電子帳簿保存法改正でレシートはどう保存する？ほぼすべての事業者が対応必須！

電子帳簿保存法改正により2023年12月31日以降は電子保存が義務化！

紙で領収書を受け取った場合、そのまま紙で保存するかスキャナで読み込んで電子データ保存する2通りの方法があります。
どちらの方法であっても、会計帳簿を対応させて必要な時にあわせて確認できるように保存しなければいけません。

電子データので保存する場合には、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。省スペース化や業務効率化のためにも、電子保存を検討してください。

電子帳簿保存法への対応は大企業のみでなく、個人事業主にも関係がある改正です。ただ実際にどのような対応をしたらよいか、イマイチわからない方多いようです。そのようなまだ電帳法改正にイメージがわかない人は、是非この「電子帳簿保存法改正　対応ステップシート」をご活用ください！対応が必要な事を網羅しつつ、最低限、いつまでにどの程度対応しておいたら問題ないのかをわかりやすく解説！無料でご活用いただけます。

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電子帳簿保存法ではレシートや領収書も電子保存の対象

この数年で企業を取り巻く環境は大きな変化を迎えています。そのひとつが、電子帳簿保存法の改正です。
企業は日々取引や契約を繰り返しているため、契約書や請求書、領収書など、毎日何らかの書類や帳簿に触れています。
ここでは、電子帳簿保存法とはどのような法律なのか、改正によって何が変わったのかについてまとめています。

電子帳簿保存法とは

企業で扱っている書類は企業の利益や契約に関わるものも多くあります。
しかし、企業の規模が大きくなったり、長くビジネスを継続した利すればそれだけ書類も増加していきます。
電子帳簿保存法とは、各税法で紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件下で電子データ保存を認める法律です。

電子帳簿保存法によって認められている記録方法は主に3種類あります。
電子的に作成したデータを保存する電子帳簿等保存、電子データで送られてきた書類をシステムに保存する電子取引、そして紙で受けとった書類をスキャンして保存するスキャン保存です。

電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法は、今まで何度か改正を繰り返しています。2022年の改正では、多くの企業に影響する内容が盛り込まれました。

2023年12月までは宥恕期間とされてきた項目もありますが、2024年以降は改正に対応しなければいけません。
電子帳簿保存法改正のポイントをまとめました。

電子取引の電子保存義務化

従来は電子取引の書類も印刷して保存することが認められていました。
しかし、2024年1月1日以降は電子取引の取引情報を、原則としてデータで電子帳簿保存法の要件に則って保存しなければいけません。

タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存のタイムスタンプ付与期間が、「3営業日以内」から「最長約2カ月と概ね7営業日以内」に延長されました。
クラウドサービスなどを利用すればタイムスタンプの付与に代えることもできます。

適正事務処理要件の廃止

不正を防止するための要件である適正事務処理要件が廃止になりました。税務関係書類の電子化や保管がよりスムーズに実施できます。

検索要件の緩和

システム上に検索機能を設けることが定められている検索要件が緩和されました。
必要な検索項目が「年月日」「取引金額」「取引先」の3種類のみに限定され、また判定期間内の売上高が1,000万円以下である場合には検索要件も不要です。

税務署長への事前承認制度の廃止

以前の電子帳簿保存法では、事業者でスキャナ保存や電子帳簿等保存を希望する場合は、事前に税務署長に届け出を行って承認を受ける必要がありました。
しかし、2022年1月以降はこの手続きは不要です。

罰則規定の強化

電子帳簿保存法で定める電子的な保存について、不正があればペナルティが科せられます。
2022年以降はペナルティが強化されています。

ほぼすべての事業主は電子保存対応が必要になる

電子帳簿保存法が制定された当初は、書類の電子保存は選択制で企業が任意で電子保存を行っていました。
しかし、今回の電子帳簿保存法改正によって、電子取引の電子データ保存が義務化されています。
つまり、電子取引がある企業や事業主はすべて電子取引帳簿保存法に対応しなければいけません。

