プレスリリースの作成から配信方法まで徹底解説!

広報手帳

ポイントを押さえて効果的に配信しよう

(2018/08/23更新)

プレスリリースは、広告とは違い、無料で多くの人に情報を発信することができます。
しかし、やり方を間違えると、せっかく配信してもメディアに取り上げてもらえないだけでなく、企業の評価を下げてしまうことになりかねません。
そこで今回は、作成から配信までをどのようにすれば、効果的にプレスリリースを配信することができるのかを解説していきます。

本文を読む

プレスリリースとは

プレスリリースとは、自社の経営や、新商品・新サービスの情報を発信するために、メディアに情報を提供すること、また、その文書のことを言います。

メディアにプレスリリースが拾われて掲載されれば、無料で自社の情報を宣伝できることになります。また、記事として掲載されるので、広告として表示されるよりも信頼度が高まると言えるでしょう。

従来は、報道関係者にのみ情報提供をしていましたが、現在は、プレスリリース配信サービスや自社サイトへの掲載により消費者の目に触れることも増えています。

プレスリリースを作成する前に

プレスリリースは、メディアの興味を惹くような内容でないと取り上げてもらえません。
そのため、ただ情報を羅列するだけでは良いプレスリリース、効果的なプレスリリースとは言えません。
効果的なプレスリリースを書くために必要な事前準備について紹介します。

目的を明確にする

まず、プレスリリースの最終的な目標は、伝えたい情報が多くの人に知られることです。
そのため、どういう情報を誰に伝えたいのか、プレスリリースの目的を明確にすることで、どのメディアにどうアプローチすればいいのかがわかってきます。

メディアを研究し選定する

目的を明確にした後は、発信したい情報に合うメディアを探します。
メディアの編集方針、コーナー・特集、傾向、消費者の層、規模などに注目し、取り上げてくれそうなメディアを選びます。

プレスリリースの切り口を検討する

目的とメディアが決まったら、プレスリリースの切り口を検討します。
どういった記事であれば、メディアが掲載したくなるかを考えることが肝心です。
どのようなネタがどのように記事として掲載されているのかをいくつか確認し、研究することも大切です。

プレスリリースを作成する

準備が完了したら、プレスリリースを作成します。
しかし、ただ必要な情報を書けばいいというわけではありません。
読みやすい構成や、取り上げられやすいポイントを押さえて書くことが大事です。
プレスリリースには決まったフォーマットはありませんが、読みやすさを重視した一般的な構成があります。
一般的には「タイトル」「リード文」「本文」「写真」「問い合わせ先」で構成されています。

※一般的なプレスリリースの構成図

結論から書く

プレスリリースでは、”起承転結”ではなく、結論を最初に書く”結起承転”の順番で構成します。見出しや最初の段落で内容がわかることが重要なので、まず結論から書き、詳しい内容や理由を後に書きます。

また、この結論の部分はプレスリリースにおけるリード文となり、メディアに掲載される際に引用されることが多い部分です。そのため、誤字や日本語の間違いなどがないよう、しっかりと作成しましょう。リード文のボリュームは5~6行ほどです。

リード文はまず、プレスリリースの発信主体である企業名と、括弧書きで本社所在地と代表者名を記載します。
※例:創業手帳株式会社(本社:東京都中央区、代表取締役 大久保幸世)

それから、誰がどのように何をしたのか、展開方法や、サービスの特徴などの事実を具体的に書きます。

ストレートなタイトル

リード文と同じか、それ以上に大切なのがプレスリリースのタイトルです。
まず最初に目に入るのがタイトルなので、内容が想像できないものや、魅力的でないものはよくありません。

広告のコピーのような奇抜さや煽り文句などのあるタイトルは目は引きますが、宣伝したいという意欲が透けて見えますので、メディアの記者にとっては逆効果となってしまうこともあります。そのため、タイトルは短く・ストレートに書きます。

本文は理由を書く

リード文に続く本文では、理由を書きます。
たとえば、サービスや製品をリリースするのであれば、それを開発した理由を書きます。
メディアは、発表されたサービスや製品が、社会や、生活、ビジネスにどんな影響をもたらすかという社会性を重視します。なので、専門用語などを使わずに(もし使うなら注釈をつけ)、わかりやすく書くことが大切です。

しかし、社会性だけではなく製品の背景にあるストーリーなど、プレスリリースを読んだ読者が興味をもつような内容を盛り込むことも大切です。

写真

写真や、イラスト、図表などは内容を端的に説明できるものなので、必須と言っても過言ではありません。
多くはリード文の下か、本文の下に配置されます。図表の場合は、必要な時に適宜、挿入します。

また、プレスリリースをテレビ局に送る場合は、動画を添付するのもよいでしょう。
資料は別途添付したり、掲載しているホームページのURLを記載するなど、そちらに誘導するという方法があります。

問い合わせ先

問い合わせ先部分には、基本的に以下の内容を書きます。

・会社名
・事業内容
・担当者氏名
・電話番号
・FAX番号
・自社HPや、リリースに関する情報の専用URL

プレスリリースの書き方について詳しくは下記記事も参考にしてください。

はじめてでもわかる!プレスリリースの書き方
プレスリリースの書き方とコツ|記事にされやすいプレスはこう作る!

