話し方はビジネスの必須要素！ビジネスを成功させる話し方のコツを解説

ビジネスにおいて話し方は重要なコミュニケーションツール。より相手に伝わりやすい話し方について解説します。

ビジネスにおいて、話し方は実に重要なファクターです。プレゼンや上司への報告、また商談に至るまで、ビジネスでは会話は避けて通れないものでしょう。
しかし、話し方のコツを押さえていなければ、自分の意思を上手く伝えられないだけではなく、コミュニケーションに時間がかかり、非効率的です。
今回は、より相手に伝わりやすいビジネスでの話し方について解説します。

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このような話し方は伝わりづらい

まずは、自分の話し方を振り返るために、伝わりづらい話し方の特徴を挙げます。

要点がまとまっておらず長い

より多くの情報を伝えようとするあまり、要点がどこにあるのかわからず無駄に長い話になってしまうことがあります。
また、話がまとまっていない状態で、伝えたいことをあれもこれもと取り入れていると、さらに要点が見えなくなり、結局何が言いたかったのか相手に伝わりづらいです。

話すペースが早い・遅い

話したい内容がたくさんある場合、つい早口になって情報を詰め込みがちです。しかし、早いペースで話をされると相手がついて来れないことは、想像に難くありません。
逆に、自分の頭の中が整理されていない状態では、ゆっくりとしたペースで話してしまうこともよくあります。
ペースが遅いと、相手を苛立たせてしまい話が入っていかない可能性もあるかもしれません。

主語が明確でない

例えば、同じプロジェクト内で密な情報共有を行っている時には、主語を飛ばしがちになることがあるでしょう。
また、相手が理解していることを前提に話し始めてしまい、主語を外してしまうケースも見られます。
ある程度の情報共有をしているとしても、伝えたいことの主語がなければ相手は何について話しているのか混乱してしまうかもしれません。

客観と主観が混じっている

あくまで客観的な事実を伝えるのみにするところに、つい自分の主観を混ぜて話してしまい、どちらを伝えたいのかわからなくなってしまうケースもあります。
客観と主観が混ざっていると、話の内容でどこに重点を置くべきか判断しづらくなり、話の主軸もぼやけるため、伝わりづらい要因のひとつになり得ます。

言葉遣いが稚拙

ビジネスにおいては、相手を尊重した言葉遣いが必須です。
そのために使用されるのが尊敬語や謙譲語ですが、これらをうまく使いこなせず言葉遣いが稚拙な場合、気になって話が入ってこないかもしれません。

さらに、「～と思います」など物事について確定しない、あいまいな表現をしてしまうと、相手を不安にさせかねません。
相手が積極的な取引きを尻込みしてしまう危険性もあります。

ビジネスでの話し方は論理的に考える

ビジネスの場で、確実かつ迅速に意思を伝えるためには、論理的に話を組立てることが大切です。

論理的な組立てが必要である理由

伝えるべき事項を正確に相手に理解してもらい、双方が納得した上で仕事を進めるためには、話を論理的に組立てることが必要です。
仕事の方向性を決めるためには、必要事項の報連相に加え、事項の説明や作業への指示などを行います。
それぞれの内容について、相手が納得しなければ動けず、仕事が滞るかもしれません。
相手にきちんと伝えて理解してもらうためには、伝えることに重点を置いたロジカルな話の仕組みが役に立ちます。

論理的な話し方とは

では、具体的に論理的な組立てを行った話し方とは、どのようなものでしょうか。

結論をはっきりさせる

必要事項を伝えるために一番大切なのは、話の着地点はどこなのか、つまり結論をはっきりさせることです。
話によって、仕事をどのような方向性にしたいのかを理解されなければ、要点がわからず話の真意が掴めません。
結果、伝えたい内容がぼやけるだけではなく、双方の認識の相違が起こる可能性も考えられます。
しっかりと結論を決めて話すと、話の主軸が明確になります。話を結論づけるにあたっては、補足に以下の内容を付け加えると良いでしょう。

・その話で何を伝えたいのか
自分が話したい内容で事実だけを伝えたとすると、相手はその事実に対する結論が何かを掴むのに迷ってしまいます。

例えば、上司に対して自社の不手際だけを報告したとします。
すると、上司の頭の中では、取引先への対応として謝罪をするのは誰か、不手際の改善を講じるのかなど、何を求められているかが把握できないかもしれません。
話をする際には、相手に対して求める対応や解決策の提示など、最終的に何を伝えたいのかを明らかにすると良いでしょう。

・結論付ける必要がないケース
例外として、話に結論をあえて付けないケースも考えられます。
例えば、チーム内で多くの意見を募りたい場合は、自分が結論を出してしまうと他者の異なる意見が出づらくなる可能性があります。
上記のようなケースでは、事実のみを伝えて活発な会話を促し、チームでより良い結論を出すほうが得策です。