2022年の電子帳簿保存法改正は、宥恕期間が2023年12月まで設けられています。
これは、現場での作業切り替えや新しい会計ソフトの選定など、すぐに企業が完全に対応するのは困難だからです。
しかし、2023年中には改正電子帳簿保存法に対応できるような体制を整えておかなければいけません。

レシートや領収書も電子保存の対象になる

改正電子帳簿保存法に対応する企業の中には、これからレシートや領収書の電子保存するように検討を進めている企業もあるかもしれません。
電子帳簿保存法では、領収書やレシートの電子保存についても要件が定められています。
電子帳簿保存法の要件をクリアしていなければ、デジタル化して保存したとしても法的には不十分となるので注意してください。

電子帳簿保存法で指定されている保存方法のうち、領収書やレシートが関係しているのはスキャナ保存と電子取引です。
次項では電子保存の方法についてまとめています。

レシートや領収書を電子保存する方法

レシートや領収書は国税関係書類であり、一定期間の保存が義務付けられている書類です。
企業や事業主は、電子保存していなくても紙の状態で保存しているでしょう。

改正電子帳簿保存法によって、これらの電子保存の要件は緩和されています。レシートや領収書はどのように保存すればいいのか以下で紹介します。
詳しい要件については、国税庁のホームページで確認してください。

スキャナ保存

スキャナ保存は、レシートや領収書を紙に印刷、記載された状態で受け取った場合を想定した手段です。
紙のままで保存するのではなく、スキャナなどで読み取るか、カメラで撮影してデータ保存します。

データの保存形式は通常出力可能な形式であれば問題ありません。
一般的にはPDFが使われていますが、JPEGなどの画像データでも問題ないため、電子保存といっても決して難しいものではありません。

スキャナ保存するためには、いくつかの要件を満たす必要があります。以下では、要件のうち代表的なものを紹介します。

・期間に関する制限
最長で2カ月＋7営業日以内に入力する。

・読み取りの解像度
200dpi以上、カラー画像でのスキャンもしくは撮影。

・タイムスタンプの付与
改ざんを防ぐため、入力・保存をする時にタイムスタンプを押す。
タイムスタンプは外部のシステムを使用しなければならず、付与した日から変更されていないことを証明しなければならない。

スキャナ保存の要件では、削除や訂正を行ったことや、保存者の確認もできるようにしなければいけません。
また、それぞれのレシートと領収書に対応する帳簿と関連性がわかるようにします。どの書類をどこに保存しているのかわかるように検索機能を設けておくことも要件です。

電子取引データ保存

インターネットで取引きしたケースのように、紙に印刷されていない状態の領収書を受け取るケースもあります。
領収書をWebでダウンロードしたり取引先からメール添付されたりする場合は、電子取引データ保存に該当します。
これらのケースではそのまま保存可能です。

ただし、スキャナ保存と同様に以下の要件を満たさなければいけません。

• 改ざん防止措置
• 検索機能の確保
• ディスプレイやプリンタの備付
• 自社開発の場合システム概要を記載した書類の備え付け

改ざんの防止として具体的には、訂正と削除の記録を残せるシステムを使う方法があります。
また、訂正や削除を防止するための事務処理規定を備える方法やタイムスタンプを付与する方法があります。

さらに一定の売上高がある事業者の場合には、取引日付や金額、取引先といった条件で検索できるように、検索機能を用意しなければいけません。
ファイルの中に別表としてリストを作成するか、ファイル名に情報を記載するといった手段があります。

領収書やレシートの保存期間

レシートや領収書は、企業の税金に関わる書類であり、一定期間の保管が義務付けられています。
ここでは電子化している場合とそうでない場合に分けて保存期間について説明します。

電子化している場合

レシートや領収書といった国税関係書類は、法人税法によっ、確定申告書の提出期限翌日から起算して原則7年の保存が義務付けられています。
個人事業主の場合であっても、保管期間が定められていて、青色申告だと原則7年間、白色申告で原則5年間が保管期間です。

この保管期間は、電子化していても変わりません。
個人も法人もその定められた期間内は、領収書やレシートのデータをいつでも取り出しできるように保管しておく必要があります。

