フリーランスの経費にできるもの・できないもの｜勘定科目・判断基準も解説

フリーランスは経費計上で節税を心がけよう！

フリーランスになると、経費や売上などの管理をすべて自分で行わなければいけません。
大きな負担に感じてしまう方もいるのではないでしょうか。

経費管理は後回しにしがちかもしれませんが、経費はそこまで難しいものではなく、ポイントを押さえれば問題ありません。

経費計上できるかどうかは「事業に直接関係する支出かどうか」が基本的な判断基準です。

この記事では、フリーランスが経費を扱う重要性や経費に計上できる費用と勘定科目、経費計上できない費用を詳しく解説します。

また、経費率の上限経費計上するために必要な領収書・レシートの保管方法も紹介します。ぜひ、経費処理を苦手に感じている方は参考にしてみてください。

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フリーランスにおける経費の重要性

フリーランスにおける経費は、仕事で使用したお金のことです。具体的には以下のようなケースがあります。

仕事に関連した費用は経費計上できる可能性がある点を覚えておきましょう。経費の正しい理解が、翌年支払う税金の減少し、節税できる場合があります。

支払う税金を決めるために行うのが確定申告ですが、その際に必要経費と控除を1年間の総収入から差し引き、所得を計算します。その所得額に応じて納税金額が決まるため、経費の正しい把握が重要です。

フリーランスが経費にできる費用と勘定科目

経費として認められやすい代表例として、交通費や通信費などがあげられます。

▼フリーランスが経費にできる費用・勘定科目・具体例の一覧

勘定科目	内容	主な具体例
開業準備費	開業にかかった費用	・Webサイトの制作費 ・広告費用
租税公課	国や自治体へ支払う税金や手数料	・個人事業税 ・事業利用資産の固定資産税 ・事業利用の自動車税 ・登録免許税 ・印紙税
水道光熱費	電気代など（自宅と兼用の場合は利用割合に応じた按分が必要）	・水道代 ・ガス代 ・電気代 ・灯油代
旅費交通費	事業で発生した交通費や宿泊費	・電車代 ・外出先での駐車場代 ・ホテル代
通信費	通信で発生した費用（プライベートでも使用している場合は利用割合に応じた按分が必要）	・郵便代 ・切手代 ・電話代 ・インターネット料金
広告宣伝費	事業や商品の広告に関する費用	・インターネットなどでの掲載費 ・チラシ代
接待交際費	取引先への接待や贈答にかかる費用（プライベートは除く）	・取引先との会食料金 ・手土産代
損害保険料	事故や火災などの損害保険料	・火災保険料 ・自動車保険料
消耗品費	消耗が早い物品の費用	・文房具 ・伝票 ・名刺 ・作業用デスク ・10万円未満のパソコン
修繕費	所有する固定資産の修理代	・事務所や機械設備などの修理代
減価償却費	10万円以上の固定資産で耐用年数に応じた経費処理が必要なもの	・事務所 ・自動車 ・コピー機 ・オフィス家具 ※法定耐用年数に従う
外注工賃	外部に業務を委託して支払った費用	・業務委託費 ・傭車費
地代家賃	賃貸している事務所などの家賃や使用料（自宅と兼用の場合は利用割合に応じた按分が必要）	・家賃 ・駐車場代
利子割引料	借入金の支払利息や分割払いの手数料	・支払利息料 ・支払手数料
貸倒金	取引先の経営悪化や倒産で、回収できない損害金額	・回収不能の売掛金 ・回収不能の貸付金
車両費	車両にかかった諸経費（プライベートでも使用している場合は利用割合に応じた按分が必要）	・ガソリン代 ・車検費用
給与賃金	労働の対価として会社が従業員に対して支払う費用	・給与 ・賞与
雑費	他の経費項目に当てはまらない少額の支出	一時的・例外的な費用が多い

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フリーランスの経費は「家事按分」できる

家事按分は、フリーランスなどが自宅で仕事をしている場合、家賃や光熱費などの一部を「事業を行う上で必要な支出」として計上できる仕組みです。

プライベートの生活費と事業費が混在している費用をルールに則って計算し、事業に使った分を算出して経費として計上できます。具体的な家事按分の計算方法は以下です。

家賃が10万円で居住スペースが60㎡、事業で使用しているスペースが15㎡の場合を解説します。

事業の地代家賃として経費計上できる金額は25,000円です。

フリーランスが経費計上できない費用とは？

フリーランスとして仕事をしている中で発生した費用であっても、経費計上できないものもあります。フリーランスが経費にできない費用には、以下のような私的利用が強い支出です。

