BCPとは？策定のメリットや作成方法などを解説

BCPの策定で緊急事態になっても強い企業をつくる

新型ウイルスの流行や自然災害をきっかけとしてBCPに注目する企業は増加しています。BCPは顧客や取引先からの信頼を維持するためにも不可欠な施策です。
まだBCPに取り組んでいない企業は、まずBCP策定からはじめてください。またすでにBCPがある企業においても定期的に見直しが必要です。

ここでは、緊急事態が起きた時に企業を守り、維持するためのBCPについて策定方法やメリットについて解説します。

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BCPとは？

私たちは、いつでも同じように事業を遂行できると想定して予定を立てるという人も多いでしょう。
しかし実際には、自然災害やセキュリティ事故、ウイルスの流行といった予期できない緊急事態が発生することは少なからずあります。

BCPは、Business Continuity Planの略称です。日本語では事業継続計画となります。
緊急事態が発生した時に企業の事業継続や迅速な復旧を実施するために必要な方針や体制、手順を定めたものがBCPです。
ラブル時の混乱が起きることを防いで、企業の被害や損失を抑える役割を果たしています。
ここでは、BCPの概要を説明します。

BCPとBCMの違い

BCPと似た概念にBCMもあります。BCMは、Business Continuity Managementの略称で、事業継続マネジメントと訳されます。
BCPが緊急事態に影響を最小限に抑えるための計画であるのに対して、BCMはBCPで定めた計画が実行可能なものとして機能するように定める運用計画です。
つまり、BCPを策定した上で運用、マネジメントするのがBCMの役割です。

BCMには、事業継続ための予算や資源確保や災害への事前対策と事後対策、さらにBCPを新多投させるための教育訓練まで含まれます。
BCPは策定するだけでは不十分です。BCPを策定した上でBCMで運用の仕組みを維持しなければいけません。
それぞれの違いを理解して取り組むようにしてください。

BCPと防災計画の違い

BCPと混同しやすいものとして防災計画が挙げられます。防災計画は、非常時の対応をまとめておいて災害による被害を最小限にとどめるための計画を指します。
どちらも企業のリスク管理を目的としていて似た部分もありますが、防災計画は災害を未然に防いで従業員の命や企業の資源を守ったり、早期復旧を目指したりする点がメインです。

一方でBCPは、災害後に速やかに復旧して事業継続することを目的としています。
すでに防災計画を立てている企業であっても、事業の継続や迅速な復旧といったBCPの範囲まで及んでいないこともあります。
BCPによって取引先やサプライチェーン、製品などまで範囲を広げ事業活動の継続を戦略的に考えることが大切です。

BCP策定の現状

企業のBCP策定は緊急時の事業継続や早期復旧のために不可欠であり、企業の規模に関わらず策定が進んでいます。
内閣府（防災計画担当）の『令和5年度企業の事業継続及び防災の取組に関する実態調査』によると、BCPを策定済の割合は大企業が76.4％、中堅企業45.5％で前年比よりも5％程度上昇していました。
地震や感染症、洪水など特定事象を想定している先が80％以上を占め、災害を特定しないオールハザード型は18％程度で上昇傾向になります。

BCPの策定は民間企業だけにとどまらず、自治体でも広がりを見せるようになりました。
BCP未策定先や策定推進では、人材不足やスキル、ノウハウ不足も指摘されていて今後の課題となっています。

BCPを策定するメリット

BCPは緊急事態の企業のリスクを最小限にするためにも重要な役割を担っています。しかし、それだけでなくBCPを策定すること事態にも様々なメリットがあるのです。
どういったメリットがあるのか紹介します。

緊急事態や早期復旧に向けた対応力が向上する

予測できないような緊急事態は、企業に混乱をもたらします。平常時のような判断ができなくなってしまうケースもあるかもしれません。
緊急時は初動対応が大切です。平常時にBCPを策定していれば、すでに緊急時の指示系統や行動が明確になっているので現場の対応者も迅速に必要な行動に移れます。

緊急時に従業員がBCPに沿って動くためには、普段から教育や訓練が必須です。普段からBCPや防災への意識を高めておくことで対応力が向上します。

企業への損害を最小限に抑えられる

地震や台風といった自然災害は、企業の建物や商品といった資産にも損害を与えます。損害の最小限にするためにもBCPが有効です。
BCPでは、優先して継続、復旧すべき中核事業を特定します。緊急時に企業の操業率が落ちた時でも優先順位を間違えることなく適切な初動が可能です。