メディアリストを作成する

プレスリリースを書くことができたら、次にプレスリリースを配信するメディアの連絡先をリストアップします。このリストのことを「メディアリスト」といいます。

プレスリリースを配信する方法を大きく分けると、“手動で個別にメディアに送る方法”と、“一括配信サービスを利用する方法”の2つがあります。
個別に送る場合に、メディアリストを作成する必要があります。メディアリストの作成には、主に以下の5つの方法があります。

1.記事の署名からピックアップ

多くのメディアでは、記事ごとに担当の記者や編集者の名前が記載されています。
名前のみでメールアドレスなどがない場合もありますが、名前で検索することで連絡先を見つけられる場合があります。

2.各メディアの問い合わせ先のフォームやメールアドレスをリストアップする

プレスリリースを受けつけているメディアでは、プレスリリース窓口や、プレスリリースの受付用の連絡先が記載されていることがあります。

3.ネット上のまとめ記事を使う

ネット上のまとめ記事として、プレスリリースの受付連絡先がいくつもまとめられています。古い記事だとその連絡先が機能していない場合もありますので、できるだけ新しいまとめ記事を参考にしましょう。

4.知り合いから紹介してもらう

知り合いが、目当てのメディアに記事を掲載してもらっていたり、取材を受けていたりする場合があります。
もしできるならば、連絡先だけでなく、紹介もお願いしてみましょう。

5.PR手帳やマスコミ電話帳を使う

内外の主要メディアの連絡先をまとめたハンドブックが市販されています。PR手帳などはお金がかかってしまいますが、取り上げて欲しいメディアごとにリストがまとまっているのでより効果的に配信することが出来ます。

事業を大きくしていくうえで、プレスリリースを送る機会は一度ではないはずです。
ですので、メディアリストはその時のためだけに作るのではなく、後々に使うことも考えながら作成しましょう。そのためには、カテゴリで分けたりするなど、参照性を高めると便利です。

まとめるにあたっては、編集部単位か、記者単位で悩むと思います。その場合には、記者に直接プレスリリースを送ったほうが掲載されやすいとも言われているので、記者単位で作成するほうがよいでしょう。

作成したメディアリストに配信する

メディアは、一日にたくさんのプレスリリースを受け取ります。作成したメディアリストに対し、相手への配慮をするだけで目に留めてもらう確率が大きく上がります。
作成したメディアリストに配信する際には、以下のような点に注意しましょう。

手動で個別にメディアに送る場合の注意点

1.メール本文に原稿を書く

メールで送付する場合は、原稿を添付するだけでなく、本文にも原稿内容の要点などを書きましょう。
プレスリリースの内容に目を通してもらえる確率もあがりますし、記者の方にとっても、添付ファイルを開かなくてもよいので、手間がなくなります。

2.BCCでの送信に注意する

BCCで一括送信しようとして、間違えてCCで送ってしまうことがあります。
信用問題になりますので、きちんとチェックするか、メール配信ツールを使う、一件ずつ送るなどの対策をしましょう。

3.メディアの締切りを考える

メディアは締切りの時間を前提で動いています。そのため、プレスリリースもメディアの締切りを考えて、最適なタイミングで届ける必要があります。

製品やサービスの場合は、リリース日や発売日の1カ月前をめどに送ります。早いと忘れられてしまう可能性がありますし、遅いとリリースなどを迎える日に記事が掲載されません。

また、緊急のニュースの場合は、その日の締切り時間を考慮する必要があります。新聞の朝刊の締切りは、深夜1時半〜2時。夕刊は、午後1時半〜2時です。産業紙や業界紙の締切りは、夕方が一般的です。
なので、その締切り時間に間に合うように届けましょう。

他にも、雑誌の場合は、特集テーマを決める企画会議の時期が重要となってきます。
週刊誌の場合は発売日の2〜3週間前、月刊誌は約1カ月前です。

一括配信サービスを利用する場合

プレスリリースは、メールなどでメディアに配信しますが、創業期からすると時間と手間のかかる仕事となります。
そこで、プレスリリースを国内外の複数のメディアに向けて一括で配信してくれる、「プレスリリース配信サービス」というものがあります。

無料で配信出来るプレスリリースサイトについては以下の記事も参考にしてみてください。

上手に使いこなしておトクにPR!
無料で使えるプレスリリース配信サイトを ピックアップしました

配信したあとにすること

プレスリリースを配信した後は、効果測定をします。
以下のポイントを押さえ、プレスリリースごとに効果の記録を残します。

・掲載メディア数
・掲載内容
・伝えたいことがちゃんと掲載されたか
・問い合わせを受けた場合は、どのメディアの記事を見て問い合わせたかを聞く

次回のプレスリリース配信がより良いものになるよう効果測定をしましょう。

プレスリリース配信の流れまとめ

  • 1.プレスリリースの目的を決める
  • 2.配信するメディアを決める
  • 3.メディアに合った切り口を検討する
  • 4.プレスリリースを作成する
  • 5.メディアリストを作成する
  • 6.プレスリリースを配信する
  • 7.効果測定をする

まとめ

プレスリリースは、広報活動において有効な手段ですが、ただ闇雲に配信しているだけでは効果は低いでしょうし、むしろ会社の信用を損なうことにも繋がりかねません。
何のためにプレスリリースを配信するのか、配信したプレスリリースは効果があったのかなどをきちんと把握することで、企業の戦略のひとつとなるようにすることが大切です。

スタートアップの広報や、メディアアプローチのコツについてなど、ベンチャー向け広報術について詳しくまとめている「広報手帳」も無料で送付しています。

(執筆:創業手帳編集部)

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