法人登記のオンライン申請とは?仕組みと手続きの方法

創業手帳

法人登記はオンライン申請でスムーズに!可能な申請内容とやり方を解説


法人登記は、オンラインで申請可能です。これから事業を起こしたり会社を設立したりする予定のある人は、時間が短縮できるオンライン申請もおすすめです。

適切に進めれば、従来の方法より効率的に手続きができるため、ほかの業務にも時間を使えます。
忙しいスタートアップのタイミングに時間を有効活用するために、オンライン申請を検討してみましょう。
オンライン申請の仕組みや手続き方法についてまとめました。

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この記事の目次

法人登記のオンライン申請とは


法人登記はこれまで、法務局に出向いてオフラインで行われてきました。
法人登記は会社の設立に必要なもので、自分の会社を一般に公表し、法人として認めてもらうための手続きです。

法人登記により、法人として対外的な信用度が増し、会社として印鑑証明書なども発行できるようになります。
しかし、法人登記をするまでには作成する書類なども多く、実際に法務局へ行く必要もあるため、手間がかかります。

そういった手間がなく、法人登記を法務局へ出向かずに行えるのが、オンライン申請です。
法人登記のオンライン申請が可能となったことで、作成書類などの手間はかかりますが、実際に法務局へ行く手間は省けるため、時間短縮が可能となりました。

インターネットで会社の手続きが完了

不動産や会社・法人の登記申請などの主な法務局の手続きがインターネットでできるようになりました。
オンライン申請は、インターネットを介して書類を提出し、登記できるシステムです。

具体的には、登記・供託オンライン申請システムと法人設立ワンストップサービスというシステムを利用できます。
これらのシステムを使うと、これまで法務局でのみ行っていた手続き関係がどこにいてもできるようになります。

商業・法人登記関係ができる登記・供託オンライン申請システム

登記・供託オンライン申請システムは、インターネットで商業・法人登記関係の手続きができるシステムです。
商業登記も法人登記と同様に、会社の重要な事項についての登記です。
会社の登記関係の手続きは、原則的にこの登記・供託オンライン申請システムを使うと便利に行えます。

登記・供託オンライン申請システムは、2011年から法務局オンライン申請システムとは別のシステムとして運用を始めたものです。
これまで段階的に不動産登記や商業・法人登記、成年後見人登記などの手続きをインターネット上でできるように進められてきました。

登記・供託オンライン申請システムでは、以下2種類の手続きができます。

かんたん証明書請求

「かんたん証明書請求」は、電子署名やファイルの添付が不要で、電子公文書を発行しない手続きのみ利用できます。
具体的には、登記事項証明書の交付請求などの手続きが対象です。

申請用総合ソフト

申請用総合ソフトを使った申請方法では、「かんたん証明書請求」では行えない手続きがすべて行えます。
法務省による登記・供託オンライン申請システムと申請用総合ソフトを組み合わせて利用する方法で、それぞれ申請者のパソコンにソフトをインストールして使います。

設立登記の申請は法人設立ワンストップサービスも利用可

設立登記の申請のみであれば、「法人設立ワンストップサービス」も利用可能です。
「法人設立ワンストップサービス」は、会社設立の様々な行政手続きをオンラインでできるサービスで、設立登記は2021年から始まりました。

このサービスで可能な法務局での手続きは設立登記に関するものだけですが、税務署・公証役場・労働基準監督署など、役所や複数の関連機関をまたいだ手続きが一度にできるため、大幅な時間短縮になります。

法人設立ワンストップサービスについて詳しくはこちらの記事を>>
法人設立ワンストップサービスが本格開始。起業の行政手続きのすべてがオンラインで完了

2021年2月15日から印鑑の提出が任意に

2021年2月15日から、登記の申請をオンラインで行う場合は、印鑑の提出が任意になりました。
また、登記申請と同時に印鑑の提出をする場合に限り、オンラインで印鑑を提出することが可能です。ただし、印鑑の提出や廃止のみのオンライン手続きはできません。

証明書の請求手続きもオンラインで可能

登記事項証明書や印鑑証明書の交付請求もオンラインで可能となりました。オンライン請求では、郵送での交付、窓口受取による交付を受けられます。
ただし、オンラインで請求できる証明書には限りがあります。