電子化していない場合

電子化せずに紙で保管している場合も、法人の場合は原則7年間、個人事業主の場合は青色申告で原則7年間、白色申告で原則5年間保管する必要があります。

電子化していない場合、領収書やレシートの原本が取引きを証明する書類となるため、その期間は廃棄できません。
必要な時に取り出せるようにしなければならないので、事業年度別に分けたりファイリングしたりしてわかりやすく整理しておいてください。

電子保存した原本の紙書類は破棄可能

電子化していない領収書やレシートは、それ自体が証明となるため破棄できないこととなっています。
電子化した領収書やレシートであれば、原本を破棄しても問題ありません。

ただし、スキャナ保存で入力期間を経過してしまったものや、備え付けのプリンタで出力できない大きな書類を読み取った場合には、電子データと原本の両方を保管する必要があります。

レシートや領収書を電子保存するメリット・デメリット

電子帳簿等保存やスキャナ保存について、これからどのように保存するか検討している企業や事業主も多いかもしれません。
レシートや領収書を電子保存するメリットと、デメリットをそれぞれまとめました。

メリット①紛失防止になる

電子データはクラウド上のサーバーに保管できるため、適切にバックアップしておけば、トラブルなどが起きてもデータを紛失することはありません。
紙で保存したレシートや領収書は盗難や災害で紛失するリスクがありますが、電子データにすることでリスクを回避可能です。

メリット②不正を防げる

レシートや領収書を電子保存する時には、改ざんを防ぐためにタイムスタンプの付与が要件となっています。
訂正や削除の事実や入力者を記録に残せるため、不正の防止や内部統制の強化にも役立つでしょう。

メリット③保管スペースが不要

レシートや領収書は、長期間にわたって保管しなければいけません。
すべて紙で保管しようとすればある程度のスペースが必要となり、通常業務のスペースを圧迫してしまいます。
電子保存することによって保管場所が必要なくなり、保管スペースやスペースを借りる費用も節約できます。

メリット④会計処理が効率的になる

電子保存すると画面上の操作だけで保存でき、削除も手軽です。
また、必要な書類を探す時にも保管場所やファイルを探さなくても日付や書類名で検索できます。
書類に関わる処理が効率的になり必要な業務に時間を使えるようになるでしょう。

メリット⑤セキュリティが高まる

紙の書類は施錠していなければ誰にでも閲覧可能で、改善のリスクもあります。
しかし、電子データであればあらかじめ一定の従業員だけしかアクセスできなくしたり、閲覧や改善の記録が残るシステムを導入可能です。
電子化することによってセキュリティを高めて情報流出などのリスクも抑えられます。

メリット⑥経費削減

書類を電子保存すれば、ファイリングや管理のためのスペースや人件費を削減可能です。
今までは紙で請求書を作成してきた企業も、電子データとして添付することで印刷代や郵送費を節脚できます。

デメリット①システム導入のコストがかかる

書類を電子化するためにシステムを導入する場合、一定のコストがかかります。
一般的なクラウドシステムの場合、導入時の初期費用と月額費用が発生するのが一般的です。
企業の規模や必要とする機能に応じて適したシステムを選択してください。

デメリット②データ整備と管理が必要になる

電子データを保存して管理するには、業務に携わる人材が対応できるように運用ルールや業務フローを整備しなければいけません。
システムを導入する場合には、利用する前に研修も必要です。
どのように運用管理するかのルール設定と、研修期間やテスト期間まで考慮してスケジュールを立ててください。

デメリット③システム障害が起こるリスクもある

現物ではなく電子データで管理する場合、システム障害などが起きた時に必要なデータを使えなくなるリスクがあることを意味します。
システムを選ぶ時には、今まで障害やトラブルが起きた時にどのように対応したかを確認してください。
システム障害が起きた時にどう対応するかを事前に検討することも大切です。

まとめ

改正電子帳簿保存法によって、企業のバックオフィスが大きく変化します。
電子取引における電子データ保存が義務となるため、運用ルールを策定しなければならない企業もあるかもしれません。
電子化して一元管理するのか、または従来の管理と共存するのか、長期的な視点でどちらのメリットが大きいかを検討してみてください。

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（編集：創業手帳編集部）

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