OA機器とは？オフィスに必要なOA機器の種類やおすすめの取扱い業者を紹介

OA機器を賢く導入し、業務効率化に繋げましょう

OAとは、オフィスオートメーション（Office Automation）の略語で、オフィス業務の自動化に欠かせないものです。一般的に、電話やコンピュータ、コピー機、ファクシミリ、シュレッダーなどの機器を総称してOA機器と呼んでいます。

OA機器の利用により、業務の効率化だけでなく生産性の向上も期待できます。従来、OA機器は購入やリース契約によるレンタルが一般的でしたが、近年ではオフィス業務に必要なOA機器が設置されたオフィスのレンタルサービスなどの利用も可能です。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

創業時に最低限必要なOA機器

オフィスの開設にあたって、どのようなOA機器を用意しておく必要があるのでしょうか。ここでは、創業時に不可欠なOA機器について解説します。

パソコン

パソコンは、創業時に不可欠なOA機器の一つで、メールの送受信はもちろん、プレゼンの資料作成や議事録などの文書作成などを行う際に必要です。営業活動や出張など、社外でも仕事をする必要がある場合は、ノートパソコンがあると便利です。

また、さまざまなツールやクラウドサービスの活用により、社外からでも迅速に業務を行えます。

電話・ファクシミリ

受発注や問い合わせなどの業務を行う上で、電話やファクシミリなどのOA機器も用意しておかなければなりません。固定電話を置くことで、実在する企業として顧客や取引先の信頼を得やすくなります。

ファクシミリはさまざまな種類が販売・レンタルされており、従来のように受信内容を紙に印字できるものや、データが変換されてパソコンで受信内容を確認できるものなどがあります。

コピー機

会議やプレゼンなどの資料作成など、数十部、数百部もの資料を用意する際は、コピー機が欠かせません。コピー機の中には、プリンター、スキャナー、ファクシミリなどの機能を備えている複合機と呼ばれるものもあります。

また、オプションの追加でコピーした紙をホッチキスで留めるなど、資料作成の時間を短縮できる高機能のコピー機も存在します。

シュレッダー

情報セキュリティの強化が求められる中で必要不可欠なOA機器はシュレッダーです。NPO日本ネットワークセキュリティ協会の調査によると、媒体・経路別の漏洩が最も多いのは紙媒体で全体の3割を占めるという結果が報告されています。

個人情報や機密情報が記載された紙ベースの文書や資料を処分する際にシュレッダーを利用すれば、紙媒体による情報漏洩を未然に防ぎやすくなります。

OA機器を揃える方法

OA機器を揃える手段として、新規や中古製品の購入もしくはレンタル・リースなどの方法があります。それぞれのメリット・デメリットについて解説します。

新規購入

OA機器を新規購入した場合、最新機種を含めた様々な機種の中から自社に合ったものを選べます。また、メーカーの保守や保証が付いているため、不具合や故障が起きた場合にも迅速に対応してもらえます。

ただし、最新機種や高機能な機種を購入する場合、高額な導入費用が必要です。また、買換えの際は廃棄料がかかる上に、帳簿上で固定資産として扱わなければなりません。

中古購入

中古購入した場合は、新規購入に比べて導入コストを安く抑えられるメリットがあります。ただし、中古OA機器の販売業者が取り扱っている機種の中から選ぶ必要があるため、必ずしも自社に合った機種を見つけられるかは実際に探してみなければわかりません。

新規購入と同様に、買換えの際に廃棄料が発生するほか、固定資産として扱う必要があります。勘定項目については後ほど後述します。

リース

リースとは、新品のOA機器や過去にリースされたOA機器をレンタルできる事業者向けのサービスです。OA機器の所有権をもつリース会社とリース契約を締結し、契約期間中にOA機器を借りられます。

導入費用が不要な上に、月額の費用は比較的安く抑えられます。ただし、契約期間中は解約できません。また、リース契約の前に財務状況などの審査に通る必要があります。

レンタル

レンタルサービスを利用した場合、最短1日からOA機器を借りることも可能です。リース契約に比べて審査がなく、短期間での契約が可能なため、好きなタイミングで解約できます。

ただし、リースよりもレンタル料金が高いケースが多く、レンタル期間が長いほど負担額が増えます。また、借りられる機種はレンタル会社が扱っている機種に限定されるため、最新機種やリストにない機種は借りられません。

OA機器取り扱い業者

ここでは、新規購入・中古購入・リース・レンタル別にOA機器を取り扱っているおすすめの業者を紹介します。

新規

リコージャパン株式会社

リコージャパン株式会社は、複合機やプリンター、ファクシミリ、プロジェクター、ビジネスホンなどのOA機器の販売を行っている会社です。OA機器の取り扱いだけでなく、会議室予約管理や遠隔接客、問い合わせ自動回答AIアプリケーション、研修サービスなど様々なツールや幅広いサービスを提供しています。

インターネットオンラインショッピングを利用すれば、24時間365日いつでも消耗品の注文が可能です。また、保守サービスを受けられるため、安心してOA機器を購入できます。