原則として24時間以内に登記を完了

オンライン申請では、一定の条件下で同時申請された手続きの24時間以内処理を行っています。
1日を、午前・午後(1)・午後(2)と3つの区分にし、その範囲内で24時間以内を目安に処理を行います。
24時間以内処理の対象となるのは、以下の条件を満たすものです。

  • 役員などが5人以内
  • 添付書類情報がすべてPDF化され、申請書情報と併せて送信されている
  • 登録免許税も電子納付されている
  • 補正がない

手続き方法がすべてオンラインで完了しており、そのまま処理を進められる場合のみ可能ということです。
一部書類の提出や登録免許税の納付がオフラインの場合には、対象になりません。

法人登記のオンライン申請が向いているケースとは


法人登記のオンライン申請が向いているのは、オンライン申請をフル活用できるケースです。
完全オンライン化ができ、24時間以内処理の条件にも当てはまる場合には、法人登記はオンラインで行ったほうが効率的といえるでしょう。

一人会社の設立登記申請

法人登記のオンライン申請がおすすめなのは、一人会社の設立登記申請です。
公的個人認証サービスの電子証明書を取得することで、電子署名を付与でき、法務局へ持参しなければいけない書類などもなくなります。
ただし、電子証明書を取得するためには、市区町村の窓口での手続きが必要です。

電子定款を作成している

法人登記のオンライン申請に向いているのは、電子定款を作成している法人です。一人会社のオンライン申請の際にも、公証人の認証を受けた電子定款の添付が必要です。

定款認証及び設立登記の同時申請も可能

2021年2月15日から、オンライン申請による定款認証及び設立登記が可能になりました。
定款認証の嘱託と設立登記申請を同時に行うと、そのほかの条件を満たしていれば24時間以内処理の対象となります。

法人登記のオンライン申請方法


法人登記のオンライン申請の利用方法を紹介します。
法人登記関係のオンライン申請には「登記・供託オンライン申請システム」と「法人設立ワンストップサービス」があります。
それぞれの利用の手順を確認し、自社の登記に使えるかどうか検討してみましょう。

申請用総合ソフト

申請用総合ソフトを使った「登記・供託オンライン申請システム」の使い方を紹介します。
専用ソフトウェアをパソコンにダウンロードしなければならないため、利用の際には申請に使うパソコン環境を確認してください。

事前準備

事前準備には、「登記・供託オンライン申請システム」の窓口である「登記ねっと」の登録とソフトダウンロード、ソフトへのログインまでが必要です。

まずは「登記ねっと」へアクセスし、申請者情報の登録を行います。
申請者ID及びパスワードを取得したら、専用のソフトが使える環境であるパソコンにソフトをダウンロードします。

インストールが終わったら、取得したIDとパスワードでログインします。これで申請書などの作成や送信ができるようになりました。

申請書などの作成・送信

ログインが完了したら、実際にオンラインで利用するための申請書情報を作成していきます。
ここでの作業は、ソフトでの情報の入力や添付書類への電子署名の付与、情報の「登記・供託オンライン申請システム」への送信です。

申請用総合ソフトでは、はじめに申請書を作成します。手順に沿って必要事項を入力するだけで申請書が作られていき、保存前には仕上がりのチェックもできます。
エラーがなければ、申請書情報を保存して作成は完了です。

添付書類への電子署名の付与もソフトで行います。署名を付与するPDFを表示させ、出力先と署名方法を指定するだけで署名は完了します。
最後は先に作成しておいた申請書情報に署名入りの書類を添付して、データ送信をすれば申請は完了です。

処理状況の確認

申請書データの送信後は、「登記・供託オンライン申請システム」での処理状況を確認できます。
更新ボタンをクリックすると最新情報がわかります。随時確認して、次の行動へ移ってください。

補正のお知らせに対応

状況によっては、登記所から「補正のお知らせ」が来ることもあります。処理状況で「補正」の連絡が来たら、内容を確認して指示に従います。

登録免許税の納付及び電子公文書の取得

登記に必要な登録免許税は、収入印紙による納付と電子納付が可能です。
電子納付の場合には、そのままソフトから納付できますが、収入印紙での納付の場合には納付用紙をプリントアウトして、窓口へ持参もしくは送付で納めます。