理由をきちんと説明する

結論をはっきりと伝えた後は、なぜその結論にたどり着くのか理由を説明します。結論に対する理由が明確でなければ、相手を納得させられません。
つまり、理由の説明は、論理的思考に基づいて結論を出したことを証明するものであり、相手がその理由に納得して初めて、話を先に進められます。
また、その理由の内容によって、結論に対する対処方法を決めやすくなります。

結論にたどり着くために理由を紐付ける

ただし、理由をきちんと説明したとしても、その理由があいまいなものであったり、結論にたどり着く説得力に欠けたりする場合は、やはり話は進みづらくなります。
そのため、結論と理由がしっかり紐付け、順序立てて説明することで、相手は結論に達した流れを掴みやすいでしょう。
結論に紐付けるべき理由が複数ある場合は、一つひとつを分解して理由付けする必要があります。

論理的な組立てを有効に活用するためのポイント8個

上記で説明した論理的な話の組立て方を前提に、より有効に活用するためのポイントを8つ紹介します。

1.明確にした結論を置く位置を考える

論理的な話し方の重要なポイントは、結論を明確にすることです。そして、話の上で結論を置く時は最初に持ってくるのが基本です。
何が着地点・問題点であるかを先に明示すれば、相手はまず結論を頭に入れた上で理由や経緯を聞く姿勢を取りやすくなります。

2.話の全体を伝えた後に詳細を説明する

結論に対する理由付けのように、順序立てて話をすることは重要です。
しかし、その理由や方法が細かくなる場合には、一つひとつを順番に説明する前に全体像がわかるように話すよう心がけます。
例えば、何かの指示を出す場合には、まず何をするのかを先に伝え、その後に必要な行動や使用すべきアイテムなどを説明すれば、相手の頭にも入りやすいでしょう。

3.数字を有効に使って具体的にイメージしてもらう

「早く」・「いっぱい」など、時間や量の表現は様々ありますが、捉え方は人それぞれです。例えば、「早く」が数分だと思う人もいれば、1時間と思う人もいます。
お互いの認識の齟齬を防ぐために、具体的な数字を使って相手に伝えることも有効です。時間に関する指示をする場合は、「〇分」と具体的に数字を示します。
また、量に関する場合も同様で、「〇個」のように数字で指示すれば、相手と自分の認識をすり合わせられるでしょう。

4.話の要点は3つまでとする

話を論理的に組立てたとしても、話の要点が複数に及ぶ場合、伝えるべき内容がぼやけてしまう可能性があります。
そのため、ひとつの話に盛込む要点は3つまでとし、3つにまとめられるように意識してください。
要点が3つより多くなる場合は、話を分ける・資料としてまとめるなどの工夫をします。

5.相手が知りたい情報に比重を置く

同じ話の内容であったとしても、話す相手によって本当に伝えるべき情報は異なります。
例えば、製品の製造過程を例に取ると、製品の目的は企画部、製造のアウトラインは開発部、製造過程は製造部がそれぞれ知りたい情報です。
つまり、製品の製造までの過程はひとつであったとしても、担当部署によって置くべき話の比重は異なります。
そのため、相手に応じて力を入れるべき情報のボリュームを調整したほうが望ましいです。

6.質問に答える際は結果から簡潔に話す

話の過程で、相手から質問された場合、その質問に対する結果を一番先に伝えます。「できるのか、できないのか」の質問をした側は、まずその可否を先に知りたいはずです。
そこで、「できる」・「できない」を簡潔に提示した上で、理由を紐付けて説明します。

7.相手の理解度を再度確認する

話を終えたあと、相手から質問がなければそのまま終了しがちですが、実は相手の理解が不十分であることも多いです。
特に、初めての事柄を説明する時、理解が追いついていないのに質問がない場合は、相手がそもそも話の概要を掴んでいないケースも考えられます。
そのため、多少手間はかかりますが、自分が伝えたい内容について具体的に理解できたかを相手に確認することも考慮してください。

8.話す前に構成を組立てる

論理的な話の展開を、話しながら考えることは困難です。
話したいことは事前に構成を組立てる癖をつけるのが良いでしょう。頭の中で整理しづらい場合は、ロジックツリーを書き出してまとめるのも有効です。

ビジネスにおける話し方のマナーとは

ビジネスをスムーズに進めるためには、論理的な話の組立て以外に、ビジネスマンとして最低限のマナーを守らなくてはなりません。

好感を持たれるマナー7つ

1.相手と目を合わせる

相手の目を合わせることは、ビジネスに限らず多くのコミュニケーションの基本です。
ビジネスの場においても、大切な内容を伝えるために相手の目をきちんと見ると、仕事への信頼感を得られるでしょう。
視線の強さについてもTPOに合わせて調節します。例えば、通常時は穏やかな視線で安心させ、重要な事項の場合は強めの視線で関心を引くようなイメージです。

