起業して初めての複合機選び

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複合機の導入方法と業者選びのポイント

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ビジネスをより快適に行うための必須機器としてオフィスでもっともお世話になるのが複合機だ。文書のコピー、印刷、そしてスキャン。これらは起業直後のベンチャー企業であっても、事業をやっていれば必ず必要になる。

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複合機は頻繁に交換できる機器ではないので、契約方法や購入業者を慎重に選ばなければいけない。

オフィスで複合機を利用できるようにするには、機器を購入する方法のほかに、リースやレンタルといった導入方法がある。今回は、起業して初めて複合機を導入するベンチャー起業家に向けて、それぞれの導入方法について特長を紹介し、業者の選び方や契約時の注意点についてまとめた。

初期投資と契約期間で導入方法を選ぶ

起業時には「初期投資を抑え、資金は直近の本業の運転資金にまわしたい」「近い将来へも不安がある起業時に長期契約は避けたい」という思いがあるだろう。

ベンチャー企業向けの複合機の一般的な導入方法は下記の3パターンだ。

  • リース契約
  • レンタル契約
  • 中古品の購入

初期投資と契約期間の観点から、それぞれの導入方法の特長やメリット・デメリットをみていこう。

1.リース契約

まずリース契約の場合、初期投資をほとんどゼロに抑えて複合機を導入することが可能だ。また、基本的に顧客が複合機の機種を選択肢の中から選ぶことができるので、最新モデルの複合機を選択することができるのもメリットだ。

一方で、リース契約は、原則的に一度契約をすると途中解約はできない。途中でリースを終了する場合は、残契約期間分のリース料金を一括清算する必要がある。

契約期間は~5年程度と長めに設定されている場合が多い。仮に5年契約でリースを組み、1年後に解約を申し出た場合、月額10,000円のリースであれば、4年×12カ月×10,000円/月 = 48万円 を清算で払うことになる。よって、「月額×契約期間=契約金額」として、将来のリース料も確実に発生するコストとして考慮する必要があるだろう。

複合機の長期の利用を前提とする場合は、リース契約のメリットを上手く活かせるので、リースを検討するとよいだろう。

2.レンタル契約

次にレンタル契約の場合、初期投資を比較的小さく抑えつつ、複合機を導入することが可能だ。また、契約内容によっては中途解約できるプランが用意されているケースが多く、リース契約と比較したときの大きなメリットとなる。

一方で、レンタルできる機種について、基本的に顧客側が選べる機種が限定されていることが多いのがデメリットである。また、それらの機種は中古の機種であることが大半だ。

また、プランによっては、複合機の使用量、使用方法、使用期間によって細かくランニングコストが区分けされている場合も多い。ここに保守サービスをはじめとするオプションサービス等を加えていくと、かなり割高になったという話もよく耳にする。

よって、複合機の使用方法や期間、また必要とする保守サービスなど、かなり具体的な利用計画を立てた上で、初期費用とランニングコストのトータルコストの検討が必要となる。

創業期のスタートアップベンチャーでは、これらの利用状況の見込みは立てにくいと思われるが、もし複合機の最新機能や機種にこだわりがなければ、とりあえず最少のオプションでレンタルを始めてみるというのはアリだろう。

3.中古品の購入

最後は複合機を購入する場合だ。

起業時のスタートアップベンチャーでは、新品を購入するのは割高で現実的ではないが、最近では比較的新しい機種の中古品を10~15万程度で購入することができるので、中古品の購入がオススメである。

リースやレンタルは導入のコストを費用にして後倒しにできるので、キャッシュフロー面でも有利というイメージがあるが、購入する場合でも、交渉次第でカード支払や割賦支払を選択できるケースもある。リースやレンタルほどのキャッシュフローに有利ではないとしても、上手く支払方法を選ぶことができれば、資金繰りに関するデメリットは緩和されるだろう。

一方で、複合機を購入した場合、複合機は会社の所有物(資産)になり、保守や故障対応、メンテナンス等の管理は自社での対応が必要になる。また、購入代金も会計的にもリース料やレンタル料のように費用として処理できなくなり(※購入価格や他の条件による)、資産として減価償却などの会計処理が発生する。

>【関連記事】知らなきゃ損する減価償却:ベンチャーが資産を経費化できる3つの特例

起業時はどうしても長期ではなく短期の資金繰りに注意が向けられるので購入するという選択肢は避けられがちだが、あなたのビジネスにピッタリの機種で、かつ安価な中古品の機種が見つかれば、起業時であったとしても購入という選択肢をとってみるのもよいのではないだろうか?

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