会計・販売・給与をすべてクラウドで管理する統合業務システム SmileWorks

面倒な事務作業をすべて自動化！経営に不可欠な「人・モノ・金」を効率的に一元管理できる「SmileWorks」

画期的な「会計」「販売」「給与」の連動

「SmileWorks」は、通常別々のソフトで扱う「会計」「販売」「給与」を、必要な分だけ選びクラウド上で連携しながら使える「統合業務システム」だ。

「会計」「販売」「給与」それぞれ個別のシステムは数多くあるが、それらをまとめて使うことのできる「統合業務システム」は他に類を見ない。

売上伝票や仕入伝票、経費や給与明細などをボタン１つで振替伝票として会計に自動仕訳連動できるなど、業務を効率良く一元的に管理することができる。他社製品の場合、マスター情報を製品ごとに何度も設定し、データ連携をする場合は「CSVで出力して別システムへインポート」という方法が一般的で、実際に連携させようとしても細かなエラーに対する調整にとても手間がかかるのだ。

「SmileWorks」は、「会計」「販売」「給与」それぞれを「ワークス」という単位で扱っており、必要に応じて組み合わせて使うことが出来る。起業した当初は「会計」システムのみを必要としていても、事業を拡大するにつれ「販売」や「給与」システムが必要になる可能性は高い。そんなとき、「SmileWorks」であれば、設定情報が共通なので一度設定すれば必要になったときに他のワークスもすぐに利用を開始することができるのだ。

パッケージ単体で見たときには優秀なパッケージソフトは世の中にいくらでもある。しかし、経営に必要な様々な煩雑な業務を全て網羅しているという点では「SmileWorks」に勝るものはないのではないだろうか。

クラウドであることのメリット

「SmileWorks」はクラウド型の統合業務システムだが、パッケージソフトと違ってパソコンにインストールする手間がなく、インターネット環境でブラウザを開けばどこからでもすぐに使用できるという点が最大のメリットだ。

複数人での同時使用にも対応しているため、自宅や出張先など離れた拠点同士でデータを共有することが可能となっている。また、社内だけでなく会計事務所とのデータ共有もリアルタイムで行えるため、日々の業務に忙殺される中小企業の社長にとっては非常に便利なシステムと言えるだろう。

業務ソフトを使用する際に最も重要なことが、毎年頻繁に行わなければいけない法令改定対応版へのバージョンアップだが、「SmileWorks」では法令対応も適時リアルタイムに自動バージョンアップが行われるため、ユーザーは常に最新バージョンを使うことが可能となっている。最近は消費税法改定などでソフトのバージョンを気にしなければいけない機会も増えているが、もちろん「SmileWorks」では毎年の法令改定にも自動対応している。

一方クラウドと言えばセキュリティが懸念されることも多い。しかし「SmileWorks」では高度なセキュリティ管理を実現しているデータセンターで幾重にも堅牢に保護されているため、事故や情報漏えいの心配もない。またシステムは全て二重化された上で自動的に電力圏の異なるデータセンターに毎回バックアップされているので万が一のことがあっても安心だ。

運用管理の効率とセキュリティの両面から、クラウドで業務システムを利用するメリットはとても大きいといえる。

会計ワークス

日常から月次・決算まですべての経理業務をサポート

会計ワークスの特長

• 日常の仕訳入力から試算表作成、決算処理などすべての会計機能を行える
• 簿記の知識がない初心者から経理のベテランまで幅広く安心して使える
• 経費精算における申請・承認・自動会計仕訳連動をWeb上で簡単に行える
• 辞書機能を掲載しているため、よく扱う取引や複合仕訳などもスムーズに入力
• 固定資産管理、工事台帳、経営分析、他システム連動などの機能が豊富
• 会計連動ボタンを押せば、経営者は知りたい時に即座に経営状況を把握できる

 

販売ワークス

売上管理から仕入・在庫の管理まで、すべての販売業務をサポート

販売ワークスの特長

• 「販売管理」では見積書・注文請書・納品書・請求書なども簡単に作成。入金消込も可能
• 「仕入管理」では発注書の作成の他、仕入管理や支払予定一覧・支払データ作成も可能
• 見積書・請求書など各帳票には「社判（会社印）」の自動押印（PDF）機能がある
• 請求書や発注書データから、ボタン1つで自動的に会計仕訳に連動できる
• 得意先別・仕入先別・商品別などの売上・仕入の集計表や年間推移表なども自動的に作成
• 在庫管理は受注・売上、発注仕入の各タイミングで自動的に在庫数を反映