2.相槌や表情などで話の理解を示す

相手の話を聞く時は、内容や状況に応じて相槌を打ったり、表情を変えたりして理解していることを示します。
単に黙って話を聞いているより、相手の話に反応する所作を取り入れると、相手は安心感を覚えて話しやすくなるようです。

3.要点をまとめて復唱する

より相手の話を理解したことを表現するために、聞いた話の要点をまとめて復唱するのも有効です。
話の要点を伝えると、しっかりと話を聞き、かみ砕いて理解したことを相手に伝えられるでしょう。
また、このプロセスを経ると双方の齟齬を無くすことにもつながり、よりスムーズに会話を進められます。

4.相手の話は最後まで聞く

相手の話を聞いている最中に確認したい事項が生じた場合にも、いったんは相手の話を遮らずに最後まで聞くようにしてください。
相手の話をきちんと受け止めると、相手にとっては伝わらないもどかしさがなくなります。質問事項がある場合は、最後まで話を聞いてから切り出します。

5.ビジネス向けの言葉遣いに注意する

前述でも触れたとおり、ビジネスの場に適した尊敬語・謙譲語を正しく使うことはマナーの基本です。
相手と自分の立場を認識した言葉遣いにより、相手からの信頼を獲得しやすくなります。
さらに、相手へのお願いや断りを入れる場合には、角が立たないように「お手数とは存じますが」、「恐れ入りますが」などの言葉を挟むと良いです。

6.TPOに合わせた話のテンポを守る

話のテンポは、TPOに合わせて調整をするのが得策です。例えば、しっかりと話の内容を伝えたいときには早過ぎず遅すぎず、言葉に重みを与えるように話します。
一方、簡潔な内容を多方面に伝えたい時にははっきりとテンポを上げて話し、複数の人がすぐに理解できるようにします。

7.専門用語は極力避ける

自社の業界では常識となっている専門用語でも、業界外の人にとっては全く理解できない言葉であるケースはとても多いです。
そのため、業界外の取引先企業などと会話するときは、専門用語をなるべく排除し、わかりやすい言葉を選んで話すよう意識します。
そして、相手の理解度を計りながら、使う用語を選ぶと良いです。

その他、話が伝わりやすくなるポイントとは

声の高低や抑揚を使い分ける

例えば、話の中の要点では声のトーンを上げたり、話の構成によって抑揚を使い分けたりすると、相手は大事な部分を捉えやすくなります。
また、話を相手に印象付けることにも有効です。話の内容を覚えてもらうと、次回以降の会話がスムーズに運ぶかもしれません。

相手の反応も気にかける

いくら話の内容を整理していても、相手が理解しておらず会話についてきていなければ意味がありません。
そのため、相手の表情や相槌などの反応を観察し、状況に応じて目線や表情、話し方を調整します。
また、相手の話を聞く時にも同様に、相手の様子を読み取って、話しやすそうかどうかなどに気を配り、相槌や表情で理解度を示すようにしてください。

話し方で信頼を得るためには

ビジネスで相手に信頼される要素のひとつに、話し方も含まれます。では、話し方で信頼を得るためのポイントとはどのようなものでしょうか。

相手が知りたいことに的確に応えられる

話す相手が何を知りたいのか、どのような情報を欲しているのかを的確に察知し、求められている事柄をピンポイントで押さえるよう意識してください。
また、話を組立てる上で、相手から質問を受けそうな項目をあらかじめ想定し、その部分を厚めに説明できるように準備しておきます。

話し方に自信が見られる

話すのが苦手だからと、相手から目線を反らして体を縮めて話をされると、相手からは自信が無さそうに思われる可能性があり、不安をあおってしまいます。
話の内容や場面にかかわらず、胸を張ってしっかり声を出して話すだけでも、自信を感じられて相手も話に耳を傾けてくれるようになるでしょう。

相手の立場や権限を把握して話せる

話をする相手をきちんと理解していることも、ビジネスにおいては重要な点です。
例えば、相手の役職やプロジェクト内のポジション、権限は、あらかじめ把握すると良いです。
相手がどのような立場か、意思決定の権限の有無などによって、話の中におくべき重点は変わります。
例えば、経営側であれば利益やリスクについて、現場担当であれば業務に関する内容に特化するような考え方です。

まとめ

ビジネスにおける話し方は、仕事の効率を上げるだけではなく、成功を収めるためにも大切な要素です。
そして、より相手に伝わるための話し方とは、論理的な組立てに加えて、相手の立場に立って行うものといえます。
事前に話す内容を整理したら、相手の状況や反応、立場などで会話の内容を微調整をすると良いです。
ビジネスを行っていくにあたり、今一度自分の話し方について振り返ってみましょう。

（編集：創業手帳編集部）