名刺管理アプリで多くの名刺をデータとして残す！賢い選び方や使い方を解説

名刺管理アプリは、紙で整理しきれない名刺をデータ化できるツール。選び方や使い方を解説します。

ビジネスを展開するにあたって、取引先や関係者などと名刺を交換するシーンは多数あります。
しかし、名刺がたまってくると整理するのが煩雑に感じるのではないでしょうか。
そこで役に立つのが、名刺管理アプリです。

名刺管理アプリを使えば、名刺情報をデータ化すればかさばらず、必要な名刺情報を簡単にピックアップできます。

今回は、名刺管理アプリについて解説します。

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名刺管理アプリについて

名刺管理アプリとは、紙の名刺情報を取り込んでデータとし、一元管理できるものです。
例えば、スマホで撮影した名刺の画像を撮影、また、スキャナーで読み取るだけでデータ化でき、使い勝手も良いアプリが多数リリースされています。
取り込んだ名刺情報は、アプリにより社内で共有することなども可能です。

名刺管理アプリの主な機能

こちらでは、名刺管理アプリに搭載されている主な機能について説明します。

簡単に情報を読み取りデータ化できる

紙の名刺を、スマホで撮って光学的文字認識（OCR）で読み取る、また、スキャナーを利用する機能で情報をデータ化し、膨大な情報をデータベース上に取り入れます。

名刺を容易に検索できる

データ化により、氏名での検索はもちろんのこと、会社名や部署名などで分類できるため、これらの情報から該当するデータを検索できます。

また、プロジェクト名や担当者別に分類も可能です。さらに、スマホやPCに保存した連絡先情報と紐づけることもできます。

顧客管理にも役立つ

顧客から受け取った名刺をデータベースに取り込み、顧客の住所や年齢などの属性でカテゴリ分けすると、それぞれに適切な顧客管理を行えるでしょう。

名刺管理アプリを利用するメリット・デメリット

こちらからは、名刺管理アプリを利用することでのメリットとデメリットを解説します。

メリットは6つ

名刺管理アプリのメリットは、6つあります。

1.必要な情報がすぐ見つかる

名刺を紙のままで保管していると、必要な情報や担当者の名刺を探すのにもひと苦労するもの。
しかし、名刺管理アプリであれば、上記のような分類からはもちろん、キーワード検索もできるため、探していた名刺情報をすぐに見つけられます。

一度データを取り込めば、紙の名刺をなくしてしまうなどのリスクも避けられるでしょう。

2.名刺情報を簡単に取り込める

名刺管理アプリに情報を取り込むのは、前述のようにスマホで名刺を撮影し、OCR機能でデータ化したり、スキャナーを使ったりする方法などがあります。
これらの方法はいずれも簡単で、手短に作業が済むため、手入力でデータベースを作るよりも大幅に手間が省けます。

3.最新の情報にアップデートできる

取引先や関係者の会社住所や担当者の部署などが変わった際にも、新しい名刺情報を取り込めば重複せず、該当者のデータ上で最新の情報にアップデート可能です。

4.社内で名刺情報を共有することも可能

名刺管理アプリに社員がログインできれば、そのメンバーと名刺情報を共有できます。
そのため、共通の担当者情報を知っておきたい場合にも、複数の名刺を管理せずに簡単に参照できるでしょう。

5.様々な管理システムと連携して使える

名刺管理アプリには、ほかの管理システムと連携して使用できるものが多くあります。

例えば、顧客管理システム（CRM）と連携すれば、顧客情報の分析やターゲットごとの情報発信に役立ちます。
営業支援システム（SFA）との連携では、顧客との契約内容や進捗もひと目で確認できるため、複数の営業担当が商談の流れを把握できます。

6.リモートワークでも活用できる

近年、リモートワークを行う機会も増えましたが、名刺管理アプリがあれば会社に出向かずとも名刺情報を参照でき、さらに、遠方の社員との情報共有も簡単です。
そのほか、取引先の担当者に連絡したい時も、名刺管理アプリの情報により直接アクセスできるため、自宅や出先にいながらすぐに対応できるでしょう。

デメリットは主に4つ

一方、デメリットとしては下記のような4つがあげられます。

1.登録する作業が多少面倒

前述のように、名刺管理アプリに情報を取り込むことは、手入力するよりもかなり簡単です。
とはいえ、膨大な量の名刺を一度に登録しようとすると、時間もかかり若干面倒な作業になることは否めません。

2.法人向けは有料の物が多い

特に、法人向けの名刺管理アプリでは、ビジネス向けの機能が多数搭載されているため、多くの場合は利用料が発生します。
そのため、情報共有する社員数が少ない会社では、コスト面で厳しくなるかもしれません。