 

給与ワークス

給与計算から賞与・年末調整・社会保険まで、すべての給与業務をサポート

給与ワークスの特長

• 給与・賞与・年末調整・社会保険など、面倒な給与計算が自動で行える
• 算定基礎届、月額変更届け出書、年末調整、源泉徴収票などもボタン１つで簡単に作成可
• 出社・退社の打刻により出勤簿を自動作成し承認すると自動計算
• アマノ社のタイムレコーダなど、外部の勤怠データを取り込むことも可能
• 「Web給与明細」機能で、従業員がPC・携帯からでも給与明細を自由に閲覧・印刷可能
• インターネットバンキングにも対応。ボタン１つで振込依頼データの作成が可能

SmileWorks導入事例

「煩雑な業務をまとめて効率的に管理できるので、経営の為の時間を確保できるようになりました。」

株式会社T様（小売業）：企業3年目

• 管理業務に時間を取られ、本業の時間が削られていた
• 決算期の煩雑な業務を経験し、本格的に業務支援ソフトを検討
• セキュアなクラウドで業務を一元管理できると知り、導入を決定
• 管理業務の飛躍的な効率化で、業務拡大の一助となった

 

事業が拡大するにつれ増える管理業務

2年前に生活雑貨をメインとした小売ビジネスで起業し、現在はアルバイトを含めて15名の従業員がいます。日々の売上や費用の計上について、企業直後はExcelを使っていました。しばらくして、一般的な会計ソフトを購入して、やり繰りするようになりました。企業から半年を過ぎてビジネスが軌道に乗り始めましたが、事業の拡大にあわせて、従業員を増やしたこともあり、販売管理や給与計算の手間が増え、管理業務に時間が取られるようになりました。

煩雑な決算業務を経験し、業務支援ソフトの導入を検討

会社を立ち上げて、1年が経過する頃、近隣に新規店舗を出店する計画を進めていましたが、一方で、決算期に向けて、税金の計算や会計処理に奔走していました。新規店舗の出店については、1店舗だけでも事務業務が大変な状況で、新店舗の管理がきちんとできるかと、少なからず不安を感じていました。そこで、本格的に業務支援のソフトを探し始めました。

業務を一元管理でき、クラウドでもセキュアに使えることから「SmileWorks」を採用

当初は、販売管理、給与管理と、業務にあわせて別々に調べて検討していましたが、その中で「SmileWorks」というサービスを知りました。

会計ソフトは既に利用していましたが、「SmileWorks」が会計、販売、給与と連動して一元管理できることに興味を持ちました。「SmileWorks」の話を詳しく聞いてみたところ、それぞれのシステムの初期設定やマスタ登録が一括で行えることや、自動会計仕訳機能で異なる業務間でも連携した運用をできるという点に、他社サービスにはない魅力を感じました。

ただ、クラウドサービスなのでセキュリティは気になりました。利用したいときに突然アクセスできなくなったり、他社に経営情報を預けることに不安を感じましたが、実績がある点と、必要なセキュリティ対策がされていることを確認して、導入に前向きになりました。逆にクラウドサービスなので、必要な際に自動的にバージョンアップされる点は効率的だと感じました。総合的に考え、最終的に「SmileWorks」を導入することを決めました。

想定以上に管理業務が効率化され、本業に専念できるように

その後、無事に新店舗を出店することができました。今では、会計、売上・仕入、給与計算、経費などの煩雑な業務を「SmileWorks」でまとめて管理できているため、非常に便利です。移動や外での打ち合わせが多いため、移動の合間や自宅や出張先などで経営のための時間が確保でき大変助かっています。正直、ここまで効率化できるとは思っていませんでした。

現在、３店舗目の出店も検討していますが、引き続き「SmileWorks」を活用していきたいと考えています。

（取材協力：株式会社スマイルワークス）
（創業手帳編集部）

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