しておくと便利

基本的に賃金台帳は月ごと、年ごとに提出が必要なものではありません。しかし、労働基準監督署から提出を求められる他にも、急に写しが必要になるケースがあります。
例えば、雇用保険の加入や脱退に関わる手続きでは、賃金台帳や出勤簿などを準備する必要があります。

また、助成金の申請する場合や、従業員の労働に関する相談を社労士にする際も、賃金台帳の写しが必要になるケースがあるため、いつでも提出できるよう作成しておくと便利です。

賃金台帳の作成に関する注意点は？

最後に、賃金台帳の作成に関する注意点を解説します。賃金台帳は全ての企業に作成と保管義務があります。
適切に作成・保存しなかった場合、ペナルティを課されることもあるため、違反することのないよう管理しましょう。

作成・保管を怠ると罰則がある

賃金台帳を含む法定三帳簿は、作成や保管を怠ると、労働基準監督署から行政指導を受けることがある
さらに、悪質であると判断されれば刑事罰として罰金が科される可能性があります。行政指導を受けても無視していると刑事処分に発展することもあるので注意が必要です。

労働基準監督官による行政指導が行われる

基本的に賃金台帳の提出を求められることはそう多くありません。
しかし、助成金や雇用保険に関する手続きや、労働基準監督署による臨検監督と呼ばれる立ち入り検査など提出を求められる場面も少なからずあります。
その際、適切に作成・保存していないと判断されれば、労働基準監督官によって是正勧告などの行政指導が行われます。

是正勧告とは労働基準法に違反している事案に対し勧告することです。是正勧告を受けた場合、速やかに不備を訂正し、期限内に報告する必要があります。
行政指導そのものに法的拘束力はないものの、無視していると刑事処分を受ける恐れがあるため注意が必要です。

労働基準法違反により罰金（刑事罰）を科せられる

賃金台帳を作成・保管義務に違反し、悪質だと判断された場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります。違反行為者だけでなく、事業主（企業）も罰則の対象です。
もし、刑事罰となり送検されれば、都道府県労働力のホームページ上にて、企業名とともに労働基準法に違反したことが公表されます。
そうなれば、今後の企業活動に悪影響を及ぼす可能性が高くなります。

行政指導や刑事罰などのペナルティを受けることのないよう、賃金台帳は適切に作成・保管することが大切です。
万が一、不備などの指摘を受けた場合は、速やかに対処する必要があります。

まとめ・賃金台帳はルールを理解して作成・保管しておこう

賃金台帳は従業員の勤務時間や支払った給与について詳細に記録した帳簿です。
企業は労働基準法によって作成と保管が義務付けられており、適切ではないと判断された場合、法律違反として行政指導を受けることもあります。
さらに、悪質だと判断されれば刑事罰が科される恐れもあるため、そのような事態に陥らないためにも、ルールに則って正しく作成・保管することが大切です。

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（編集：創業手帳編集部）