3.オンラインでの利用で情報が漏れる可能性がある

名刺管理アプリの情報は、オンラインによりクラウド上で共有されるため、第三者による不正アクセスが起こらないとも限りません。
アプリによって、セキュリティ体制には違いがあるため、中には体制が脆弱なものも存在します。

4.管理ソフトとアプリの併用が手間になる

名刺管理アプリ導入前に、自社の管理システムに名刺情報を手動で入力・管理している場合、その情報を名刺管理アプリに移行できません。
結果、管理システムと名刺管理アプリで情報が重複してしまい、併用するとより手間がかかることから、双方の長所をうまく生かせないケースも出てくる可能性があります。

名刺管理アプリを比較するポイント

名刺管理アプリを検討する時、どのようなものを選べば良いのか悩むかもしれません。そこで、下記には名刺管理アプリの比較ポイントを紹介します。
これらのポイントの中で、どこを重視するかを決めて選ぶと良いでしょう。

機能を比較する

まずは、名刺管理アプリの機能で比較する方法を見ていきます。

簡単に取り込めて情報共有できるか

名刺情報の取り込み方法は、アプリごとに違いがあります。例えば、前述で触れたように、スマホで撮影するタイプやスキャナーを利用するタイプがあります。
スマホ撮影タイプなら、空いた時間に情報を取り込め、スキャナータイプは大量の名刺をスピーディーに取り込みたい時に便利です。

機能が自社や部署の用途に合っているか

名刺管理アプリに搭載されている機能が、自社もしくは自分が所属する部署の中で求められているものかを見てください。

・名刺をグループ分けしたい
例えば、複数のタグを付けられる機能があれば、同じ人を別グループに分類することも可能です。

・業務を効率化させたい
名刺管理アプリには、顧客や取引先に必要なメールを一斉送信できる、電話の着信時に名刺情報が参照できるなどの機能を備えているアプリもあります。

そのため、アプリの利用を検討する時は、活用したい機能があるものを選ぶようにしましょう。

名刺情報の入力方法や精度はどうか

名刺管理アプリによるデータ取り込み方法には、前述のようにスマホ画像からOCR機能でデータ化するものと、オペレーターによる手入力によるものがあります。
OCR機能を利用すればデータ化がスピーディーですが、読み込みに誤りが出る場合があります。
一方、オペレーターの手入力は時間を要しますが、データの入力精度は高いです。

名刺情報の入力においては、どちらの方法がより合っているかを考慮するのが良いでしょう。

利用している管理システムと連携できるか

自社で利用している顧客管理システムや営業管理システムなどと連携できるものであれば、名刺情報の活用方法が広がり、ビジネスの効率性がぐっと上がります。
多くの場合は、アプリケーション・プログラミング・インターフェース（API）連携でき、新たに連携システムを構築する必要がありません。

セキュリティ体制は十分か

前述したように、名刺管理アプリはオンライン上で情報を共有するため、セキュリティ面には注意してください。
アプリごとにどのようなセキュリティ対策が講じられているか、知るのが大切です。

例えば、データ暗号化や2段階認証、IPアドレスの活用による外部アクセスの制限、画像取み込みで使用した端末に記憶された情報の自動削除のように、様々な対策があります。

テキスト化により検索が可能か

名刺管理アプリのデータ保存方法には、画像とテキストの2種類があります。この時、会社名や氏名などで検索をする場合は、テキスト化によるデータ保存が前提です。
テキスト化を行うと、名刺上の地図などの図面や画像は保存できませんが、アプリによってはテキストと画像を連携できるものもあります。

料金・利用環境を比較する

名刺管理アプリの種類により、料金体系や利用環境にもそれぞれ違いがあります。それらの中で、自社に合っているものを選びましょう。

有料か無料か

アプリの利用料には、無料プランと有料プランがあり、利用できる機能も異なります。
無料および有料でも安価なプランであれば、個人や社内チームなど小規模でも問題なく利用できることが多いです。

しかし、会社全体や取引先との情報共有が必要な場合には、多機能かつ利用人数も多いほうが有利です。
利用目的やコストのバランスを考え、アプリの種類やプランを選んでください。

無料の場合は機能が制限されることがある

上記で説明したように、無料プランと有料プランでは機能に差があり、おおむね無料プランでは有料プランより機能が制限されています。
その制限内容とは、主に以下のようなものです。

・登録枚数の制限
無料プランでは、登録できる名刺の枚数があまり多くないことがほとんどです。
そのため、多数の名刺を整理したい場合や幅広い分類をしたい場合には、あまり向いていません。

