請求書の正しい書き方は?請求書の役割や記載すべき項目、作り方について解説

創業手帳

請求書は取引きをスムーズに行うために不可欠!その重要性や正しい書き方等を解説します。


会社が提供する商品やサービスに対し、取引き先から対価を支払ってもらうために発行する書類が請求書です。請求書に、最低限必要な事項を記載していなければ、金額や振込み方法、日付などにおいて正しく対価を得ることができなくなってしまいます。

新たに起業する人は、請求書のルールやマナーについてしっかり身に着け、取引き先とスムーズなやりとりを行うべきです。今回は、請求書の重要性や正しい書き方、記載すべき項目について解説します。

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請求書が持つ意味とは


請求書を発行することは、正しい取引きが行えるだけではなく、双方が取引き内容を確認し経理処理を円滑にするために重要です。
では、請求書の発行にはどのような意味合いがあるでしょうか。こちらでは、請求書の役割について説明します。

請求書は取引きの内容を確定させるための書類

請求書を発行する理由は、他社との取引きについて、どのような商品・サービスを提供したか、その対価はいくらかといった内容を明確にし、確定させるためです。
また、取引き先との内容の齟齬を起こさないよう、双方の合意を得た上で対価を請求した証明となる書類でもあります。

また、取引き先から対価を支払われた際に、自社でその金額に相違がないか確認し、適切に管理を行うためにも必要です。
そして、請求書の発行を受けた取引き先にとっては、支払った対価について経費として支出した事実を証明するものとなります。

請求書でチェックすべき主なポイント

請求書を発行する際、以下のようなポイントについてきちんと記載されているか、またその内容についてチェックすることが求められます。

  • 商品、サービスの取引き内容
  • 前述のように、他社との取引きにおいて、提供した商品やサービス、個数などの内容が明確になっているかどうかを見ます。

  • 請求元と請求先
  • 金額の請求元となる会社および、対価の支払いを求める請求先の会社について、会社名や所在地がしっかり記載されているか確認します。

  • 取引き金額
  • 商品やサービスの対価に関して、正確な取引き金額を記載しきちんと請求できているかチェックします。

  • 支払い方法
  • 請求先に対価を支払ってもらう際、振込みや現金授受の支払い方法を指定し、明記する必要があります。

  • 支払日
  • 上記の支払い方法で、支払ってもらう期日を会社規定により指定します。

  • 請求書の発行日
  • 請求書を発行した日付を明確にしておくことで、請求した事実を証明することができます。

請求書の重要性について

請求書がなぜ重要かというと、大まかに分けて下記の2点があげられます。

取引きの内容を証明することでトラブルを防ぐ

請求書があることで、契約書には記載されない取引きの詳細を残すことができます。何らかのトラブルが生じた時に、契約書の内容と合わせて取引きの流れを証明することで、流れを整理し誤りを正すことが可能です。

支払いに関する齟齬をなくす

また、契約書に記載がない事項で取引きが行われた時、請求書として事実を残しておくことが重要です。
例えば、割引きや追加料金、分割払いが発生した際に、請求書による証明がなければ、予定通りの対価を受取ることができません。
そのため、請求書でそれらの事実を記載して保存すれば、支払いに関する齟齬をなくせます。

請求書以外に取引きの流れで必要となる書類とは


取引きを行う際、請求書以外にも取引き先と交わす書類が存在します。
中には、請求書と混同しがちな書類もありますが、取引きの流れを把握することでそれぞれの役割を理解できます。
では、請求書以外に必要となる書類と、請求書との違いについて見ていきます。

大まかな取引きの流れについて

まずは、取引きを行う上での大まかな流れと、それに付随する書類を説明します。

  • 見積り書を発行する
  • 見積り書は、契約が成立する前に、提供する商品・サービスの単価と数量、納期を明記して取引き先に概要を把握してもらうために発行します。