従業員の安全を確保できる

緊急事態を予測して対策しておくことは、従業員の身の安全を確保するためにも大切です。
災害が起きてから対応を考えるようでは、事故を防ぐことはできず、判断が遅れて被害が拡大する可能性もあります。

BCPを用意して瞬時に決断できる指針を用意しておくことで、緊急時に対する意識の向上につながり、早期復旧に貢献します。
例えば、地震が発生した時に従業員の安全を確保するには、オフィスや店舗のレイアウトや動線の見直しも必要です。
オフィス家具や機器の転倒防止対策や避難経路をふさがないように備品を置くといった避難ルートもわかるようにしておいてください。

災害に強い職場づくりは、従業員が安心して働くために欠かせません。従業員が安心して働けるようになれば、定着率の向上や生産性アップにもつながることがあります。

企業のイメージアップを図れる

自然災害や緊急事態は、内容や規模によっては企業活動を停止させるほどのインパクトがあります。
緊急事態は企業にとってピンチであり、企業への信用も下がるかもしれません。

しかし、BCPを策定しておくことで円滑に事業活動を再開可能です。迅速に事業を再開できれば、リスクマネジメントが整っていると評価されます。
株主や金融機関、消費者からのイメージアップにもつながるでしょう。

顧客・取引先・株主からの信用が高まる

平常時からBCPを策定しておけば、災害時などにもすぐに事業再開できます。
できる限り事業活動が停止している期間を短くして事業を再開できれば、顧客や取引先、株主からの信用が高まる可能性があります。

災害からの復旧が遅れて自社製品、サービスを提供できない状態が続けば取引先や消費者はほかの代替品を探すでしょう。
事業再開を早くすることで顧客流出を防ぎ、市場での自社のシェアを維持し続けられます。

公的支援を受けられる

中小企業や小規模事業者にとってはBCPを策定の手間も気になります。
そこで取組みやすくするための制度として2019年7月から「事業継続力強化計画」の認定制度が始まりました。
これは、中小企業向けの簡易なBCPであり、認定を受けた企業には様々な支援策を受けられます。受けられる公的支援の中で代表的なのは以下のものです。

• 低利融資、信用保証枠の拡大といった金融支援
• 防災・現在設備に対する税制措置
• 補助金の優先採択
• 地方自治体や企業からの支援措置
• 中小企業庁HPでの認定企業の公表
• 認定ロゴマークの広報活動、営業活動での使用

事業継続力強化計画は、電子申請で申し込みができます。申請に関しては最寄りの経済産業局中小企業課に問い合わせてください。

BCPを策定する方法

BCPを策定するには、手順をひとつずつ進めてください。ここではBCPを策定するまでの流れを紹介します。

1.目的・方針を決める

BCPを策定するには、まずBCP策定の基本方針を決めてください。
何を目指してBCPを策定するのかという方針について社内で共通認識があると、実際に運用する時にも従業員一人ひとりが目的に基づいて適切に判断できます。

例えば、「供給責任を果たす」や「従業員と顧客の人命を第一に優先する」といった方針が考えられます。
BCPの目的・方針を決める時には、企業の原点に立ち戻って何を大切にしなければならないかを考えてください。

2.重要な業務・リスクの洗い出しをする

BCPは、緊急事態に備える策定する計画書です。そもそも何が緊急事態であるかを明確にしなければいけません。
災害時のリスクの洗い出しはその企業の立地や業態も関係します。さらに複数の営業所や店舗、支店がある企業の場合には地域ごとの災害リスクを把握しておいてください。

緊急事態には、地震や火災のほか事件や事故、戦争やシステム障害など様々なタイプのものがあります。
それらを列挙してそれが起きた時のリスクの洗い出しと分析を行います。
平常時の業務をすべて実施することができない場合、どの業務を優先して継続、もしくは復旧するかの判断も必要です。ビジネスの中核となる事業または業務を選んでください。市場で最も競争力がある事業や最も売上げの高い事業を優先して順位をつけておいてください。

3.リスクに優先順位をつける

リスクが高いものをピックアップしてから、事業と同じように優先順位をつけていきます。想定されるすべてのリスクに対応するのは現実的ではありません。
緊急時に何から取り組むべきかを明示しておく必要があります。
優先順位をつける基準は、リスクの発生頻度と深刻度です。どれだけの頻度で発生しうるか、発生した時にどれだけの損失が発生するかを総合的に判断してください。