・システム連携の制限
無料プランの場合、顧客管理システムや営業支援システムなど、既存システムとの連携ができないケースもよく見られます。
単に名刺を整理するだけで良いのか、システム連携させてより便利に使いたいのかは、よく見極めるようにしてください。

・情報共有の制限
名刺管理アプリの多くの無料プランでは、メンバーの利用人数にも制限を設けています。
このような時、共有したいメンバーに情報が周知されない事態が発生し、ビジネスの円滑化にブレーキをかけるかもしれません。

・セキュリティ体制の制限
名刺管理アプリのセキュリティ体制については、前述で説明しましたが、この機能については無料プランでは有料プランより若干の制限があります。
例えば、無料プランでデータ暗号化や2段階認証を導入していても、IPアドレスによるアクセス制限に対応していないなどのケースもあるため、注意が必要です。

オンラインかオフラインか

名刺管理アプリには、オンラインでデータをクラウド上で保存するクラウド型と、PCなどの端末に保存するインストール型があります。
クラウド型については、上記までで説明しているものです。
一方、インストール型はオフラインでも使用でき、自分だけが名刺を整理したいときに向いています。

ちなみに、インストール型の場合は、端末に不具合が起きるとデータが消える危険性があるため、バックアップを取ることができるアプリを選ぶと良いでしょう。

複数のデバイス・OSに対応しているか

スマホだけではなく、PCやタブレットなど様々なデバイスに対応している名刺管理アプリであれば、どこからでも名刺情報にアクセスできて便利です。
会社内のメンバーも、デバイスを問わず利用できるため、出張やリモートワークの際にも役に立ちます。

なお、アプリによっては使用できるOSが決められている場合があるため、確認してください。
iPhoneやAndroid、MacOSやWindowsなど多くのOSに対応していれば、利用できるメンバーの幅が広がります。

目的ごとに比較する

次に、名刺管理アプリを利用する目的ごとに比較してみます。

膨大な名刺をまとめられるか

取引先が多岐にわたるほか、プロジェクト関係者の名刺などが大量にある場合は、その膨大なデータをすべて格納して一元管理できるアプリを選ぶと良いでしょう。
大容量のデータ保存を求めるなら、有料プランを選択するほうが良いですが、有料といっても自社でサーバーを設置して保存するよりもリーズナブルです。

多くのデータを管理するアプリであれば、タグ付けやテキスト化などの機能で、簡単に検索できるものがおすすめです。
さらに、名刺情報をその都度更新できる機能があれば、社内で誰が閲覧しても最新の情報を参照できます。

自分だけのデザインを作ることができるか

名刺管理アプリの中には、単に紙の名刺を取み込むだけではなく、名刺をデザインできるものもあります。

数々のテンプレートが用意されているほか、レイアウトのカスタマイズも可能であるアプリが多いため、自分だけのオリジナル名刺を作成可能です。
自分の個性を表現できる名刺を作りたい人は、このような機能を利用するのも良いかもしれません。

SNSとしての利用ができるか

各種SNSと連携できる機能がついている名刺管理アプリを利用すれば、名刺情報でつながったメンバーと仕事上のやりとりが容易にできるメリットがあります。

また、SNS連携機能があるアプリでは、つながるメンバーを限定できたり、優先度を設定できたりする機能がついています。
このような使い方で、メール送受信よりもダイレクトにコンタクトを取ることも期待でき、ビジネスをよりスムーズに運べるでしょう。

多機能な有料版を検討するなら無料お試しがおすすめ

ビジネスで利用する際、名刺管理アプリの機能は、共有や検索機能・登録枚数・利用人数・対応デバイス・OSの多様性など、機能の充実したアプリを使用したいものです。
使い勝手や本当に必要な機能を使えるかどうか、有料プランを契約する前に確認したいと多くの場合に考えるのではないでしょうか。

このような時、有料プランの利用を前提に、無料お試しプランを使ってみることがおすすめです。
多くの名刺管理アプリには、期間限定で無料プランを使えるものや、好きなタイミングで無料プランから有料プランにシフトできるシステムが用意されています。
ここで、まずは無料で複数のアプリの使い勝手を試し比較検討して、使いやすいようであれば有料プランに切り替えれば、アプリ選びに失敗することもないでしょう。

まとめ

名刺管理アプリには様々な種類があり、機能やセキュリティ、料金などの特徴はそれぞれ異なります。
まずは、自社やチーム、取引先とどのような使い方をしたいのかを考えます。

ビジネスでの利用は、多機能な有料プランの契約がおすすめです。機能や使い勝手が気になる時は、無料お試しプランを利用すると良いです。
煩雑な名刺管理から解放されるために、名刺管理アプリを賢く使いましょう。

（編集：創業手帳編集部）