電子公文書が発行される場合には、ソフトの更新ボタンを押すと自動で公文書を取得可能です。
メールの設定で公文書発行のお知らせの受信を選択しておくと、発行された時点でメールで通知されます。

かんたん証明書請求

「かんたん証明書請求」では、名前の通り証明書請求のみ可能です。法人登記の申請はできませんが、以下に簡単な手順だけ紹介します。

事前準備

「かんたん証明書請求」の事前準備も、前述の専用ソフトによる申請と同じです。パソコン環境を確認し、申請者情報の登録を行います。

請求書の作成・送信

準備が完了したら、申請者IDとパスワードを用いて「登記・供託オンライン申請システム」へログインし、請求する証明書を選んで請求書を作成し、データ送信します。
ソフトを介さず、直接システムで手続きを行うのが「かんたん証明書請求」の特徴です。

手数料の納付

手数料の納付が必要な時は、電子納付、またはATMで行います。
電子納付の場合にはシステムの納付ボタンから、または金融機関のインターネットバンキングに直接アクセスして行ってください。
ATMを利用する際には、利用可能な金融機関ATMを選ぶ必要があります。

法人設立ワンストップサービス

「法人設立ワンストップサービス」では、法人設立手続きの一部として、設立登記の申請のみ可能となっています。

かんたん問診・手続きの選択

「法人設立ワンストップサービス」を利用する際には、はじめに「かんたん問診」を受け、手続きを選択することが必要です。
はい・いいえ、と回答していくだけで、必要な手続きの種類と方法がわかります。

マイナンバーカードで申請者確認

法人設立ワンストップサービスでは、マイナンバーカードで申請者確認を行います。
そのため、事前にマイナンバーカードの取得とICカードリーダライタ、マイナポータルAPのインストールが必要です。

マイナンバーカードで申請者確認を行うと、自動で申請者の氏名などの情報を読み取ります。

申請・届け出

選択した手続きの申請情報を入力し、手順に従って情報を提出します。

申請状況の確認

申請を終えたら、マイナンバーカードでログインすると申請状況を確認できます。
また、「法人設立ワンストップサービス」では、年金事務所・公共職業安定所・公証役場から受領した公文書の電子署名を検証することも可能です。

法人登記のオンライン申請の注意点


法人登記のオンライン申請を利用する際には、いくつかの注意点があります。
これまで窓口での手続きが一般的だったため、慣れずに戸惑うこともあるかもしれませんが、できるだけスムーズに進められるように準備を進めましょう。

法務局でオンライン申請前に「商業登記電子証明書」を取得しておく

「登記・供託オンライン申請システム」などを使ったオンライン申請では、商業登記電子証明書が必要です。
これは代表取締役の実印に代わるもので、電子署名を付与する際に利用します。
そのため、あらかじめ商業登記電子証明書を取得しておかないと、オンライン申請が進みません。

取締役会議事録の添付は出席者本人による署名指図が必要

取締役会議事録を添付書類として申請する際には、出席者本人が指図した記録を残し、電子署名する必要があります。出席した取締役、監査役全員の判断の記録が必要です。

同時申請で当日中に定款が認証されないと設立登記の申請は却下

定款認証の嘱託と設立登記の申請が同時にできるようになりましたが、同時申請の場合には当日中に定款が認証されないと設立登記の申請が却下されます。

同時申請を行う場合、公証役場との面談を予約し、申請当日に公証人とテレビ電話での面談をしなければなりません。
また、定款作成日以降から申請までに払込みも行う必要があります。

24時間以内処理には条件がある

同時申請の24時間以内処理が可能なものには条件があり、条件を満たせないものは処理できません。
その条件のうち、「補正がない」ことを満たすためには、申請内容に誤りや不備が起こらないよう十分注意しながら手続きを行う必要があります。

まとめ

法人登記のオンライン申請は、これまでの窓口での申請に比べて時間を短縮できる便利な方法です。
利用すれば手続き以外の準備や作業に時間を使えるようになり、特に忙しくなる会社設立の時期を効率良く過ごせます。

法人登記のオンライン申請では、慣れない手続きも増えるため、事前準備や操作で戸惑うこともあるかもしれません。
利用を検討する際には、具体的な操作や手続きの手順を確認して、慎重に準備してください。

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(編集:創業手帳編集部)

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