概要	主な具体例
プライベート関連の支出	・プライベートで使用する備品 ・趣味を極めるための書籍
生計を共にする家族・親族への給料	事業に従事してもらい支払った給料
事業の結果として支払った税金	・所得税 ・住民税 ・相続税 ・復興特別所得税 ・贈与税 ・延滞税 ・加算税
金融機関より借りたお金	・借入金の元本 ・住宅ローン（自宅と兼用の場合）の元本
取得価額10万円以上の備品	事業用に10万円以上で購入したパソコンなど
仕事中に発生した罰金や違反金	・交通違反による違反金 ・規定違反に対する罰金
返金されるお金	・敷金 ・保証金
健康診断や人間ドック、スポーツジムの利用費	福利厚生費
個人的な消費と判断されやすい衣服	スーツ代
一次会以外の取引先との飲食費	二次会以降の接待交際費

続いては、経費計上できない費用についてご紹介していきます。

プライベート関連の支出

プライベート関連の支出は、経費として計上できません。プライベートで使用する備品や趣味を極めるための書籍などは、事業と関係がないためです。

経費として計上できるかの基準は、事業に必要な支出かどうかがポイントです。私的な支出を経費として計上してしまうと、税務トラブルの原因になりかねません。

生計を共にする家族・親族への給料

フリーランスと生計を一にする家族や親族は、事業主と家計が同じだとみなされます。そのため、事業に従事してもらい給料を支払ったとしても経費計上はできません。

ただし、青色申告で事業専従者給与の届出をし、以下の条件を満たす場合は経費計上が可能となります。

• 生計を一にする配偶者または15歳以上の家族や親族である
• その年の6カ月を超える期間従事している
• あらかじめ届け出を行っている

各種税金

租税公課として経費計上できる税金があるため、すべて経費と思われがちですが、所得税や住民税は計上できません。所得税や住民税は、事業の結果として個人が支払うためです。帳簿で使用する勘定科目は、事業主貸となります。

また、相続税や復興特別所得税、贈与税、延滞税、加算税も経費には計上できません。個人に課される税金であり、事業に関係するとはいえないためです。

ただし、事業で自宅を兼用している場合は、家事按分した固定資産税を経費に計上できるなどの例外もあります。

借入金・住宅ローン（自宅との兼用）の元本

借入金や住宅ローン（自宅との兼用）の元本も、経費に計上できません。借入金は設備投資など事業に関する用途も含まれると思われがちですが、経費に計上できるのは借入金を使用した支払った費用です。返済金額は経費に計上できないので注意しましょう。

ただし、利息に関しては借りたお金ではないので、経費計上が可能です。借入金や住宅ローン（自宅との兼用）がある場合は利息のみが経費に計上できる点を把握しておかないと、大幅な修正が必要になる可能性があります。

取得価額10万円以上の備品

事業用に10万円以上で購入したパソコンなどの備品で、特例の適用を受けないものに関しては、固定資産扱いになります。そのため、法定耐用年数に応じた減価償却費にしなければいけません。

このような場合、耐用年数から購入費用を分割して経費計上するため、1年で全額経費にすることは不可能です。固定資産扱いになると、法定耐用年数に応じた減価償却費を計上する必要があります。

減価償却費は耐用年数から購入費用を分割して経費計上するため、1年で全額を経費へ計上できません。耐用年数は、パソコンが4年、金属製の事務机・イス・キャビネットは15年、時計は10年と定められています。

例えば16万円のパソコンを購入した場合は、4年かけて4万円ずつ計上するという仕組みです。耐用年数に従った減価償却費の計上が原則になります。

罰金・違反金

罰金や反則金は、個人に課されるため、事業主貸で処理します。仕事中の交通違反により反則金を取られた場合などは、経費にあたるのではないかと考える方も少なくありません。

罰金や違反金で節税できることになり不適切であるため経費への計上は不可能です。ただし、レッカー移動された時のレッカー代は罰金や違反金ではないため、経費として認められるケースがあります。

敷金・保証金

敷金や保証金は、退去時に返金されるため、資産として処理され、経費計上できません。敷金は退去する時に原状回復費を差し引いて残金があれば戻ってきます。また原状回復費は、修繕費として経費計上可能です。