災害時に限られたリソースを効果的に活用するためにも、優先度に高いリスクに絞ってBCPを作成します。

4.実現できる具体的な対策を決める

BCPは、基本方針や優先事項を定めるだけでなく、現場で実行するための具体的な対策まで落としこまなければいけません。
誰が指揮役となるのか、だれがその指示系統で動くのかといったところまで決めておいてください。
個々の災害に対して、指揮系統や行動を細かく策定しておかないと緊急時に判断に困ってしまいます。

具体的な対策を決める時には、タイムスパンを災害発生から平常時に戻るまで分けて考えます。
災害発生から、被害状況の確認の段階、応急処置、復旧作業の3つの段階に分けてください。
人的リソースと施設・設備、体制・指示系統、情報といった項目に分けると対策を決めやすくなります。

5.社内で共有する

BCPは、必ず社内で共有します。
企業の上層部が把握するだけでは不十分です。従業員すべてが把握して、方針に沿って行動できないと予測できない事態が起きた時にアクションが遅れてしうからです。
緊急事態において行動が求められるのは上層部だけでなく現場の人間です。BCPを浸透させるために勉強会や研修も開催してください。

ディスカッションや心肺蘇生といった救命措置講習の受講、データバックアップ訓練など自社に合った内容のものを実施します。
また、作成したBCPは従業員がいつでもアクセスできるような場所に保存するか、プリントアウトしてすぐに見れる場所に配置しておきます。

6.定期的に見直し・改定する

BCPは一度策定して終わりではありません。必要に応じて、見直しと改定を実施してください。
定期的に見直す必要がありますが、特に社内の組織に変革があった時やシステムやネットワークに変更事項がある時は改定のタイミングです。

また、国や業界のガイドラインが改訂された時にも見直しを実施します。BCPは社内安否確認が必要なケースも多いので、社員の連絡先が変更になった時には更新してください。

BCP策定時の注意点

BCPは、多くのメリットがあるもののこれから策定する場合にはいくつかの注意点があります。どういった点に注意すればいいのかまとめました。

BCP策定にコストがかかってしまう

BCPの策定には、担当者の人件費、コンサルティング費用といった策定コストが発生します。また、従業員にBCPを周知する勉強会や研修にもコストがかかります。
例えば、行政書士や中小企業診断士にBCP策定を依頼すれば、数十万円から100万円程度はかかるようです。
さらに備品の倒壊対策や耐震補強、システム導入といったコストが発生するケースもあります。

BCPにかかるコストは、直接利益を生むものではありません。特に中小企業にとって策定コストは課題です。
自治体によっては、BCP策定を推進するために助成金・補助金を設定している場合もあります。

また、中小企業庁の中小企業BCP策定運用指針では、記入して使えるシートなどのファイルも提供されています。さらに自治体提供の簡易版シートも便利です。
大阪府の「超簡易版BCP『これだけは！』シート（主に自然災害対策版）」や東京都大田区の「大田区簡易版BCPシート」のように最低限決めておくべき項目がピックアップされています。
自治体が制作した策定方法動画も公開されてるので、手軽にBCP策定に取り組めるでしょう。

BCPが想定どおりに動かないケースもある

BCPを策定したとしても、想定通りにBCPが機能しない可能性もあります。
想定していないような事態が発生した場合や、そもそも内容が自社に遭っていない場合、最低内容が具体性に欠けているような場合にはBCPが機能しないかもしれません。

実際にBCPが機能するかどうかは、事態が発生しないとわからない部分もあります。
しかし、想定外のリスクだったBCPを用意したが不純分であったといったケースが発生しないように、リスクの洗い出しや見積もりは慎重に行ってください。

まとめ・万が一に備えて自社に合ったBCPを策定しよう

日本は、地震や台風といった自然災害の発生頻度が高い国です。また新型感染症といったリスクも看過できません。
緊急事態に対応できない企業は、事業を縮小したり、倒産したりするリスクもあります。
BCPを策定するには、政府が整備したBCP策定に関するガイドラインや、中小企業庁が公開しているBCP策定・運用状況に関するチェックリストが便利です。
万が一に備え自社に対応したBCPの策定を進めてください。

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（編集：創業手帳編集部）