  • 納品書を作成する
  • 商品やサービスの納品を行う際、納品元がその証明のために納品書を発行します。

  • 請求書を送付する
  • 納品が終了すれば、その対価を先方に支払ってもらうために請求書を納品元に送付します。

  • 領収書を発行する
  • 納品元から商品・サービスの対価の支払いを受けた時、受領の証明として領収書を発行します。

それぞれの書類の役割とは

上記で説明した書類について、請求書以外の書類の役割について説明します。

見積り書は商品やサービスの内容・金額を提示するもの

見積り書は、実際の取引きが始まる前に初めて交わす書類です。商品・サービスを提供する側は、取引き先からの依頼に合わせて数量・単価・合計金額を提案します。
見積り書を発行しなければ、取引き内容について初期段階から齟齬が生じ、認識の違いによってトラブルに発展する可能性が大きくなります。

また、商品・サービスの提供を受ける側は、先方から見積り書を受取ることで、商品・サービスの性質や価格を確認して取引きを行うか否かを検討します。
この時点では、正式な契約に至っていないため、取引き先は複数社からの見積りを比較し精査する作業を行えます。

納品書は先方へ納品した際に発行するもの

納品書は、先方へ商品・サービスを納品した際に、その内容が正しいものかどうかを照合するために納品先に発行するものです。
納品先は、正しい商品・サービスの種類、個数、金額で納品を受けたかどうかチェックし、問題がないことを書類として残すことが可能です。

また、経理処理上では請求書と納品書は、金額の流れを把握するために重要な書類となります。
そのため、請求書を発行する際は、納品書の内容と齟齬が起きないようにしなければなりません。

領収書は金額を受け取った証明となるもの

領収書は、取引きの最後に発行する書類であり、納品先から金額の支払いを確かに受けたことを証明するために必要です。
納品先に発行した請求書の金額通りに入金されることが前提となるため、領収書の金額も請求書と異なっていると、いずれかのミスがあるものとして取引きを遡らなければなりません。

また、領収書を発行するタイミングは必ず入金があったことやその金額を確認してからでなければ、金額の動きを正しく記録しておくことができず、トラブルの原因となりえます。

請求書の正しい作成方法を知ろう


請求書には、厳密な書式があるわけではなく、法的に義務付けられている書き方は特にありません。
しかし、取引き先とのやりとりにおいて、双方で取引き内容を合致させ齟齬をなくすために、記載すべき項目や書き方が存在します。
では、請求書の作成方法を知っていきましょう。

請求書に記載しておくべき項目とは何か

では、請求書に記載するべき項目についてあげていきます。

書類の題目は必須

題目は、その書類がどのような意味を持つものであるかを示すものです。請求書であれば、書類の最初に「請求書」と題目をはっきりと大きめに記載します。

誰が発行したかを書く

請求元が、どの会社であるかを明確にします。一般的には、題目の一段下の右側に、会社名・担当者・住所・連絡先を詳細に記載します。

誰に請求するかを書く

次に、請求先の情報を題目の一段下の左側に記します。このとき、請求先情報は会社名から住所まで詳細に記す場合もありますが、会社名と担当者名のみでも問題はありません。

取引きの内容の詳細を明示する

提供した商品・サービスの種類や数量、単価と合計金額を細かく明記します。
このとき、商品・サービスを包括的に提供した場合は、数量を「一式」として合計金額を算出することもあります。
また、取引きが発生する都度発行するケースと、取引きが多い場合にまとめて月締めにするケースが存在します。

請求金額を記載する

請求金額は、取引き内容に対して発生する金額の合計を正確に記載します。
このとき、消費税の計算については内税か外税かをきちんと記しておきましょう。
その他、提供するサービスに源泉徴収税が発生する場合は、その金額を差し引いたものを請求金額とします。

請求書を発行した日付を忘れない

請求書の発行日は、基本的に作成日としますが、請求書は納品を行ったのちに発行するものであるため、納品日以降を発行日とします。
ただし、請求先の経費計上のシステムによっては、請求先の締め日に合わせて発行日を設定するケースもあります。