ただし、敷金と一緒に支払う礼金や更新する時に支払う更新料は、経費計上できます。20万円未満なら地代家賃として仕訳し、20万円以上の場合は資産として処理します。

賃貸期間または5年間での減価償却となり、勘定科目は長期前払費用となる点は覚えておくべきポイントです。

福利厚生費

健康診断や人間ドック、スポーツジムの利用費などは福利厚生費に該当します。福利厚生費は従業員への支出なら経費計上できますが、フリーランス自身には福利厚生費が認められていないため、経費としての計上は不可能です。

また、青色事業専従者として働く家族に対する福利厚生費も、経費にはできません。フリーランスの場合は、基本的に福利厚生費を経費として計上できないと把握しておく必要があります。

スーツ代

スーツは、取引先に足を運ぶ際などに身に付けるものなので、プライベートで着る機会はほとんどないため、スーツ代は事業に必要な支出だと考えられます。しかし、スーツ代は経費として認められにくいのが実態です。

過去には「スーツは個人の好みに左右されるものであり、誰もが利用するものなので、個人的な消費に当たる」と判断され、経費として認められなかった判例もあります。

ただし、明らかに業務で必要であり、プライベート用の衣服と区分が明らかになっていれば、経費として認められる可能性もないとはいい切れません。また、業務時にのみ使用する作業着やユニフォームであれば、経費として認められます。

二次会に使った飲食費

二次会に使った取引先との飲食費に関しては接待交際費として経費計上できない点に注意が必要です。取引先などとの飲食費は接待交際費として経費計上できますが接待交際費として認められるケースは、一次会までとなっているためです。

二次会や三次会を行った場合の飲食費は経費計上できないので、混同しないように注意しましょう。

フリーランスが経費計上できるか迷いやすいケース・判断基準

フリーランスが経費計上できるかどうかの明確な基準が設けられていないため、判断に迷うケースもあります。主な判断基準は「事業に関係する費用」か「プライベートの支出」になるかに着目しましょう。

項目	計上可能	計上不能
タクシー代金	取引先との食事	私用によるもの
友人との食事代	友人が事業に関係する	事業が関係しないプライベートでの食事
スポーツジムの利用料	事業がスポーツ関連	個人の運動習慣による利用
眼鏡	仕事のパソコン作業用に使用するブルーライトカットレンズの眼鏡	日常生活で使用する眼鏡

経費として計上した理由を備考などにメモしておくと、確認がわかりやすくなり便利です。

フリーランスの経費率に上限はある？

フリーランスの経費に上限は定められていませんが、60％を超える場合はリスクが大きいといわれています。経費率が60％を超えてしまった場合、税務調査の対象になる可能性が高まるためです。

税務署は、売上と経費のバランスをチェックし、以下のポイントを確認しています。

想定している経費率より高くなると疑問を持たれ、税務調査の対象候補に挙がるでしょう。

ただし、事業に必要な経費として正しく計上されていれば問題ないので、必ず60％以内に収めなければいけないというわけではありません。

経費率は業種や経費の種類によっても変動する（卸売業は90％、小売業は80％、サービス業は50％など）ため、バランスが崩れていないか定期的なチェックを怠らないようにしましょう。

フリーランスが経費計上するための領収書・レシートの保管方法3つ

経費計上するためには、領収書やレシートを保管する必要があります。最後に、どのような保管方法があるかのご紹介です。

月ごとの封筒に入れる

月ごとの封筒に入れるというのは、オーソドックスな保管方法になります。「1月」や「2月」などと書いた封筒を用意し、経費関連のレシートを入れておくだけなので非常に簡単です。

封筒とペンを用意できればすぐにスタートできる手軽さが魅力的な方法です。しかし、レシートをそのまま封筒に入れるので、バラバラになってしまいます。

ファイルなどに保管する場合と比較すると、確認しにくくなる点ってしまうのはデメリットです。また、ほかの書類と間違えて処分してしまう可能性もあります。

封筒に入れて保管する場合は、1年分がまとめて入る入れ物を用意し、焦らずに済むように、紛失対策を徹底的に行いましょう。

ノートに貼り付ける

封筒に入れておくよりも確認がしやすいため、ノートに貼り付けて保管する方法も有効です。本棚にしまっておけば整理整頓もでき、封筒よりも紛失しにくいメリットもあります。

ただし、領収書やレシートの枚数が多いと、1冊に収まりきらなくなるかもしれません。作業の手間がかかったり、ノリが剥がれて紛失してしまったりするなどのデメリットが考えられます。