キヤノンシステムアンドサポート株式会社

キヤノンシステムアンドサポート株式会社は、複合機やプリンター、スキャナー、プロジェクターなどのOA機器を取り扱っている会社です。OA機器の販売のほかに、データのバックアップやオフィスのレイアウト・移転などのサービスも提供しています。

キヤノン製のプリンターや複合機と連動できるソフトウェアも販売しており、電子データの活用・出力などの作業効率を向上させることも可能です。

中古

リベラル株式会社

リベラル株式会社は、中古のコピー複合機を販売する会社です。積極的に障がい者を雇用し、プロの清掃集団として中古のOA機器の清掃作業にあたっています。

リースで使用されて廃棄処分になるOA機器を買い取り、細部にまでこだわって汚れを落としているため、新品のようにきれいに磨き上げられたOA機器を安い価格での購入が可能です。さらに、親会社によるメンテナンスなどのアフターサポートも付いています。

電脳株式会社

電脳株式会社の「OAランド」は、中古のコピー機や複合機、オフィス家具や事務用品などを格安で販売する会社です。仕入れから整備・販売・納品・保守サービスまでをすべて一貫して行っているため、仲介料や委託料などの経費がかかりません。

削減したコストを販売価格に反映させているため、中古のOA機器でも高品質なまま低価格で販売されています。

リース・レンタル

有限会社クロスロード

有限会社クロスロードは、複合機・コピー機のリースを行っている会社です。キヤノンやコニカミノルタなどの幅広いメーカーの機種を取り扱っています。本体の設置や設定費用、トナー代は無料で、5年間の保証も付いています。

OA機器のリースのほか、法人向けの携帯電話の販売やホームページ制作、オフィスの移転サポート、業務用販促物などの印刷など、幅広いサービスの依頼も可能です。

株式会社ビジネスクロース

株式会社ビジネスクロースは、パソコンやビジネスホン、iPad、複合機、Webカメラ・会議用スピーカーフォンなどのOA機器のレンタル・販売を行っている会社です。Apple製品をレンタルする場合に必要なAppleIDなどの登録作業を代行するサービスもあります。

OA機器のレンタルのほかにも、オフィス家具やポケットWi-Fi、光回線サービスなどを提供しています。

勘定科目はどうなるか

OA機器を購入もしくはリースやレンタルした場合、帳簿上ではどのような勘定科目で記載すればいいのでしょうか。以下では、購入・リース・レンタル別にパソコン、FAX機能のある複合機、コピー機の勘定科目について解説します。

購入の場合

OA機器を購入した際の勘定科目は、取得価額の金額がいくらなのかによって異なります。それぞれどのような勘定科目に分けられるのか、以下の表にまとめました。

パソコン	・10万円未満：消耗品費もしくは事務用品費（減価償却の扱い） ・10万円以上20万円未満：備品もしくは工具器具備品（減価償却・一括償却資産・少額減価償却制度での処理が可能） ・30万円未満：備品もしくは工具器具備品（減価償却・少額減価償却制度での処理が可能）
FAX機能のある複合機	・10万円未満：販売管理費（消耗品費） ・10万円以上：工具器具備品（減価償却の扱い）
コピー機

リースの場合

OA機器をリースする場合は、基本的にリース料で経費として帳簿に計上する必要があります。経費として計上する理由は、OA機器の所有権が自社ではなくリース会社にあるためです。

パソコン	リース料（取得・支払い・決済別に計上）
FAX機能のある複合機
コピー機

レンタルの場合

OA機器をレンタルした場合は、賃借料として帳簿に計上しましょう。レンタルもリースと同様にOA機器の本体の所有権はレンタル会社にあるため、経費として会計処理を行います。

パソコン	賃借料
FAX機能のある複合機
コピー機

OA機器を揃える際に利用できる助成金・補助金を有効活用しよう

オフィスの規模や事業所などの数にもよりますが、OA機器を購入する場合に高額なコストがかかり、経営の負担になりかねません。省庁などで実施されている助成金や補助金制度があるため、有効活用して経費の削減を図りましょう。

創業助成金

創業助成金は、東京都中小企業振興公社によって設けられている助成金制度です。東京都内で創業する事業者及び創業5年未満の中小企業者等を支援するために実施されています。助成金を受けるには、一定の要件を満たさなければなりません。

公益財団法人 東京都中小企業振興公社｜助成金事業

業務改善助成金

創業助成金とは、厚生労働省が中小企業や小規模事業者の生産性の向上を支援する目的で実施されている助成金制度です。従業員の賃金の引き上げや設備投資などに用いられています。

複合機などのOA機器の設置によって生産性の向上が期待できるため、助成金を受けられる可能性があります。

厚生労働省｜業務改善助成金について

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金とは、小規模事業者や特定非営利活動法人を対象に、日本商工会議所が実施している補助金制度です。対象となるのは、機械装置等費や広報費、旅費、開発費、借料、設備処分費、委託費、外注費などが挙げられます。

コピー機や複合機などの購入費は機械装置等費で、買換えにかかるOA機器の処分費は設備処分費での申請が可能です。

日本商工会議所｜小規模事業者持続化補助金