支払い方法を明記

対価の支払いを、振込みとしてもらうのか現金で直接授受するのか、支払い方法を請求先に周知させるために明記します。
ほとんどの場合は振込みで処理され、その際には会社の銀行口座の情報、銀行名および支店名・当座/普通預金のいずれか・口座番号、名義を記載し、請求先が振込み先を誤らないようにします。

支払い期日を指定する

自社の経理処理の規定に合わせて、支払い期日を指定し請求書に書いておきます。期日までに支払ってもらうことで、経理処理をスムーズにさせるほか、期日を決めれば請求先は支払い忘れを防ぐことができます。

請求書を作成するには

請求書を作成する際には、いくつかの必要事項、注意点があります。

請求書を作成する際に注意したいこと

こちらでは、請求書を作成する際に注意したいことを4つ紹介します。

  • A4サイズで作成する
  • 請求書では、用紙サイズは特に決められていません。
    しかし、ビジネスで使用される書類はほぼA4サイズで作成され、整理するときにも書類サイズがそろっている方が手間を省けることから、請求書もA4サイズにする方が無難です。

  • 会社名の上に社印を押す
  • 上記で説明したように、請求元情報の詳細を記したら、会社から発行した正式な書類であることを示すため会社名の上に社印を押すことも一般的に行われています。
    請求書をデータで送付する場合、社印もデータ化し捺印できるようにします。

  • 振込み手数料はどちらが負担するかを明記する
  • 支払い方法を振込みにする場合、銀行ごとにかかる振込み手数料をどちらが負担するかは事前に決めておく必要があります。
    契約時に決めた内容に基づき、振込み手数料を負担する側もきちんと明記します。

  • 金額の端数の処理は統一する
  • 消費税を計算した際、小数点以下の端数が出ることがあります。これを切り上げにするか切り捨てにするかについても、特に決まりは設けられていません。
    そのため、自社の処理上の取り決めに従い、統一して処理を行います。

請求書を作成するにあたって使えるツールについて

請求書を作成する際、以下のようなツールを使うのがおすすめです。

  • 市販されているものを使う
  • 文房具店で、請求書用紙が販売されています。手書きが苦にならない場合は、この方法が比較的手軽といえます。

  • Excel、Wordで自分で作る
  • ExcelやWordを使いこなして、自分で書式を作る方法もあります。
    データ化した社印やロゴを使用すれば、適宜画像として貼り付けることができ、自社オリジナルの請求書を作ることが可能です。

  • 書式テンプレートをダウンロードして使う
  • インターネットにて、請求書などのビジネス書類の書式テンプレートをダウンロードできるサイトがあるため、そこから書式を取得すれば、必要情報の記載だけで簡単に請求書が作成できます。

  • 作成ソフトを活用する
  • 請求書をはじめ、取引きに必要な書類を自動作成してくれるソフトが市販されているため、これらを活用すればワンストップで書類作成が可能です。

 

海外の取引き先に請求書を発行する時の書き方

事業をグローバル展開している会社では、海外の取引き先に請求書を発行することもあるでしょう。その際、英語ではどのように請求書を作成すれば良いでしょうか。

記載項目の英語表記を覚えておこう
  • 題目
  • 日本において、題目の「請求書」にあたるところは「INVOICE」と表記します。

  • 発行元情報
  • 発行元情報は、英語で「Company Information」です。会社名の後に書く住所は、地域名・番地→市区町村→都道府県名→国名(Japan)・郵便番号とします。

  • 請求先情報
  • 請求先情報=「Customer Information」も、詳細を忘れずに記載します。このとき、請求先住所や連絡先も明記しておくと、海外とのやりとりがスムーズになります。