ノートを使って保管する場合は、ページ数が多いノートまたは大判のノートを使用したり、テープとノリで貼り付けたりするなどの対策を講じるのがおすすめです。

スキャンして画像で保管する

2022年1月の電子帳簿保存法改正で、電子データの保存が承認なしでできるようになったため、経費書類を保存しやすくなりました。

さらに2024年1月からは電子取引きのデータ保存が義務化され、重要になっています。

タイムスタンプの付与や、正当な理由なく訂正や削除ができないように定めたルールに基づいた運用などが、真実性の確保を担保するために重要です。

また、可視性を確保するには、保存場所のマニュアルを設けたり、検索機能を使えるようにしたりしなければいけません。

「適格請求書発行事業者」の場合の取り扱い方法とは

インボイス制度における領収書やレシートの取り扱いは、適格請求書を簡易的にした書類として認められており、適格簡易請求書と呼ばれています。

ただし、適格簡易請求書を発行できるのは特定の業種のみとなっているので注意が必要です。発行できるのは、以下の業種です。

• 小売業者
• 飲食店業者
• 写真業者
• 旅行業者
• タクシー業者
• 駐車場業者

また、以下の項目が盛り込まれている必要があります。

• 適格請求書発行事業者の氏名もしくは名称、登録番号
• 取引き年月日
• 軽減税率の対象品目である旨を示す取引き内容
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）
• 税率ごとに区分した消費税額等もしくは適用税率

フリーランスの経費に関するよくある質問（Q&A）

フリーランスが経費に関して、よくある質問内容と回答をご紹介します。

フリーランスの経費に上限はありますか？

結論から言うと、経費の金額そのものに明確な上限はありません。

ただし、「事業に必要な支出かどうか」が最重要ポイントです。たとえば、売上に対して経費率が極端に高い（例：80～90％超）場合、税務署から「本当に事業目的か？」と指摘される可能性があります。

経費率は個人業で30〜60％前後、仕入が多い業種で70〜90％と異なり、バランスが重要です。また不自然な家事按分やプライベートによる支出の経費計上は、異常な経費率になり税務署から指摘される可能性が高まるため注意しましょう。

フリーランスはなんでも経費にできますか？

いいえ、「何でも経費にできる」わけではありません。

フリーランスであっても、「事業に直接関係のある支出」しか経費として認められません。たとえば、打ち合わせ時の飲食費や仕事用の電話代、仕事で必要な書籍・参考書です。

一方でプライベートでの外食代や電話代、趣味の書籍は経費での計上は不可能です。判断が難しい支出（スーツ代、カフェ代、旅費など）は「家事按分」や使い分けの記録を残しておくといいでしょう。

フリーランスで月5万円・年収400万円稼いだ場合、税金や手取りの目安はどのくらいですか？

月5万円の場合は年間60万円となり、所得控除が基礎控除（48万円）以下に収まるため、所得税・住民税ともに「非課税」になる可能性が高くなります。

ただし、開業届を出していないと「雑所得」扱いになるため注意が必要です。

以下は、年収400万円の場合が経費100万円・青色申告控除65万円・基礎控除48万円と仮定して算出します。

また、手取りは経費と税金を差し引くと400万円−100万円−30万円＝270万円。ここから国民健康保険約25万円と国民年金約20万円が差し引かれるため、約230万円弱が目安となります。

まとめ・経費計上できる費用を正しく理解して円滑に経費処理をしよう

フリーランスとして仕事をする場合、確定申告をしなければならないため、経費に計上できるものとできないものの正しい理解が重要です。
正しい知識があれば、円滑に経費計上が可能になります。

また、経費計上しやすくするために、領収書やレシートは正しく保管しておきましょう。

適切な経費の管理が税負担を軽減できるため、どの税金をいつ支払うかだけでなく、どの経費が税金の計算にどう影響するかも把握する必要があります。創業手帳では個人事業主や法人向けに「税金カレンダー」を用意しました。

「税金カレンダー」は、支払うべき税金とその支払い月をカレンダー形式で示し、各税金に対する経費の効果的な使い方の解説も含んでいます。無料で利用できますので、経費管理と税金の計画にぜひご活用ください。

経費の基本を知りたい方は、「経費で損しないためのチェックリスト」をご活用ください。「経費を削減すると、なぜ利益がアップする？」「経費が節税に繋がる仕組みとは？」などの質問にお答えしています。ぜひご一緒にご活用ください。

（編集：創業手帳編集部）

創業手帳冊子版は毎月アップデートしており、起業家や経営者の方に今知っておいてほしい最新の情報をお届けしています。無料でお取り寄せ可能となっています。