  • 取引き内容
  • 取引き内容は、「Description」といい、商品やサービス名は「Item」、個数は「Quantity」、単価は「Unit Price」もしくは「Cost」、項目ごとの合計を「Total」「Amount」などとします。

  • 請求金額
  • 請求金額について、小計は「Sub Total」、税額などを計算した合計は「Grand Total」と記すのが一般的です。

  • 発行年月日
  • 発行年月日は「Date」と記し、請求月・日・年(西暦)の順に記載します。

  • 支払い方法
  • 支払い方法=「Payment Terms」を振込みとする場合、銀行名「Bank」、口座名義「Account Name」、口座番号「Account Number」を誤りなく明記します。

  • 支払い期日
  • 支払い期日については「Due date」「Payment Deadline」などと表記し、わかりやすい場所に記します。

 

請求書を送付する時の注意ポイント


請求書を作成して、請求先に送付する際は、郵送かメールのいずれかの方法を採ります。いずれの方法でも、送付にあたって守るべきマナーや注意すべきポイントがいくつかあります。では、そのポイントとはどのようなものか、下記で解説します。

郵送する時に気を付けたいこととは

まずは、郵送の際に気を付けたいちょっとしたポイントを説明します。

  • 三つ折りでコンパクトにして郵送する
  • 郵送の際の送料を節約するために、A4の請求書を三つ折りにし、普通郵便の料金に収まる長3封筒に入れて送付するのがおすすめです。

  • 送付状を必ずつける
  • ビジネスにおいて、書類を送付する際はどのような書類が入っているかを明記した送付状をつけるのがマナーです。

  • メール便は使用できない
  • 請求書は、郵便法・信書便法で定められた信書に該当します。
    信書とは、差出し人が特定の受取人に対し、意思および発生した事実を伝える文書であり、取引きに使用される各書類や公的な書類、証明書がそれにあたります。
    そして、信書は郵便でないと送ることができず、メール便をはじめとする宅急便での送付は禁じられています。

メールで送付する際には以下の点に注意

次に、請求書をデータとしてメールに添付して送付する場合に注意したい点やマナーをあげていきます。

メール送付について先方に確認を取る

メールを送付する前に、請求先にデータ送信で問題ないかを確認するのがマナーです。このとき、請求先とのやりとりもメールで行い、文書として残すようにします。
ちなみに、双方の協議の結果、メールおよび原本の郵送を併用することもありますし、メールでの送付のみとする場合もあります。

捺印の方法を協議する

社印を捺印する際、電子印鑑でデータ化したものを受取らない会社も存在しています。
そのため、電子印鑑の可否、また不可である場合にはいったん紙に押した印影の画像化で対応できるかを事前に請求先と協議しておくことが大切です。

メールの件名・文面に請求書送付の旨を明記する

メールでは、送り状がつけられないため、メールの件名および本文に請求書の送付である旨をきちんと明記します。
請求先では、膨大に来るメールの中から件名を見て処理の仕分けを行っているため、重要な書類の送付であることを件名で先に示しておきます。

PDFファイルに書き出して送付する

請求書をデータ化してメールで送付する際は、ファイル形式をPDFにして、後で上書きや改ざんが行えないようにすることも、重要なポイントのひとつです。

まとめ

請求書は、取引きを行う上で自社に確実に商品・サービスの対価を支払ってもらうために必要不可欠なものです。
取引きの際には、発行すべき書類それぞれを請求書と区別し、発行する流れを覚えておくのがおすすめです。
そして、請求書には厳密な書式はありませんが、記載すべき項目が抜けているとスムーズな取引きができなくなるため、注意が必要です。
双方の認識に齟齬が出れば、トラブルにもつながりかねません。滞りなく取引きを進めるために、請求書の作成方法を把握しておきましょう。

創業手帳冊子版では、請求書をはじめとした取引きの際の発行書類について、作り方を詳しく解説しています。スムーズな取引きのために、ぜひお役立てください。

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(編集:創業手帳編集部)

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